Comment recruter un assistant personnel?
Cela vous aidera à déterminer où va votre temps et ce que vous pourriez déléguer à un assistant personnel.
Un assistant personnel n'est plus réservé aux célébrités et aux riches entrepreneurs. Tout le monde peut bénéficier de l'embauche d'un assistant personnel pour prendre en charge certaines de ses tâches quotidiennes. Cela peut aider à réduire le stress et vous donner plus de temps pour les projets sur lesquels vous voulez vraiment vous concentrer. Commencez par identifier ce dont vous avez besoin d'un assistant personnel. Ensuite, recherchez les services de courses locaux ou publiez votre propre offre d'emploi pour trouver la bonne personne pour le poste.
Partie 1 sur 3: déterminer quoi déléguer
- 1Faites une liste de toutes les tâches que vous effectuez chaque jour pendant 1 semaine. Cela vous aidera à déterminer où va votre temps et ce que vous pourriez déléguer à un assistant personnel. Incluez toutes les tâches que vous effectuez sur la liste, grandes et petites, et combien de temps vous passez sur chaque tâche. Vous pouvez également ajouter des éléments à la liste que vous vouliez accomplir, mais que vous n'avez pas réussi à faire. Utilisez un formulaire abrégé pour lister la tâche et le temps que vous y avez consacré.
- Par exemple, si vous passez une heure à publier sur les réseaux sociaux pour promouvoir votre entreprise, vous pouvez le répertorier sous la forme "Publications sur les réseaux sociaux-1 heure".
- Ou, si vous vouliez organiser votre garde-robe, renouveler l'immatriculation de votre voiture, ou comparer les prix des meubles de bureau, ajoutez ces articles à votre liste. Vous pouvez fournir une estimation du temps que ces tâches pourraient prendre si vous n'êtes pas sûr.
- 2Mettez en surbrillance les tâches qui pourraient être déléguées à quelqu'un d'autre. Une fois que vous avez votre liste de tout ce que vous avez fait en une semaine, lisez-la et mettez en surbrillance les éléments que vous pourriez déléguer à quelqu'un d'autre. Il peut s'agir de simples courses, de tâches de bureau ou d'autres choses qui, selon vous, absorbent trop de votre temps.
- Une bonne règle de base pour décider si vous pouvez déléguer quelque chose est que si vous ne paieriez pas à quelqu'un d'autre votre salaire horaire pour le faire, alors il peut être préférable de le déléguer.
- 3Déterminez si les tâches doivent être effectuées en personne. Après avoir parcouru la liste et identifié ce qui pourrait être délégué, déterminez si la personne qui effectue les tâches doit être physiquement présente pour les faire ou si vous pouvez travailler avec un assistant virtuel. Les assistants virtuels travaillent à distance, ce qui est souvent plus rentable car vous n'avez pas à vous soucier de leur fournir un espace de bureau pour terminer leur travail.
- Par exemple, si l'essentiel du travail pour lequel vous avez besoin d'aide peut être effectué en ligne, comme la saisie de données, le téléchargement de photos sur votre blog ou l'achat d'articles en ligne, vous pouvez envisager d'embaucher un assistant virtuel.
Si vous avez trouvé quelqu'un avec qui vous voulez travailler comme assistant personnel, faites-lui une offre d'emploi. - 4Déterminez combien vous pouvez vous permettre de payer quelqu'un. Une fois que vous avez choisi ce que vous voulez déléguer et approximativement combien de temps cela prendra à la personne, réfléchissez à ce que vous êtes prêt et capable de payer à quelqu'un. Gardez à l'esprit que les assistants personnels plus expérimentés facturent généralement plus pour leurs services, et le prix peut varier en fonction du type de tâches ou de courses pour lesquelles vous embaucherez quelqu'un.
- Par exemple, embaucher quelqu'un pour faire des courses simples, comme aller chercher le nettoyage à sec, faire l'épicerie et faire changer l'huile de votre voiture peut coûter environ 15€ de l'heure.
- D'un autre côté, si vous avez besoin de quelqu'un pour effectuer des tâches qualifiées, telles que la transcription de notes, la publication sur les réseaux sociaux pour promouvoir votre entreprise ou la communication avec des clients pour confirmer des réunions, vous devrez peut-être payer quelqu'un jusqu'à 22€ de l'heure.
Astuce: Si vous cherchez un assistant personnel pas cher et que vous pouvez embaucher quelqu'un qui travaille virtuellement, vous pourrez peut-être trouver quelqu'un pour aussi peu que 5,20€ de l'heure. Cependant, gardez à l'esprit qu'ils peuvent être limités dans les types de tâches qu'ils peuvent effectuer et que la qualité de leur travail ne sera probablement pas aussi élevée que quelqu'un qui facture 37€ de l'heure.
