Comment écrire une lettre de bureau?

Pour écrire une lettre de bureau, commencez par une formule de salutation telle que «Cher», suivie du nom du destinataire et de deux points.

Les lettres de bureau, également appelées lettres commerciales, sont une forme de communication écrite utilisée pour fournir des informations de nature professionnelle. Parce que les lettres de bureau reflètent à la fois l'auteur et l'organisation dans son ensemble, il est important que ces lettres soient de nature formelle, courtoise et professionnelle.

Partie 1 sur 5: mise en forme de votre lettre

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Décidez du format que vous utiliserez. Il existe trois formats courants à utiliser: bloc, bloc modifié et semi-bloc. Le format de bloc signifie que tous les éléments de la lettre sont alignés à gauche de la page, le bloc modifié permet de déplacer certains éléments vers la droite et le demi-bloc est aligné à gauche mais chaque paragraphe est en retrait.
- Le format bloc est le format le plus formel et le plus largement utilisé. Si vous n'êtes pas sûr du type de format à utiliser, c'est le meilleur choix.
- Gardez à l'esprit que différentes organisations utilisent différentes techniques de formatage, soyez donc flexible dans votre formatage si nécessaire.
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Choisissez une police. La norme de sélection de polices est Times New Roman, 12 points. Arial est également considérée comme une police acceptable. La chose importante à retenir n'est pas seulement la lisibilité de la lettre, mais aussi qui est votre public.
- Par exemple, si vous écrivez à une organisation conservatrice, vous devez choisir le Times New Roman standard. Alternativement, si votre organisation est plus libérale, vous avez plus de latitude pour choisir différentes polices.
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Définissez vos marges. Les marges sont les zones d'espace blanc autour du bord de la zone d'écriture. La plupart des traitements de texte sont automatiquement réglés sur la norme (marges de 2,50 cm tout autour), mais vous pouvez toujours vérifier pour vous assurer que vous formatez correctement.
- Vérifiez les proportions de la lettre en utilisant l'aperçu avant impression.
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Préparez-vous à taper votre lettre. Les lettres commerciales doivent être tapées (à simple interligne) sur un traitement de texte configuré pour imprimer sur du papier blanc vierge de 8,5" par 11".

Partie 2 sur 5: fournir des informations de base

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Créer un titre. Le titre est l'adresse de retour (généralement 2-3 lignes) et il contient des informations sur l'organisation et où le lecteur peut retourner toute correspondance. Il comprend le nom de l'organisation (première ligne), l'adresse postale (deuxième ligne) et la ville et l'état (troisième ligne).
- Le titre doit être placé à deux pouces du haut de la page.
- Il est également acceptable d'inclure des informations de contact supplémentaires (téléphone, e-mail, fax) après la troisième ligne de l'adresse.
- Essayez de ne pas utiliser d'abréviations (par exemple, épeler street au lieu de st.). Si vous abrégez l'état, assurez-vous d'utiliser les abréviations standard des services postaux et de mettre les deux lettres en majuscule.
- Vous n'êtes pas obligé d'inclure un en-tête si votre entreprise a un en-tête standard qui comprend toutes les informations d'identification de l'organisation.
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Inclure une date. Lorsque vous utilisez le style de bloc, sautez toujours une ligne, puis incluez la date sous l'adresse de retour. Le formatage européen standard de la date est le suivant: mois, jour et année (y compris une virgule après le jour). N'abrégez pas les mois et utilisez quatre chiffres pour l'année.
- Le format britannique standard pour la date est le suivant: jour, mois, année (sans virgule).
- Si vous utilisez du papier à en-tête au lieu d'un en-tête, placez la date trois lignes sous la dernière ligne du papier à en-tête.
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Incluez une adresse interne. L'adresse interne est le titre, le nom complet et l'adresse du destinataire. Cela devrait être inclus une ligne en dessous de l'adresse postale américaine de l'expéditeur ou un pouce en dessous de la date. Il est toujours aligné à gauche.
- Écrivez toujours à une personne en particulier dans une organisation. Si vous n'avez pas de nom ou de titre, appelez ou allez en ligne pour faire des recherches.
- Incluez le titre le plus élevé possible (Dr., Professeur, etc.). Si vous vous adressez à une femme sans titre professionnel, déterminez si elle doit être appelée Mme, Mme ou Mlle. En cas de doute, utilisez Mme.
- Lorsque vous utilisez des adresses internationales, incluez le nom du pays (en lettres majuscules) sur la dernière ligne.

