Comment contester une lettre de facturation?
Si vous contestez la totalité de la facture, indiquez simplement que vous contestez la facture dans son intégralité, puis continuez avec les raisons de votre contestation.
Si vous possédez une petite entreprise, vous avez l'habitude de recevoir des factures de fournisseurs ou d'autres personnes auprès desquelles vous achetez des biens ou des services. En tant que particulier, vous pouvez également recevoir des factures si, par exemple, vous faites effectuer des travaux de rénovation dans votre logement. Généralement, ces factures sont exactes et vous payez le montant dû. Mais parfois, vous recevez une facture qui n'est pas correcte - peut-être qu'elle vous facture plus que le montant convenu, ou qu'elle comprend des biens ou des services que vous n'avez pas reçus. Si vous devez contester une facture, le faire le plus tôt possible est la clé pour maintenir la bonne volonté que vous avez établie avec le fournisseur et assurer des transactions plus fluides à l'avenir.
Partie 1 sur 3: évaluer le problème
- 1Examinez attentivement la facture que vous avez reçue. Même si vous n'avez aucun doute que la facture est incorrecte, relisez-la et assurez-vous de la lire correctement.
- Si vous avez des factures précédentes de la même entreprise, comparez-les avec la facture actuelle et notez les différences. Ceux-ci pourraient aider à révéler la source du problème. Par exemple, l'entreprise peut avoir omis de noter le paiement de la facture précédente et inclus les deux totaux dans la facture actuelle. Dans ce cas, fournir une preuve de paiement résoudrait, espérons-le, le problème.
- 2Vérifiez vos livres ou d'autres registres. Comparez la facture à vos propres dossiers pour calculer le montant de l'écart.
- Par exemple, si l'entreprise prétend que vous n'avez pas payé une facture, vous devez inclure une copie du chèque annulé que vous avez envoyé en guise de paiement. Tout autre document en votre possession, tel que des confirmations par e-mail générées automatiquement ou des relevés bancaires montrant le paiement compensé, pourrait également être utile pour prouver votre position.
- 3Revoyez votre contrat. Si vous avez un contrat écrit avec la société qui a envoyé la facture, consultez le contrat pour connaître la méthode convenue de résolution des litiges.
- Le paiement est subordonné à votre réception des biens ou des services sous une forme conforme au contrat. Si l'entreprise vous facture des biens ou des services que vous n'avez pas reçus, vous n'êtes pas redevable de paiement en vertu du contrat.
- Votre contrat peut également inclure des délais pour la notification d'une facture contestée. Par exemple, votre contrat peut indiquer «Toutes les factures sont considérées comme correctes et acceptées si le Fournisseur n'est pas informé d'un litige dans les 10 jours suivant sa réception.»
- 4Appelez l'entreprise. Avant d'écrire une lettre officielle à l'entreprise, appelez le numéro de contact indiqué sur la facture pour exclure une simple erreur.
- Soyez calme et courtois au téléphone et dites que vous avez une question sur la facture que vous avez reçue. Laissez le représentant de l'entreprise vous expliquer la facture. Si vous contestez l'une de ses informations, dites-lui que le montant qu'elle a indiqué ne correspond pas à vos dossiers.
- Gardez à l'esprit que le différend pourrait être une simple erreur d'écriture ou un chiffre ou une virgule égarée. Si l'erreur peut être corrigée par téléphone, demandez à votre interlocuteur d'envoyer une facture corrigée.
- Si vous parvenez à une résolution par téléphone, envoyez immédiatement une lettre écrite à l'entreprise confirmant l'accord conclu par téléphone. Ne vous fiez pas aux déclarations ou aux accords conclus jusqu'à ce que vous ayez une confirmation écrite de l'accord ou que vous ayez reçu une facture corrigée.
Selon le contexte de votre litige de facture, vous pourrez peut-être trouver des services de médiation gratuits. - 5Rassemblez des preuves à l'appui de votre demande. Si vous avez des reçus ou d'autres documents qui confirment votre affirmation selon laquelle la facture est incorrecte, faites-en des copies pour les envoyer à l'autre société.
- Par exemple, supposons que l'entreprise vous facture 45 unités, mais que vous n'en receviez que 20. Les reçus d'emballage que vous avez pour les 20 unités appuieraient votre position.
- 6Faites des recherches sur l'entreprise. Si vous ne travaillez pas avec l'entreprise depuis très longtemps, cela peut valoir la peine de vérifier si d'autres clients ou entreprises ont eu des problèmes similaires.
- Par exemple, vous pouvez vérifier auprès du Better Business Bureau, qui traite les plaintes des consommateurs et d'autres entreprises. Si d'autres ont eu des problèmes similaires, découvrez si et comment ils ont pu résoudre leur différend.
