Comment mettre en œuvre des stratégies d'efficacité?
Vous pouvez concentrer vos stratégies d'efficacité dans trois domaines principaux: l'amélioration de l'efficacité de vos employés, l'amélioration de l'efficacité de l'entreprise dans ses relations avec les clients et l'amélioration de l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble.
Les stratégies d'efficacité font partie intégrante de toute entreprise. Avec ces stratégies, vous pouvez maximiser l'efficacité et définir les objectifs et les normes de l'entreprise pour offrir de la valeur. Cela permettra à votre entreprise d'atteindre une productivité élevée et des coûts gérables. Vous pouvez concentrer vos stratégies d'efficacité dans trois domaines principaux: l'amélioration de l'efficacité de vos employés, l'amélioration de l'efficacité de l'entreprise dans ses relations avec les clients et l'amélioration de l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble.
Méthode 1 sur 3: mise en œuvre de l'efficacité des employés
- 1Identifiez les lacunes d'efficacité des employés. Avant de pouvoir créer des objectifs d'efficacité des employés, vous devez identifier les lacunes ou les problèmes d'efficacité des employés dans votre entreprise. Si vous avez plusieurs départements dans votre entreprise, vous voudrez peut-être essayer d'identifier au moins un à deux écarts d'efficacité dans chaque département.
- Par exemple, vous pouvez avoir un écart d'efficacité entre les heures des employés et les projets terminés. Bien que vos employés semblent travailler des journées de travail complètes, les projets ne sont pas terminés et les marges bénéficiaires ne sont pas atteintes. Vous pouvez ensuite analyser le fonctionnement de vos employés. Peut-être qu'ils n'ont pas accès aux dernières technologies, ce qui entraîne des processus de travail plus lents et un non- respect des délais de projet. Cela peut alors être une lacune d'efficacité pour vos employés: un environnement de travail non productif.
- Un autre exemple que vous remarquerez peut-être est que vos employés ne semblent pas aussi motivés ou énergiques sur le lieu de travail et par conséquent, les relations avec les clients souffrent et les projets ne se déroulent pas aussi bien qu'ils le devraient. Vous pouvez alors identifier un autre écart d'efficacité: une faible motivation et des incitations pour les employés.
- 2Fournissez un réseau Internet sécurisé. De nombreuses inefficacités des employés, comme une mauvaise communication entre les employés et les clients, la mauvaise performance des employés et le non-respect des délais, peuvent être attribuées à un réseau Internet médiocre. Vous pouvez remédier à cette inefficacité en vous assurant que le bâtiment de l'entreprise dispose d'un réseau Internet sécurisé et robuste capable de suivre la charge de travail de l'entreprise.
- Ceci est particulièrement important si vos employés utilisent Internet pour communiquer avec les clients et entre eux. Un réseau lent ou défectueux peut entraîner des e-mails manqués, des échecs de communication avec les clients et des commentaires retardés des clients, ralentissant ainsi la productivité de vos employés.
- 3Assurez-vous que vos employés bénéficient d'un environnement de travail productif. En tant qu'employeur, il est également essentiel que vous fournissiez un environnement de travail productif à vos employés afin de vous assurer qu'ils sont aussi efficaces que possible. Cela pourrait signifier s'assurer qu'ils ont accès aux derniers ordinateurs de bureau ou portables et aux appareils électroniques fonctionnant bien comme les imprimantes, les scanners et les télécopieurs. Vous devez également vous assurer qu'il y a des téléphones de conférence entièrement fonctionnels dans chaque salle de réunion et fournir des téléphones portables à l'usage de l'entreprise si vos employés sont souvent en déplacement.
- Vous souhaiterez peut-être également faciliter le partage d'informations entre vos employés en utilisant Google Drive ou un autre programme de partage de fichiers. De cette façon, les documents importants ne sont pas égarés ou oubliés, ce qui permet à vos employés d'utiliser la technologie et le partage de fichiers de la manière la plus efficace possible.
- Le passage au partage de fichiers en ligne réduira également la quantité de déchets de papier que votre entreprise produit chaque année, éliminant ainsi les inefficacités telles que la production élevée de déchets et l'argent dépensé pour le recyclage et la réduction des déchets au bureau.
