Comment maintenir l'exactitude des stocks?

Planifiez vos mises à jour d'inventaire. Pour conserver des enregistrements d'inventaire précis après avoir effectué votre comptage d'origine, vous devez mettre en œuvre des procédures pour ajouter un nouvel inventaire lorsque vous effectuez des achats et réduire l'inventaire lorsque vous effectuez des ventes. Si vous suivez l'inventaire manuellement, choisissez la fréquence à laquelle vous comptez l'intégralité de votre inventaire et mettez à jour vos enregistrements. Vous devriez le faire au moins une fois par an, mais selon le type d'inventaire que vous détenez, vous voudrez peut-être compter et mettre à jour votre inventaire aussi souvent qu'une fois par semaine ou une fois par mois. Si vous utilisez un système d'inventaire électronique , vous aurez probablement la possibilité de connecter votre système à votre caisse enregistreuse et d'utiliser l'enregistrement d'inventaire en continu.

• Si vous suivez l'inventaire manuellement, vous pouvez choisir de mettre à jour ou non vos enregistrements d'inventaire lorsque vous achetez un nouvel inventaire, ou simplement de compter tout votre inventaire à intervalles réguliers et d'effectuer des mises à jour ensuite. Que vous mettiez à jour ou non pour les achats, vous devez effectuer des comptages réguliers.
• Si vous avez beaucoup d'inventaire et que tout compter régulièrement est irréaliste, les inventaires tournants sont la solution. Les inventaires tournants sont des comptages de groupes d'inventaire individuels, vous ne comptez donc pas tout, mais dans le cadre de votre plan d'inventaire tournant, vous parcourez toujours vos groupes et en comptez quelques-uns à chaque fois. Cela peut être un moyen efficace de maintenir des registres d'inventaire précis sans compter constamment tout ce que vous possédez.

Faire des ajustements d'inventaire périodiques. Chaque fois que vous effectuez un comptage, ajustez vos niveaux d'inventaire enregistrés pour refléter le volume actuel. Si vous utilisez un système manuel, mettez à jour chaque article de votre inventaire avec la quantité actuelle dont vous disposez. Si vous utilisez un système électronique, il vous guidera probablement à travers les étapes d'ajustement, mais vous effectuerez la même fonction d'augmentation ou de réduction du niveau de stock pour chacun de vos articles, en fonction de votre comptage.

• C'est également un bon moment pour surveiller l'utilisation de votre inventaire pour en vérifier la raison. Si votre niveau de stock est beaucoup plus bas que prévu, pourquoi? Déterminez si vous perdez des stocks à cause d'un vol ou si vos opérations nécessitent plus de fournitures que prévu.
• N'oubliez pas que toutes les pertes d'inventaire ne sont pas dues au vol. Vous pouvez également perdre des stocks en raison de dommages ou de défauts, de sorte qu'un montant nominal de perte est attendu. La perte de stock due au vol, aux dommages, aux défauts, etc. est appelée rétrécissement, et vous devez viser à minimiser le rétrécissement tout en permettant une erreur raisonnable.

Déterminez vos besoins en matière de contrôle des stocks. Si vous avez des employés, vous voudrez peut-être protéger votre inventaire contre le vol ou l'abus. Le niveau de contrôle que vous établissez doit être basé sur la valeur et le risque associés à votre inventaire. Si votre inventaire comprend des médicaments sur ordonnance, des munitions ou d'autres marchandises dangereuses, vous devez mettre en place des contrôles stricts. Si votre inventaire comprend des aliments, des boissons ou d'autres articles à faible coût, vos contrôles peuvent être moins stricts car votre inventaire n'est pas aussi risqué. N'oubliez pas qu'il est possible de sur-contrôler votre inventaire - plus vos contrôles sont complexes, plus le coût de la main-d'œuvre associé à leur exécution sera élevé. Vos contrôles doivent refléter les besoins de votre entreprise.

