Comment rédiger un agenda commercial?

Serez en mesure de vous concentrer efficacement sur l'avenir — En créant un bon ordre du jour pour une réunion, vous vous occuperez efficacement des affaires et serez en mesure de vous concentrer efficacement sur l'avenir.

Une réunion d'affaires sans ordre du jour, c'est un peu comme voyager vers une nouvelle destination sans carte. Sans ordre du jour, une réunion aura probablement peu de concentration, aucune direction et aucun plan d'action. En créant un bon ordre du jour pour une réunion, vous vous occuperez efficacement des affaires et serez en mesure de vous concentrer efficacement sur l'avenir.

Pas

1

Accueillez les participants et appelez la réunion à l'ordre. À ce moment, vous pouvez faire toutes les annonces générales pertinentes à la réunion ou à l'espace de réunion avant d'aller de l'avant.
2

Invitez le secrétaire et le trésorier à rédiger leurs rapports et à répondre aux questions. Au cours de la réunion, les rapports du secrétaire et du trésorier doivent être officiellement approuvés par le groupe.
3

Passez en revue les anciennes affaires. Si votre entreprise ou votre conseil d'administration a des départements ou des divisions, chaque groupe devrait avoir sa propre partie de l'ordre du jour pour soulever deux ou trois points pertinents concernant les problèmes commerciaux passés ou en cours. L'état d'avancement de chaque problème doit être signalé et du temps doit être prévu pour toute question et toute autre explication.
4

Adressez-vous à de nouvelles affaires. Encore une fois, chaque division ou département devrait avoir l'occasion d'informer le conseil ou le groupe des projets ou efforts à venir. Cela peut être le moment de demander de l'implication, des bénévoles ou d'autres formes de participation ou de soutien. Il faut prévoir du temps pour les questions et les réponses de suivi.
5

Offrez aux participants l'occasion d'aborder de nouveaux sujets de préoccupation qui n'ont pas été abordés lors d'autres points à l'ordre du jour. Ceci est généralement appelé «Forum ouvert». Pendant ce temps, de nouvelles préoccupations ou idées peuvent être traitées de manière ordonnée. Le président qui dirige la réunion doit reconnaître ou faire officiellement appel à un participant avant qu'elle ne commence sa discussion ouverte sur le forum.
6

Fermez la réunion lorsque toutes les discussions sont terminées. Au moment de l'ajournement, une nouvelle date de réunion devrait être fixée. Cette date pré-planifiée devrait figurer à l'ordre du jour. Si elle doit être modifiée, la nouvelle date peut être reflétée dans les minutes.
7

Envoyez le nouvel ordre du jour de la réunion à tous les participants attendus afin qu'ils sachent à quoi s'attendre pendant la réunion.

C'est un peu comme voyager vers une nouvelle destination sans carte — Une réunion d'affaires sans ordre du jour, c'est un peu comme voyager vers une nouvelle destination sans carte.

Conseils

Il est souvent utile d'inclure des attentes de temps pour chaque point de votre ordre du jour. Cela donne aux participants une idée du temps qu'il leur faut réserver pour la réunion.
Lorsque vous tapez votre ordre du jour, utilisez un format de plan et des fragments d'un ou deux mots pour décrire chaque élément de l'entreprise.
Après la réunion, vous pouvez choisir d'ajourner en séance exécutive pour discuter de tout sujet de préoccupation, comme le personnel non élu ou d'autres sujets sensibles qui ne devraient pas être inclus dans le procès-verbal de la réunion.
Avant de créer un agenda professionnel, contactez chaque superviseur de département et demandez des sujets à inclure à l'ordre du jour.

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