Comment mener des réunions productives à l'aide de conférences téléphoniques?

Des conférences téléphoniques productives ont également lieu lorsqu'il y a un hôte défini (assertif pour diriger l'ordre du jour de la réunion) et des participants actifs et concentrés.

La plupart des gens décrivent les réunions de conférence comme ennuyeuses, improductives et inutiles. Cela est souvent dû au fait que les participants n'ont jamais assisté à une conférence téléphonique dynamique répondant à tous leurs besoins en matière de communication. Découvrez comment organiser des conférences téléphoniques réussies.

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Sois prêt. Rien n'est aussi improductif que de tenir une réunion avec des personnes qui ne sont pas préparées. Le manque de préparation est non seulement une perte d'énergie, mais aussi vraiment dérangeant. De plus, la tenue d'une réunion où les participants ont peu ou pas de souvenirs de l'ordre du jour de la réunion peut se retourner contre vous sans que rien ne se montre à la fin.
- Ce principe s'applique aux conférences téléphoniques. Les participants doivent être conscients de l'heure de la réunion et de son ordre du jour. Ce devoir de préparer les gens pour la réunion incombe à l'hôte. Les participants doivent également se préparer pour la réunion en parcourant le mémo de l'ordre du jour ou les invitations avant la réunion. Cela leur donnera la possibilité d'apporter des contributions utiles lors de la réunion de la conférence.
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Connaissez la plateforme de conférence. Les hôtes et les participants doivent être bien formés à l'utilisation du programme de conférence téléphonique. Il est impossible d'obtenir une pleine participation à une réunion si les parties ne savent pas comment utiliser la plate-forme de conférence téléphonique.
- Ne pas comprendre les intrigues d'un programme de conférence téléphonique peut rendre la réunion moins productive. Lors de l'introduction d'une nouvelle plateforme de conférence à vos collègues, clients ou employés, fournissez la formation et les tutoriels nécessaires sur la façon dont l'outil est utilisé pour rendre toutes les interactions possibles et significatives. Vous pouvez également leur faciliter la tâche en utilisant des conférences téléphoniques gratuites sans code PIN proposé par les services.
Vous pouvez également leur faciliter la tâche en utilisant des conférences téléphoniques gratuites sans code PIN proposé par les services.
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Sois professionnel. Le manque de professionnalisme est un obstacle courant au succès des conférences téléphoniques. Il y a un niveau de peur auquel la plupart des gens sont confrontés lors de réunions. Des questions telles que: "La conférence téléphonique est-elle enregistrée?", "Est-elle ouverte pour nous tous?", "Suis-je sur place lors de cette conférence téléphonique?", Et "Est-ce que cela va se faire en privé?" dominent souvent l'esprit des participants.
- Les participants doivent connaître leur position tout au long de l'appel. Tout en annonçant que la conférence est en cours d'enregistrement est susceptible de ralentir ou de réduire la participation de certaines parties, cela aide également à informer le participant si un enregistrement de quelque nature que ce soit aura lieu.
- Le professionnalisme limite également la création d'un environnement positif pour l'appel. Cela peut inclure la limitation de la quantité de distractions visuelles et audio autour de vous pendant l'appel. Demandez toujours aux participants d'appuyer sur le bouton de mise en sourdine pour limiter les niveaux de bruit de leurs extrémités pendant l'appel.
Dans l'ensemble, la clé pour mener des conférences téléphoniques productives est vraiment de s'y préparer à l'avance.
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Rendez la conférence téléphonique interactive. Les réunions auxquelles les parties participent librement sont traditionnellement plus productives que celles où elles ne le font pas. Soyez ouvert aux contributions des autres participants pour vous assurer qu'ils se sentent une partie importante de la réunion.
- Posez des questions et encouragez les réponses libres tout au long de la conversation pour éviter d'être celui qui domine chaque sujet de la réunion. Néanmoins, affirmez toujours le contrôle de la réunion en orientant l'ordre du jour jusqu'au bout.
- En outre, pour éviter de tomber dans le bourbier de rétention médiocre auquel la plupart des conférences téléphoniques sont confrontées, insistez pour que les participants viennent aux réunions prêts à prendre des notes et à participer. Cela devrait être fait à peu près de la même manière qu’ils le feraient lors de réunions en face à face. Il incombe également à l'hôte de désigner une partie qui prendra les minutes de ce qui est discuté. Vous pouvez les envoyer par e-mail aux participants lorsque la réunion est terminée.
- Dans l'ensemble, la clé pour mener des conférences téléphoniques productives est vraiment de s'y préparer à l'avance. Chaque participant doit se préparer à l'avance pour la conférence téléphonique en parcourant l'ordre du jour de la réunion. Ils doivent également apprendre à utiliser le programme de conférence téléphonique ou à préparer leur salle (et eux-mêmes) pour la conférence téléphonique, en particulier les appels vidéo (bien que vous puissiez utiliser des conférences téléphoniques gratuites sans code PIN pour leur faciliter la tâche).
- Des conférences téléphoniques productives ont également lieu lorsqu'il y a un hôte défini (assertif pour diriger l'ordre du jour de la réunion) et des participants actifs et concentrés. Vous pouvez réaliser tout cela en rendant la conférence téléphonique interactive, légère mais objective. Il permet également de prendre des notes, de rester courtois avec tous les participants et d'envoyer des minutes après la conférence téléphonique.

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