Séparez votre inventaire de l'activité commerciale. En stockant votre inventaire dans un endroit séparé de celui où vous faites des affaires, vous vous assurez qu'il n'est pas facilement disponible ou visible à tout moment. Par exemple, vous pouvez avoir un grand réfrigérateur et un congélateur dans la partie arrière de votre café, et les employés peuvent apporter du lait de ce réfrigérateur au bar quand ils en ont besoin. Avoir une zone de stockage séparée peut faciliter le suivi de votre inventaire.

Restreindre l'accès à votre zone de stockage d'inventaire. Cela peut être aussi simple que d'avoir un panneau «employés uniquement» à l'extérieur de votre salle de stockage d'inventaire, ou aussi complexe que d'exiger une clé ou un badge d'employé pour entrer. Le niveau d'accès restreint à votre inventaire doit refléter les risques associés aux articles que vous avoir sous la main. De nombreux systèmes d'inventaire à vendre offrent un accès restreint en exigeant un mot de passe ou un badge pour accéder à une salle de stockage d'inventaire verrouillée.

Enregistrez l'utilisation des stocks. Vous pouvez demander aux employés de se connecter lorsqu'ils retirent un article de l'inventaire pour l'utiliser dans votre entreprise. Une forme simple d'enregistrement est une feuille de départ, de sorte que les employés notent leur nom, la date et la quantité d'inventaire qu'ils retirent. Une forme plus complexe d'utilisation de l'inventaire enregistré est le système d'accès informatique, où les employés doivent se connecter avec leur identifiant unique et scanner chaque article d'inventaire qu'ils retirent.

• L'enregistrement est particulièrement important lorsque votre inventaire est dangereux ou de grande valeur. Tenir un journal du moment où les objets ont été retirés peut réduire le vol et vous assurer d'avoir une trace de qui a pris quoi et quand.

Effectuer des audits d'inventaire et des comptages de cycles. Si vous utilisez un système d'inventaire qui met automatiquement à jour votre volume d'inventaire chaque fois que vous effectuez une vente, vous pouvez effectuer des audits d'inventaire aléatoires et comparer le décompte lors de l'audit au montant enregistré dans votre système d'inventaire. Des comptages physiques périodiques sont nécessaires pour s'assurer que les registres comptables et l'inventaire physique concordent. Pour être efficace, vous n'avez pas besoin d'auditer chaque groupe d'inventaire, vous pouvez simplement choisir quelques groupes différents à auditer à chaque fois. Notez les éléments qui sont systématiquement sous lors de l'audit et envisagez de restreindre davantage l'accès à ces éléments.

Établir des contrôles du système d'inventaire. Tout ce que vous utilisez pour enregistrer vos niveaux d'inventaire doit être contrôlé, pour empêcher quiconque de modifier à tort ou accidentellement vos enregistrements. Si vous utilisez un système d'inventaire électronique, assurez-vous de configurer un nom d'utilisateur et un mot de passe sécurisés que vous seul connaissez. Fournissez aux autres employés qui accèdent au système des informations de connexion uniques. Si vous utilisez une feuille de calcul Excel pour suivre l'inventaire, stockez la feuille de calcul sur un ordinateur sécurisé auquel vous seul avez accès. De même, si vous utilisez un bloc-notes, conservez-le dans un endroit sûr. Cela empêchera les employés de voler l'inventaire, puis de modifier vos registres d'inventaire pour couvrir le vol.

De la parole aux actes. Si vos employés savent que vous êtes sérieux au sujet de l'exactitude des stocks et qu'ils enquêteront sur les écarts, ils seront plus susceptibles de prendre votre système au sérieux et de le suivre. Pour que cela soit clair, fournissez une formation adéquate à tous vos employés sur votre système d'inventaire et tenez vos employés responsables de suivre ces instructions. Informez les employés des contrôles que vous avez sur l'inventaire et dites-leur que vous prévoyez de surveiller les niveaux d'inventaire pour le vol et l'abus. Surtout, prenez vous-même au sérieux la précision des stocks. La pire chose que vous puissiez faire est de montrer aux employés une attitude désinvolte concernant votre inventaire - si vous ne le prenez pas au sérieux, ils ne le feront certainement pas.