Avec ces stratégies, vous pouvez maximiser l'efficacité et définir les objectifs et les normes de l'entreprise pour offrir de la valeur. - 4Vérifiez que les salaires de vos employés sont compétitifs et incluent tous les avantages. Une autre cause possible de l'inefficacité des employés est le manque de rémunération concurrentielle. Si vous sous-payez et surchargez vos employés, cela pourrait entraîner du ressentiment, une faible motivation et un niveau de stress élevé parmi vos employés. Assurez-vous de fournir à vos employés des salaires compétitifs en fonction du marché et comprenant tous les avantages, tels que les soins de santé et un 401K ou un autre programme de rétention des employés.
- La plupart des employés travailleront plus fort et mieux s'ils savent qu'ils ont la sécurité d'emploi et la stabilité et qu'ils peuvent compter sur leur employeur pour fournir un salaire juste et compétitif. Les soins de santé et un régime de retraite sont également de grandes incitations pour les employés à travailler efficacement et peuvent vous aider à garder vos employés pendant une longue période. Cela réduira alors le besoin de dépenser de l'argent pour l'embauche et la formation des nouveaux employés.
- 5Réduisez le temps de déplacement de vos employés en entreprise. Les déplacements pendant le temps et les dépenses de l'entreprise peuvent entraîner une réduction de l'efficacité opérationnelle et un gaspillage de ressources. Concentrez-vous sur la réduction du temps dont vos employés ont besoin pour se déplacer pour se rendre chez un client ou sur un chantier. Si possible, comptez autant que possible sur la visioconférence et le courrier électronique pour réduire les déplacements des employés et n'autorisez les déplacements des employés que lorsque cela est absolument nécessaire.
- 6Mettre en place un programme de reconnaissance des employés. Faites en sorte que vos employés se sentent essentiels à votre entreprise et nécessaires pour améliorer l'efficacité de l'entreprise en créant un programme de reconnaissance des employés. Désignez un superviseur ou un responsable de chaque service pour choisir un employé qui représente le travail acharné, la diligence, la culture d'entreprise et / ou l'efficacité opérationnelle.
- Le programme pourrait alors récompenser les employés reconnus avec un bonus, un nom inscrit dans un tirage au sort ou même un cri provenant des médias sociaux. La récompense n'a pas besoin d'être chère ou somptueuse. Il doit plutôt mettre en lumière l'employé et s'assurer qu'il se sent reconnu par l'entreprise, les autres employés et les clients.
- 7Créez un comité d'efficacité des employés. Pour vous tenir au courant de l'efficacité des employés, vous pouvez encourager les superviseurs ou les responsables à former un comité d'efficacité des employés. Essayez d'avoir un représentant de chaque département ou secteur au sein du comité pour qu'il soit bien équilibré. Planifiez des réunions mensuelles pour discuter de la manière d'améliorer l'efficacité des employés et assurez-vous qu'au moins un à deux objectifs d'efficacité sont créés chaque mois.
Avant de pouvoir créer des objectifs d'efficacité des employés, vous devez identifier les lacunes ou les problèmes d'efficacité des employés dans votre entreprise.
Méthode 2 sur 3: mise en œuvre de l'efficacité client
- 1Mettre en place des enregistrements hebdomadaires avec les clients. Pour améliorer l'efficacité des clients, vous pouvez vous enregistrer personnellement avec vos clients, ou vous concentrer sur des clients spécifiques ayant des besoins élevés, et discuter d'éventuelles inefficacités ou problèmes. Demandez à vos clients comment s'est passée leur expérience globale avec l'entreprise, ainsi que ce qu'ils pensent de leur chef de projet, chef de file ou contact en termes de gestion du temps et de communication.
- Vous devez également vous assurer que les employés maintiennent une communication active avec leurs clients et établissent des contacts quotidiens ou hebdomadaires. Bien que vos employés puissent avoir beaucoup de projets dans leur assiette, il est important qu'ils gardent la communication avec leurs clients ouverte et accessible. Cela montrera qu'ils peuvent être efficaces avec leur temps et maintenir une relation efficace avec les clients.
- 2Demandez aux clients des commentaires sur l'efficacité de votre entreprise. Vous devez être disposé et prêt à noter tous les commentaires des clients que vous recevez lors de votre enregistrement hebdomadaire. Créez un système de commentaires des clients où les commentaires sont saisis chaque semaine ou chaque mois dans une enquête ou une liste de contrôle. Vous pouvez ensuite passer en revue les commentaires avec vos employés pour leur donner une idée des attentes et des besoins des clients.
