Comment mener une réunion selon une procédure parlementaire appropriée?
Heureusement, il existe des moyens de garder une réunion fraîche et productive en utilisant la procédure parlementaire.
Il y a de fortes chances que vous rencontriez une situation dans laquelle vous vous retrouvez à participer ou à diriger une réunion à un moment de votre vie. Selon la formalité de la réunion, vous devrez peut-être développer une forme d'ordre pour empêcher le chaos incarné de se produire. Il n'en faut pas beaucoup pour qu'une réunion sombre dans le désarroi. Heureusement, il existe des moyens de garder une réunion fraîche et productive en utilisant la procédure parlementaire.
- 1Procurer ou créer un manuel pour développer un format de travail pour une procédure parlementaire appropriée. Presque tous les organes formels ont des règles et des règlements différents, mais la plupart ont tendance à dériver des règles de l'ordre de Robert. Vous pouvez obtenir un exemplaire de ce livre dans votre librairie locale.
- 2Créez un agenda. S'il n'y a pas d'ordre du jour, il devient assez difficile de diriger votre réunion et il ne faudra pas longtemps avant que la réunion devienne incontrôlable. Un agenda vous protégera contre cela. Assurez-vous que votre ordre du jour comprend un emplacement et un moment appropriés pour tous les points à discuter, et assurez-vous qu'au minimum vous incluez un temps pour la lecture des procès-verbaux, des rapports des dirigeants / membres du conseil, des anciennes affaires, des nouvelles affaires et des annonces.. Selon l'organisation, la personne habituellement responsable de la création d'un ordre du jour serait le président / président, le vice-président, le secrétaire ou un comité spécifique.
- 3Concevez un document "minutes". Le procès-verbal contiendra un examen bref mais complet de la réunion précédente immédiate. Ceci est extrêmement important car sans le procès-verbal, les gens peuvent oublier ce qui s’est passé lors de la réunion précédente, et l’oublieront, surtout s’il s’est écoulé une longue période entre les deux réunions. La mémoire humaine n'est jamais parfaite. La tâche de rédiger le procès-verbal incombe généralement au secrétaire de l'organisation, mais ce n'est pas toujours la règle.
- 4Nommez un membre parlementaire, si le président n'en est pas déjà un. Un parlementaire est une personne qui connaît très bien vos procédures - assurez-vous donc que cette personne a une copie du manuel que vous utilisez. Il y aura un moment où des questions de procédure se poseront, et un parlementaire pourra trouver une solution rapidement et efficacement si le président n'est pas en mesure de le faire.
- 5Assurez-vous que les membres comprennent la procédure parlementaire. Si toutes les personnes qui participent régulièrement ou votent sur des questions ne comprennent pas les politiques de votre groupe, vous constaterez que la conduite de votre réunion sera impossible.
Procurer ou créer un manuel pour développer un format de travail pour une procédure parlementaire appropriée.
- Tout changement à la politique doit être voté par tous les membres habilités à voter.
- Organisez une clinique ou une réunion non professionnelle qui encourage les membres à apprendre la procédure parlementaire de votre groupe. Cela aidera à assurer un pied d'égalité pour tous les membres.
- Si votre groupe est un organe gouvernemental ou dirige une entreprise importante, promulguez une constitution et des règlements pour votre organisation. Ces documents serviront de «règles internes» des affaires qui ne changent pas facilement.
- Les gens peuvent et essaieront d'exprimer leur désapprobation. Il est du devoir du président et du parlementaire de veiller à ce que la désapprobation ne se transforme pas en un fiasco digne de certains tristement célèbres combats parlementaires. Si vous êtes dit président et / ou parlementaire, assurez-vous que la procédure parlementaire est utilisée correctement, et continuez les combats aux matchs de boxe et de lutte.
- Une copie du manuel parlementaire utilisé pour les réunions
- Ordre du jour
- Procès-verbaux (deuxième réunion et suivantes)
- Membres de votre groupe disposés à assumer des tâches supplémentaires
Lisez aussi: Comment ouvrir un magasin de produits de beauté?
Questions et réponses
- Un mari et une femme peuvent-ils faire partie du même conseil?Non, par souci de delicadesa, car ils ont deux voix contre les autres membres présents.
- Comment annuler une motion qui a été adoptée?Vous devez présenter une motion pour annuler ou modifier une motion déjà adoptée. Cependant, vous ne devez pas interrompre un orateur à qui la parole a déjà été accordée. Votre motion doit être mise aux voix, ce qui oblige la majorité de la Chambre à voter en faveur pour que votre motion soit adoptée.
- Le secrétaire peut-il proposer une motion d'approbation de son propre procès-verbal?Les secrétaires ne sont pas interdits de faire des motions selon les règles de Robert. Ils le pourraient, et parce que je suis à la fois le secrétaire et la seule personne qui comprend la procédure parlementaire au sein de mon conseil, je le fais souvent. Il est probablement préférable que le président accueille une motion d'approbation du procès-verbal, mais il n'y a rien de mal à ce que le secrétaire fasse la motion lui-même.
- Les expressions émotionnelles devraient-elles être limitées au parlement?Pour la plupart, oui. Tout le monde doit se concentrer sur la conduite des affaires de manière professionnelle et appropriée. Cela étant dit, il peut être utile de montrer votre passion parfois, dans des limites raisonnables.
- Tous les membres doivent-ils être présents pour élire un président, un coprésident et un secrétaire? Si une seule personne est bénévole, devons-nous quand même voter?Un quorum est nécessaire pour toutes les réunions et si une seule personne est intéressée à occuper un poste spécifique, elle peut être acclamée à ce poste; aucun vote n'est donc requis.
- Comment démarrer une réunion?Saluez tout le monde et demandez s'il y a des corrections à apporter au procès-verbal de la réunion précédente du conseil.
- Combien de personnes doivent être présentes pour voter?Un quorum doit être présent. Une majorité de membres est requise pour un quorum au Congrès, mais de nombreuses sociétés stipulent qu'une petite assemblée est suffisante, ou est plus spécifique, comme avoir un tiers des membres là-bas pour changer les règles, mais seulement un quart ou moins pour décider autres sujets. La taille d'un quorum est définie dans les règlements de l'organisation - suffisamment grande pour représenter la volonté de ses membres, suffisamment petite pour que les participants puissent généralement poursuivre leurs activités. Tous les membres doivent être informés de l'heure officielle de la réunion.
- Comment clôturez-vous une réunion?Un membre propose l'ajournement après avoir eu la parole. La motion nécessite une seconde, et elle ne peut être débattue ni amendée. Une majorité simple l'adopte. Même dans les organes représentatifs, il est généralement voté par la voix, car il y a rarement une controverse.
- Le président peut-il proposer une motion?Oui. Habituellement, pour rester neutre, le président ne fait pas de mouvements mais les reçoit. Un membre présente ensuite la motion que le président vient de recevoir. Cependant, rien n'interdit à un président de présenter une motion. Dans les petits corps, ils le font souvent.
Questions sans réponse
- Le président de la réunion peut-il soumettre et / ou appuyer une motion?
- Qu'est-ce qu'une motion par acclamation?
- Le président devrait-il prendre un appel nominal des officiers et ensuite procéder à son rapport individuel après le serment d'allégeance?
- Comment un président détermine-t-il s'il autorise ou non une motion?
- Une motion peut-elle provenir d'un comité entier et pas seulement d'un individu?
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