Planifiez votre cycle d'achat. L'un des plus grands avantages d'avoir un système d'inventaire précis est que vous pouvez planifier vos achats en conséquence, de sorte que vous n'avez pas à stocker plus d'inventaire que nécessaire. Déterminez la quantité de chaque groupe de produits dont vous avez besoin pour chaque jour ouvrable, puis décidez à quelle fréquence vous réapprovisionnerez (hebdomadaire, mensuel, etc.). Multipliez la quantité de produit nécessaire quotidiennement par la durée entre vos courses, et ajoutez deux à cinq jours supplémentaires pour une demande accrue. C'est la quantité de produit dont vous avez besoin après un achat - c'est suffisant pour répondre aux besoins de votre entreprise jusqu'à votre prochain achat, plus un petit supplément (généralement deux à cinq jours). Pour déterminer la quantité que vous devez acheter à chaque réapprovisionnement, vous devez connaître la quantité de produit que vous avez actuellement sous la main et soustraire cette quantité de la quantité souhaitée.

• Plus la fluctuation de la demande pour vos produits est importante, plus vous devriez avoir de produits supplémentaires en plus de ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.
• Lorsque vous décidez des niveaux de stock, vous devez également tenir compte de la difficulté d'obtenir plus de produits si vous êtes en rupture de stock avant la date prévue. Si vous êtes un café et que vous commandez peu, il n'est pas difficile de manquer et d'acheter quelques gallons de lait supplémentaires. D'un autre côté, si vous êtes un dentiste qui commande votre approvisionnement en protoxyde d'azote, vous voudrez peut-être garder plus de produits de rechange à portée de main, car l'épuisement poserait un problème plus important.
• A titre d'exemple, imaginez qu'en tant que coiffeur, vous utilisez généralement une bouteille de shampoing par jour, et que vous ne souhaitez vous réapprovisionner qu'une fois par mois. Cela signifie qu'après le réapprovisionnement, vous souhaitez disposer de 33 bouteilles de shampoing (31 pour chaque jour du mois et deux supplémentaires). Au moment de commander un nouveau shampoing, il vous reste encore sept bouteilles de shampoing. Vous soustrayez sept à 33 et commandez 26 bouteilles de shampoing.

Rechercher des opportunités d'automatisation. Si vous avez investi dans un système de gestion des stocks, vous pouvez également utiliser de nombreuses fonctionnalités pour gérer vos achats. Si vous ne souhaitez pas effectuer de voyages d'achat en gros, mais plutôt commander auprès de plusieurs fournisseurs qui vous livrent, vous pouvez programmer votre système d'inventaire pour vous alerter chaque fois que vous atteignez une faible quantité dans un groupe spécifique. Certains systèmes commanderont même des stocks pour vous, uniquement en fonction du niveau d'approvisionnement dont vous disposez. Cette méthode est plus chère que l'inventaire et l'achat manuels, mais dans une grande entreprise avec beaucoup d'inventaire, elle peut économiser beaucoup de temps et de maux de tête.

• Comme dans l'exemple de shampoing ci-dessus, si vous disposez d'un système d'inventaire automatisé dans lequel vous scannez chaque bouteille au fur et à mesure que vous la sortez du stockage, votre système peut vous permettre d'automatiser les achats de réapprovisionnement de shampoing. Vous programmez le système pour commander 30 nouvelles bouteilles de shampoing à votre fournisseur chaque fois que vous n'avez plus que cinq bouteilles en stock.
• Même si vous n'automatisez pas les achats, votre système d'inventaire peut probablement vous alerter lorsque votre produit est épuisé. Vous pouvez utiliser ces rappels pour savoir quand passer des commandes manuelles, au lieu de toujours les passer à des intervalles spécifiques.