Comment créer un modèle de description de poste?

Vous voudrez laisser un espace au début de votre modèle de description de poste pour le titre du poste.

Une description de poste est un document extrêmement important utilisé pour l'embauche et la gestion des employés. Il communique les responsabilités de la personne qui effectue le travail, ainsi que les qualifications et les compétences nécessaires pour l'accomplir. Avoir un modèle pour toutes les descriptions de poste au sein d'une entreprise ou d'une organisation aidera à les garder cohérents et uniformes dans leur style et leur substance, ainsi qu'à assurer un processus d'embauche équitable. Créez un document qui fournit un aperçu de l'entreprise et du département, puis fournit un espace pour les tâches et les qualifications requises liées à chaque poste particulier.

Partie 1 sur 3: collecte d'informations

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Décidez qui créera le modèle. En règle générale, les organisations utilisent leurs ressources humaines ou leur service du personnel pour créer des modèles de description de poste. Dans certains cas, cependant, un groupe ministériel, un gestionnaire ou une autre personne (généralement le superviseur direct d'un poste) peut être responsable de la création d'un poste. Dans tous les cas, assurez-vous que le créateur du modèle connaît les besoins de l'entreprise ou de l'organisation.
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Rédigez une description de votre entreprise ou organisation. Cet aperçu sera inclus avec toutes les descriptions de poste, pour donner une idée de votre lieu de travail. Ainsi, il peut être écrit à l'avance afin qu'il puisse être inséré dans le modèle lorsque vous le préparez.
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Préparer des résumés de poste, le cas échéant. Vous pouvez utiliser le modèle de description de poste que vous utilisez pour chaque poste que vous publiez en remplissant le modèle avec les informations pertinentes pour ce poste. Cependant, si vous faites (ou prévoyez de faire) beaucoup d'embauches pour un poste particulier, vous pouvez créer un modèle spécial qui comprend un résumé de ce travail. Cela vous fera gagner du temps.
- Par exemple, une école peut avoir un modèle général pour tous les emplois, ainsi qu'un modèle plus spécialisé pour les professeurs de mathématiques, un autre pour les professeurs d'anglais, etc.

