Comment développer un système d'inventaire?
Développer un système d'inventaire est un excellent moyen de garder une trace de vos produits et de déterminer ce dont vous avez besoin pour vous approvisionner. Pour les petits inventaires, vous pourrez l'enregistrer à la main, mais pour les gros inventaires, vous pouvez gagner du temps en utilisant un lecteur de codes-barres. Conservez une feuille de calcul de votre inventaire avec des colonnes pour la date, l'inventaire précédent, la quantité actuelle que vous avez en main et le pourcentage du coût des ventes. Enregistrez tout inventaire manquant en tant que rétrécissement pour garder vos données exactes. N'oubliez pas de compter votre stock régulièrement, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez également demander à un deuxième employé d'enregistrer l'inventaire pour réduire les risques d'erreur humaine. Pour plus de conseils de notre co-auteur financier, y compris comment choisir un progiciel de gestion des stocks, lisez la suite!
Les personnes travaillant sur votre inventaire et vos systèmes d'inventaire sont l'aspect le plus critique de votre système d'inventaire.
Un système d'inventaire efficace est un élément indispensable de toute opération de vente au détail ou de fabrication. L'objectif principal d'un système d'inventaire de détail est de maintenir avec précision un décompte physique des produits, des fournitures et des matériaux stockés dans un entrepôt ou une salle de stockage. Une fois établi, un système d'inventaire peut être utilisé pour contrôler et entretenir les marchandises stockées, garantissant que l'inventaire n'est pas perdu en cas de détérioration ou de vol.
Partie 1 sur 4: développer le système de stockage pour faciliter le comptage
- 1Organisez les produits inventoriés en tenant compte des comptoirs. L'efficacité d'un système d'inventaire dépend fortement de la précision avec laquelle les articles inventoriés sont comptés. Un comptage inexact de produits ou de marchandises entraîne souvent des écarts dans la comptabilité, le suivi des ventes, les commandes excessives et la surproduction, entre autres problèmes. Un système de stockage inefficace affectera également de manière significative le coût du suivi des stocks en augmentant le temps nécessaire pour terminer le processus.
- Concentrez-vous sur la facilité d'accès, de séparation et de comptage de votre inventaire. Travaillez sur la visibilité, la facilité d'étiquetage et l'organisation simple afin que vos comptoirs puissent accéder rapidement à chaque article.
- 2Tenez compte des exigences de stockage. Calculez les dimensions physiques nécessaires pour stocker votre inventaire. Il peut s'agir d'un entrepôt entier ou d'un petit placard, selon la taille de vos produits ou matériaux et votre volume de ventes. Vous devez également tenir compte des conditions spéciales requises pour le stockage, comme le contrôle de la température ou de l'humidité.
- Il peut également exister des lois nationales ou fédérales dictant la manière dont vous devez stocker certains types d'inventaire, en particulier pour les articles dangereux ou contrôlés.
- 3Concevez des étagères de rangement pour fournir une ligne de vue dégagée à chaque article. Disposez les produits stockés de manière à ce que les personnes responsables de l'inventaire puissent facilement accéder et compter chaque article individuel. Étiquetez tout afin qu'il puisse être facilement reconnu et que l'inventaire puisse être placé dans la zone appropriée.
- Choisissez et installez des étagères et des bacs de stockage en fonction du type d'inventaire que vous y stockerez. Tenez compte de la taille, de la hauteur et des attributs spéciaux requis des bacs ou des étagères lorsque vous choisissez le vôtre.
- Par exemple, pensez au poids d'une étagère pleine de votre inventaire et choisissez un système d'étagères qui respecte ou dépasse cette exigence de poids.
- Gardez à l'esprit que les stocks conservés sur les tablettes des magasins doivent également être comptés dans un système d'inventaire.
- Vous pouvez également utiliser le rainurage pour améliorer la facilité d'utilisation. Le slotting fait référence au placement de l'inventaire d'une manière efficace. Par exemple, les articles qui sont généralement expédiés ensemble peuvent être placés à proximité les uns des autres dans l'entrepôt.
