Comment protéger votre compte bancaire professionnel contre la fraude?
De la prise de contrôle de compte d'entreprise aux e-mails compromis, aux chèques frauduleux et aux débits ACH non autorisés, il existe de nombreuses passerelles permettant à un fraudeur d'essayer de mettre la main sur l'argent de votre compte bancaire professionnel.
De la prise de contrôle de compte d'entreprise aux e-mails compromis, aux chèques frauduleux et aux débits ACH non autorisés, il existe de nombreuses passerelles permettant à un fraudeur d'essayer de mettre la main sur l'argent de votre compte bancaire professionnel. Le respect de ces bonnes pratiques vous aidera à atténuer le risque de fraude sur votre compte bancaire professionnel.
Partie 1 sur 3: Protéger votre compte contre la reprise de compte d'entreprise
- 1Limitez l'accès à vos comptes bancaires commerciaux en ligne à ceux qui en ont absolument besoin. Il peut être tentant de fournir un accès en ligne à vos comptes à la multitude de personnes qui aident avec les finances de votre entreprise, telles que les comptables, le personnel de la paie et d'autres professionnels financiers de votre organisation. Gardez à l'esprit que plus vous accordez d'accès à vos comptes, plus les informations de votre compte risquent de tomber entre de mauvaises mains.
- S'il est essentiel de ne pas trop accorder l'accès à vos comptes, il est également important de s'assurer que plusieurs personnes surveillent régulièrement vos comptes. La surveillance quotidienne de vos comptes par au moins 2 personnes aidera à éviter les cas de détournement de fonds ou d'autres activités louches que vous ne pourriez pas découvrir autrement tant que votre compte n'a pas été vidé.
- 2Maintenez des postes de travail sécurisés dédiés à l'activité bancaire en ligne uniquement. Ceci est particulièrement crucial si votre entreprise utilise des services liés à la gestion de la trésorerie, tels que la possibilité d'initier des virements électroniques et / ou de soumettre des fichiers ACH à votre banque pour traitement.
- En limitant toute utilisation d'Internet aux services bancaires en ligne uniquement, vous pouvez réduire considérablement le risque que votre ordinateur soit infecté par des logiciels malveillants ou des virus qui peuvent s'infiltrer dans votre ordinateur et voler les informations de connexion de votre compte par le biais de l'enregistrement de clés ou d'autres moyens malveillants.
- 3Gardez à jour le système d'exploitation de votre ordinateur et la protection antivirus. Les pirates informatiques détectent rapidement les vulnérabilités des systèmes d'exploitation, donc vous assurer que vous disposez toujours de la dernière version de ces systèmes et de la protection antivirus vous aidera à réduire la possibilité que les fraudeurs puissent compromettre votre ordinateur.
- 4Méfiez-vous des demandes reçues par e-mail pour envoyer des virements électroniques ou ACH, même si vous faites confiance à l'adresse e-mail qui vous a envoyé la demande. Les entreprises du monde entier perdent des centaines de millions de dollars chaque année à cause de ces types de demandes par courrier électronique, et vous, en tant qu'entreprise, assumez souvent la perte de fraude liée à l'envoi de virements électroniques frauduleux ou de crédits ACH, et non à votre banque.
- Utilisez l'authentification hors bande pour vérifier la légitimité de toutes les demandes que vous recevez pour envoyer des fonds. L'authentification hors bande consiste simplement à vérifier par un autre moyen que la manière dont vous avez reçu la demande avec l'émetteur de la demande. Des exemples d'authentification hors bande peuvent inclure le suivi d'un appel téléphonique, d'un message texte, d'un message instantané, d'un fax ou de tout autre type de vérification sécurisée disponible pour votre organisation. Bien que cela puisse sembler exagéré, la première fois que vous évitez d'envoyer un virement bancaire frauduleux pour des dizaines de milliers de dollars, vous vous rappellerez la valeur de prendre ces mesures de sécurité supplémentaires.
Le respect de ces bonnes pratiques vous aidera à atténuer le risque de fraude sur votre compte bancaire professionnel.
Partie 2 sur 3: Protéger votre compte contre les transferts de fonds frauduleux
- 1Utiliser la double vérification / approbation pour toutes les demandes de transfert de fonds, y compris les demandes de virement bancaire et les virements ACH. La double vérification est offerte par presque toutes les banques et empêche les utilisateurs de vos comptes bancaires en ligne de soumettre eux-mêmes des virements de fonds sans obtenir l'approbation d'un autre utilisateur disposant des pouvoirs suffisants pour approuver la demande.
