Comment tenir la comptabilité d'une petite entreprise?

Il existe un logiciel de comptabilité que vous pouvez acheter qui rendra la comptabilité facile — Si vous ne voulez pas le faire vous-même, il existe un logiciel de comptabilité que vous pouvez acheter qui rendra la comptabilité facile.

La comptabilité est l'acte d'enregistrer vos transactions commerciales quotidiennes. Vous devrez enregistrer l'argent sortant ainsi que l'argent entrant. Parce que la documentation est essentielle, vous devrez vous organiser. Conservez les reçus, les factures et les chèques annulés. Portez une attention particulière à votre petite caisse et pensez à rapprocher vos comptes au moins une fois par mois.

Partie 1 sur 4: configuration de vos comptes fournisseurs

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Conservez une preuve de dépenses professionnelles. Les comptes créditeurs sont le montant d'argent que vous devez à d'autres personnes pour des dépenses professionnelles. Si vous achetez des stocks ou des fournitures, vous devrez alors collecter une preuve de la dépense. Vous aurez également besoin de ces informations plus tard au moment des impôts. Enregistrez les éléments suivants:
- factures
- Reçus
- relevés bancaires
- relevés de carte de crédit
- preuve de paiement
- toute autre preuve documentaire
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Mettre en place une feuille de calcul ou un grand livre. Vous devrez créer une feuille de calcul ou un grand livre électronique sur une feuille de papier. Si vous ne voulez pas le faire vous-même, il existe un logiciel de comptabilité que vous pouvez acheter qui rendra la comptabilité facile.
- Pensez à passer à un système automatisé lorsque vous recevez plus de deux factures par jour ou que vos dépenses augmentent rapidement.
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Créez des colonnes pour les informations nécessaires. Vous allez inclure les informations suivantes sur votre feuille de calcul ou votre grand livre, alors créez une colonne pour chacun:
- Nom du fournisseur
- numéro de compte
- type de dépense (par exemple, fournitures de bureau, services professionnels, etc.)
- date à laquelle vous avez reçu la facture
- montant que vous devez
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Publiez des informations quotidiennement. Il est important de ne pas négliger les comptes fournisseurs et d'oublier de les inclure dans votre feuille de calcul. Prenez l'habitude de publier des informations quotidiennement.
- Si vous avez peu de dépenses, vous voudrez peut-être publier uniquement une fois par semaine ou par mois, mais il est essentiel que vous vous souveniez de développer une routine.
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Payez vos factures en temps opportun. N'oubliez pas de payer vos factures fréquemment, une semaine est idéale. N'attendez pas la date d'échéance. Au lieu de cela, donnez-vous quelques jours avant la date limite.
- Payer ses factures à l'avance est un bon moyen de maintenir des relations efficaces avec vos fournisseurs.
- Cependant, si vous avez été embauché par une entreprise pour travailler comme comptable, payer à temps est une nécessité pour conserver votre emploi.

Ils peuvent s'additionner rapidement pour une petite entreprise — Bien que les montants puissent sembler faibles, ils peuvent s'additionner rapidement pour une petite entreprise.

Partie 2 sur 4: configurer vos comptes clients

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Créer un modèle de facture. Vous voulez que votre facture soit claire afin que les clients paient le plus rapidement possible. Incluez les informations suivantes sur votre facture:
- vos coordonnées professionnelles
- le logo de votre entreprise (le cas échéant)
- des conditions de paiement claires, telles que «le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de la facture»
- détail sur les spécificités de votre service
- heures travaillées
- le nom auquel un chèque doit être libellé (particulièrement important si vous opérez sous un nom commercial fictif)
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Conservez la preuve de paiement et d'autres documents. Tout comme vous documentez vos dépenses, documentez également vos comptes débiteurs. Conservez les éléments suivants et créez des copies électroniques si possible:
- factures
- chèques annulés
- autre preuve de paiement
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Créez une feuille de calcul ou un grand livre. Vous avez besoin de quelque chose pour entrer les informations de vos comptes clients. Choisissez une feuille de calcul ou un grand livre. Pensez également à utiliser un logiciel. Vous pouvez utiliser le même logiciel pour les comptes clients que vous utilisez pour les comptes fournisseurs.
- Si vous recevez 5 à 10 factures par semaine, vous devriez envisager d'automatiser le système.
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Insérez des colonnes pour les informations sur les comptes clients. Configurez des colonnes pour les informations suivantes sur votre feuille de calcul ou votre grand livre:
- nom du client
- date de la facture
- numéro de facture
- montant dû
- date d'échéance
- montant en souffrance
- date de réception du paiement
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Publiez régulièrement des informations dans vos registres. Prenez l'habitude de maîtriser les montants que vos clients vous doivent. Vous devez enregistrer régulièrement les comptes clients, ce qui dépendra de la taille de votre entreprise. La clé est d'avoir une habitude cohérente afin de ne pas oublier.
- Si vous recevez plusieurs factures par jour, la publication quotidienne est une bonne idée.
- Cependant, si vous n'avez que quelques grosses factures par mois, vous voudrez peut-être les publier mensuellement ou hebdomadairement.
- Néanmoins, si vous enregistrez les comptes fournisseurs quotidiennement, vous devriez prendre l'habitude de revoir les comptes clients en même temps.
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Suivi des retards de paiement. Un comptable doit également retrouver les clients qui n'ont pas payé à temps.<> Vous devrez envoyer des lettres appropriées indiquant au client que sa facture est due.
- Si vous constatez que les clients ne paient pas l'entreprise, vous voudrez peut-être discuter avec le propriétaire de la possibilité de donner aux clients plus d'options pour effectuer le paiement. Par exemple, l'entreprise pourrait accepter les cartes de crédit.