Partie 2 sur 3: trouver la meilleure personne pour le poste
- 1Renseignez-vous auprès d'un service de courses pour obtenir de l'aide pour les tâches quotidiennes. Les services de courses fournissent une aide pour les tâches quotidiennes simples, ce qui peut vous faire gagner du temps. Si vous souhaitez embaucher quelqu'un de la région pour vous aider avec des choses comme faire les courses, récupérer les ordonnances et le nettoyage à sec, ou même emmener votre chien chez le vétérinaire pour un examen, vérifiez quels sont les services de courses disponibles dans votre région. Appelez pour demander leurs tarifs et les services qu'ils offrent pour voir si c'est une bonne option pour vos besoins.
- Par exemple, si vous cherchez quelqu'un pour s'occuper de vos courses une fois par semaine et que vous vous attendez à ce que les courses prennent environ 4 heures, dites-le-lui et demandez-lui combien il facturerait ses services.
Astuce: S'il n'y a pas de service de courses dans votre région, vous pourrez peut-être trouver un assistant personnel via vos petites annonces locales. Vous pouvez également envisager de demander des recommandations à vos amis.
- 2Publiez une annonce pour le poste d'assistant personnel. Rédigez une description de poste détaillée qui comprend toutes les responsabilités du poste et le niveau minimum de qualifications que vous recherchez. Cependant, il est préférable de garder l'annonce courte, concise et simple. Soyez aussi précis que possible sur vos besoins et le type de travailleur que vous recherchez. Publiez l'annonce sur des sites Web d'emploi, dans votre journal local ou sur des sites Web de petites annonces en ligne.
- Assurez-vous d'énumérer toutes les tâches ou responsabilités spécifiques que le travail impliquera, ainsi que les licences ou certifications spéciales que le demandeur doit avoir à prendre en compte, comme un permis de conduire.
- Vous pourriez obtenir de meilleurs résultats si vous incluez une instruction spéciale dans l'offre d'emploi pour déterminer si les candidats sont soucieux des détails. Essayez d'inclure quelque chose comme ceci: «Lorsque vous soumettez votre CV, veuillez écrire «Application for Personal Assistant» dans la ligne d'objet de l' e - mail».
- 3Affiner les candidats en fonction de leur expérience et de leurs compétences. Rappelez-vous les tâches que votre assistant personnel devra effectuer et utilisez-les pour vous aider à affiner vos choix à 2-3 candidats. Cela rendra beaucoup plus facile de choisir quelqu'un que d'interroger chaque personne qui postule pour le poste.
- Par exemple, si vous recherchez quelqu'un qui peut transcrire des notes pour vous, vous pouvez vous concentrer sur les candidats qui peuvent taper plus de 65 mots par minute ou ceux qui ont de l'expérience en transcription.
- Si vous recherchez quelqu'un qui peut faire des courses pour vous, alors vous pouvez sélectionner des candidats qui ont leur propre moyen de transport ou ceux qui ont de l'expérience dans les courses pour d'autres personnes.
- 4Posez des questions d'entrevue qui révéleront les qualités de la personne. Une fois que vous avez réduit les candidats à votre top 2 à 3, appelez-les pour organiser des entretiens. Vous pouvez organiser un entretien téléphonique ou un entretien en personne. Vous pourriez même envisager de commencer par des entretiens téléphoniques pour vos 2-3 meilleurs choix, puis interroger votre premier choix en personne. Sélectionnez les questions pour déterminer si elles seront en mesure de gérer les tâches que vous souhaitez qu'elles accomplissent en temps opportun.
- Par exemple, si vous embauchez quelqu'un pour transcrire les fichiers audio que vous lui donnez en notes écrites, demandez-lui des informations sur le travail de transcription qu'il a effectué dans le passé.
- Si vous embauchez quelqu'un pour faire des courses pour vous, demandez-lui combien de temps il consacre généralement à des tâches comme les courses.
Demandez à votre nouvel assistant personnel d'effectuer les tâches dont vous avez besoin de manière directe et professionnelle plutôt que de le lui demander. - 5Exécutez une vérification des antécédents si la personne aura accès à vos finances. Si vous trouvez quelqu'un que vous pensez vouloir embaucher, vous voudrez peut-être d'abord vérifier ses antécédents. Cela peut être avantageux si la personne a accès à votre maison ou à vos finances. Vous pouvez effectuer une vérification des antécédents criminels de quelqu'un par l'intermédiaire de votre poste de police d'État ou local, ou acheter une vérification complète des antécédents qui comprendra également des éléments tels que le dossier de conduite et les antécédents de crédit de la personne.
- Une autre option consiste à demander à la personne d'obtenir et de vous fournir ces documents, comme un dossier de conduite, un dossier de crédit ou un casier judiciaire.
