Comment organiser les reçus?

Si vous utilisez un classeur pour organiser vos reçus — Par exemple, si vous utilisez un classeur pour organiser vos reçus, vous pouvez organiser vos intercalaires par année.

Organiser les reçus peut sembler une tâche ardue, surtout si vous avez des feuillets papier partout dans votre maison. Bien qu'il n'y ait pas de bonne ou de mauvaise façon de trier vos reçus, vous pouvez essayer d'expérimenter différentes méthodes d'organisation pour voir celle qui convient le mieux à votre foyer ou à votre bureau. Si vous souhaitez conserver des reçus papier, rassemblez-les et triez-les dans une seule zone. Si vous préférez trier et accéder plus facilement à vos feuillets, utilisez plutôt un ordinateur ou un smartphone pour les organiser.

Méthode 1 sur 2: collecte des reçus papier

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Parcourez régulièrement vos reçus pour qu'ils ne s'empilent pas. Sur une base hebdomadaire ou mensuelle, triez vos reçus et jetez ceux dont vous n'avez pas besoin. En règle générale, conservez les factures médicales, les relevés de carte de crédit, les relevés bancaires et autres factures génériques pendant environ 1 an.
- Cette règle ne s'applique pas aux fichiers importants tels que les déclarations de revenus, les relevés de compte et les dépôts de prêts. Gardez-les sous la main.
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Rangez vos reçus dans un classeur ou un classeur. Si vous n'avez pas beaucoup de reçus, gardez-les dans un classeur. Remplissez le classeur de feuilles de protection, puis glissez les reçus dans les protecteurs. Si vous avez de nombreux reçus, un classeur est une meilleure solution de rangement,
- Pour ajouter une couche supplémentaire d'organisation, utilisez des séparateurs d'onglets étiquetés pour mieux trier et organiser vos reçus.
- Si votre ménage est petit, un classeur de 1 à 1¹ ⁄ ₂ po (2,5 à 3,8 cm) fonctionnera bien. Cependant, si vous travaillez pour une entreprise, un classeur de 7,6 cm (3 po) pourrait être préférable.
- L'utilisation de séparateurs étiquetés vous permet d'organiser vos reçus par catégorie, date ou nom.
Par exemple, vous pouvez étiqueter vos reçus d'épicerie avec une étiquette verte et vos reçus d'essence avec une étiquette bleue.
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Triez vos reçus par ordre chronologique pour suivre vos dépenses. Utilisez un système d'étiquetage qui vous aide à parcourir vos reçus par date. Étiquetez vos séparateurs ou dossiers d'onglets avec différents incréments de temps, afin que vous puissiez accéder plus facilement à certains reçus. Essayez de trier vos fichiers par année si vous n'avez pas beaucoup de reçus ou si vous faites partie d'un petit ménage. Si vous gérez une grande entreprise ou organisation, vous devrez peut-être organiser vos reçus par mois ou par semaine.
- Par exemple, si vous utilisez un classeur pour organiser vos reçus, vous pouvez organiser vos intercalaires par année. Si vous utilisez un classeur, vous pouvez utiliser des dossiers individuels pour représenter chaque mois de l'année.
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Organisez vos reçus par catégorie pour voir combien vous dépensez pour quoi. Avant de placer vos anciens reçus dans des protège-feuilles ou des chemises, triez vos feuillets en différentes piles afin que vous puissiez avoir une idée de combien vous dépensez pour certains articles. Une fois que vous avez trié vos fichiers, arrangez et distribuez les reçus à leurs emplacements appropriés.
- Par exemple, si vous gardez une trace des dépenses du ménage, vous pouvez trier vos reçus en catégories telles que l'épicerie, l'argent de l'essence, les vêtements et autres nécessités.
- Si vous gérez une entreprise plus importante, vous pouvez trier vos reçus par banque, comptes de crédit et paiements d'assurance.
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Organisez vos reçus par nom si vous aimez les choses par ordre alphabétique. Choisissez différentes catégories ou groupes à utiliser pour votre système de classement qui vous conviennent. Si vous venez d'un grand ménage ou travaillez pour une entreprise, vous aurez peut-être plus de facilité à trier les reçus en fonction des noms des membres de votre ménage ou de vos collègues.
- Triez les reçus par ordre alphabétique dans un dossier plus grand. Par exemple, si vous aviez une catégorie appelée «Dépenses alimentaires», vous pourriez trier vos reçus comme ceci: Applebees, Bob's Bakery, Burger King, etc.

Créez des sous-dossiers plus spécifiques qui peuvent vous aider à organiser — Dans ces grands dossiers, créez des sous-dossiers plus spécifiques qui peuvent vous aider à organiser et à classer vos reçus plus en détail.

