Comment appeler une réunion à l'ordre?
Lors d'une réunion formelle, dites: «Je déclare cette réunion ouverte à 11 h 30 le jeudi 4 mai 2017».
Lorsque vous présidez une réunion, rappeler la réunion à l'ordre est une attente. Certaines personnes trouvent cette tâche intimidante, surtout lorsqu'elles sont novices. Parler devant un groupe peut être difficile, mais cela devient plus facile une fois que vous avez commencé. Bien que vous puissiez vous sentir nerveux au début, appeler une réunion à l'ordre est une tâche simple une fois que vous avez maîtrisé le professionnalisme lors d'une réunion, la confiance en vous en utilisant le langage corporel et le maintien d'une bonne posture.
Partie 1 sur 3: faire preuve de professionnalisme lors d'une réunion
- 1Accueillez les gens à leur arrivée. C'est une excellente occasion de donner le ton, d'encourager les gens à s'exprimer et de diriger les gens vers le coin salon.
- Gardez votre langage corporel décontracté en souriant et en vous déplaçant dans l'entrée.
- Utilisez des salutations décontractées. Vous pouvez essayer un simple «Bonjour. Comment allez-vous?»
- 2Faites la conversation. Ayez des conversations brèves et informelles avec les participants. N'oubliez pas de garder vos sujets professionnels.
- Utilisez de petites discussions pour établir votre rôle en tant que président d'une manière détendue. C'est l'occasion pour vous de parler aux participants dans votre rôle officiel d'hôte de la réunion. Dites: «Avez-vous vu cet article sur les équipements de jeux plus sûrs pour les parcs?»
- Choisissez des sujets liés à l'ordre du jour de la réunion afin de pouvoir déplacer en douceur les participants vers l'objectif de la réunion. Par exemple, si votre réunion est liée aux services du parc, choisissez des sujets tels que les récentes améliorations du parc ou des histoires qui se déroulent dans le parc.
- 3Commencez à l'heure. Définissez une heure de début exacte et une heure de fin prévue. Respectez votre emploi du temps car retarder le début d'une réunion coûte à l'organisation le temps de chaque individu qui attend.
- Si une personne cruciale pour votre réunion n'est pas arrivée ou si vous n'avez pas le quorum nécessaire, adressez-vous à vos participants pour les informer du retard de l'arrivée de cette personne. Commencez la réunion et utilisez le délai comme un forum ouvert. Dirigez la discussion de manière à ce que les gens ne restent pas assis à attendre.
- Gardez à l'esprit que si vous commencez en retard, il est probable que les gens partiront à l'heure de fin initialement prévue, car ils ont peut-être prévu d'autres réunions ou activités plus tard dans la journée.
- 4Se lever. Lorsque le moment est venu de commencer la réunion, levez-vous de votre siège pour attirer l'attention des participants et signaler que vous êtes sur le point de commencer. En vous tenant debout, vous communiquez que vous êtes aux commandes de la salle.
Lorsque vous présidez une réunion, rappeler la réunion à l'ordre est une attente. - 5Saluez les participants. Commencez à parler par une remarque d'ouverture généralisée. Cela signale l'ouverture de la réunion et attire l'attention de toute personne qui est toujours occupée par une conversation parallèle ou une activité hors tâche, telle que faire défiler les e-mails professionnels sur un téléphone portable.
- Par exemple, dites: "Bonjour. Merci de vous être joint à nous aujourd'hui."
- Évitez les salutations informelles, telles que «Hé, tout le monde». Cela donnera le mauvais ton.
- 6Présentez-vous. Indiquez brièvement votre nom et indiquez votre fonction. Même si les participants vous connaissent, il est important d'établir que vous êtes le président. C'est aussi le moment de présenter les intervenants.
- 7Annoncez votre rappel à l'ordre. En tant que président, vous êtes responsable d'établir une heure de début pour l'enregistrement. Le procès-verbal commence après le rappel officiel à l'ordre. Dans le cadre de votre rappel à l'ordre, vous indiquerez également la date et l'heure de l'enregistrement.
- Lors d'une réunion formelle, dites: «Je déclare cette réunion ouverte à 11 h 30 le jeudi 4 mai 2017».
- Si votre réunion est informelle, vous pouvez varier votre discours, mais il est toujours important de préciser que la réunion a commencé. Plutôt que de dire que la réunion est ouverte, vous pourriez dire: «Nous commençons cette réunion à 11 h 30 le jeudi 4 mai 2017».
- 8Indiquez le but de la réunion. Rappelez aux participants l'objectif de la réunion. En tant que président, il est de votre responsabilité de vous assurer que tout le monde comprend ce que l'on attend de la réunion et que tout le monde est à la tâche pendant toute la durée de la réunion.
- Dites: «Nous sommes ici aujourd'hui pour sélectionner une couleur de peinture pour les nouveaux bancs du parc Quiet Pines».
