Comment effectuer un audit comptable de base?
Pour effectuer un audit comptable de base, lisez les Normes d'audit généralement acceptées et recherchez les pratiques d'audit acceptées dans votre secteur d'activité. Il est important de lire ces normes car pour effectuer un audit, vous devrez peut-être engager un comptable ou un autre tiers. Si vous êtes en mesure de faire l'audit vous-même, recoupez tous les coûts et dépenses pour vous assurer que les informations sont cohérentes. À partir de là, vérifiez vos reçus et vos déclarations de revenus et recherchez toute anomalie. Ensuite, rédigez votre rapport d'audit. Pour obtenir des conseils de notre examinateur de conseiller financier sur la façon d'empêcher votre entreprise de déclencher un audit IRS, continuez à lire.
Pour effectuer un audit comptable de base, lisez les Normes d'audit généralement acceptées et recherchez les pratiques d'audit acceptées dans votre secteur d'activité.
Un audit comptable est le processus d'examen de l'ensemble de la situation financière d'une entreprise, en mettant l'accent sur la conformité aux normes de reporting pertinentes et en promouvant des politiques de gestion des espèces et des contrôles internes adéquats. Dans la plupart des pays, des audits réguliers par des cabinets externes sont requis pour les sociétés cotées en bourse. En revanche, les petites entreprises ne sont généralement pas soumises à un ensemble de normes et de contrôles de reporting aussi rigoureux et ne sont donc souvent pas soumises à des audits obligatoires. Apprendre à effectuer un audit comptable interne de base sur votre propre petite entreprise peut vous fournir une compréhension globale des forces et des faiblesses financières de votre entreprise.
Méthode 1 sur 3: se préparer à effectuer un audit financier de base
- 1Comprendre les audits financiers. Tout simplement, des audits financiers existent pour s'assurer que les informations financières de votre entreprise sont «véridiques et justes». Pour les petites entreprises, la principale préoccupation est que toutes les dépenses et revenus soient exacts afin que l'IRS connaisse exactement la situation financière de l'entreprise et puisse confirmer que toutes les déductions sont valides.
- Un audit formel implique un examen des états financiers par un tiers qualifié (généralement un expert-comptable agréé, ou CPA). En ce qui concerne les petites entreprises, les audits sont généralement effectués par l'IRS en raison de préoccupations concernant les rapports appropriés, tandis que les grandes entreprises publiques embauchent généralement des auditeurs externes (et ont des auditeurs internes) pour confirmer que les informations financières sont valables pour les actionnaires.
- Malgré cela, vous pouvez toujours «auto-auditer» votre entreprise (ou vous assurer que vos informations et procédures financières sont exactes et justes), pour améliorer votre entreprise et vous protéger d'un audit de l'IRS.
- 2Découvrez les raisons d'un audit financier. Il existe plusieurs raisons et avantages de vérifier régulièrement vos finances. Bien qu'un audit de base puisse être effectué par le propriétaire de l'entreprise (qui devrait s'assurer régulièrement que les informations financières sont exactes et que les procédures sont efficaces), il est sage d'engager un CPA pour faire un aperçu systématique de vos finances.
- Les audits financiers peuvent garantir que les informations sont valides et conformes aux normes comptables (comme les principes comptables généralement reconnus ou PCGR).
- Les audits financiers garantissent que toutes les règles juridiques et fiscales sont respectées, ce qui peut empêcher un audit de l'IRS, ou différents problèmes juridiques pouvant survenir lorsque des informations frauduleuses ou incorrectes sont présentées au public ou aux investisseurs.
- Ils peuvent également fournir une formation au propriétaire de l'entreprise sur la façon dont son entreprise fonctionne et comment elle peut être améliorée.
- 3Empêchez votre petite entreprise de déclencher un audit IRS. Un audit comptable de base de votre entreprise peut être un moyen efficace de vous empêcher de recevoir un audit IRS, ce qui peut être stressant et prendre beaucoup de temps. Avant d'examiner plus en détail vos finances, il existe plusieurs conseils initiaux qui peuvent être utilisés pour améliorer votre situation financière et éviter un audit IRS.
