Comment faire un modèle de processus métier?
Bien que ce processus puisse sembler compliqué, la création de votre propre modèle de processus métier est simple si vous suivez les bonnes étapes.
La modélisation de processus métier, également appelée simplement modélisation de processus, est une méthode permettant d'illustrer les processus d'une entreprise afin qu'ils puissent être facilement compris et améliorés. La modélisation de processus est un élément clé de la gestion des processus métier (BPM) et utilise souvent un type d'organisation spécifique connu sous le nom de notation de modélisation de processus métier (BPMN), qui ressemble à un organigramme. Les chefs d'entreprise utilisent souvent la modélisation de processus pour apporter des améliorations à un processus d'entreprise, en commençant par un modèle "tel quel", qui montre le processus actuel, et en travaillant vers un modèle "futur", qui représente une version plus efficace de l'original. traiter. Bien que ce processus puisse sembler compliqué, la création de votre propre modèle de processus métier est simple si vous suivez les bonnes étapes.
Partie 1 sur 3: se préparer à faire le modèle
- 1Définissez le processus que vous modélisez. Définissez un processus dans votre opération commerciale qui a un point de départ et une sortie clairs. Le processus peut être simple, comme la redirection d'une réclamation client, ou complexe, comme l'ensemble du processus de commande et d'expédition d'un produit en ligne. Le processus peut impliquer un département ou un niveau d'organisation commerciale ou plusieurs de chacun. Quel que soit le processus que vous mesurez, assurez-vous simplement qu'il peut être facilement divisé en parties claires avec des relations faciles à identifier entre elles.
- Par exemple, un processus qui peut être modélisé de manière relativement simple est la réception d'une commande en ligne et la vérification si le client a l'argent pour la payer et si l'article est en stock. Le résultat est que la commande sort (en stock, peut être payée) et est envoyée au service d'expédition.
- 2Identifiez le point de départ du processus. Tout processus nécessite une première étape, qui peut être n'importe quoi. Cependant, le point de départ d'un processus métier doit être ce qui amène votre processus à l'action. En d'autres termes, c'est l'intrant que l'entreprise cherche à convertir en un extrant. Les points de départ appartiennent généralement à l'une des catégories suivantes:
- Événements externes. Celles-ci incluent le lancement d'une transaction ou une alerte transmise à partir d'un autre système d'entreprise. Par exemple, un problème dans un système automatisé qui nécessite une attention humaine est un événement externe.
- Arrivée du contenu. Pour les systèmes de gestion de contenu, le point de départ peut être l'arrivée d'un nouveau document ou d'une autre forme de contenu.
- Intervention humaine. Cela comprend les plaintes des clients et toute autre intervention humaine à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise.
- Pour l'exemple précédent, le point de départ est la réception d'une commande client.
- 3Séparez les différentes étapes du processus. Ensuite, vous devrez identifier chaque étape individuelle de votre processus et comment elle est connectée aux autres étapes. Au niveau le plus général, vous aurez des événements (étapes qui ne nécessitent aucune action de l'entreprise), des activités (effectuées par l'entreprise en réponse à une entrée) et des passerelles de décision (se divise dans le processus où le chemin du processus est décidé par un qualificatif). Entre ces objets, il y a des connecteurs, qui peuvent être soit des flèches pleines (flux d'activité), soit des tirets (flux de messages / informations).
- Dans la notation traditionnelle de modélisation des processus métier (BPMN), les étapes sont représentées par différentes formes en fonction de leur fonction. Par exemple, les événements sont des cercles, les activités sont des rectangles et les passerelles de décision sont des losanges.
- Pour l'exemple précédent, nous utiliserions des étapes telles que «commande client» (un événement), «traiter la commande» (une activité), «vérifier le crédit» (une action), «crédit?» (une passerelle de décision qui mène à l'une des deux autres actions, selon une détermination «oui» ou «non»), et ainsi de suite.
Pour l'exemple précédent, nous utiliserions des étapes telles que «commande client» (un événement), «traiter la commande» (une activité), «vérifier le crédit» (une action), «crédit?» - 4Clarifiez qui ou quoi effectue chaque étape. Afin de rendre votre processus aussi clair que possible, vous devez déterminer quelle partie de l'entreprise termine chaque étape. Différentes parties du processus peuvent être effectuées par le service comptable, le service client ou l'exécution des commandes, par exemple. Alternativement, pour une petite entreprise, ces étapes peuvent être accomplies par des individus spécifiques. Dans BPMN, la personne ou le service associé à chaque activité est soit désigné par un désignateur à côté de l'étape, soit par un «pool», une division horizontale dans l'organigramme qui montre quelle partie de l'entreprise effectue chaque étape. Les pools peuvent être divisés en «couloirs», qui spécifient une partie particulière de l'entreprise ou de la personne au sein du pool.
- Pour l'exemple précédent, nous pourrions simplement écrire en dehors de l'étape «vérifier le crédit» que cette action est effectuée par la plateforme de vente au détail en ligne de l'entreprise (si tel est le cas).
- 5Décidez du type de modélisation à utiliser. Le BPMN peut prendre de nombreuses formes, de la modélisation séquentielle au modèle de causalité. Cela peut également être fait en utilisant n'importe quel logiciel spécialisé, des post-it ou un tableau blanc. Il appartient à votre entreprise de choisir la méthode la mieux adaptée à votre modèle de processus. Cependant, gardez à l'esprit que ces modèles fonctionnent généralement mieux avec une entrée de groupe, vous feriez donc peut-être mieux d'utiliser le type de modélisation sur lequel le groupe peut travailler le plus facilement.