- 6Vérifiez les références des candidats pour connaître leurs antécédents professionnels. Parallèlement à une vérification des antécédents, appelez les références de la personne pour vous assurer qu'elle possède l'expérience et les compétences qu'elle prétend avoir. Renseignez-vous sur l'éthique de travail, l'efficacité et le comportement de la personne lorsque vous appelez ses références.
- Par exemple, vous pourriez demander: «Comment décririez-vous l'éthique de travail de Charlie?» ou «Sandra s'entendait-elle bien avec ses collègues?»
- 7Offrez le poste à quelqu'un lorsque vous trouvez le bon candidat. Si vous avez trouvé quelqu'un avec qui vous souhaitez travailler en tant qu'assistant personnel, faites-lui une offre d'emploi. Assurez-vous d'être clair sur les détails de l'offre d'emploi, tels que leur taux de rémunération, la date de début, l'horaire et les responsabilités. Si la personne dit qu'elle a besoin de temps pour examiner l'offre, dites-lui quand vous avez besoin d'une réponse.
- Assurez-vous de remercier tous les candidats que vous n'avez pas finalement embauchés. Vous pouvez également demander à conserver leurs informations dans un dossier au cas où vous auriez une autre ouverture à l'avenir.
Partie 3 sur 3: travailler avec votre assistant personnel
- 1Créez un contrat de travail que la personne doit signer. Il est important de détailler vos attentes envers la personne dans votre contrat de travail et de faire en sorte que la personne le lise et le signe avant qu'elle ne commence à travailler pour vous. Cela permettra de s'assurer qu'ils sont conscients de ce que l'on attend d'eux. Certaines choses à détailler dans ce contrat incluent:
- Responsabilités
- Horaire de travail, politique de retard et jours de congé
- Spécifications sur le respect de votre vie privée
- Rémunération et avantages
- Règles concernant le tabagisme, l'alimentation, la consommation d'alcool et la langue au travail
- Si la personne est autorisée à utiliser vos objets personnels, tels que votre téléphone
- 2Démarrez un dossier personnel pour la personne que vous avez embauchée. Une fois que vous avez terminé le processus d'embauche, placez tous les documents que vous avez rassemblés ou créés dans un dossier personnel. Ce sera l'endroit où vous garderez tout ce qui concerne votre nouvel employé organisé. Certaines choses à placer dans le fichier incluent:
- Description de l'emploi
- Candidature, CV et lettre de motivation
- Vérification des antécédents
- Les références
- Copie du contrat de travail signé
- Formulaires gouvernementaux et fiscaux
- Les détails du travailleur, tels que son adresse, son numéro de téléphone et ses contacts en cas d'urgence
Rappelez-vous les tâches que votre assistant personnel devra effectuer et utilisez-les pour vous aider à affiner vos choix à 2-3 candidats. - 3Envisagez d'utiliser un intermédiaire fiscal pour gérer les finances. Si vous ne souhaitez pas payer vous-même votre assistant personnel, vous pouvez envisager de passer un contrat avec un intermédiaire fiscal. Il s'agit d'une entité distincte, telle qu'une agence de placement qui gérera les paiements, les formulaires fiscaux et d'autres aspects juridiques de l'emploi pour vous. Vous transférerez des fonds sur un compte pour payer la personne que vous embauchez et elle effectuera les paiements à la personne selon vos instructions. Un intermédiaire fiscal peut également gérer des choses comme:
- Vérification de l'admissibilité à l'emploi
- Retenues à la source
- Souscrire une assurance responsabilité civile
- Respecter les lois du travail
- Rédaction des contrats de travail
- Création d'un rapport financier mensuel
- 4Formez votre employé à accomplir les tâches dont vous avez besoin. Demandez à votre nouvel assistant personnel d'effectuer les tâches dont vous avez besoin de manière directe et professionnelle plutôt que de le lui demander. Cela vous aidera à vous établir comme leur patron et à clarifier vos attentes. Bien que vous deviez toujours respecter les antécédents, la religion ou les autres différences de votre employé, il est également important de les corriger s'il fait une erreur ou fait quelque chose d'insatisfaisant. Expliquez-leur comment cette erreur vous affecte pour les aider à comprendre pourquoi il est important de le faire correctement.
- Par exemple, si votre assistant personnel arrive en retard pour récupérer votre nettoyage à sec, vous pourriez lui dire quelque chose comme: «Vous avez 15 minutes de retard, ce qui va me faire 15 minutes de retard. J'ai besoin que vous arriviez à l'heure ou en avance chaque fois que vous sont programmés."
Astuce: Continuez à donner à votre nouvel assistant personnel des commentaires sur ses performances et clarifiez vos attentes. Il leur faudra peut-être quelques semaines pour s'adapter à leur nouveau poste et développer un système de gestion de leurs tâches.
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