Comment booster les décisions collaboratives?

Aboutissent à des décisions édulcorées — Pire encore: les négociations de groupe et le brainstorming drainent souvent de l'énergie, donnent vie à de mauvaises idées et aboutissent à des décisions édulcorées.

La prise de décision en groupe et les brainstormings sont souvent une perte de temps: les gens se rassemblent en groupe, donnent leur avis, puis tournent en rond. Et, généralement, rien ne sort, sauf une boule d'idées sans conception claire de la façon de la démêler ou de procéder de manière productive. Pire encore: les négociations de groupe et le brainstorming drainent souvent de l'énergie, donnent vie à de mauvaises idées et aboutissent à des décisions édulcorées.

Pour contourner les pièges inhérents à la prise de décision en groupe, apprenez à structurer des sessions qui court-circuitent efficacement le temps et l'énergie: utilisez Google Ventures «Note and Vote» pour exploiter le pouvoir de nombreux esprits et de nombreux points de vue.

Partie 1 sur 5: préliminaires

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Choisissez un organisateur/facilitateur pour les débats. Cette personne avisera les participants, préparera le matériel et établira l'ordre du jour.
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Définissez le lieu et l'heure de la réunion. L'organisateur/facilitateur doit réserver un lieu de rencontre et fixer une heure qui convient à tous les participants. Il ou elle doit informer tout le monde et peut indiquer l'objectif général de la réunion et la durée prévue de la réunion - trente minutes, rafraîchissements compris.
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Rassemblez les fournitures. L'organisateur/facilitateur doit rassembler toutes les «choses dont vous aurez besoin» et préparer toutes les notes de crèche pour le guider dans l'animation de la réunion. Ce processus doit être terminé plus tôt dans la journée ou l'après-midi précédent.
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Choisissez un décideur. Cela peut se faire pendant la séance par un tirage à l'aveugle de cure-dents (ou de billes). - L'individu qui tire le cure-dent court (bille de couleur impaire) devient le décideur. Alternativement, le décideur peut être choisi à l'avance en tirant un nom d'un chapeau. Un deuxième nom pourrait être tiré au sort au cas où le premier choix rechigne à être le décideur.

Le décideur fait l'appel final pour le groupe et peut choisir d'honorer les votes ou non.

Partie 2 sur 5: notant

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Recueillir des pensées individuelles. Donnez à chacun deux morceaux de papier et un instrument d'écriture, puis réglez une minuterie de sept à dix minutes (durée fixée par l'animateur). Pendant ce temps, chaque personne enregistre, individuellement, autant d'idées pertinentes qu'elle le peut.
Ceux-ci ne seront pas tous partagés avec le groupe, donc tout le monde est encouragé à vraiment s'ouvrir sans tenir compte des jugements potentiels. Le plan est de libérer une association libre de pensées sauvages et lâches et de capturer toutes les idées. Personne n'a à s'inquiéter de partager des idées stupides. L'animateur doit s'assurer de mentionner:
- L'objectif de la réunion - qu'il s'agisse d'identifier des opportunités pour de nouvelles entreprises, de planifier une transition optimale vers une nouvelle gamme de produits, peu importe.
- Le temps alloué à cette tâche - Sept à dix minutes, c'est vraiment beaucoup de temps une fois que votre esprit s'ouvre à la tâche. Il n'y a pas besoin de se précipiter. -Notez simplement vos pensées et vos idées dans de brefs points.
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Filtrez les pensées individuelles. Réglez la minuterie sur deux minutes et demandez à chacun de se concentrer sur les deux meilleurs. Chaque personne doit rayer toutes les idées, à l'exception de ses deux idées stellaires, soit des solutions complètes, soit des composants critiques. Encore une fois, la pensée devrait être celle des individus et ne pas être influencée par ce que les autres pourraient juger.
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Partagez les idées individuelles et capturez-les sur un tableau blanc. Chaque personne, à son tour, lit ses idées tandis que quelqu'un répertorie les idées sur le tableau blanc. Il ne devrait pas y avoir de pitch des idées pour le moment, mais il est amusant d'utiliser l'inflexion et la vocalisation pendant que les entrées sont lues. Tout le monde devrait, bien sûr, être assez excité par les suggestions qu'ils proposent et un peu de drame est encouragé.
- Il est préférable de numéroter les choix afin qu'ils puissent être facilement consultés lors du vote qui suit.

Partie 3 sur 5: vote

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Votez individuellement sur les favoris. Le temps imparti pour cette partie du processus est de trois à cinq minutes (temps fixé par l'animateur). Réglez la minuterie sur la durée appropriée.
- Chacun sélectionne son favori dans la liste du tableau blanc et l'enregistre sur une feuille de papier. Il ne doit y avoir aucune discussion au cours de ce processus. Lorsque chaque personne a fait sa sélection, elle doit retourner sa feuille de papier face cachée et attendre tranquillement que les autres aient terminé.
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Annoncer les votes. Chaque personne, à son tour, prononce à haute voix son vote tandis que quelqu'un marque les votes en mettant un point à côté de l'idée appropriée. Le pitch de votre choix est autorisé, mais le pitch doit être court (pas plus d'une minute par pitch).
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Décidez du résultat. Le décideur fait l'appel final pour le groupe et peut choisir d'honorer les votes ou non.
- Au lieu de nombreux allers-retours, le décideur aide à rationaliser le processus. Chaque individu a eu une voix et tout le monde dans le groupe devrait avoir implicitement convenu que tout le monde honorera et soutiendra le choix du décideur. L'utilisation d'un décideur élimine beaucoup de va-et-vient et de politique.