- Même si vous n'êtes pas préoccupé par le fait qu'un employé devienne un voyou, exiger une double vérification peut détecter des cas où les informations de connexion en ligne d'un employé sont compromises par des fraudeurs.
- 2Demandez un accès tokenisé à votre compte, si disponible. L'accès à jeton est généralement accordé aux clients professionnels qui utilisent des services de gestion de trésorerie plus avancés, tels que les virements électroniques et ACH, et il nécessite qu'un jeton (similaire à une clé USB) soit saisi à chaque fois que vous vous connectez à votre compte. Le jeton fournira un nouveau mot de passe à usage unique pour chaque connexion.
- 3Demandez à votre banque une authentification hors bande pour les virements électroniques et les soumissions de fichiers ACH. Si votre banque propose ce service, elle ne débloquera aucun virement bancaire ni aucune soumission de fichier ACH qu'elle recevra de votre part tant que vous n'aurez pas confirmé par un autre moyen que les virements peuvent être envoyés. L'authentification hors bande est généralement effectuée au moyen d'un rappel, d'un appel, d'un fax ou d'une soumission de message sécurisé dans lequel vous vérifiez le montant en dollars du transfert, le nombre d'éléments dans le fichier (pour les fichiers ACH), et d'autres informations applicables.
La plupart des transactions sur les comptes professionnels ne peuvent pas être retournées par votre banque au plus tard le jour ouvrable suivant après leur publication sur votre compte.
Partie 3 sur 3: Protéger votre compte contre les chèques frauduleux et les débits ACH
- 1Utilisez une rémunération positive. Presque toutes les banques proposent un service appelé Positive Pay, qui est l'un des meilleurs moyens de défense contre les prélèvements frauduleux sur votre compte. Il existe de nombreuses variantes de Positive Pay, mais le service permet essentiellement à un utilisateur autorisé de votre entreprise de passer en revue les chèques, les débits ACH et autres transactions inscrits sur votre compte pour vérifier qu'ils sont bien autorisés. S'il y a des débits non autorisés, ils peuvent être marqués pour être retournés et votre banque pourra retourner le débit frauduleux à l'expéditeur.
- Tous les débits ACH interentreprises ont des délais d'exécution très limités pour déposer des réclamations pour fraude, et si vous n'examinez que les relevés bancaires de votre compte professionnel tous les mois, vous risquez de vous retrouver responsable jusqu'à un mois de transactions frauduleuses. Vous devez signaler les transactions ACH interentreprises frauduleuses à votre banque au plus tard le jour ouvrable suivant leur présentation au paiement afin d'éviter toute responsabilité dans la plupart des cas. Vérifiez auprès de votre banque ou examinez les conditions générales de votre compte pour vérifier toute stipulation ou exigence supplémentaire en matière de signalement de fraude.
- 2Évitez de faire des chèques, si possible. Chaque fois qu'un chèque est radié de votre compte professionnel, vous donnez accès à votre nom commercial, adresse, nom de banque, numéro d'acheminement bancaire et numéro de compte bancaire professionnel - tous les outils nécessaires pour que les fraudeurs envoient des débits non autorisés sur votre compte ou créer des chèques frauduleux.
- Si votre entreprise doit émettre des chèques, assurez-vous d'utiliser des outils de prévention de la fraude supplémentaires tels que Positive Pay pour surveiller votre compte au quotidien.
- 3Utiliser l'origination ACH pour la paie et autres créances et dettes. La création d'ACH pour la paie et les autres comptes créditeurs aidera à sécuriser votre numéro de compte et vos informations de compte et réduira également le temps flottant. Vérifiez auprès des équipes de gestion de la trésorerie ou de gestion de la trésorerie de votre banque pour obtenir plus d'informations sur la façon dont votre entreprise peut utiliser au mieux l'origination ACH.
Le signalement en temps opportun de la fraude à votre banque aidera à réduire, voire à éliminer votre responsabilité pour toute perte due à la fraude.
- Le suivi quotidien de votre compte ne saurait être suffisamment souligné. La plupart des transactions sur les comptes professionnels ne peuvent pas être retournées par votre banque au plus tard le jour ouvrable suivant après leur publication sur votre compte. Le signalement en temps opportun de la fraude à votre banque aidera à réduire, voire à éliminer votre responsabilité pour toute perte due à la fraude.
- Signalez immédiatement toute activité non autorisée, y compris les transactions frauduleuses, à votre banque. Plus rapidement l'activité est signalée à votre banque, plus vite votre banque sera en mesure de répondre et d'aider à fermer ou à geler l'accès à votre compte, ou à tenter de récupérer les fonds perdus.
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