Comment dynamiser les réunions d'affaires?

Préparez le terrain pour recueillir des pensées individuelles. Donnez à chaque participant deux feuilles de papier pour «noter» ainsi qu'un instrument d'écriture.

Disposez le plan. Le plan est de libérer une association libre de réflexion sans entraves et de capturer toutes les idées dans des notes personnelles. Personne n'a à s'inquiéter de partager des idées stupides. - Notez tout ce qui vous vient à l'esprit. Le but est de libérer chaque participant des contraintes et des soucis normaux.

• Empilez le paquet pour éviter le rejet préventif des idées et éliminez également les préoccupations concernant le non-respect de la politique actuelle de l'entreprise. Après tout, la politique est en place pour faire avancer les choses de la meilleure façon possible et, parfois, la politique peut s'y opposer.

Révélez l'objectif (ou reformulez-le). L'objectif principal pourrait être d'identifier des opportunités pour de nouvelles entreprises, de planifier une transition optimale vers une nouvelle gamme de produits, ou autre chose.

Indiquez le temps alloué à cette tâche. Prévoyez sept à dix minutes. C'est suffisamment de temps pour noter calmement les pensées et les idées sous forme de puces courtes. Il n'y a pas besoin de se précipiter.

Filtrez les pensées préliminaires. Réglez la minuterie sur deux minutes et demandez à chacun de limiter ses pensées aux deux meilleures. Chaque personne doit rayer toutes les idées, à l'exception de ses deux idées stellaires, soit des solutions complètes, soit des composants critiques.

• Encore une fois, la réflexion doit être le fait d'individus et non influencée, dans la mesure du possible, par ceux qui participent à la réunion ou ailleurs au sein de l'entreprise. Chacun doit faire de son mieux pour éviter de filtrer les idées en fonction de ce que les autres pourraient juger ou dire.
• L'objectif est d'étendre l'horizon des possibles en abolissant les contraintes antérieures apparues au cours de l'évolution de l'entreprise.

Partagez les meilleures idées. Chaque personne, à son tour, lit une idée tandis que quelqu'un répertorie les idées sur le tableau blanc. Il y aura deux séries de «révélations» et il ne devrait pas y avoir de présentation ou de caractérisation explicite des idées pour le moment.

• Cependant, il est amusant pour le penseur d'utiliser l'inflexion de la voix tout en révélant des choix personnels. Tout le monde devrait, bien sûr, être assez excité par les suggestions qu'ils proposent et un peu de drame et d'excitation est encouragé.
• Il est également préférable de s'abstenir de formuler ou d'exprimer un jugement pour le moment - pas de pour et contre, pas de discussions, pas de commentaires judicieux. Le facilitateur doit s'efforcer de rendre le processus impartial et travailler pour faciliter la libre réflexion et l'innovation.

Numérotez les choix sur le tableau blanc. De cette façon, ils peuvent être facilement consultés lors du vote qui suit.

Votez individuellement sur les favoris. La limite de temps pour cette section du processus est de trois à cinq minutes (temps fixé par l'animateur). Réglez la minuterie sur la durée appropriée et demandez à chacun de sélectionner son favori dans la liste du tableau blanc et de l'enregistrer sur un morceau de papier. Il ne doit y avoir aucune discussion au cours de ce processus. Lorsque chaque personne a fait sa sélection, elle doit retourner sa feuille de papier face cachée et attendre tranquillement que les autres aient terminé.

Annoncer les votes. Chaque personne, à son tour, prononce à haute voix son vote tandis que quelqu'un marque les votes en mettant un point à côté de cette idée sur le tableau blanc. Personne ne devrait interrompre le processus en offrant de la résistance ou des éloges verbaux.

• Il est permis de présenter votre vote, mais seulement pendant que vous avez la parole pour votre vote. Le pitch doit être court (une minute ou moins).
• Il est préférable de garder l'esprit ouvert; éviter les préjugés et les préjugés; et reste ouvert à l'exploration de nouvelles possibilités.
• N'oubliez pas de respecter les pensées des autres et de les honorer correctement. Travaillez dur pour voir le mérite de chaque suggestion et point de vue, puis incorporez-les dans la solution globale.

Acceptez le résultat décidé. Le décideur fait l'appel final pour le groupe et peut choisir d'honorer ou non le résultat du vote . Il choisit la solution qu'il considère comme la meilleure. Le décideur élimine toute politique politique potentielle et rationalise le processus.

Façonnez le processus de manière appropriée. Assurez-vous d'adapter le processus aux besoins de votre groupe: aux membres individuels de l'équipe, au service et à ce qui est pris en compte - ce qui est «noté et voté».

• Par exemple, vous pourriez demander un attribut d'un mot relatif à un produit ou un processus; une phrase plus longue lançant la même chose; un attribut d'article (couleur, poids ou taille); une phrase d'accroche; une nouvelle devise,...

Autoriser plusieurs votes. Envisagez d'accorder à chaque participant deux votes qui peuvent être utilisés sur des éléments séparés ou comme deux votes pour le même élément.

Réalisez les avantages du silence/isolement tout en notant. Accorder du temps seul pour examiner et passer au crible des options viables aide à contourner la «pensée de groupe». Il en résulte un pool d'options plus riche et plus diversifié.

Reconnaître la valeur du dumping de la prise de décision linéaire. Les réunions normales sont linéaires: une personne parle et les autres écoutent, attendant un tour pour exprimer leurs pensées après avoir entendu l'autre ou les autres. La pensée est normalement une chaîne de pensée avec une pensée vaguement liée aux idées de l'orateur précédent, et la pensée suivante à cet ensemble d'idées plus tard, et ainsi de suite. En injectant des idées, les participants forment souvent une idée à plusieurs reprises afin qu'elle diverge de n'importe quelle idée. chemin de solution raisonnable. On constate souvent que les individus cherchent à s'agrandir en présentant leurs visions. Ainsi, dans un processus de réunion traditionnel, il est fort probable que le train de pensées soit mal orienté ou redirigé après un bon départ. Au lieu de cela, «Notez et votez» isole les processus de pensée de chaque personne et, dans une large mesure, contourne les résultats finaux mal orientés.

Délectez-vous de la puissance du traitement parallèle. «Note and Vote» invoque simultanément la puissance de traitement de chaque esprit et exploite la puissance du traitement parallèle: de nombreuses idées indépendantes sont générées plutôt qu'un seul compromis édulcoré d'un argument.

Réalisez que les notes indépendantes court-circuitent la «pensée de groupe». En notant indépendamment, chaque choix reflète une perspective unique et aucune voix n'est amplifiée.

Reconnaître la beauté du vote aveugle. Dans d'autres processus, les votes font souvent écho à l'opinion de quelqu'un qui est considéré comme sage ou la «voix de la raison».

Valorisez les connaissances acquises lors du pitch. Des perspectives variées, correctement reconnues, fournissent souvent des informations précieuses qui dynamisent les idées.

Comprenez le pouvoir du temps seul. Les réunions traditionnelles laissent peu de temps pour une réflexion individuelle ciblée. Normalement, il y a peu de réflexion et de tri engagés et créatifs. Cependant, le format «Notez et votez» lance le processus de tri des créations.