Comment rédiger un document de processus métier?
Pour rédiger un document de processus métier, commencez par une introduction qui explique pourquoi le processus est important pour le fonctionnement global de l'entreprise. Ensuite, donnez un aperçu général du processus, y compris comment il démarre et ce qui détermine la fin du processus. Ensuite, décrivez et détaillez chaque étape du processus dans le bon ordre, et attribuez la responsabilité de l'exécution de chaque tâche. Une fois que vous avez terminé un brouillon du document, testez les étapes pour vous aider à éliminer les inexactitudes ou à remplir les pièces manquantes. Pour plus de conseils de notre co-auteur Business, comme comment choisir un format pour votre document, lisez la suite!
Pour rédiger un document de processus métier, commencez par une introduction qui explique pourquoi le processus est important pour le fonctionnement global de l'entreprise.
Un document de processus métier (BPD) agit comme un guide de communication convenu auquel tous les employés, gestionnaires, employés du service client, même les personnes extérieures peuvent se référer pour voir comment un processus au sein de l'entreprise doit être exécuté. Il peut également servir de base aux documents de formation pour préparer les nouveaux travailleurs à ce processus. Que vous rédigiez pour votre propre organisation ou que vous prépariez un document de processus métier en tant que rédacteur professionnel, le processus est utile et souvent essentiel à la réussite.
Partie 1 sur 3: définir le processus
- 1Rassemblez une équipe compétente. Au début et tout au long du processus de création de documents de processus, vous devrez travailler avec une équipe pertinente pour le processus que vous décrivez. Assurez-vous d'impliquer les personnes qui exécutent le processus et leurs supérieurs immédiats, ainsi que toute direction de niveau supérieur qui doit approuver les modifications du processus au fur et à mesure. Essayez d'utiliser des réunions ou des groupes de discussion informels avec ces personnes au début lorsque vous modélisez le processus. Cela garantira que vous ne manquerez aucune étape ou partie cruciale du processus.
- Une autre option consiste à faire appel à des experts en la matière venant de l'extérieur de l'organisation commerciale, capables de fournir une contribution compétente et unique.
- 2Décrivez le processus spécifique. Il est important d'éviter d'écrire le BPD pour l'ensemble de l'organisation d'un seul coup. Il s'agit de compartimenter les processus plus petits afin qu'ils puissent être assemblés pour former un document plus volumineux. Limitez votre concentration des processus majeurs à l'échelle de l'entreprise à une activité individuelle gérée par une petite équipe. Ensuite, découpez l'activité en processus ou tâches définissables et concentrez-vous sur un seul d'entre eux.
- Pour de nombreuses missions, vous rédigerez plusieurs documents de processus individuels. Il devrait y en avoir un pour chacun des processus dans une opération complexe, mais les processus répétables peuvent avoir du matériel dupliqué à partir d'un document singulier.
- En règle générale, il est préférable de faire de chaque couverture de document un processus aussi petit que possible. Cela rend le processus et la liste des personnes qui doivent le comprendre aussi clair que possible.
- 3Concentrez-vous sur la portée du processus. Votre processus est décrit par l'effet qu'il a sur l'entreprise dans son ensemble. Donc, pour commencer, vous devrez définir clairement le résultat souhaité du processus. À partir de là, identifiez les points de départ et d'arrivée du processus. Que se passe-t-il exactement pour démarrer le processus et qu'est-ce qui détermine la fin du processus? À partir de là, vous pouvez commencer à découper les étapes intermédiaires, leur ordre et qui exécute chacune d'entre elles.
- Assurez-vous de décrire l'impact, positif et négatif, du processus sur l'organisation.
- Une portée typique: ce processus concerne la tenue des dossiers de vol. Les enregistrements non liés, tels que les détails de la maintenance aéronautique ou des contrôles de qualité, ne sont pas pertinents dans le cadre de ce processus.
- 4Nommez le processus métier de manière descriptive. Le nom du processus métier restreint doit être suffisamment clair pour qu'il résume exactement ce qui est fait. Cela ne devrait cependant pas être verbeux. Si les conventions de dénomination ne sont pas claires, il peut y avoir confusion entre un BPD et un autre qui comprend un processus plus large.
- Un processus commercial mal nommé serait le dépôt.
- Un processus opérationnel bien nommé serait la tenue des dossiers de vol
- 5Choisissez un format global. Votre document de processus devra suivre un format spécifique afin que le même format puisse être dupliqué sur d'autres documents de processus. Il existe de nombreux formats utilisés pour les processus métier, et tous décrivent leurs processus légèrement différemment. Celui que vous utiliserez dépendra de ce qui a le plus de sens pour votre processus.