Méthode 2 sur 2: télécharger vos reçus numériquement

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Scannez vos anciens reçus afin de pouvoir les recycler. Investissez dans un petit scanner sur lequel vous pourrez passer vos anciens reçus. Créez un centre d'opérations près de votre ordinateur ou de votre ordinateur portable, puis consacrez un peu de temps chaque semaine ou chaque mois à la numérisation et au téléchargement de vos reçus sur une interface numérique. Ne jetez aucun reçu papier tant que vous ne les avez pas numérisés avec succès sur votre ordinateur ou votre ordinateur portable.
- Si vous n'avez pas de scanner sous la main, téléchargez plutôt une application de numérisation sur votre téléphone. Utilisez cette application pour numériser une image du reçu dès que vous le recevez. Certaines applications intéressantes sur le marché sont Scannable, Scanner Pro, CamScanner et Genius.
- Pour un accès et une récupération plus faciles, essayez de convertir toutes vos numérisations dans un format de fichier PDF.
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Triez vos numérisations dans des dossiers et sous-dossiers numériques. Créez des dossiers numériques avec des en-têtes clairs et efficaces. Si vous disposez d'un système de classement chronologique, créez des dossiers étiquetés par mois ou par année. Si vous disposez d'un système de classement alphabétique, envisagez de créer des dossiers basés sur une lettre. Dans ces grands dossiers, créez des sous-dossiers plus spécifiques qui peuvent vous aider à organiser et à classer vos reçus plus en détail.
- Par exemple, si vous utilisez un système de classement par catégories, étiquetez l'un de vos dossiers comme «Épicerie». Dans ce dossier, créez des sous-dossiers qui correspondent à différents magasins.
- Si vous utilisez un système de classement chronologique, vous pouvez avoir un dossier intitulé «2020», puis des sous-dossiers intitulés janvier, février, etc.
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Étiquetez vos fichiers par date afin de pouvoir y accéder rapidement. Pensez à une abréviation efficace qui vous permettra de trouver et de référencer facilement le reçu plus tard. Si vous préférez un système de classement chronologique, indiquez l'année, suivie de la date précise. Si vous aimez le classement par catégorie, vous pouvez étiqueter le reçu avec le nom du magasin et la date de l'achat. Expérimentez avec différents noms d'étiquettes jusqu'à ce que vous trouviez un système qui fonctionne le mieux pour vous et votre ménage.
- Par exemple, vous pouvez étiqueter des fichiers individuels comme: "Jan_04_2019" ou vous pouvez essayer quelque chose comme "Supermarket_Jan_04".
- Si vous préférez un système de classement par catégorie ou par ordre alphabétique, vous pouvez étiqueter vos dossiers comme «Albertson Grocery Run 14» ou quelque chose de similaire.
- Certains ordinateurs vous permettent d'étiqueter et d'étiqueter les fichiers par couleur. Si votre ordinateur ou ordinateur portable dispose de cette fonctionnalité, essayez de l'utiliser pour mieux trier vos reçus. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos reçus d'épicerie avec une étiquette verte et vos reçus d'essence avec une étiquette bleue.
Si vous avez beaucoup de reçus, un classeur est une meilleure solution de stockage.Pour ajouter une couche supplémentaire d'organisation, utilisez des séparateurs à onglets étiquetés pour mieux trier et organiser vos reçus.
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Créez une sauvegarde sur votre ordinateur pour protéger et sécuriser vos analyses. Prenez une clé USB vide et insérez-la dans votre ordinateur ou votre ordinateur portable. Utilisez votre curseur pour copier et coller vos fichiers de reçus de l'ordinateur sur la clé de stockage. Essayez de mettre à jour cette clé de stockage tous les quelques mois afin d'avoir une sauvegarde à jour de vos reçus.
- Un disque dur externe pourrait également fonctionner pour cela.
Variante: téléchargez une application de numérisation de reçus si vous ne souhaitez pas utiliser votre ordinateur. Recherchez des applications mobiles dotées d'une fonction de numérisation et vous permettent d'enregistrer vos reçus téléchargés dans l'application. Avec ce type de système en place, vous pouvez numériser et trier vos reçus en déplacement. Certaines applications populaires de numérisation de reçus sont Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave et Certify Expense.

Les choses dont vous aurez besoin

Collecte des reçus papier

Liant
Protecteur de feuille
Séparateurs à onglets
Classeur
Dossiers de fichiers

Télécharger vos reçus numériquement

Scanner ou téléphone appareil photo
Ordinateur ou ordinateur portable
clé USB

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