Comment rédiger une lettre de garant?

Comment rédiger une lettre de caution pour une personne qui a postulé pour un emploi dans une organisation ou une entreprise?

Dans une lettre de garantie, une personne ou une entreprise assume la responsabilité financière d'une autre personne ou entreprise, en cas de renonciation à un contrat. Ces lettres sont nécessaires pour un certain nombre de transactions financières.Par exemple, les propriétaires peuvent exiger une lettre de garant s'ils pensent qu'un locataire potentiel n'a pas suffisamment de revenus pour payer le loyer ou qu'un pays peut en exiger un dans les demandes de visa de voyage pour garantir que les voyageurs ne manquera pas d’argent et ne se retrouvera pas bloqués dans leur pays. Dans l'ensemble, il est très important pour les garants de comprendre toutes les conditions auxquelles ils souscrivent et de créer une lettre formelle qui les solidifie par écrit, car soumettre une lettre de garant au nom d'autrui revient à faire unengagement financier énorme.

Méthode 1 sur 4: partie 1: révision de l'accord

1
Lisez tous les documents liés à l'accord. Assurez-vous que vous êtes à l'aise avec la transaction avant même d'accepter d'écrire la lettre. Demandez une copie des documents contractuels afin d'évaluer les risques liés à la garantie de la transaction financière. La responsabilité de garantir la dette d'autrui ne doit pas être prise à la légère. Analysez si vous pourriez ou non couvrir la dette si la personne que vous garantissez a fait défaut sur ses paiements.
- Vous voudrez peut-être demander à un avocat d'examiner le contrat pour vous assurer qu'il n'y a pas d'échappatoires.
- Si on vous demande d'écrire une lettre de garant pour le visa de voyage d'une personne, assurez-vous que la personne a réellement les moyens financiers de faire le voyage qu'elle envisage.
2
Demandez à rencontrer ou à parler avec l'institution qui demande votre garantie de paiement. Il peut s'agir d'une société de location, d'une banque, d'un consulat ou d'une autre institution. C'est le bon moment pour poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur les termes du contrat. Il est toujours préférable de vous assurer de ne pas vous mettre dans une situation financièrement risquée au nom d'autrui.
- Il est également judicieux de demander si l'institution dispose d'un formulaire standard de garant qu'elle exige de signer. Ce formulaire peut remplacer une lettre de garant que vous écrivez vous-même ou, dans de rares cas, il peut s'ajouter à votre lettre. Avoir un formulaire à remplir simplifiera le processus pour vous. Voici quelques exemples de formulaires de caution que vous pourriez rencontrer: un billet à ordre et une garantie parentale
3

Négociez les termes de la lettre du garant. Cela peut ne pas être possible dans tous les cas, mais il est important que vous vous sentiez à l'aise avec toutes les stipulations de l'accord. En d'autres termes, si vous ne voulez pas assumer la responsabilité financière du contrat tel quel, cela ne fait pas de mal d'essayer de modifier des conditions auxquelles vous ne pouvez pas accepter. Par exemple, vous ne pourrez peut-être couvrir la dette ou la transaction que jusqu'à un certain montant ou éviter de couvrir les frais supplémentaires accumulés après la transaction initiale.

Méthode 2 sur 4: partie 2: formatage de la lettre

1
Ouvrez un document dans un programme de traitement de texte. Vous devez taper la lettre plutôt que l'écrire à la main car il s'agit d'un document juridique important.
- De nombreux programmes de traitement de texte ont même des modèles que vous pouvez utiliser pour formater les lettres. Cela facilitera grandement le formatage de votre lettre de garantie, surtout si vous avez une expérience limitée du traitement de texte.
- Si un formulaire de garant vous a été fourni, il vous suffit de remplir toutes les informations requises et de le renvoyer à l'institution d'où il provient.
2
Commencez par dater la lettre en haut à gauche ou en haut à droite de la page. Incluez également votre nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone en haut.
- Certains programmes de traitement de texte incluent automatiquement ces informations dans votre en-tête. Assurez-vous donc de ne pas répéter ces informations dans l'en-tête et le corps de la lettre.
3
Adressez la lettre à l'entreprise qui demande la garantie, et non aux représentants de l'entreprise avec lesquels vous avez traité. Assurez-vous que le ton de votre lettre est officiel et simple.
- Par exemple, «Cher Pine Street Property Management», est une façon simple, mais appropriée, de commencer votre lettre.

Comment rédiger une lettre de garant pour un emploi?

