Comment comptabiliser les acomptes?
Si un client effectue un paiement anticipé, vous devrez l'enregistrer différemment des paiements réguliers, car il compte techniquement comme un passif. Tout d'abord, créez un nouveau compte appelé «Dépôts client» ou «Ventes prépayées» si vous n'en avez pas déjà un. Ensuite, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts Clients du montant de l'acompte. Lorsque les travaux sont terminés, facturez le client avec l'acompte soustrait du coût total. Pour plus de conseils de notre co-auteur financier, y compris sur la manière de comptabiliser les paiements anticipés dans les rapports de l'entreprise, lisez la suite.
Comment puis-je comptabiliser les paiements anticipés lorsque je les ai payés mais qu'ils se déroulent l'année prochaine?
Recevoir et comptabiliser les paiements anticipés d'un client est une tâche qui nécessite une attention particulière à la manière dont les écritures sont effectuées dans les registres comptables d'une entreprise. Le processus implique généralement de qualifier le type de paiement reçu, puis de compléter les écritures dans le grand livre général afin qu'une fois les biens et services liés au paiement facturés, ce paiement puisse être appliqué correctement. Bien que le processus exact varie légèrement en fonction de la proximité avec laquelle l'entreprise utilise les principes comptables généralement reconnus, quelques étapes spécifiques sont très susceptibles d'être utilisées lors de la comptabilisation de ces paiements anticipés.
Partie 1 sur 3: classification du paiement anticipé
- 1Qualifiez le type de paiement anticipé. Cela dépend si les biens ou services ont été livrés ou non. L'acompte est classé comme produit gagné si le paiement concerne des biens et services qui ont été partiellement ou totalement livrés au client, mais qui n'ont pas encore été facturés.
- Le paiement anticipé est classé comme revenu non gagné si le paiement concerne des biens et services qui seront livrés et facturés à une date ultérieure, étant donné que le vendeur n'a pas encore fourni d'avantages à l'acheteur.
- 2Créer un compte spécial dans le journal comptable de l'entreprise. Nommez-le "Dépôts client" ou "Ventes prépayées". Vous pourriez penser qu'un dépôt client serait un revenu direct, mais puisque vous «devez» quelque chose au client, c'est en fait un passif pour l'entreprise.
- 3Reliez le paiement anticipé à un compte client. S'il s'agit d'un nouveau client, créez un compte client dans la comptabilité. Le détail des revenus gagnés ou non gagnés doit également être affiché dans ce compte, en attendant d'autres actions telles que le traitement de la commande et la création de la facture pour cette commande.
- Par exemple, vous créeriez un compte appelé "Smith Metal Technology".
Ensuite, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts Clients du montant de l'acompte.
Partie 2 sur 3: comptabilisation des dépôts des clients
- 1Enregistrez le montant de l'acompte du client. Dans votre journal comptable, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts Clients du même montant. Les débits augmentent les dépenses, les actifs tels que la trésorerie ou l'équipement et les comptes de dividendes. Les crédits diminuent ces comptes et augmentent les comptes de passif et de capitaux propres.
- Par exemple, lorsque Smith Metal Technology effectue un dépôt de 750€, débitez les espèces de 750€ et créditez les dépôts des clients de 750€
- 2Une fois les travaux terminés, envoyez une facture au client. Notez sur la facture le montant de l'acompte précédemment versé et soustrayez-le du montant total dû. Les revenus peuvent être reconnus lorsque les travaux sont terminés et que le client a été facturé, et non lorsque l'argent est reçu.
- Par exemple, si la facture totale est de 3730€, déduisez l'acompte de 750€ pour totaliser 2990€ dus.
- 3Enregistrez la transaction dans votre journal comptable. Les revenus sont crédités de 3730€, les comptes clients sont débités de 2990€ et les dépôts des clients sont débités de 750€. C'est ainsi que vous enregistrez les revenus pour l'entreprise - en convertissant un passif (travail dû) en un actif (comptes débiteurs).
Si vous déclarez en utilisant la comptabilité de caisse, tous les paiements seront débités sur le compte d'actif (bancaire) et crédités sur le compte de revenu (revenu régulier).
Partie 3 sur 3: publication dans les rapports de l'entreprise
- 1Postez le paiement anticipé. Ce sera sur le bilan ou le compte de résultat en fonction de la classification des paiements (qui est basée sur le fait qu'un pourcentage du travail/service a déjà été fourni ou non). S'il est classé en «revenus d'exploitation», le montant peut être inscrit au bilan de l'entreprise en tant que passif sous la ligne revenus/produits d'exploitation. Une notation qui relie les revenus au numéro de compte du client spécifique facilitera le déplacement du solde une fois la facture créée.
- Par exemple, sur le bilan, vous auriez une ligne indiquant les revenus non gagnés, 750€ Smith Metal Technology, numéro de compte 589.
- Les revenus gagnés peuvent être comptabilisés dans le compte de résultat de l'entreprise, une fois qu'une facture a été envoyée.