- Assurez-vous que vos déductions sont réalistes et non excessives (en particulier pour les repas d'affaires, les voyages et les divertissements). Par exemple, les déplacements quotidiens pour se rendre au travail à un emploi régulier ne constituent pas une déduction valide, et le fait de réclamer des dépenses personnelles en tant que déduction commerciale ne constitue pas non plus une déduction pour entreprise. Une bonne règle est que si les dépenses sont nécessaires pour gagner de l'argent, elles peuvent être déduites.
- Assurez-vous d'avoir les reçus et les dossiers appropriés pour toutes les déductions.
- Ayez des explications et une documentation appropriée pour tout écart majeur entre les années. Si vous contribuez beaucoup plus à un organisme de bienfaisance une année qu'une autre, expliquez pourquoi lorsque vous produisez votre déclaration et incluez tous les reçus ou autres documents associés.
Un audit comptable de base de votre entreprise peut être un moyen efficace de vous empêcher de recevoir un audit IRS, ce qui peut être stressant et prendre beaucoup de temps.
Méthode 2 sur 3: créer une piste d'audit comptable
- 1Déterminez si votre entreprise dispose d'une piste d'audit comptable suffisante. Une piste d'audit comptable se compose des sources papier et électroniques qui documentent l'historique des transactions d'une entreprise. Les pistes d'audit sont utilisées pour retracer les données financières d'une entreprise depuis le grand livre jusqu'à la source de la transaction/des fonds. Une piste d'audit solide fournit une liste chronologique complète documentant les étapes suivies pour commencer et terminer les transactions.
- Déterminez si vos pratiques comptables existantes vous permettent de suivre le processus complet d'une transaction financière avec la documentation. Dans le cas contraire, vos processus comptables doivent être renforcés afin de créer une piste d'audit comptable suffisante. Par exemple, si vous achetez des marchandises auprès d'un fournisseur, localisez la documentation associée à la transaction (comme une facture), localisez la transaction dans le compte approprié (comme le compte de dépenses ou de comptes fournisseurs) et identifiez le type de transaction dont il s'agissait. (acheter des marchandises à un fournisseur).
- Utilisez un logiciel de comptabilité pour créer une piste d'audit comptable électronique pour votre entreprise. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour enregistrer les activités financières de votre entreprise vous permettra de stocker et d'analyser facilement les données comptables.
- 2Passez en revue les politiques de tenue de dossiers existantes de votre petite entreprise. Toutes les informations financières doivent être stockées de manière fiable, sécurisée et organisée. Toutes les informations pertinentes, telles que les relevés bancaires, les chèques annulés et les bandes de caisse enregistreuse doivent être conservées au moins jusqu'à la fin de chaque période de rapport. Le fait de stocker ces informations et de les rendre facilement accessibles vous aidera à résoudre les problèmes ou les divergences qui pourraient survenir.
- Il devrait y avoir une documentation associée pour chaque transaction, avec des explications pertinentes pour les transactions qui seront utilisées pour les déductions. Par exemple, si vous avez dépensé 75€ en essence pour voyager pour rencontrer un client potentiel, il ne devrait pas seulement y avoir des reçus (ou des relevés bancaires) pour la transaction, mais il devrait également être enregistré que la dépense de 75€ était pour recruter un nouveau client, et est donc une dépense d' entreprise déductible.
- 3Examinez comment les documents financiers sont transmis au personnel comptable. La première étape de l'audit comptable de votre petite entreprise consiste à rassembler des documents financiers, tels que des factures, des reçus et des relevés bancaires, et à les remettre au comptable ou au service comptable pour traitement. Si ce processus est lent ou peu fiable, les registres comptables en souffriront et deviendront peu fiables.
- Si vous êtes un travailleur indépendant, cette étape est simplifiée et votre tâche consiste plutôt à vous assurer que vous prenez vos propres dossiers de transactions financières et que vous les traitez rapidement et régulièrement pour vous assurer que vos dossiers sont à jour.