- Vous pouvez également utiliser les commentaires des clients pour identifier les inefficacités des clients, telles que les délais manqués ou les échecs de communication. Vous pouvez travailler avec vos employés pour créer des solutions possibles à ces inefficacités, telles que la planification des délais une semaine à l'avance pour vous assurer qu'ils sont respectés ou le maintien de vérifications quotidiennes avec les clients pour maintenir la communication ouverte et accessible.
- 3Surveiller les délais du projet pour s'assurer que les livrables sont respectés Bien que vous ne souhaitiez pas microgérer vos employés ou vos clients, vous devez avoir une bonne idée de la position des projets clients et reconnaître le moment où les livrables sont atteints. Cela peut signifier marcher dans le bureau plusieurs fois par jour pour s'enregistrer avec certaines équipes ou zones ou planifier des réunions d'enregistrement quotidiennes ou hebdomadaires pour les employés travaillant sur certains comptes ou projets.
- Essayez d'identifier les projets pour lesquels les clients ont un besoin élevé ou un risque élevé et surveillez-les de près. Vous pouvez également vous assurer que les employés du compte ou du projet sont prêts à répondre aux besoins du client et peuvent bien répondre aux attentes du client. Une grande partie de la mise en place d'un projet pour réussir consiste à s'assurer que l'employé et le client travaillent bien ensemble.
Méthode 3 sur 3: mise en œuvre de l'efficacité de l'entreprise
- 1Identifiez les principaux écarts d'efficacité pour l'exercice. Adoptez une vue d'ensemble de l'efficacité de l'entreprise et essayez d'identifier au moins quatre à cinq écarts d'efficacité sur lesquels vous souhaiteriez que les employés se concentrent au cours de l'exercice. Cela garantira que vos objectifs sont à jour chaque année et peuvent s'appuyer sur les objectifs de l'année précédente.
- Vous pouvez avoir des objectifs d'efficacité de l'entreprise tels que l'amélioration de l'environnement de travail en passant à un programme informatique ou un système informatique plus sophistiqué, en réduisant la quantité de déchets de papier produits au bureau, en offrant une meilleure rémunération aux employés de longue date et en veillant à ce que les clients bénéficient d'une gestion de projet plus efficace. des employés.
- Une fois que vous avez identifié les principaux écarts d'efficacité pour l'année, attribuez un objectif à chaque département ou domaine de l'entreprise. Cela garantira qu'il est clair qui est responsable de combler l'écart et augmentera la probabilité que l'écart sera comblé.
Se concentrer sur les dernières technologies maintiendra une efficacité opérationnelle élevée et permettra à vos employés de travailler à leur plein potentiel. - 2Améliorez la technologie de l'entreprise chaque année fiscale. La plupart des entreprises peuvent améliorer leur efficacité en améliorant leur technologie chaque année, de la mise à niveau vers des ordinateurs plus rapides à l'investissement dans plusieurs scanners ou imprimantes à utiliser au bureau. Se concentrer sur les dernières technologies maintiendra une efficacité opérationnelle élevée et permettra à vos employés de travailler à leur plein potentiel.
- Si vous avez des besoins et des demandes informatiques croissants, vous pouvez envisager de sous-traiter vos besoins informatiques à un sous-traitant ou à une entreprise extérieure. Cela peut être une dépense nécessaire si l'entreprise n'est pas en mesure de répondre aux besoins informatiques des clients et des employés, et permet à votre entreprise de se concentrer sur la fourniture d'un excellent service client et le respect des délais, plutôt que sur les problèmes informatiques.
- 3Mettre à jour les besoins d'efficacité de l'entreprise en fonction des commentaires des employés et des clients. Utilisez les commentaires de vos clients et de vos employés pour ajouter aux objectifs d'efficacité de l'entreprise et assurez-vous que ces objectifs sont à jour et à jour. Faites savoir à vos employés et à vos clients qu'ils participent activement à la mise en œuvre de stratégies d'efficacité dans l'entreprise et que vous comptez sur eux pour aider l'entreprise à devenir plus efficace.
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