- Par exemple, l'une des formes les plus bien définies et les plus couramment utilisées de modélisation de processus métier est simplement appelée notation de modélisation de processus métier (BPMN).
- Ce système utilise des «objets de flux» en forme pour indiquer des types spécifiques de tâches et des «objets de connexion» pour montrer les relations entre eux. De plus, les «couloirs de nage» sont utilisés pour afficher les partitions dans le processus, comme les différents services responsables de certaines parties du processus.
- Cette notation est fréquemment utilisée et convient donc à la collaboration et à la normalisation au sein d'une organisation.
- Cependant, différents processus nécessitent des techniques de modélisation différentes. Par exemple, les diagrammes UML (Unified Modeling Language) sont plus efficaces pour modéliser des processus logiques complexes et conviennent mieux à la modélisation de systèmes logiciels que BPMN.
Au début et tout au long du processus de création de documents de processus, vous devrez travailler avec une équipe pertinente pour le processus que vous décrivez.
Partie 2 sur 3: clarifier les étapes du processus
- 1Esquissez des notes sur les éléments clés du processus documenté. Réfléchissez à toutes les étapes potentielles du processus, en accordant une attention particulière, par souci de clarté, aux descriptions des tâches. Assurez-vous que la description du processus comprend à quoi ressemblera le processus une fois terminé avec succès. Par exemple, les notes rudimentaires pour garder une trace des enregistrements de vol pourraient être les suivantes:
- Impression du formulaire XYZ
- Déterminer le personnel chargé de remplir des sections spécifiques du formulaire XYZ
- Créer une chaîne de contrôle pour le formulaire XYZ
- Déterminer la méthode d'intégration du formulaire XYZ dans le système de classement
- 2Créez une ébauche de travail du processus. Travaillez avec votre groupe pour créer une première ébauche du diagramme de processus, y compris chaque étape, l'ordre des étapes et les relations entre elles. Assurez-vous que votre brouillon peut être vu par tout le monde et facilement édité. De cette façon, une rétroaction peut être obtenue de toute personne impliquée dans le processus, pour s'assurer qu'il n'y a pas d'étapes manquées. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des notes autocollantes, un tableau blanc ou un logiciel collaboratif comme Google Docs.
- Quel que soit le format que vous avez choisi, il peut être avantageux d'utiliser les symboles typiques des diagrammes de flux à ce stade (par exemple, les carrés sont des étapes, les losanges sont des questions, les ovales sont des points de début / fin).
- 3Décrivez les outils techniques du processus. Ces articles peuvent inclure des ordinateurs, des logiciels, des technologies, des véhicules et même des équipements simples comme un balai et une pelle à poussière. Le cas échéant, vous pouvez également indiquer où se trouve cet équipement, comment se procurer, le coût potentiel lié au projet et où retourner / stocker une fois le processus terminé.
- Exemple: À la fin du vol, les pilotes utiliseront le système informatique des enregistrements de vol sur des tablettes d'avion pour imprimer le formulaire XYZ.
- 4Construisez une matrice de décision. Une matrice de décision devrait être un moyen simple de déterminer quelles décisions peuvent être prises et quelles personnes font partie du processus de prise de décision. La dernière étape de certaines matrices de décision est une approbation ou une confirmation au niveau exécutif d'une décision prise à des niveaux inférieurs.
- Par exemple, la matrice de décision pour la maintenance peut impliquer les chefs de ligne, les chefs d'équipe, plusieurs niveaux de direction, jusqu'au directeur de l'usine.
Que vous rédigiez pour votre propre organisation ou que vous prépariez un document de processus métier en tant que rédacteur professionnel, le processus est utile et souvent essentiel à la réussite.
Partie 3 sur 3: Rédaction du document de processus métier
- 1Écrivez une introduction. Une simple introduction au document peut expliquer des informations générales sur les raisons pour lesquelles le processus est important pour le fonctionnement global de l'entreprise. Le public cible peut être identifié, ainsi que la portée globale du travail. Cela peut également inclure un énoncé de ce qui se passe si ce processus n'est pas terminé ou mal exécuté.
- S'il existe une terminologie pertinente de l'industrie pertinente pour le processus, il peut y avoir une section qui couvre les abréviations et la terminologie.
- L'introduction peut être une méthode simplifiée pour fournir le concept global aux nouveaux employés qui peuvent ne pas être en mesure de suivre l'ensemble du BPD.
- Un exemple d'introduction pourrait commencer comme suit: Cette introduction fournit des données de base pertinentes et une justification pour améliorer la tenue des dossiers de vol au sein de Blackhawk Inc. Chez Blackhawk Inc, l'amélioration de la tenue des dossiers de vol est obligatoire, et ce processus garantira la normalisation.