- 2Terminez les transactions une fois la facture validée. Cela déplacera les revenus non gagnés du bilan, car ils peuvent désormais être comptés comme un paiement sur un numéro de facture spécifique trouvé dans les comptes créditeurs ouverts et considérés comme faisant partie des créances pour la période. Les revenus gagnés de la même manière peuvent être transférés d'un poste en souffrance sur le compte de résultat appliqué au solde de la facture.
- Le compte de résultat indiquerait "Chiffre d'affaires 3730€" une fois les travaux terminés et la facture envoyée.
- 3Gardez de bons dossiers. Les copies papier de tous les documents liés à chaque paiement client doivent être conservées pendant au moins un an jusqu'à ce que vos comptes aient été vérifiés et vos impôts déposés. Ensuite, vous pouvez enregistrer la documentation électroniquement pendant au moins sept ans.
Pour la base d'exercice, un acompte reçu est enregistré avec un débit au compte d'actif (Banque) et un crédit au compte de passif (Dépôts de la clientèle).
- De nombreux progiciels de comptabilité incluent des processus automatisés pour la comptabilisation des acomptes selon les principes comptables reconnus. Pour gérer la comptabilisation, il suffit d'entrer le montant du paiement, de le classer comme revenu gagné ou non gagné et de le relier à un client spécifique. Le logiciel effectue ensuite les écritures nécessaires sur les feuilles et relevés comptables appropriés.
- Des méthodes légèrement différentes peuvent être utilisées dans différentes parties du monde. Une approche consiste à créer ce que l'on appelle une facture en attente ou anticipée et à répertorier le paiement anticipé en tant que crédit sur cette facture. Une fois que les biens et services ont été débités de la facture, le crédit est appliqué et le client reçoit une facture qui reflète un solde nul ou tout solde restant que l'acompte n'a pas couvert.
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Questions et réponses
- Les paiements anticipés sont-ils présentés à la fois comme un actif et comme un passif?Les paiements anticipés seront débités de l'actif (bancaire) et crédités du passif (dépôt du client) si vous déclarez en utilisant la comptabilité d'exercice. Cela apparaît comme un lavage, car vous n'avez pas encore gagné le revenu. Si vous déclarez en utilisant la comptabilité de caisse, tous les paiements seront débités sur le compte d'actif (bancaire) et crédités sur le compte de revenu (revenu régulier). La base de caisse ne montre pas le lavage, car au moment où vous le recevez, il est considéré comme un revenu, qu'il s'agisse d'un acompte ou non.
- Qu'est-ce que j'envoie à un client qui effectue un paiement anticipé?Je mettrais à jour la facture pour indiquer le montant et la date du paiement anticipé, reflétant le solde dû. Si aucun solde n'est dû, cela doit être indiqué. S'il y a un solde dû, le montant restant dû et la date (ou lors de la livraison/de l'achèvement) doivent être notés à côté. Si vous préférez, vous pouvez simplement écrire un reçu, spécifier le paiement (partiel/complet) pour le numéro de facture, avec le solde dû (le cas échéant, noté dessus). Avec l'option reçu, c'est toujours une bonne idée de joindre à la facture. Le client doit également avoir une copie de la facture et du reçu.
- J'ai envoyé au client la facture pour un paiement anticipé. Dois-je enregistrer cette facture ou attendre un paiement?Il est préférable d'enregistrer les factures lorsque vous les imprimez (faites) pour minimiser les erreurs et la confusion ultérieure. Cependant, l'enregistrement du paiement reçu est le plus important. La façon dont vous enregistrez dépendra de la comptabilité de caisse ou de la comptabilité d'exercice. Il est beaucoup plus facile pour un novice d'acheter un programme de comptabilité qui gérera tout le traitement pour vous, lorsque vous créez une facture, recevez un acompte, payez une facture fournisseur, prépayez votre assurance responsabilité civile annuelle, etc.
- J'ai collecté 26100€ d'avance auprès d'un client. Comment l'enregistrer dans le journal?Pour la base d'exercice, un acompte reçu est enregistré avec un débit au compte d'actif (Banque) et un crédit au compte de passif (Dépôts de la clientèle). La plupart des applications informatiques le feront automatiquement et un peu différemment, tant que vous enregistrez d'abord une facture, puis enregistrez comme acompte sur cette facture. Pour la base de trésorerie, lorsque vous recevez les fonds, débitez l'actif (Banque) et créditez le compte de revenu (Revenu régulier). S'il ne s'agit que d'un paiement partiel à l'avance, assurez-vous de le noter. Encore une fois, la plupart des applications informatiques vont correctement allouer et suivre.
- Quelle date doit être utilisée pour enregistrer la vente?Vous devez utiliser la date à laquelle vous avez effectué la vente, soit à crédit, soit au comptant. Vous devez facturer lorsque la propriété ou le risque des marchandises a été transféré.
Questions sans réponse
- Comment puis-je comptabiliser les paiements anticipés lorsque je les ai payés mais qu'ils se déroulent l'année prochaine?
Les commentaires (1)
- Bon travail! Bien recherché.
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