Comment déduire les dépenses professionnelles?

Conservez vos reçus. Du mieux que vous le pouvez, vous devez conserver vos reçus pour toutes les dépenses professionnelles. Bien que les reçus ne soient pas absolument nécessaires, ils constituent le meilleur moyen de prouver une dépense. Vous devez également écrire des notes utiles sur le reçu, y compris le nom, le titre et la société du client que vous avez reçu ainsi que la date, le lieu, le coût et l'objet de la dépense. Par exemple, si vous invitez un client à dîner, vous devez noter au dos du reçu que vous avez parlé d'affaires, car il s'agit d'une exigence pour demander une déduction pour repas.

• Procurez-vous un grand dossier et jetez vos reçus dans le dossier. De cette façon, vous aurez tout au même endroit lorsque vous vous asseyez pour faire vos impôts.
• Si vous souhaitez être plus organisé, vous pouvez créer une feuille de calcul courante et saisir les dépenses professionnelles hebdomadaires ou quotidiennes. Vous devez toujours conserver vos reçus.

Vérifiez si une dépense était «ordinaire» pour votre entreprise. Vous pouvez réclamer une dépense d'entreprise pour presque n'importe quoi; cependant, la dépense doit être «ordinaire» pour votre commerce ou votre entreprise. «Ordinaire» signifie «normal, courant et accepté dans les circonstances par la communauté des affaires».

• Par exemple, l'achat de fournitures de bureau et le paiement des frais postaux sont des coûts ordinaires encourus pour la plupart des entreprises.
• Cependant, acheter un yacht et le marquer avec le nom de votre entreprise ne compte pas comme une dépense «ordinaire».

Demandez si la dépense était «nécessaire». La dépense doit également avoir été nécessaire à la conduite de votre commerce ou de votre entreprise. Cela ne veut pas dire que la dépense était «indispensable». Cependant, il doit être utile et approprié pour votre entreprise.

• Par exemple, adhérer à une association professionnelle serait une dépense déductible. L'adhésion à une association serait utile et appropriée pour votre entreprise.
• Cependant, rejoindre un club privé qui n'a rien à voir avec votre métier ou votre entreprise ne serait pas une dépense "nécessaire".

Identifier les immobilisations. Si vous avez acquis un bien qui profitera à votre entreprise pendant plus d'un an (par exemple, un véhicule, un ordinateur, du mobilier de bureau), celui-ci est considéré comme un bien immobilisé et ne peut pas être passé en charges. Cela peut être délicat, car cela peut changer au cas par cas. Selon la façon dont il est utilisé, un élément peut être une immobilisation pour une entreprise et une dépense déductible pour une autre entreprise. Ou, par exemple, une réparation sur un article peut être considérée comme une dépense déductible, tandis qu'une amélioration de ce même article peut être considérée comme une immobilisation. Travaillez en étroite collaboration avec votre comptable pour déterminer quels éléments sont des immobilisations et lesquels sont des franchises.

• Les immobilisations peuvent être amorties (si elles sont incorporelles) ou dépréciées (si elles sont corporelles); cependant, et vous pouvez compter la valeur de l'amortissement ou de la dépréciation de l'actif en tant que dépense.
• Si vous n'êtes pas sûr qu'un actif soit considéré comme une dépense en capital, vous et votre comptable devez vous référer à l'IRS, qui a classé certaines catégories de dépenses en capital courantes.

Identifiez les dépenses courantes de l'entreprise. Il existe de nombreuses dépenses professionnelles courantes que vous pouvez déduire. Par exemple, vous pouvez réclamer les éléments suivants:

• Cotisations aux régimes de retraite. Cela comprend les cotisations à votre propre régime ainsi qu'aux régimes de vos employés.
• Rémunération des employés. En règle générale, vous pouvez déduire le montant que vous versez à vos employés.
• Assurance. Vous pouvez généralement déduire les frais d'assurance nécessaires et ordinaires s'il s'agit de votre profession, commerce ou entreprise. Par exemple, l'assurance responsabilité civile, l'assurance médicale pour les employés, l'assurance contre la faute professionnelle et l'assurance crédit sont toutes déductibles.
• Location. Vous pouvez déduire le loyer si vous utilisez la propriété pour votre commerce ou votre entreprise. Vous ne pouvez pas déduire si vous avez ou recevrez des capitaux propres ou le titre de propriété.
• Impôts. Vous pouvez déduire divers impôts étrangers, fédéraux, étatiques et locaux s'ils sont directement attribuables à votre entreprise.
• Frais. Les redevances et frais de franchise sont déductibles. Les frais de franchise doivent être amortis (déduits) sur 15 ans.
• Autre. Voir la publication IRS 535 pour plus de détails.