- De plus, l'inventaire doit être mis en place de telle sorte que l'inventaire avec la rotation la plus élevée soit le plus accessible. Le positionnement doit être planifié dès le départ, puis révisé au fil du temps pour tenir compte des nouveaux éléments et des changements dans la demande ou les opérations. Idéalement, le slotting doit être repensé hebdomadairement voire quotidiennement.
- Vous devriez également envisager de vous débarrasser le plus rapidement possible des articles peu vendus et obsolètes. Les chances qu'ils se vendent sont faibles et plusieurs fois, ces articles vous coûtent plus cher à stocker qu'ils ne vous rapporteront.
- 4Envisagez un système de code-barres. Si vous avez une grande quantité d'inventaire, vous aurez besoin d'un moyen de suivre votre inventaire sans faire référence à chaque article par son nom. La façon la plus simple de le faire est d'utiliser un système de code-barres. Procurez-vous un scanner que vous pouvez utiliser pour analyser votre inventaire à l'intérieur et à l'extérieur et pour effectuer des décomptes d'inventaire. Cependant, si vous avez très peu d'articles ou de types d'articles, vous pourrez peut-être utiliser un système visuel simple. Vous pouvez ensuite passer à un système de codes-barres si votre système visuel prend trop de temps ou devient imprécis.
- Assurez-vous que le scanner est conçu pour votre environnement. Par exemple, un hôpital peut avoir besoin de scanners pouvant être stérilisés.
- Vous aurez également besoin d'une imprimante de codes-barres pour étiqueter les étagères ou les espaces où l'article avec ce code-barres est stocké.
- Si vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez également choisir de simplement télécharger une application qui permet de transformer les téléphones portables de vos employés en scanners.
- 5Formatez une feuille de calcul d'inventaire pour servir d'enregistrement principal de chaque inventaire effectué. Ouvrez une feuille de calcul dans un programme comme Excel, Pages ou Google Sheets pour commencer. Construisez vos catégories à l'aide de colonnes dans une feuille de calcul, en répertoriant vos articles d'inventaire en lignes en bas de la page. Un système d'inventaire efficace doit inclure les catégories d'en-tête de colonne suivantes:
- Utilisez une colonne intitulée «Date du décompte» pour enregistrer la date actuelle.
- Utilisez la colonne «Quantité précédente» pour enregistrer la quantité de cet article à partir du dernier comptage.
- Utilisez la colonne «Quantité en main» pour enregistrer le nombre total de chaque article.
- Inclure une unité de mesure.
- Utilisez la colonne «Description du produit» pour fournir une description du ou des articles comptés.
- Utilisez la colonne "Build-To" pour représenter la quantité d'articles requis en main pour répondre à la demande projetée.
- Utilisez la colonne «Montant vendu» pour représenter le nombre d'articles vendus au cours de la période précédente.
- Utilisez la colonne "Coût des ventes en pourcentage" pour représenter le coût de chaque article en pourcentage du coût des ventes totales.
- Utilisez la colonne «Montant à produire ou à réorganiser» pour produire automatiquement le nombre d'articles à acheter ou à produire pour répondre à la demande de la prochaine période de vente.
- Vous pouvez également utiliser des logiciels de comptabilité tels que Quickbooks ou Peachtree pour gérer vos niveaux de stocks.
Gardez à l'esprit que les stocks conservés sur les tablettes des magasins doivent également être comptés dans un système d'inventaire.
Partie 2 sur 4: rapprochement de l'inventaire physique et de l'inventaire comptable
- 1Saisissez les données pour chaque catégorie dans les colonnes appropriées de la feuille de calcul. Soustrayez la quantité vendue de la quantité commandée pour établir le "build-to". Ensuite, soustrayez le montant disponible du montant du "build-to" pour déterminer le montant correct pour ajuster l'inventaire pour la période à venir. N'oubliez pas de saisir des données pour tous les types d'articles en stock, y compris les matières premières et les composants.