- 4Créez un système de surveillance des contrôles internes de votre entreprise. Les contrôles internes sont les dispositions qui aident à protéger contre la fraude, le vol et d'autres problèmes de comptabilité interne. Ce sont les procédures que votre entreprise utilise pour s'assurer que vos actifs sont protégés et que vos informations sont exactes.
- Séparez les tâches comptables dans la mesure du raisonnable. Par exemple, il est préférable de ne pas laisser la même personne s'occuper à la fois de l'argent liquide et de la comptabilité, car cela permet d'expliquer plus facilement l'argent manquant.
- Les coffres-forts doivent être verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés, et les logiciels et ordinateurs de l'entreprise doivent être protégés par un mot de passe.
- Les systèmes de caméras sont utiles pour surveiller l'exécution des contrôles internes dans les commerces de détail.
- La réconciliation des comptes, telle que la réconciliation des relevés bancaires avec le chéquier, devrait avoir lieu régulièrement comme moyen de valider les informations financières.
- Des techniques telles que la numérotation des documents tels que les chèques pour éviter les doublons sont également un contrôle interne utile.
- 5Tenez compte des lois comptables et fiscales que votre entreprise doit respecter. À des fins fiscales, la loi vous oblige généralement à tenir des registres comptables complets pour votre entreprise. La préparation de vos registres comptables pour qu'ils soient conformes à la loi facilitera la conformité à un éventuel audit des recettes fédérales.
- Intégrez les procédures de l'IRS, telles que la tenue des registres comptables pendant au moins six ans, à votre processus de piste d'audit interne. De cette façon, vous disposez déjà des processus nécessaires pour répondre aux audits externes de l'IRS et d'autres parties externes.
- Pour savoir quelles lois vous concernent, le site Web de la Small Business Administration est une ressource très utile. De plus, vous pouvez également consulter votre comptable ou votre comptable si vous en avez un.
Apprendre à effectuer un audit comptable interne de base sur votre propre petite entreprise peut vous fournir une compréhension globale des forces et des faiblesses financières de votre entreprise.
Méthode 3 sur 3: réalisation d'un audit comptable interne
- 1Utiliser des pratiques d'audit reconnues par l'industrie. Les bonnes pratiques d'audit doivent servir de guide initial pour la conduite de votre audit comptable interne. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité d'entreprise, d'un avocat fiscaliste ou d'un comptable est le meilleur moyen de vous assurer que votre audit comptable interne est conforme aux pratiques comptables généralement acceptées.
- Les normes d'audit générales reconnues (NVGR) sont les normes d'audit les plus couramment utilisées pour auditer les entreprises privées. Tenez compte des politiques GAAS lorsque vous commencez votre audit comptable interne.
- Les GAAS sont les règles et normes de base utilisées lors d'un audit. Bien qu'ils soient généralement utilisés par des auditeurs professionnels, la consultation de ces principes de base peut fournir une ligne directrice utile pour votre propre audit personnel.
- 2Croisez chaque partie du système comptable de votre entreprise. Passez en revue chaque endroit dans lequel les informations comptables sont saisies, y compris le journal général, le grand livre et les soldes des comptes individuels. Les soldes des comptes doivent être examinés en permanence, plutôt que juste avant de préparer la balance de vérification à la fin de la période comptable.
- Assurez-vous que toutes les entrées ont des entrées correspondantes dans chaque élément de votre système et que toutes les divergences sont résolues rapidement. Par exemple, un achat de marchandise à vendre nécessiterait une écriture de débit sur le compte d'inventaire et un crédit sur votre compte de trésorerie.
- Utilisez la documentation comptable pour vérifier les revenus bruts, les dépenses et les coûts de votre entreprise.
- Si vous avez un très grand nombre de transactions, il est acceptable de prendre un échantillon statistique afin d'examiner des transactions individuelles, plutôt que d'essayer de les examiner toutes.