- 2Décrivez votre document avec une notation et des symboles cohérents. En utilisant les notes et les contours que vous avez, rédigez un guide étape par étape sur la façon dont le processus est terminé. C'est la viande du BPD. Lors de la construction de votre modèle de processus, assurez-vous de respecter le format que vous avez choisi de manière claire et cohérente tout au long du modèle. À ce stade, le modèle doit être créé à l'aide d'un logiciel de modélisation de processus ou d'un autre type de logiciel afin qu'un produit final raffiné puisse être créé.
- 3Attribuez les rôles liés à des processus spécifiques. Les décideurs sont des personnes directement responsables, celles qui sont impliquées dans le contrôle du contrôle de la qualité, et même celles qui fournissent l'approbation finale. Pendant le processus d'identification des rôles, il est tout à fait possible que des rôles non attribués soient découverts. Résolvez tous les conflits lorsque plusieurs personnes ont des rôles redondants ou conflictuels. Si possible, identifiez le temps nécessaire à chaque processus. Une panne potentielle pourrait être la suivante:
- Les pilotes doivent remplir le formulaire XYZ après le vol et noter toute irrégularité (00h30).
- Les pilotes doivent placer le formulaire XYZ dans la boîte de réception de maintenance, en signant le formulaire d'enregistrement (00:05).
- La maintenance doit signer le formulaire XYZ lorsque toutes les irrégularités sont inspectées et corrigées.
- La maintenance doit remettre le formulaire XYZ au personnel de bureau des dossiers de vol pour un classement approprié (00:05).
- 4Liez les titres de poste aux rôles. Identifiez les personnes qui seront impliquées dans chacun des processus. Définissez le rôle individuel de chaque travailleur. Plutôt que des personnes nommées spécifiques, il est préférable d'identifier les titres de poste pour cela. L'exclusion de noms spécifiques garantit que le document reste pertinent lorsqu'un employé quitte l'entreprise et met à nouveau l'accent sur le processus par rapport à la personne.
- Un lien inapproprié: M. Johnson, dans Office 123, séparera et classera les documents.
- Un couplage approprié: le personnel de bureau des dossiers de vol séparera et classera les documents.
- 5Ajoutez une section de gestion des exceptions et des urgences. Il doit y avoir une ligne directrice de base sur la façon de terminer le processus lorsque des facteurs inattendus entrent en jeu. Cette section doit également expliquer quelles personnes sont autorisées à demander des modifications, celles qui peuvent autoriser les modifications et qui, en fin de compte, implémentera tout changement approuvé.
- Les entreprises multinationales devraient se concentrer sur le processus d'exception, y compris les mises en garde pour les questions linguistiques et juridiques propres à la région.
- Si les changements sont approuvés à grande échelle, incluez le formulaire de suggestion utilisé pour accepter les changements.
- Exemple: lorsque le tempo du pilote ne permet pas de remplir en temps opportun le formulaire XYZ, les copilotes peuvent remplir le formulaire.
- 6Testez votre modèle. Lorsque vous avez terminé votre document de processus d'entreprise, vous devrez vérifier que vous avez décrit avec précision toutes les éventualités possibles et que vous avez correctement défini la séquence d'actions. Pour le tester, demandez à votre équipe d'utiliser le modèle pour effectuer une démonstration du processus métier dans diverses conditions réelles. Cela vous aidera à éliminer les inexactitudes, les boucles sans fin ou les pièces manquantes dans votre modèle.
Un document de processus métier (BPD) agit comme un guide de communication convenu auquel tous les employés, gestionnaires, employés du service client, même les personnes extérieures peuvent se référer pour voir comment un processus au sein de l'entreprise doit être exécuté.
- Dans certains cas, en particulier lors de la compilation d'un manuel de l'employé, vous pouvez également mettre en forme le document de processus d'entreprise pour le rendre plus attrayant et plus facile à lire. Un bon manuel de l'employé se lit comme un manuel, avec des diagrammes et des illustrations, tandis qu'un document destiné aux auditeurs internes n'a besoin que du texte simple.
- Modifiez et relisez le document. Pour garantir un produit final professionnel et facile à comprendre, examinez attentivement l'intégralité du document, y compris les tableaux ou les sections graphiques. Essayez de tout lire à haute voix, à l'envers ou demandez à quelqu'un de vous lire l'intégralité du document. Assurez-vous que le plus petit mot et le moindre détail reçoivent une grande attention.
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Questions et réponses
- Comment le style est-il déterminé?Le style d'un document de processus métier est généralement déterminé par l'organisation. Certains contenaient beaucoup plus de détails que d'autres. Certains types sont formatés pour inclure des polices spécifiques, des bordures et d'autres détails pertinents.
Les commentaires (10)
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