- 2Ajustez les données pour la réduction des stocks. La réduction des stocks signifie simplement des pertes de stocks au cours des opérations commerciales régulières. L'inventaire peut être perdu en raison du vol, de l'obsolescence, de la détérioration ou des dommages. La diminution des stocks représentera la différence entre un inventaire physique et le dernier inventaire enregistré dans les livres. Si vous reconnaissez une perte avant de faire l'inventaire, assurez-vous de l'enregistrer immédiatement dans votre feuille de calcul d'inventaire.
- 3Inventaire séparé et tâches administratives. La gestion des stocks nécessitera à la fois une gestion des stocks physiques comme le comptage et le mouvement des stocks et des tâches administratives telles que le classement des documents et de la comptabilité appropriés. Dans les grandes entreprises, ces processus seront probablement gérés par des départements ou des équipes distincts. Cependant, même dans les plus petites entreprises, vous devriez avoir une personne différente pour gérer chaque côté. Cela réduit le risque de vol.
La fréquence à laquelle l'inventaire est effectué aura une influence significative sur l'exactitude d'un système d'inventaire.
Partie 3 sur 4: faire l'inventaire à intervalles réguliers
- 1Formez vos employés d'inventaire. Les personnes travaillant sur votre inventaire et vos systèmes d'inventaire sont l'aspect le plus critique de votre système d'inventaire. S'ils ne sont pas formés ou ne savent pas qui est censé effectuer une action, l'efficacité et la précision de votre gestion des stocks en souffriront. Formez vos employés sur tous les aspects du processus de gestion des stocks, y compris ce qui doit être fait à chaque étape, qui doit le faire et comment cela doit être documenté. Au besoin, écrivez ces politiques afin que les employés puissent se référer à un guide. Cela aidera à éviter la frustration et la mauvaise gestion des stocks.
- 2Effectuer des inventaires quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. La fréquence à laquelle l'inventaire est effectué aura une influence significative sur l'exactitude d'un système d'inventaire. Quel que soit le type d'opération, cependant, certains types d'opérations nécessiteront des intervalles d'inventaire plus réguliers que d'autres. Par exemple, un concessionnaire automobile n'exigera pas nécessairement la même fréquence d'intervalles d'inventaire qu'un grand magasin ou un service de restauration.
- Concentrez-vous d'abord sur les éléments les plus critiques. Divisez vos articles en trois catégories en fonction de leur fréquence de vente.
- Par exemple, essayez de définir vos articles hautement prioritaires comme les articles qui représentent 80% de vos ventes. Ensuite, vous pouvez créer des catégories de priorité moyenne et faible pour les articles vendus moins fréquemment.
- Une fois que vous l'avez fait, vous pouvez concentrer la grande majorité de vos efforts sur vos éléments hautement prioritaires. Cet effort comprend le comptage, la prévision des ventes et le réapprovisionnement.
- Une fois cela fait, vous pouvez utiliser le temps excédentaire pour vos articles de priorité moyenne et faible. Cela vous évitera de perdre du temps sur des articles peu performants.
- 3Demandez à deux compteurs de faire l'inventaire. Cela peut réduire considérablement le nombre d'erreurs humaines lors du décompte physique des articles inventoriés. Imprimez des feuilles d'inventaire papier qui correspondent à la fiche principale à utiliser pour faire l'inventaire physique.
- Demandez à une personne d'effectuer le décompte physique en appelant les chiffres à haute voix.
- L'autre compteur entrera les nombres dans le champ approprié de la feuille de calcul d'inventaire principale au fur et à mesure qu'ils sont appelés.
- Cependant, cela ne doit pas nécessairement être fait en même temps. L'inventaire peut simplement être effectué deux fois par des individus différents.
- Les chiffres peuvent ensuite être comparés pour s'assurer de l'exactitude de l'inventaire effectué.