Vous devriez demander à d'autres propriétaires d'entreprise qui ils utilisent comme comptable et s'ils recommanderaient la personne.

Partie 3 sur 4: documenter la petite caisse

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Établir le solde de départ. Vous pouvez rapidement perdre de vue où est passée votre petite caisse si vous ne tenez pas des registres précis. En conséquence, commencez par un solde initial. Rendez-le suffisamment petit pour que vos employés ne soient pas tentés de le voler, mais suffisamment grand pour qu'il puisse couvrir des dépenses raisonnables.
- La plupart des petites entreprises peuvent se débrouiller avec 37 à 200€ en petite caisse.
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Exiger des reçus. Tenez des registres minutieux de ce à quoi la petite caisse est dépensée. Exigez de vos employés qu'ils fournissent des reçus de tous les achats effectués avec la petite caisse. Ayez un dossier où vous rangez les reçus et prenez l'habitude d'organiser les reçus sur une base hebdomadaire.
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Créer un journal. Vous devez également tenir un journal avec vos reçus. Vous avez besoin du journal car tous les achats n'auront pas de reçu. Sur le journal, notez le montant prélevé sur la petite caisse et ce qui a été dépensé. Entrez les informations immédiatement.
- Par exemple, si vous avez retiré 15€ pour acheter de nouveaux stylos pour le bureau, vous devez saisir les informations dès que vous retirez l'argent de la petite caisse. S'il vous reste de l'argent, enregistrez que vous remettez de l'argent dans la petite caisse.
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Reconstituer en écrivant un chèque à vous-même. C'est un bon moyen de documenter les transferts d'argent. Vous pouvez conserver une copie du chèque annulé indiquant le compte à partir duquel vous avez transféré de l'argent. Ne vous contentez pas de prendre de l'argent dans votre propre portefeuille et de le jeter dans la petite caisse.
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Entrez les informations de la petite caisse avec précision sur votre bilan. Considérez la petite caisse comme un atout dans vos états financiers. Ne négligez pas de l'enregistrer avec précision. Bien que les montants puissent sembler faibles, ils peuvent s'additionner rapidement pour une petite entreprise.

Partie 4 sur 4: rapprocher vos comptes

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Tenir des registres pour tous les comptes financiers. Vous pouvez avoir plusieurs comptes bancaires professionnels. Par exemple, les petites entreprises ont généralement un compte courant pour payer les factures et un compte d'épargne pour économiser de l'argent pour payer l'impôt sur le travail indépendant. Vous devez également créer un grand livre ou une feuille de calcul pour chacun de vos grands comptes.
- Tenir ce registre vous permettra de surveiller l'état actuel de votre entreprise. Vous n'aurez pas à attendre le relevé bancaire mensuel pour voir si votre entreprise est insolvable ou prospère.
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Réconciliez vos livres. Vous devez vous assurer que votre enregistrement mensuel des dépenses est le même que celui qui apparaît sur vos relevés bancaires. Cela signifie analyser votre relevé bancaire et vos comptes pour vous assurer que les mêmes transactions apparaissent sur chacun.
- Le rapprochement est un bon moyen de détecter les erreurs, les vôtres ou celles de la banque. Si la banque fait une erreur, vous pouvez la contacter. Partagez tous les documents dont vous disposez (reçus, chèques annulés).
- Vous pouvez également détecter les activités frauduleuses grâce au rapprochement. Par exemple, un employé peut avoir retiré de l'argent du compte courant sans vous le dire.
- Effectuer la réconciliation mensuellement. Si vous attendez trop longtemps, il sera plus difficile de vous réconcilier. De plus, vous n'attraperez pas les transactions frauduleuses en temps opportun.
CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: lorsque vous préparez la comptabilité d'une petite entreprise, utilisez le bilan comme un contrôle pour aider à l'exactitude des livres. Par exemple, lorsque vous examinez le bilan, vous devriez avoir une idée des profits et des pertes de l'entreprise, ainsi que des soldes des prêts à la fin et du montant que le propriétaire a investi dans l'entreprise par rapport au montant qu'il a retiré.
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Rencontre avec le comptable. Vous devrez peut-être rencontrer le comptable de l'entreprise une fois par mois pour passer en revue les livres. Le comptable peut identifier tous les enregistrements qui ne sont pas clairs ou inexacts, et vous pouvez en parler.

Pour tenir la comptabilité d'une petite entreprise, commencez par créer une feuille de calcul pour les comptes créditeurs avec des colonnes contenant des informations telles que le nom du fournisseur, le type de dépense et le montant que vous devez.

Conseils

À un moment donné, vous devrez peut-être embaucher un comptable ou sous-traiter votre fonction de comptabilité à quelqu'un d'autre. Vous devriez demander à d'autres propriétaires d'entreprise qui ils utilisent comme comptable et s'ils recommanderaient la personne. Il existe des fournisseurs de tenue de livres en ligne que vous devriez rechercher.
Lorsque vos revenus dépassent 0,70 million d'euros, vous devrez peut-être embaucher un comptable interne pour votre entreprise.
La Small Business Administration (SBA) des États-Unis propose un cours d'introduction en ligne gratuit à la comptabilité: https://sba.gov/tools/sba-learning-center/training/introduction-accounting.

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