Méthode 3 sur 4: Partie 3: Rédaction de contenu persuasif

1

Commencez à rédiger votre premier paragraphe en identifiant vous-même et votre relation avec la personne que vous garantissez. En fin de compte, cette section explique au lecteur pourquoi vous êtes prêt à assumer cette responsabilité au nom de quelqu'un d'autre.
2

Énoncez ce que vous garantissez dans vos propres mots. Que vous garantissiez un contrat de location, un prêt immobilier, une demande de visa ou une transaction commerciale, par exemple, vous devez indiquer clairement dans vos propres mots ce que vous acceptez de faire. Cela servira à exposer les termes avec lesquels vous êtes à l'aise et fera comprendre au lecteur ce que vous avez généralement accepté de faire.
3
Expliquez pourquoi votre lettre de garant est nécessaire en premier lieu, si elle n'est pas du tout claire. Bien que ce ne soit probablement pas nécessaire dans toutes les circonstances, c'est une occasion de clarifier pour le lecteur toutes les circonstances particulières qui doivent être abordées. Il n'est pas nécessaire d'être vague sur les raisons pour lesquelles vous devez garantir la transaction, car l'entité à laquelle vous écrivez doit déjà disposer de toutes les informations financières pertinentes. Expliquez simplement et rapidement pourquoi vous avez besoin de vous.
- Si possible, suivez immédiatement ces informations en expliquant pourquoi vous pensez que la personne pour laquelle vous signez effectuera ses propres paiements sans vous. En fait, pour conclure cet accord en premier lieu, vous devez avoir le sentiment que ce sera le cas. Dites-le pour rassurer votre lecteur (et vous-même).
- Dans les cas où vous savez que vous allez réellement effectuer tous les paiements, par exemple si vous garantissez le bail de l'appartement de votre enfant pendant qu'il fréquente l'université, indiquez simplement votre responsabilité.
4
Terminez votre lettre en faisant une déclaration distincte claire et concise résumant ce que votre lettre de répondant couvre. Indiquez votre nom, le nom de la personne pour laquelle vous signez et la transaction exacte que vous garantissez. C'est également là que vous pouvez être explicite sur les limites financières ou de date que vous avez imposées à la transaction. Soyez aussi spécifique que possible.
- Par exemple: "Je Richard Pearson accepte par la présente de garantir et d'être responsable du paiement du loyer au 745 Sperry Street, Springfield, MO pour les conditions du bail, tel que signé par Amy Pearson. Cette garantie restera en vigueur jusqu'au 22 décembre, 2012 ou à la résiliation du bail. "
- Si vous garantissez une personne à des fins de visa, vous devez indiquer le nom du demandeur, son numéro de demande, son adresse et éventuellement sa date de naissance. C'est une bonne idée de vérifier auprès du demandeur et du consulat émetteur ce qui est attendu dans la lettre.
5
Fournissez toute autre information demandée par l'entreprise. Cela peut inclure un numéro de compte bancaire, un revenu annuel, un numéro de sécurité sociale, une adresse domiciliaire ou une date de naissance.
- Assurez-vous absolument que ces informations sont nécessaires avant de les inclure dans votre lettre. La fourniture de ce type d'informations financières sensibles ne doit être effectuée qu'avec prudence et avec certitude quant à la sécurité de l'institution à laquelle vous les soumettez.

Ce formulaire peut remplacer une lettre de garant que vous écrivez vous-même ou, dans de rares cas, il peut s'ajouter à votre lettre.

Méthode 4 sur 4: Partie 4: Terminer et soumettre votre lettre

1

Vérifiez l'orthographe de la lettre. C'est aussi une bonne idée de demander à quelqu'un de le relire. Deux paires d'yeux valent toujours mieux qu'une.
2
Imprimez la lettre sur du papier à en-tête personnel ou d'entreprise. Si vous rédigez une lettre de garantie bancaire, cela est nécessaire, mais un papier à en-tête semble toujours plus officiel pour tout type de transaction.
- On peut également vous demander de faire signer et dater la lettre par votre superviseur, par exemple si votre entreprise garantit une transaction, contrairement à vous personnellement.
3

Faites appel à un notaire pour témoigner de votre signature et signer et tamponner la lettre. Cela peut être exigé ou non par l'entité demandant la lettre du garant. Si tel est le cas, pensez à attendre de signer et dater votre lettre à la main devant le notaire et de laisser de la place pour une signature notariale et un cachet dans votre mise en forme.
4

Faites vous-même des copies personnelles de la lettre avant de la remettre. Il est important que vous ayez votre propre copie de ce que vous avez réellement accepté. Ne présumez pas que l'entreprise à laquelle vous soumettez votre lettre vous en fournira une copie plus tard.

Conseils

Vous n'aurez peut-être pas besoin de rédiger une lettre de garantie à partir de zéro. De nombreuses agences fournissent un formulaire, appelé formulaire de garant, à leurs garants. Vous devrez le remplir, le signer et éventuellement fournir une signature et un cachet de notaire.

Mises en garde

Veillez à ce que la transaction et l'entreprise soient légitimes avant de donner votre numéro de sécurité sociale ou d'autres informations personnelles. Ces détails peuvent être utilisés pour des escroqueries, telles que le vol d'identité.

Lisez aussi: Comment démarrer une entreprise d'huiles essentielles?