Que vous êtes capable de les utiliser pour booster vos efforts — J'espère que vous êtes ouvert à ses innombrables possibilités et que vous êtes capable de les utiliser pour booster vos efforts.

Partie 4 sur 5: variantes

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Façonnez le processus de manière appropriée. Assurez-vous d'adapter le processus aux besoins de votre groupe, aux membres de l'équipe et à ce qui est pris en compte - ce qui est «noté et voté».
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Envisagez d'accorder deux votes à chaque participant. Ceux-ci peuvent être utilisés sur des postes distincts ou doublés sur un seul poste.

Partie 5 sur 5: comprendre la dynamique

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Réalisez les avantages de l'isolement tout en notant. Accorder du temps à lui-même pour examiner et passer au crible des options viables aide à contourner la «pensée de groupe». Il en résulte un pool d'options plus riche et plus diversifié.
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Reconnaître l'effet positif de l'abandon des processus de décision linéaires. Les réunions normales sont linéaires: une personne parle pendant que les autres écoutent, attendant un tour pour exprimer leurs pensées. La pensée est normalement une chaîne de pensée avec une pensée vaguement liée à une autre et celle à une autre, et ainsi de suite.
Cette chaîne de pensée se déroule normalement le long d'un chemin linéaire et les membres du processus de prise de décision essaient souvent de faire sauter le train de la pensée sur un chemin qui suit sa vision: de nombreuses personnes cherchent à invoquer leurs visions. Ainsi, dans une réunion traditionnelle, le train de la pensée déraille souvent ou devient mal dirigé.
- «Notez et votez» isole chaque processus de réflexion et, dans une large mesure, contourne le résultat final mal orienté qui résulte souvent d'une réunion traditionnelle.
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Délectez-vous de la puissance du traitement parallèle. «Note and Vote» invoque simultanément la puissance de traitement de chaque esprit et exploite la puissance du traitement parallèle: de nombreuses idées indépendantes sont générées plutôt qu'une, aucune ou un seul compromis édulcoré.
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Réalisez que le vote aveugle et indépendant court-circuite la «pensée de groupe». En votant indépendamment, chaque choix reflète une perspective unique et aucune voix n'est amplifiée.
- Dans d'autres processus, les votes font souvent écho à l'opinion de quelqu'un qui est considéré comme sage ou la «voix de la raison».
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Valorisez les connaissances acquises lors des argumentaires de vente. Écouter le point de vue des autres fournit parfois des informations précieuses qui dynamisent les idées.
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Comprenez le pouvoir du temps seul. La réunion habituelle donne peu de temps pour une réflexion individuelle et ciblée. Normalement, il y a peu de réflexion et de tri engagés et créatifs. Le format «Notez et votez» lance le processus de tri des créations. Et, généralement, une grande quantité de réflexion individuelle donne de meilleurs choix finaux.
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Sachez que les choix les plus forts viennent souvent des individus - dans ce cas, le décideur. Le décideur sélectionnera probablement un résultat supérieur à celui obtenu lors d'une réunion traditionnelle, et dans un quart du temps.

Lisez aussi: Comment déterminer un quorum?

Conseils

Ce processus est intentionnellement laissé ouvert afin que vous soyez libre d'imaginer et d'explorer les possibilités liées à votre situation particulière. Ce processus est simplement un ensemble d'idées destinées à enflammer vos pensées. J'espère que vous êtes ouvert à ses innombrables possibilités et que vous êtes capable de les utiliser pour booster vos efforts.
Vous voudrez peut-être assigner des tâches ou demander des volontaires. Vous pourriez déléguer des responsabilités à:
- Un organisateur
- Un animateur
- Un chronométreur
- Un enregistreur
- Un décideur
«Notez et votez» peut être utilisé dans le cadre d'un processus plus large. Il est parfait pour se décoller lorsque la prise de décision en groupe s'enlise ou qu'un point de blocage survient dans le processus de groupe. Par conséquent, il est bon de se familiariser avec cette méthode et d'être prêt à changer rapidement d'orientation en invoquant une session «Notez et votez».
Le résultat «Notez et votez» n'est peut-être pas la meilleure solution unique, mais c'est généralement une excellente solution, surtout compte tenu du temps passé. Le pouvoir de la méthode réside dans le fait qu'il s'agit d'un processus à «effet de levier élevé». Il offre un rendement exceptionnel pour chaque unité de temps et d'énergie dépensée.

Il est parfait pour se décoller lorsque la prise de décision en groupe s'enlise ou qu'un point de blocage survient dans le processus de groupe.

Mises en garde

Ne supprimez pas le décideur ou n'essayez pas de contourner le choix du décideur. Le pouvoir et la beauté du décideur sont qu'une opinion réfléchie traverse tous les va-et-vient fantaisistes de nombreux individus avec de nombreux agendas et parvient à un chemin limpide pour le groupe. L'orientation que cette décision fournit est un élément critique du processus et suivre sans réserve le chemin choisi par le décideur produit les meilleurs résultats.
Le facilitateur doit faire de son mieux pour éviter de porter préjudice au processus ou au résultat de quelque manière que ce soit. Il est préférable de laisser le processus ouvert pour trouver sa propre forme finale.

Choses dont vous aurez besoin

Minuteur
Deux feuilles de papier pour chaque participant
Outils d'écriture
Tableau blanc
Marqueurs effaçables
Gomme pour tableau blanc
Cure-dents, billes ou autre appareil pour sélectionner un membre spécial du groupe
Rafraîchissements (facultatif)