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Partie 3 sur 5: expliquer pourquoi vous écrivez

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Incluez une salutation ou une salutation. Utilisez le même nom/titre utilisé dans l'adresse intérieure. Le type de message d'accueil dépendra de votre relation avec le destinataire, mais le message d'accueil le plus courant est «Cher», suivi du nom du destinataire et de deux points. La salutation doit être placée dans la marge de gauche, deux lignes en dessous de l'adresse intérieure.
- Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez également utiliser des expressions telles que «À qui de droit» ou «Cher Monsieur ou Madame».
- En anglais britannique, vous n'avez pas besoin de deux-points après le nom du destinataire. Au lieu de cela, laissez-le vide ou utilisez une virgule.
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Décidez si vous souhaitez inclure une ligne d'objet. La ligne d'objet est une phrase qui aide le lecteur à comprendre rapidement le but de votre lettre. C'est complètement facultatif. Il est généralement précédé du mot Objet: ou Re: et peut être placé soit une ligne sous le message d'accueil, soit directement après l'adresse interne.
- Pour faire ressortir la ligne d'objet, vous pouvez utiliser une police en gras, tout en majuscules ou souligner le texte.
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Inclure un paragraphe de corps d'introduction. C'est là que vous présentez à la fois qui vous êtes et votre objectif pour écrire la lettre. Cela devrait être aligné à gauche, deux lignes en dessous de la salutation (ou tout ce qui se trouve avant le corps de la lettre).
- Si vous utilisez des formats de blocs ou de blocs modifiés, aucune indentation n'est nécessaire. Uniquement en retrait si vous utilisez un format semi-bloc.
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Inclure des paragraphes de corps supplémentaires. Les paragraphes supplémentaires doivent fournir plus de détails, plus d'informations contextuelles ou clarifier toute information. Cela devrait à nouveau être aligné à gauche, à simple interligne et uniquement en retrait si vous utilisez le format semi-bloc. Sautez une ligne entre chaque nouveau paragraphe.
- Ajoutez un paragraphe supplémentaire chaque fois que vous présentez une nouvelle idée ou de nouvelles informations.
- N'oubliez pas qu'il est important d'être concis et d'aller droit au but dans les lettres commerciales. Essayez de ne pas laisser vos paragraphes traîner ou s'exécuter plus longtemps que nécessaire.

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Partie 4 sur 5: conclusion de votre lettre

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Incluez un paragraphe de corps de clôture. Ceci est le dernier paragraphe de votre lettre. Il doit rappeler au lecteur votre point principal et fournir au lecteur une demande d'action de suivi (si nécessaire).
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Inclure une fermeture complémentaire. La clôture complémentaire est une phrase brève et polie qui met fin à votre lettre. Il devrait être un espace au-dessous de la fin du corps de la lettre. Les fermetures standard incluent des phrases telles que Sincèrement, Sincèrement vôtre ou Sincèrement.
- Le premier mot d'une fermeture est toujours en majuscule alors que le second ne l'est pas.
- Alignez à gauche pour le format de bloc. Pour le bloc modifié, tabulez au centre et commencez à taper (pour qu'il se justifie à droite). Pour le semi-bloc, centrez complètement votre fermeture.
- Les autres options incluent: Respectueusement, Très sincèrement vôtre, Cordialement et Cordialement.
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Inclure une signature et une identification. Après votre clôture, appuyez quatre fois sur la barre d'entrée pour laisser de l'espace pour une signature. Après cela, tapez votre prénom, votre nom et vos informations d'identification. Votre titre peut être inclus sous votre nom.
- Lorsque vous signez votre nom, utilisez de l'encre bleue ou noire.
- Votre signature doit commencer par la première lettre de votre nom tapé.
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Fournissez des notes de fin au besoin. Les notes de fin sont utilisées pour toute information supplémentaire telle que les initiales ou les pièces jointes. Les informations doivent être placées dans la marge de gauche, deux espaces en dessous des informations de signature.
- Les initiales sont incluses si quelqu'un d'autre que l'auteur de la lettre la tape. Les initiales de l'auteur viennent en premier (en lettres majuscules), suivies d'un deux-points ou d'une barre oblique, et les initiales de la dactylo en lettres minuscules.
- Les pièces jointes sont tous les autres éléments qui sont envoyés avec la lettre. Il est signifié par le mot "Enclosures" ou l'abréviation "Enc." ou "Encs." le cas échéant. S'il y a plusieurs enceintes, il est d'usage de le signifier en mettant le nombre d'enceintes entre parenthèses: Enclos (3).