Partie 2 sur 3: écrire votre lettre
- 1Utilisez un format commercial approprié. Imprimez votre lettre sur du papier à en-tête de l'entreprise, si possible, et formatez votre lettre de manière appropriée.
- Si vous êtes un particulier, vous pouvez créer votre propre papier à en-tête professionnel en utilisant l'un des modèles disponibles dans la plupart des applications de traitement de texte.
- Vous pouvez généralement trouver des modèles en ligne ou dans une application de traitement de texte qui vous permettront de créer rapidement et facilement votre lettre en saisissant les informations applicables dans des champs préformatés.
- Incluez la date de la lettre et les méthodes par lesquelles vous l'envoyez - surtout si vous envoyez des doubles de la lettre en utilisant différentes méthodes.
- Pour la ligne d'objet de la lettre, résumez l'objet de la lettre et mentionnez la date de la facture, le numéro de référence de l'entreprise sur la facture, ou les deux. Par exemple, vous pouvez écrire: «Objet: contestation de la facture 99537, datée du 7 octobre 2015».
- 2Accuser réception de la facture. Commencez votre lettre en identifiant la facture sur laquelle vous écrivez et en remerciant l'entreprise de l'avoir envoyée.
- Si vous contestez la totalité de la facture, indiquez simplement que vous contestez la facture dans son intégralité, puis continuez avec les raisons de votre contestation.
- Si une partie du montant de la facture n'est pas contestée, vous voudrez peut-être aller de l'avant et envoyer un paiement pour ce montant. Si vous faites cela, faites-le-leur savoir à l'avance.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Je reçois votre facture datée du 7 octobre 2015 et je vous en remercie. Veuillez trouver ci-joint un chèque de 120€ en paiement intégral du montant incontesté dû.
- Lorsque vous signez votre chèque, endossez-le à l'aide d'une mention telle que «Ce chèque constitue un paiement intégral et constitue la satisfaction totale et finale de [facture]». Identifiez la facture à l'aide de la date de facturation ou du numéro de référence fourni. Si la société encaisse ou dépose votre chèque, le montant a été accepté comme paiement intégral.
- Cela peut résoudre le différend car si vous êtes par la suite poursuivi pour le montant restant que vous contestez, vous pouvez soulever l'avenant comme moyen de défense affirmatif.
- 3Expliquez le fondement de votre différend. Si vous joignez des documents à l'appui de votre demande, référez-vous-y dans le corps de la lettre, puis joignez-en une copie.
- Soyez bref et tenez-vous-en aux faits. Vous devez également vous abstenir de porter des accusations ou de déduire que l'entreprise essaie de vous tromper d'une manière ou d'une autre. Traitez simplement le problème comme une simple erreur qui peut être facilement corrigée - même si vous avez des raisons de croire que ce n'est pas le cas.
- Si l'entreprise vous envoie une facture pour des marchandises qui n'ont pas encore été livrées, indiquez cette raison et indiquez que vous paierez les marchandises lorsqu'elles seront reçues.
- 4Mentionnez tous les appels téléphoniques ou autres conversations que vous avez eues. Si vous avez parlé à des employés de l'entreprise ou à la personne à qui vous adressez la lettre, votre lettre devrait ensuite adresser ces conversations.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «J'ai parlé à Sharon dans votre bureau des comptes clients le 8 octobre, et elle m'a indiqué que je devrais vous contacter à ce sujet. Même si on vous a dit que la facture était correcte et qu'il n'y avait pas d'erreur, ne fournissez pas cette information dans la lettre - cela donne seulement à la personne la possibilité de se cacher derrière l'employé avec qui vous avez déjà parlé plutôt que d'examiner la question personnellement.
- Si vous n'avez pu joindre personne, vous devez également le mentionner et continuer avec l'attitude qu'il ne s'agit probablement que d'une simple erreur ou d'un malentendu.
Par exemple, l'entreprise peut avoir omis de noter le paiement de la facture précédente et inclus les deux totaux dans la facture actuelle. - 5Demandez à l'entreprise de prendre des mesures pour corriger le problème. Une fois que vous avez décrit votre litige avec la facture, indiquez les détails sur la façon dont vous souhaitez que le problème soit résolu et donnez à l'entreprise un délai pour répondre.
- Donnez à l'entreprise un délai raisonnable pour résoudre le problème - une semaine à 10 jours à compter de la réception de votre lettre devrait suffire.
- À ce stade, vous n'avez pas à menacer de prendre des mesures spécifiques si le problème n'est pas résolu en votre faveur. Il suffit de dire simplement que vous poursuivrez d'autres options si votre échéance n'est pas respectée.