- Votre objectif doit être énoncé en 1 à 2 phrases.
- 9Conduire la réunion. Prenez place et suivez l'ordre du jour pour continuer la réunion. En tant que président de la réunion, vous devez vous assurer que la réunion reste concentrée et que la contribution de chacun est entendue.
- Le degré de contrôle que vous avez sur la réunion en tant que président dépendra de votre style personnel et de la culture de votre organisation.
- Une fois la réunion commencée, votre rappel à l'ordre est terminé.
CONSEIL D'EXPERTTenez-vous en à votre limite de temps. Gene Linetsky, fondateur d'une startup, déclare: «Les réunions ne doivent pas dépasser 30 minutes. Si vous êtes tenté de planifier une réunion pendant une heure, repensez-la, divisez-la ou réduisez la portée, car dans une réunion typique, le temps productif est peut-être 10 minutes.
Partie 2 sur 3: montrer de la confiance en utilisant le langage corporel
- 1Établir un contact visuel. Le contact visuel augmente l'attention, vous rend plus visible et convainc les gens que ce que vous dites est important.
- Dans un cadre de réunion, déplacez votre regard autour de la pièce pendant que vous parlez, en établissant un contact visuel avec chaque personne lorsque votre regard passe sur la pièce.
- Si vous n'êtes pas à l'aise, regardez plutôt le centre de son nez.
- Familiarisez-vous avec le contact visuel au préalable en vous entraînant avec vos amis, votre famille et vos collègues. Commencez par regarder leur front, puis déplacez-vous vers le centre de leur nez. Enfin, établissez un contact visuel pendant quelques secondes à la fois, en progressant lentement vers un contact visuel constant tout en parlant.
En tant que président de la réunion, vous devez vous assurer que la réunion reste concentrée et que la contribution de chacun est entendue. - 2Ne bougez pas. Le fait de rester debout ou assis indique que vous êtes confiant, alors trouvez votre équilibre.
- Bouger beaucoup et s'agiter suggère que vous êtes nerveux ou anxieux, ce qui sape votre autorité.
- Gardez vos mains concentrées sur une tâche, comme serrer la main ou noter votre agenda.
- 3Parlez à un rythme normal. Les personnes nerveuses ont tendance à parler rapidement, alors faites attention à votre discours. Donnez confiance en parlant calmement et fort.
- 4Reste ouvert. Gardez vos bras à vos côtés. Les personnes anxieuses croisent souvent les bras ou essaient de se couvrir le visage.
- 5Penchez-vous. Lorsque vous parlez à quelqu'un, penchez-vous vers lui pour montrer que vous êtes intéressé par ce qu'il dit et que vous êtes actif dans la conversation. Cela montre que vous reconnaissez ce que les autres apportent à la table et que vous n'avez pas peur d'entendre des points de vue alternatifs.
- 6Annoncer la couleur. En tant que président, votre attitude dicte l'attitude de toute la réunion. Pour une réunion réussie, abordez votre rôle de président avec professionnalisme et optimisme. À travers votre langage corporel, faites comprendre aux participants que vous attendez du professionnalisme.
- Souriez lorsque vous parlez des objectifs, des plans ou des responsabilités de l'organisation.
- Geste pendant que vous parlez.
- Dites: «Nous avons une excellente occasion de refléter la mission de notre organisation à travers le nouveau programme dont nous sommes venus discuter.»
Partie 3 sur 3: maintenir une bonne posture
- 1Redressez votre dos. Imaginer une ficelle vous tirant vers le haut est la première étape pour maintenir une bonne posture. Une bonne posture montre la confiance et vous donne une présence imposante.
- Entraînez-vous à vous tenir droit pour que cela devienne une habitude.
- Rentrez votre ventre et laissez vos bras pendre à vos côtés.
- Poussez vos épaules en arrière. Vous devriez sentir vos omoplates se resserrer comme si elles étaient tirées l'une vers l'autre.
Plutôt que de dire que la réunion est ouverte, vous pourriez dire: «Nous commençons cette réunion à 11 h 30 le jeudi 4 mai 2017». - 2Avoir hâte. Gardez la tête droite. Pour avoir une bonne posture, vos lobes d'oreilles doivent être au même niveau que vos épaules.
- Ne poussez pas la tête en avant. Vous voulez montrer que vous êtes confiant, pas trop impatient.
- Ne regardez pas vers le bas, vous risqueriez de vous affaler.
- 3Évitez de vous balancer. Gardez vos pieds bien plantés. Bien que vous puissiez déplacer votre poids d'un pied sur l'autre lorsque vous êtes debout pendant longtemps, cela devrait être un changement subtil, pas un balancement.
- Un bon président maintient l'ordre en se concentrant sur les objectifs du comité plutôt que d'augmenter sa position personnelle.
- Commencez et terminez à l'heure.
- Maintenez une attitude professionnelle avant, pendant et après la réunion.
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