Comment créer un agenda?
Créez un ordre du jour résumant tous les détails des points de l'ordre du jour que vous avez rassemblés.
Un ordre du jour est un tableau détaillé des sujets qui seront traités lors d'une réunion. L'ordre du jour de la réunion fait partie intégrante de la planification et du déroulement d'une réunion, car il définit le but de la réunion, détaille les points de discussion de la réunion, désigne les présentateurs de la réunion et spécifie le temps alloué à chaque question. Si vous avez besoin de planifier une réunion, vous aurez besoin de savoir comment rassembler des informations pour un ordre du jour et comment tout rassembler. Créez un agenda en suivant ces étapes.
Méthode 1 sur 2: créer votre propre agenda
- 1Informez toutes les personnes qui doivent participer à la réunion.
- Vous pouvez envoyer un e-mail ou distribuer une note de service. Assurez-vous simplement que c'est sur papier.
- Incluez la date, l'heure, le lieu et le but de la réunion.
- Demandez des RSVP à la réunion. Indiquez clairement que ceux qui acceptent l'invitation sont censés y assister.
- 2Demandez aux participants de recevoir des demandes de point de l'ordre du jour de la réunion avant une date et une heure spécifiées.
- Demandez-leur de détailler le point de l'ordre du jour pour vous, afin que vous puissiez l'énumérer de manière appropriée sur l'ordre du jour à venir. Demandez-leur de vous fournir non seulement le sujet de l'ordre du jour, mais également une brève description de ce qu'ils ont l'intention de couvrir.
- Vérifiez le temps dont ils auront besoin pour présenter le point de l'ordre du jour.
- 3Créez un ordre du jour résumant tous les détails des points de l'ordre du jour que vous avez rassemblés.
- Créez un tableau à 3 colonnes avec des en-têtes pour «Point de l'ordre du jour», «Présentateur» et «Heure».
- Dressez la liste des points de l'ordre du jour par ordre de réception, urgence ou pertinence.
- Rédigez une brève description de chaque sujet de l'ordre du jour, tel que détaillé par les présentateurs contributeurs.
- Incluez un en-tête avec les détails de la réunion tels que la date, l'heure, le but / la portée, le lieu et la durée.
Demandez aux participants de recevoir des demandes de point de l'ordre du jour de la réunion avant une date et une heure spécifiées. - 4Soumettez l'ordre du jour proposé aux présentateurs des points de l'ordre du jour pour vérifier qu'ils sont à l'aise avec les détails de leur placement et le créneau horaire alloué.
- 5Apportez des modifications ou des réarrangements, si nécessaire.
- 6Distribuez l'ordre du jour approuvé à tous les participants. Donnez-leur suffisamment de temps avant la réunion pour examiner et délibérer sur l'ordre du jour, afin qu'ils puissent contribuer à la discussion comme ils l'entendent. Un préavis de 2 jours est un délai de notification raisonnable.
Méthode 2 sur 2: en utilisant des modèles d'agenda
- 1Trouvez un modèle d'agenda approprié. La première étape consiste à trouver un modèle d'ordre du jour de réunion approprié, car il est peu utile de partir de zéro, alors qu'il y a tellement d'outils fantastiques sur Internet. Une recherche rapide affichera une liste de sites qui peuvent vous aider à démarrer. Ces sites Web contiennent différents types de formats d'agenda, alors parcourez jusqu'à ce que vous en trouviez un qui vous convient.
- 2Téléchargez le modèle d'agenda. Une fois que vous avez trouvé le modèle parfait, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton de téléchargement, après l'écran de prévisualisation fourni.
Demandez-leur de détailler le point de l'ordre du jour pour vous, afin que vous puissiez le lister de manière appropriée dans l'ordre du jour à venir. - 3Ouvrir dans Microsoft Word. Recherchez le modèle en ouvrant le dossier Téléchargements sur votre ordinateur, puis ouvrez le fichier de modèle à l'aide de Microsoft Word. C'est le meilleur choix de logiciel documentaire, car il est facile à naviguer et simple à utiliser. Pour obtenir le modèle d'agenda le plus rapide et le plus efficace, il est recommandé d'utiliser Microsoft Word à jour.
- 4Personnalisez votre agenda. N'oubliez pas de personnaliser votre agenda. Le modèle que vous avez téléchargé sera rempli d'exemples d'informations, afin que vous sachiez quoi écrire et où l'écrire. Ces informations doivent être remplacées par des données sur votre entreprise. Cela inclut l'en-tête; assurez-vous d'ajouter votre logo, le texte des droits d'auteur et tout autre détail important.
- Une fois que vous avez rempli les informations de base, il est temps de passer au format de l'ordre du jour. Vous êtes responsable d'allouer du temps à chaque ordre du jour et de décider quels ordres du jour sont suffisamment importants pour figurer dans le calendrier, alors faites attention lorsque vous remplissez les créneaux. Il peut être utile d'utiliser les en-têtes, le point de l'ordre du jour, le présentateur et l'heure - juste pour que tout soit clair et bien défini.
- 5Restez professionnel. Il est recommandé de ne laisser aucun des «emplacements» de l'agenda vide. Si vous avez plus d'espaces que nécessaire, supprimez-les. Vous devriez également vous sentir libre de faire des modifications esthétiques. Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas changer la couleur, les en-têtes et le format pour correspondre à l'essence de l'entreprise. Cependant, il est recommandé de ne pas utiliser de couleurs sombres, car elles rendront le document plus difficile à lire. L'utilisation de la lumière et des couleurs de l'entreprise lui donnera un aspect professionnel.
- 6Relisez votre agenda. La dernière étape consiste à lire rapidement votre agenda complet, tout en gardant un œil sur les fautes d'orthographe et les fautes de frappe. Maintenant, vous êtes prêt à avoir une grande réunion.
Soumettez l'ordre du jour proposé aux présentateurs des points de l'ordre du jour pour vérifier qu'ils sont à l'aise avec les détails de leur placement et le créneau horaire alloué.
- Si la réunion que vous planifiez a un but précis et que vous recevez une demande de point de l'ordre du jour qui ne rentre pas dans le cadre de la réunion, demandez à la personne qui a demandé le point d'envoyer un e-mail ou un mémo inter-bureaux pour traiter le sujet, ou suggérez point soit inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion applicable.
- Veillez à laisser suffisamment de temps à chaque présentateur pour aborder un point de l'ordre du jour. Soyez réaliste en ce qui concerne les heures de présentation et n'essayez pas de rassembler trop d'informations en une seule réunion. N'oubliez pas que les participants à la réunion peuvent avoir des questions ou souhaiter apporter leur contribution sur un ou plusieurs des points proposés à l'ordre du jour.
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Questions et réponses
- Un agenda de deux pages devrait-il avoir un en-tête en haut de la deuxième page?Il n'y a pas de bien ou de mal. Il peut être utile de répéter l'en-tête, ou il peut être dupliqué ou prendre trop de place. Essayez les deux options, puis choisissez celle que vous préférez. En outre, certains processeurs de texte vous permettent de répéter automatiquement les en-têtes, avec la légende (suite), ainsi que de modifier la police, la taille, etc. de cet en-tête de répétition.
- Comment rédiger un procès-verbal pour un ordre du jour?J'écris généralement les choses par incréments de 15 minutes, mais des demi-heures sont également utiles. Vous pouvez le faire sur une feuille de calcul, un calendrier ou du papier et commencer à ajouter des événements à partir de là.
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