- 3Comparez les enregistrements comptables internes aux enregistrements externes. Vérifiez la fidélité de votre propre comptabilité en la comparant à des documents externes. Par exemple, vous pouvez comparer les reçus d'achat de vos fournisseurs avec vos propres enregistrements d'achat. Notez que les problèmes qui surviennent au cours de ce processus peuvent être dus à des erreurs externes, telles que des erreurs de calcul par un fournisseur ou un client.
- Si vous rencontrez des erreurs, il est important de d'abord corriger l'erreur. Toute erreur imputable à des facteurs externes (comme une erreur de fournisseur) doit également être corrigée en contactant la partie concernée. Ensuite, il est important de documenter l'erreur et de vous demander pourquoi l'erreur s'est produite et qui en est responsable. S'agit-il d'une erreur ponctuelle ou y a-t-il un problème avec la politique ou la procédure de base? À partir de là, vous pouvez vous concentrer pour vous assurer que l'erreur ne se répète pas.
- Si vous avez des produits physiques ou utilisez des équipements dans votre entreprise, vous devrez également effectuer des audits physiques. Par exemple, l'inventaire ou l'équipement doit être compté et inspecté visuellement.
- 4Vérifiez les dossiers fiscaux internes par rapport à vos déclarations de revenus. Examinez vos récents reçus fiscaux du gouvernement et comparez-les à vos dossiers internes concernant les impôts payés et les impôts à payer. Aux États-Unis, gardez les reçus fiscaux à portée de main pendant au moins 7 ans, car c'est le délai de prescription en matière de fraude fiscale.
- 5Créer un rapport d'audit. Compilez une liste de vos conclusions dans un rapport d'audit succinct. Un rapport d'audit est simplement un document qui résume les conclusions de votre audit. Il indiquera les problèmes que vous avez trouvés, les améliorations qui ont été apportées et les domaines qui fonctionnaient bien.
- Comme il s'agit de votre propre audit, il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'un document formel et doit simplement être un document utile auquel vous pouvez vous référer pour votre propre usage, ou que vous pouvez montrer à l'IRS si votre entreprise est auditée.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité d'entreprise, d'un avocat fiscaliste ou d'un comptable est le meilleur moyen de vous assurer que votre audit comptable interne est conforme aux pratiques comptables généralement acceptées.
- Envisagez de faire appel à un comptable. Les conseils ci-dessus sur la création d'une piste d'audit peuvent sembler intimidants. Envisagez d'embaucher un comptable si vous n'êtes pas en mesure d'exécuter les processus nécessaires à la création d'une piste d'audit. Un comptable peut être embauché spécifiquement pour créer et exécuter un processus de piste d'audit comptable, que vous pouvez ensuite superviser sans l'aide de ce comptable. De plus, une relation à long terme avec un comptable peut être essentielle à la réussite d'une entreprise.
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Les commentaires (10)
- J'ai été nommé président d'un comité d'audit financier d'une organisation. J'avais besoin de savoir étape par étape comment démarrer mon comité, comment le mettre en place après avoir reçu toutes les informations financières du trésorier et du secrétaire. Merci.
- Il a donné l'ensemble de l'examen de l'audit à effectuer et ce qui doit être vérifié lors de l'audit.
- Cela a vraiment été très utile. Je me préparais pour un entretien d'audit, donc ça m'a préparé. Merci beaucoup.
- Très instructif. Je suis comptable agréé de profession, avec plus de 15 ans dans le domaine de l'audit, et je peux dire sans aucun doute que les informations présentées ici sont justes.
- Il a permis de comprendre les pratiques de base d'un cabinet d'audit comptable.
- Cet article m'a beaucoup aidé. Merci beaucoup d'avoir écrit ceci.
- J'ai tiré de nouvelles connaissances de votre processus d'audit concret. Merci!
- A aidé juste à me rappeler des composants clés pour l'audit. Merci!
- J'ai une idée générale des audits financiers. Merci!
- Je ne peux pas vous remercier assez, votre analyse et vos présentations sont géniales. Bravo à vous. J'adore votre approche, facile à comprendre.
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