Comment mener des réunions efficaces?

Pour mener une réunion efficace, assurez-vous de vous présenter à la réunion avec un ordre du jour et quelques points clés qui doivent être discutés.

La tenue d'une réunion efficace est cruciale pour le fonctionnement de toute entreprise ou organisation. Il présente une opportunité d'organiser, de partager des informations, de collaborer avec divers membres de l'équipe et de s'attaquer efficacement aux objectifs. Être préparé, prendre le leadership au besoin et déléguer efficacement sont des éléments importants de réunions efficaces. De plus, lorsque vous organisez des réunions, assurez-vous de tirer le meilleur parti possible de l'énergie et de l'engagement de l'équipe.

Partie 1 sur 3: conduite d'une réunion

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Soyez prêt. Assurez-vous d'avoir l'ordre du jour sous la main, une idée des points clés à souligner et une compréhension des résultats qui doivent être renforcés avant la fin de la réunion.
- Présentez-vous à l'heure. La perception du lieu de travail est importante. Si vous vous présentez aux réunions 15 minutes à l'avance, les gens supposeront que vous manquez de productivité ou que vous utilisez la réunion pour vous écarter du temps d'autres tâches.
- Ayez une copie de l'ordre du jour sous la main. Bien que la plupart des choses soient numériques de nos jours, la meilleure chose à faire est parfois d'imprimer une copie de l'ordre du jour afin que vous puissiez prendre des notes rapides au besoin.
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Dirigez la réunion. Cela signifie prendre des mesures pour s'assurer que toutes les affaires de l'ordre du jour sont résolues et que toutes les voix sont entendues. Vous trouverez ci-dessous des suggestions pour vous aider:
- Faites un appel nominal. Les réunions sont un moyen de diffuser efficacement des informations à un groupe et de permettre la discussion pour s'assurer que toutes les personnes comprennent leur rôle dans les résultats attendus.L'appel nominal garantit que vous savez qui n'est pas à la réunion afin qu'ils puissent être approchés plus tard et remplis. Cela démontre également que vous êtes sérieux au sujet des informations contenues dans la réunion.
- Passez en revue l'ordre du jour. Cela aide les participants à concentrer leur attention et à comprendre ce que l'on attend d'eux. De nombreuses personnes assistent aux réunions les unes après les autres et fournir un organisateur à l'avance peut être utile pour se concentrer.
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Confirmez un plan d'action. Un plan d'action est un résumé final qui confirme quelles actions doivent suivre la réunion. Il présente également un plan pour aller de l'avant qui a un impact sur tous les membres de la réunion. Voici quelques suggestions pour créer un plan d'action:
- Assurez-vous que chaque objectif a une «personne-ressource»: la personne-ressource n'est pas censée réaliser l'objectif personnellement; au lieu de cela, ils fonctionnent comme un chef de projet qui met en relation les personnes qui doivent être impliquées et met à disposition les ressources nécessaires.
- Attribuer des rapports d'étape: ceux-ci peuvent être formels ou informels, mais l'idée est que la personne sur le point sait s'enregistrer après un certain temps pour confirmer l'avancement des livrables.
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Restez sur le sujet. Après chaque point de l'ordre du jour et la discussion correspondante, résumez brièvement les résultats de la discussion de groupe, posez des questions et continuez.

De nombreuses personnes assistent aux réunions les unes après les autres et fournir un organisateur à l'avance peut être utile pour se concentrer.
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Planifiez la prochaine réunion. En planifiant une réunion pendant que tout le monde est présent, cela garantit qu'ils peuvent répondre immédiatement en cas de conflit d'horaire. De plus, cela signifie également que votre réunion sera programmée aussi longtemps à l'avance que possible, évitant ainsi les conflits avec d'autres réunions.
- Collectez les éléments de l'agenda par e-mail. À la fin de la réunion, indiquez que vous utiliserez l'ordre du jour actuel comme ébauche de la prochaine réunion et encouragez les participants à la réunion à vous envoyer les points de l'ordre du jour qui sont pertinents pour les objectifs existants.

Partie 2 sur 3: préparer une réunion

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Décidez qui sera le président. Ce rôle incombe généralement aux gestionnaires; cependant, une excellente façon de créer des occasions de leadership pour les membres de l'équipe à venir est de les assigner à la présidence de réunions ministérielles.
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Demandez aux orateurs de participer. Les orateurs sont généralement le personnel de référence pour les objectifs individuels. Ils ont organisé les personnes et les ressources pour faire le travail et peuvent décrire le processus et les résultats le plus efficacement possible. Ils peuvent également exprimer leurs préoccupations concernant des difficultés imprévues et le besoin de davantage de ressources.

CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: lorsque vous planifiez une réunion, ayez un objectif, puis impliquez d'autres personnes. Par exemple, vous pouvez demander à d'autres personnes de faire des mises à jour ou de contribuer à l'agenda. De cette façon, vous n'avez pas seulement une tête parlante à l'avant de la salle tout le temps.
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Coordonner les horaires. Planifiez les réunions en fonction de la disponibilité et des limites réalistes Par exemple, alors que tout le monde peut être disponible en fin d'après-midi un vendredi, ce n'est peut-être pas le meilleur moment pour discuter de questions difficiles.
- Si tout le monde ne peut pas participer à la réunion, évaluez qui sont les principaux acteurs du projet, en vous assurant que la réunion correspond à leurs horaires respectifs.
- Déléguez la prise de notes et assurez-vous que les détails de la réunion sont diffusés à ceux qui n'ont pas pu y assister.
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Préparez un ordre du jour. Un ordre du jour devrait, au minimum, établir une liste de sujets, déléguer des tâches de présentation et fixer le temps consacré à chaque point de l'ordre du jour. Voici quelques suggestions utiles pour élaborer un ordre du jour de réunion:
- Demandez des suggestions. Le courrier électronique est une bonne source pour cela, car vous pouvez recevoir des demandes par écrit. Acceptez les suggestions d'ordre du jour jusqu'à deux jours avant la réunion.
- Résumez toutes les demandes d'ordre du jour dans un tableau avec des colonnes pour le sujet, le conférencier et le temps alloué. Si certaines demandes ne relèvent pas du thème général, contactez la personne et suggérez que la demande soit transformée en une note distincte ou discutée lors d'une prochaine réunion.
- Être réaliste. N'essayez pas d'entasser 30 minutes de description et de discussion en 15 minutes. Au lieu de cela, dépassez le temps prévu pour les réunions et terminez tôt si nécessaire.
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Établissez des règles de réunion. Cela n'a pas besoin d'être formel ou punitif, mais il est utile de suggérer un protocole pour s'assurer que la réunion se déroule bien et que chacun puisse partager ses idées.
- Cela peut être fait au début de la réunion. Dites simplement "Dans l'intérêt du temps, maintenez les questions et commentaires jusqu'à ce que chaque orateur se soit présenté. Si nous ne parvenons pas à votre commentaire pendant le temps de discussion alloué, envoyez-moi un courriel plus tard et nous pourrons parler."
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Définissez des délais. Dans le cadre de votre ordre du jour, indiquez la durée de la réunion ainsi que des indicateurs sur la durée de la conversation entre les orateurs et la durée de la discussion générale après chaque point de l'ordre du jour.
- Cela donne aux participants une idée du moment où ils contribuent et peut réduire les points de discussion décousus ou superflus.
- Une bonne règle de base est de prévoir au moins 10 minutes après chaque point de discussion pour la discussion.
Être préparé, prendre le leadership au besoin et déléguer efficacement sont des éléments importants de réunions efficaces.
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Faites circuler l'ordre du jour. La veille de la réunion, faites circuler l'ordre du jour de la réunion. Cela garantit que tout le monde a une copie et est prêt à ce à quoi s'attendre de la réunion elle-même. Cela leur donne également la possibilité de vous approcher s'il y a des informations incorrectes dans l'ordre du jour.
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Envoyez des rappels. S'il s'agit d'une réunion nouvelle ou peu fréquente, envoyez un rappel une heure avant la réunion pour rappeler à tout le monde d'y assister.