L'efficacité d'un système d'inventaire dépend fortement de la précision avec laquelle les articles inventoriés sont comptés.
Partie 4 sur 4: améliorer la gestion des stocks
- 1Analyser les données d'inventaire. Vous pouvez améliorer votre gestion des stocks en analysant les informations d'inventaire. Plus précisément, vous pouvez travailler pour comprendre la quantité de stock que vous devez transporter à un moment donné et quand vous devez en commander davantage. Commencez par calculer votre coût quotidien des marchandises vendues en divisant votre coût annuel ou trimestriel des marchandises vendues par le nombre de jours où vous étiez ouvert pendant cette période. Ensuite, divisez votre valeur d'inventaire actuelle par ce montant. Le résultat est votre période moyenne d'investissement en stock.
- Ce chiffre représente le temps qu'il faut pour que votre inventaire acheté soit converti en ventes, en moyenne.
- Vous pouvez ensuite travailler pour réduire ce chiffre en commandant une plus petite quantité de stock ou en travaillant pour obtenir des paiements plus rapides de la part des clients.
- Vous pouvez également trouver votre ratio inventaire/ventes en divisant la valeur de votre inventaire par vos ventes pour le mois. Suivez cette valeur au fil du temps pour voir si elle augmente ou diminue.
- Un ratio stocks/ventes croissant signifie que vous achetez trop de stocks, tandis qu'un ratio décroissant signifie que vous devriez en acheter plus.
- 2Optimisez vos niveaux de stocks. Les niveaux d'inventaire doivent être gérés efficacement et maintenus au niveau correct afin de maximiser les profits et de réduire les pertes. Conserver trop de stocks augmente le risque d'obsolescence, de dommages et de détérioration, tandis que ne pas en conserver suffisamment signifie des opportunités de vente perdues. Pour optimiser votre inventaire, commencez par des projections de ventes basées sur les périodes précédentes. Ensuite, ajustez les tendances et la saisonnalité. Par exemple, si vous enregistrez plus de ventes à l'automne que le reste de l'année, vous voudrez peut-être ajuster votre inventaire pour ces mois.
- 3Mettre en place un logiciel de gestion des stocks. Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul d'inventaire puisse fonctionner pour une petite entreprise, toute sorte d'entreprise grande ou à volume élevé aura besoin d'un logiciel de gestion d'inventaire dédié. Ces programmes vous permettent de gérer l'inventaire, les commandes et d'autres données tout en fournissant des analyses et un suivi utiles. Idéalement, votre système peut s'intégrer à vos autres logiciels d'entreprise pour créer un système unifié et automatiser certaines de vos opérations.
- Recherchez des progiciels de gestion des stocks en ligne pour trouver celui qui correspond à vos besoins. Les fournisseurs populaires incluent Oracle et SAP.
- Votre choix de logiciel dépendra de vos besoins spécifiques (volume, type d'inventaire, etc.), de votre budget et de votre temps de conversion (combien de temps vous pouvez consacrer à la mise en œuvre d'une nouvelle technologie).
- 4Faites des efforts pour réduire les pertes. La réduction des stocks est généralement faible mais peut finir par représenter une perte substantielle si elle n'est pas systématiquement réduite. Travail pour prévenir le vol par la sécurité autour upping vos zones d'entreposage ou de stockage. Réduisez les vols dans votre magasin en installant un système de caméra et en surveillant les clients suspects. Vous pouvez également mettre en place un système d'alarme qui répond aux étiquettes ou tags RFID sur vos articles.
- Réduisez les vols potentiels par les employés en limitant l'accès aux zones de produits à ceux qui en ont absolument besoin.
- Réduisez les pertes de détérioration en restant au top de vos pratiques d'inventaire. N'oubliez pas de faire avancer le stock plus ancien lorsque vous rangez le stock.
Les commentaires (1)
- Très instructif et apprécié la lecture de cet article.
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