Partie 2 sur 3: création d'un modèle tel quel
- 1Assurez-vous de pouvoir réorganiser les pièces selon vos besoins. Lorsque vous créez votre modèle, assurez-vous de pouvoir vous déplacer à chaque étape si nécessaire. Vous constaterez peut-être que certaines parties du modèle peuvent être consolidées, déplacées et réorganisées pour rendre le système plus efficace. Assurez-vous également que les étiquettes associées à chaque étape, le cas échéant, peuvent être déplacées facilement avec l'étape.
- 2Commencez par le début du processus et suivez la séquence. Commencez par inclure le point de départ du processus en haut à gauche de la plate-forme que vous utilisez pour illustrer le processus. Identifiez chaque étape suivante, y compris les décisions entre elles, et placez ces étapes dans l'ordre à partir de la première. Vérifiez chaque étape au fur et à mesure que vous l'ajoutez pour vous assurer qu'il n'y a aucune étape entre cette étape et la précédente. Continuez jusqu'à ce que vous ayez atteint la sortie du processus métier. Pour l'exemple précédent, vos étapes peuvent être les suivantes:
- Commande client (événement) pour traiter la commande (une activité) pour vérifier le crédit (une activité) à créditer? (une passerelle de décision).
- Si le crédit du client n'est pas vérifié, vous passerez à l'étape contacter le client (activité), en étiquetant la flèche entre les étapes avec une étiquette «non». Ensuite, vous vous déplacez pour annuler la commande (activité).
- Si le crédit du client vérifie (une réponse «oui»), vous passerez à vérifier le stock (activité) et relier les étapes avec une flèche étiquetée «oui». Ensuite, vous vérifieriez le stock dans la passerelle de décision intitulée "stock?".
- Si l'article est en stock, étiquetez la flèche «oui» comme avant et envoyez la commande à l'expédition (une activité).
- Si l'article n'est pas en stock, vous devez vous déplacer pour contacter le client et annuler la commande (les deux activités).
La modélisation de processus est un élément clé de la gestion des processus métier (BPM) et utilise souvent un type d'organisation spécifique connu sous le nom de notation de modélisation de processus métier (BPMN), qui ressemble à un organigramme. - 3Vérifiez votre modèle. Tout d'abord, examinez votre modèle avec un collègue ou un groupe. Examinez-le pour tous les trous potentiels ou les étapes manquées. Ensuite, suivez le processus métier réel et comparez-le à votre modèle. Vous pouvez également exécuter le modèle dans un groupe de discussion ou une réunion pour voir les étapes qui ne suivent pas ou sont laissées de côté.
- 4Identifiez les inefficacités ou les problèmes. Une fois que vous avez parcouru votre modèle pour vous assurer qu'il fonctionne, recommencez à le rechercher pour localiser les zones où les ressources ne sont pas utilisées efficacement ou où les communications ou les étapes qui doivent se produire ne sont pas terminées. Encore une fois, la présence d'un collègue ou d'un groupe de collègues pour vous aider augmente votre capacité à trouver ces problèmes.
- Pour l'exemple précédent, vous vous rendrez peut-être compte que le processus ne permet pas aux clients de savoir que l'article peut être bientôt de nouveau en stock. Cela annule la commande qui pourrait autrement être exécutée dans un délai de quelques jours.
Partie 3 sur 3: Concevoir le futur modèle
- 1Réfléchissez à des améliorations du modèle tel quel. À l'aide de votre liste de problèmes avec le modèle tel quel, identifiez les solutions potentielles aux problèmes. Vous constaterez peut-être que les problèmes peuvent être résolus en vous concentrant sur trois domaines principaux: l'automatisation, la coordination géographique et la suppression des intermédiaires. L'automatisation peut vous aider à réduire les ressources ou le temps requis pour une étape. La coordination géographique peut inclure des étapes d'externalisation pour réduire les coûts ou l'efficacité. Éliminer les intermédiaires implique de réduire le nombre de participants au processus afin de réduire le risque de mauvaise communication ou de réduire les coûts. D'autres domaines pour localiser les améliorations peuvent inclure:
- Informationnel: mesurer plus de données concernant le processus pour trouver des problèmes.
- Séquentiel: réorganiser les étapes.
- Suivi: vous aide à surveiller la progression du processus.
- Analytique: améliore la prise de décision aux passerelles de décision.
- Pour l'exemple précédent, vous pourriez penser à mettre en place un système permettant de vérifier quand un article en rupture de stock sera de nouveau en stock et d'alerter le client sur un délai de livraison estimé.
- 2Identifiez comment les améliorations aideront l'entreprise ou le client. Avant de mettre en œuvre un nouveau système basé sur vos améliorations, assurez-vous que les améliorations aident réellement le client ou l'entreprise, ou les deux. Faire un changement simplement parce que vous le pouvez peut entraîner des coûts supplémentaires inutiles ou davantage d'erreurs de processus.
Ensuite, suivez le processus métier réel et comparez-le à votre modèle. - 3Construisez le futur modèle. Convertissez vos suggestions d'améliorations en étapes et placez-les de manière appropriée dans votre modèle précédent. Pour l'exemple précédent, cela peut inclure la création d'une étape d'activité pour vérifier si l'article sera en stock peu de temps après le stock de décision? et la flèche «non». Cela serait placé avant l'activité «contacter le client» et changerait la sortie de cette activité de faire savoir au client que l'article ne sera pas expédié à lui faire savoir quand il sera expédié et qu'il sera plus tard que prévu.
- 4Implémentez le nouveau modèle. Testez le modèle à l'aide de la méthode précédente, puis implémentez-le dans votre entreprise. Assurez-vous de le tester régulièrement et de le réévaluer pour les inefficacités et les problèmes.
Questions et réponses
- Quel est le modèle des étapes ci-dessus?Les étapes ci-dessus font partie d'un modèle de processus métier utilisant la modélisation séquentielle.
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