- 6Signez la lettre. Concluez votre lettre sur une note ferme mais cordiale, et incluez votre nom imprimé, votre poste au sein de votre entreprise et vos coordonnées directes.
- Assurez-vous de le lire et de vérifier qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou d'autres erreurs avant de l'imprimer et de le signer. Vérifiez tous les nombres ou calculs par rapport à vos dossiers.
- Au bas de votre lettre, énumérez les documents que vous joignez pour appuyer votre position.
- Une fois que vous avez finalisé et signé votre lettre, faites-en au moins une copie pour vos dossiers avant de l'envoyer à l'entreprise.
- 7Envoyez votre lettre. Une fois que vous avez signé votre lettre, postez-la avec toutes les pièces jointes dès que possible après avoir reçu la facture.
- Bien que vous disposiez généralement de 30 jours pour informer une entreprise d'un litige, dans certains cas, vous disposez de beaucoup moins de temps. Par exemple, des États tels que le Delaware exigent un avis de contestation d'une facture de construction dans les 7 jours suivant sa réception ou la facture est légalement considérée comme acceptée pour le montant indiqué sur la facture.
- Vous pouvez également envoyer la lettre par fax ou par e-mail. Si vous prévoyez de l'envoyer en utilisant plusieurs méthodes, assurez-vous que cela est noté sur la lettre car elle sera probablement reçue en dernier.
- Envisagez d'utiliser un courrier certifié ou un service de livraison privé tel que FedEx ou UPS afin d'avoir une preuve de la date à laquelle l'entreprise a reçu votre lettre.
Partie 3 sur 3: prendre d'autres mesures
- 1Suivi après votre date limite. Si vous avez donné à l'entreprise un délai pour résoudre le problème et que vous n'avez eu de nouvelles de personne à cette date, respectez-le en appelant pour faire un suivi ce jour-là.
- Selon la gravité de l'écart, vous pouvez envisager de mettre fin à votre relation avec l'entreprise si elle n'est pas disposée à travailler avec vous pour résoudre le différend.
- Si, d'un autre côté, vous avez entendu parler de l'entreprise et qu'elle ne veut pas faire de compromis sur la question et insiste sur le fait que la facture est correcte, vous devrez peut-être rechercher d'autres moyens pour résoudre le problème.
- 2Pensez à engager un avocat. Si l'entreprise refuse de traiter avec vous, ou si vous ne recevez aucune réponse à votre lettre, un avocat pourrait être en mesure d'obtenir un meilleur résultat pour vous.
- Un avocat peut également vous conseiller sur vos options juridiques si l'autre société vous poursuit pour le montant contesté.
Par exemple, des États tels que le Delaware exigent un avis de contestation d'une facture de construction dans les 7 jours suivant sa réception ou la facture est légalement considérée comme acceptée pour le montant indiqué sur la facture. - 3Contactez le conseil ou l'agence des licences d'État. Si la personne ou l'entreprise qui vous a facturé est réglementée ou agréée par une agence d'État, cette agence peut avoir mis en place des procédures pour résoudre des litiges similaires aux vôtres.
- Par exemple, si vous êtes propriétaire d'une maison et que vous avez un différend concernant une facture que vous avez reçue de l'entrepreneur général qui a effectué des rénovations dans votre maison, vous pourrez peut-être déposer une plainte auprès du conseil des entrepreneurs en construction de votre état. Notez que certains États tels que l'Oregon exigent que vous fournissiez un préavis écrit à l'entrepreneur indiquant spécifiquement votre intention de déposer une plainte auprès du conseil d'administration, au moins 30 jours avant de déposer la plainte.
- 4Envoyez une autre lettre. Le contenu de votre deuxième lettre variera en fonction de la réponse que vous avez reçue de la première, mais devrait généralement suivre le même format avec un ton plus fort et plus ferme.
- Faites référence à votre lettre précédente et à toutes les conversations ou correspondances que vous avez eues avec l'entreprise dans l'intervalle, puis réitérez votre position et tous les documents que vous avez joints à la lettre originale.
- Si vous avez un contrat écrit, faites référence aux méthodes décrites dans le contrat pour résoudre les différends et indiquez votre volonté de respecter ces conditions.
- 5Proposez une médiation. Surtout si vous avez un contrat écrit qui inclut une clause de médiation, envisagez de faire appel à un médiateur tiers neutre pour vous aider à trouver un compromis.
- La médiation offre un moyen plus rapide et moins coûteux de résoudre un différend par rapport à une action en justice, vous encourageant à trouver une solution qui fonctionne pour les deux parties.
- Selon le contexte de votre litige de facture, vous pourrez peut-être trouver des services de médiation gratuits. Par exemple, la Maryland Home Improvement Commission propose un programme de médiation gratuit pour les propriétaires et les entrepreneurs en construction.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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