La chose importante à retenir n'est pas seulement la lisibilité de la lettre, mais aussi qui est votre public.

Partie 5 sur 5: rester professionnel

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Écrivez sur un ton approprié. Le ton est connu comme l'attitude ou le sentiment de l'écrivain envers l'écriture. Il est important d'avoir un ton professionnel tout au long de la lettre car il reflète à la fois l'auteur et l'organisation.
- Soyez courtois et sincère dans vos écrits en utilisant des expressions telles que «merci» ou «n'hésitez pas à me contacter».
- N'utilisez jamais un ton condescendant, même si l'information est négative. Par exemple, au lieu de dire «Vous n'avez pas lu attentivement les instructions», dites plutôt «le système peut s'arrêter si les instructions ne sont pas correctement suivies.»
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Utilisez un langage non discriminatoire. N'utilisez aucun type de généralisation ou de langage que d'autres pourraient trouver offensant. Utilisez des titres non spécifiques au genre pour les généralisations et évitez les déclarations stéréotypées.
- Par exemple, utilisez président au lieu de président ou dites «le personnel du bureau» plutôt que «les filles au bureau».
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Utilisez une grammaire et un choix de mots appropriés. Utilisez des phrases complètes et complexes et évitez les fragments et les répétitions. Relisez toujours pour vous assurer que vos phrases sont cohérentes et bien assemblées.
- N'utilisez pas de termes d'argot ou de mots de niveau inférieur, peu importe leur popularité. Par exemple, évitez d'utiliser des mots tels que: stuff, like, ou really.
- Évitez les mots trop utilisés tels que: beaucoup, bon ou agréable.
- N'utilisez pas de phrases qui semblent n'avoir aucune fin et nécessitent une ponctuation, mais n'en utilisez pas et rassemblez de nombreuses idées en une seule phrase qui devrait être divisée en quelques-unes. (Ceci est un exemple de phrase continue)
- Assurez-vous que vos phrases. (sont complets et non des fragments comme celui-ci).
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Utilisez des conventions d'écriture appropriées. Cela inclut la ponctuation et l'orthographe. En cas de doute, utilisez votre vérificateur d'orthographe et de grammaire dans votre système de traitement de texte.
- N'utilisez pas de raccourcis tels que LOL (rire à haute voix) ou TTYL (vous parler plus tard).
- Évitez d'utiliser des signes de ponctuation excessifs!!!!!!

Utilisez président au lieu de président ou dites «le personnel du bureau» plutôt que «les — Par exemple, utilisez président au lieu de président ou dites «le personnel du bureau» plutôt que «les filles au bureau».

Conseils

Si vous n'êtes pas sûr d'un aspect de votre lettre, demandez à quelqu'un d'autre de la relire.
N'écrivez jamais rien que vous ne voudriez pas que votre patron lise.
Microsoft Office propose des modèles et des «assistants» pour vous aider à mettre en forme les lettres commerciales de manière appropriée.
Toujours vérifier l' orthographe et la grammaire à travers la vérification orthographique ainsi que la relecture.
Relisez votre correspondance plusieurs fois, juste pour vous assurer qu'elle sonne bien et qu'elle se déroule bien.
Le professionnalisme est la clé dans les affaires. NE comptez PAS uniquement sur ces étapes pour produire une quelconque forme de correspondance commerciale. Demandez toujours à vos collègues des informations sur les normes de correspondance.