Partie 3 sur 3: être un président efficace

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Sois un leader. Assumez la responsabilité de la communication lors de la réunion. Assurez-vous qu'il répond à tous les objectifs de l'agenda. Déléguez les responsabilités de leadership pertinentes aux orateurs qui ont un rôle dans la réunion. Démontrez votre participation à toutes les étapes de la discussion.
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Indiquez les progrès et le manque de progrès. Si cette réunion aborde une série d'objectifs en cours, indiquez où des progrès ont été accomplis et qui en a été responsable.
- S'il y a des objectifs qui n'avaient pas progressé depuis la dernière réunion, expliquez pourquoi.
- Si cela est dû à un manque de temps ou de ressources, parlez à la personne-ressource pour savoir comment y remédier, éventuellement en dehors de la réunion elle-même.
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Recentrer la discussion qui s'est éloignée du sujet. Il y a des moments où l'enthousiasme ou la frustration peuvent faire dérailler les discussions. Restez attentif et assurez-vous de ramener la discussion hors sujet en ligne avec les objectifs de l'ordre du jour. Voici quelques approches suggérées:
- Encadrez la réunion comme une «mission de collecte de faits»: lorsque nous faisons cela, cela implique que tout le monde a besoin d'être entendu afin d'accumuler le plus d'informations possible. Cela peut encourager les monopoleurs de réunions à attendre leur tour.
- Essayez le cyberstorming: le cyberstorming utilise un chat électronique ou une structure de forum pour partager des idées et peut être exploité à des fins de réunions informelles. Puisque tout ce qui est inscrit peut être vu par tous les autres membres de l'équipe, cela supprime la concurrence concernant qui est entendu.
- Neutraliser les randonnées: si quelqu'un se promène, dites "C'est un bon point, Bob, et je suis content que vous en ayez parlé. Parlons-en plus tard, d'accord." Souvent, les gens ne se rendent pas compte qu'ils se promènent, mais si le point est assez important pour eux, ils viendront à vous de manière indépendante pour parler plus longuement.
- Contrôlez les tangentes: Parfois, le problème n'est pas qu'une personne dure trop longtemps, mais qu'elle tente de recentrer la discussion sur un point extérieur à l'ordre du jour. Lorsque cela se produit, reconnaissez ce qui est dit et proposez d'ajouter les points de discussion à l'ordre du jour de la prochaine réunion, mais restez ferme sur le fait que la réunion doit passer aux objectifs énoncés.
- Ayez un tête-à-tête. Discutez avec le monopoleur de ce qui s'est passé. Faites cela en privé. Assurez-vous de prendre un ton d'inquiétude plutôt que d'agacement. Assurez-vous de vous concentrer sur ce que vous avez observé et offrez à l'autre personne l'occasion d'expliquer sa réponse. Offrez d'aider cette personne à éviter de monopoliser à l'avenir.
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Transition efficace entre les points. Soyez assuré lorsque vous respectez les contraintes de temps. Cela ne veut pas dire être impoli; cependant, cela signifie faire savoir aux gens que la réunion avance et qu'ils peuvent poursuivre leur discussion actuelle avec les parties concernées après la réunion.
- Ne pas rouler à la vapeur: bien qu'il soit important de maintenir la réunion sur la bonne voie, il peut être contre-productif de passer trop rapidement d'un point à l'autre de l'ordre du jour. Avant de passer à autre chose, posez toujours des questions ou des préoccupations. Assurez-vous que l'équipe est à bord et prête à avancer avec vous, plutôt que d'être laissée pour compte.
5
Soulignez les points importants. Les objectifs clés doivent être mis en évidence et leur relation avec des objectifs moins critiques doit être soulignée.
- Aidez les membres de la réunion à comprendre la portée du projet et comment chaque partie individuelle est une pièce importante dans un tout beaucoup plus important.
De plus, cela signifie également que votre réunion sera programmée aussi longtemps à l'avance que possible, évitant ainsi les conflits avec d'autres réunions.
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Aider à prendre des notes si nécessaire. Il y a généralement quelqu'un chargé de prendre des notes à chaque réunion; cependant, s'ils sont débordés, c'est le travail du leader d'intervenir et de se donner des responsabilités.
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Clarifiez tout malentendu. À la fin de chaque point, le responsable de la réunion propose un résumé que les participants peuvent retirer de la réunion. Ces résumés d'extrémité offrent également l'occasion aux gens d'intervenir lorsqu'ils ne sont pas clairs sur quelque chose.
- En tant que responsable de la réunion, soyez prêt à expliquer des idées détaillées pour que les membres de l'équipe les comprennent.
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Offrez un résumé complet à la fin des réunions. Un leadership décisif évite la stagnation et l'hésitation, permettant aux travailleurs de rester concentrés et motivés, tout en réagissant aux changements et aux nouvelles informations. Voici les caractéristiques d'un leadership décisif:
- Clarté de l'objectif: assure l'alignement de toutes les décisions avec les objectifs organisationnels et l'éthique.
- Engagement: permet aux dirigeants de vivre par l'exemple, incarnant l'engagement avec les valeurs de l'entreprise qui permet une prise de décision efficace et efficiente.
- Transparence: ne permet pas l'intérêt personnel. Au lieu de cela, montre comment les décisions pour le bien de l'entreprise aident tout le monde à s'épanouir.
- Créer une culture d'échec honnête: les échecs honnêtes sont des points d'apprentissage qui agissent comme des tremplins pour une meilleure prise de décision. Un leadership décisif embrasse ces moments où des erreurs sont commises.
- Communication ouverte et efficace: l'alignement sur les valeurs de l'entreprise garantit que, lors de la communication ascendante vers la haute direction ou vers le bas de la hiérarchie avec les employés gérés, il n'y a pas d'incohérence ou de contradiction.

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Partie 1 sur 3: conduite d'une réunion

Partie 2 sur 3: préparer une réunion

Partie 3 sur 3: être un président efficace

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