Partie 2 sur 3: création du modèle

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Commencez par le titre du poste. Le titre du poste spécifique est important car il différencie un poste d'un autre. Vous voudrez laisser un espace au début de votre modèle de description de poste pour le titre du poste.
- Pensez à inclure un titre de poste suffisamment spécifique pour différencier le poste et aider la personne à comprendre ses fonctions, mais également suffisamment large pour couvrir toutes les fonctions potentielles du poste.
- Par exemple, «Enseignant» peut être un titre de poste trop large, tandis que «Enseignant de mathématiques pour la septième année» peut en fait être trop spécifique si le poste peut également occasionnellement devoir enseigner les mathématiques à des élèves de sixième ou de huitième année. Au lieu de cela, « Enseignant de mathématiques de niveau intermédiaire» pourrait être à la fois spécifique et suffisamment large.
- Souvent, le titre du poste est spécialement formaté (en utilisant une police en gras ou une taille de police plus grande, etc.) afin d'attirer l'attention sur lui.
Pour créer un modèle de description de poste, commencez par "Titre du poste", que vous voudrez peut-être mettre en gras afin qu'il attire le plus d'attention.
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Laissez de la place pour préciser le département (le cas échéant). Si votre entreprise ou organisation est divisée en plusieurs sections, une description de poste doit mentionner à quel département ou autre unité ce poste particulier relève. Lors de la création d'un modèle de description de poste, il est important de laisser une place pour la liste du service, généralement près du début du document.
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Définir le superviseur. Vous trouverez peut-être utile de laisser une section sur votre modèle à utiliser pour détailler la supervision d'un poste particulier, et/ou dans quelle mesure il est supervisé. Cela peut aider un individu à comprendre à qui il rendrait compte lorsqu'il occupait un poste particulier, et le rôle du poste au sein de la hiérarchie d'une entreprise ou d'une organisation.
- Vous pouvez également laisser une section pour discuter des rôles de supervision d'un poste particulier (le cas échéant), s'il s'agit de gérer d'autres personnes.
- L'inclusion d'une section sur la supervision dans une description de poste peut également être un document utile pour déterminer comment gérer les conflits pouvant survenir concernant un poste particulier.
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Fournissez une section de résumé du travail. Considérez cela comme une description de l'objectif du poste et de son rôle au sein de votre entreprise ou organisation dans son ensemble. Un résumé de poste reconnaîtra brièvement les principes fondamentaux du poste, alors laissez de l'espace sur votre modèle de description de poste pour répondre:
- Que voulez-vous que le travail réalise?
- Quel est son but?
- Quelle est la tâche principale de la personne qui occupe ce poste?
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Créez un espace pour décrire les tâches et responsabilités essentielles. Celles-ci pourraient également être appelées «fonctions principales» ou «fonctions essentielles». Quel que soit le nom que vous lui donniez, cette section d'une description de poste devrait fournir une liste des tâches associées au poste, peu importe qui le remplit.
- Énumérez les tâches par ordre d'importance, en utilisant une liste à puces ou un autre formatage clair.
- Gardez à l'esprit le modèle suivant pour écrire efficacement sur les tâches essentielles d'un travail: mot d'action + sujet + activités spécifiques. Par exemple, vous pouvez énumérer une tâche spécifique d'un responsable de la conformité de la sécurité au travail comme « Préparer des rapports de sécurité mensuels en collectant, en vérifiant et en résumant les données de sécurité au travail».
- Vous pouvez également inclure des pourcentages décrivant le temps qu'un poste passe à accomplir des tâches particulières. Par exemple, un modèle de description de poste pour les enseignants pourrait être utilisé pour indiquer que peut-être 75% du poste est consacré à des tâches d'enseignement, 15% à conseiller les étudiants et 10% à siéger à des comités.
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Pensez à laisser un espace pour les «autres» tâches. Si les tâches exactes de certains postes de votre entreprise ou organisation dépendent des personnes qui les remplissent, alors vous voudrez peut-être laisser un espace indiquant «D'autres tâches peuvent inclure...» Cela vous donnera la possibilité d'intégrer d'autres tâches et responsabilités basées sur sur l'expérience ou les capacités d'un candidat.
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Créez une section des compétences requises. L'identification d'un ensemble particulier de compétences requises pour effectuer un travail particulier peut aider les individus à comprendre s'ils ont les capacités et les connaissances nécessaires pour accomplir ses tâches de base.
- Des exemples de compétences incluent des choses comme «Capacité à utiliser un tableur avec compétence» et «Gérer efficacement une équipe de 5 à 6 stagiaires»
- N'oubliez pas que les compétences peuvent être «dures» (compétences enseignables, telles que travailler avec un outil particulier, la connaissance d'un logiciel spécifique ou la capacité de créer un certain type de document ou d'objet) ou «douces» (souvent appelées « compétences relationnelles, " ceux-ci font référence à votre capacité à interagir avec les autres et à utiliser l'intelligence émotionnelle). Votre modèle de description de poste peut vouloir refléter cela en créant une place spécifique pour l'un, ou l'autre, ou les deux.
La section des qualifications d'un modèle de description de poste est utilisée pour répertorier toute éducation, formation spécifique ou certification requise pour effectuer le travail.
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Réservez un espace pour énumérer les qualifications requises. La section des qualifications d'un modèle de description de poste est utilisée pour répertorier toute éducation, formation spécifique ou certification requise pour effectuer le travail.
- Les qualifications peuvent inclure: les diplômes obtenus; nombre précis d'années d'expérience dans un type de travail particulier; expérience de l'utilisation d'équipements, de logiciels, etc. et les certifications requises par la loi ou d'autres règlements afin d'accomplir les tâches de l'emploi.
- Vous pouvez également envisager d'inclure un espace sur votre modèle pour les qualifications minimales ainsi que les qualifications souhaitées. Par exemple, un poste particulier peut nécessiter les connaissances et l'expérience d'un baccalauréat pour accomplir ses tâches essentielles, mais votre entreprise ou organisation peut préférer que quelqu'un occupant ce poste ait une maîtrise.
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Faites de la place pour décrire tout effort physique ou mental particulier que le travail peut exiger. Par exemple, vous voudrez peut-être un espace sur votre modèle de description de poste pour décrire si un poste particulier nécessite ou non des choses comme soulever des objets lourds, rester assis pendant de longues périodes, effectuer des tâches répétitives ou voyager.
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Laisser une section pour caractériser les conditions de travail. Pour certains postes, il est pertinent de divulguer les conditions de travail. Par exemple, certains postes nécessitent de travailler avec ou autour de choses comme des matières toxiques, des équipements potentiellement dangereux, un bruit excessif ou des conditions météorologiques extrêmes. Si cela est pertinent pour votre lieu de travail (ou peut être pertinent pour certains postes), incluez une section pour cela dans votre modèle de description de poste.
- Si un poste particulier pour lequel vous utilisez plus tard le modèle n'a pas de conditions de travail dangereuses ou notables, vous pouvez écrire quelque chose comme « environnement de bureau normal» dans cette section, ou simplement le supprimer du modèle.
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Faites un espace pour détailler le salaire, les avantages ou le financement. Si le modèle de description de poste que vous créez sera ou peut être utilisé pour annoncer des postes vacants et recruter des candidats, vous pouvez également décider d'inclure des informations financières. Vous pouvez laisser un espace pour identifier un salaire ou une échelle salariale en particulier, une description des avantages sociaux disponibles dans votre établissement (qu'ils soient généraux ou propres à un poste) et la source de financement du poste, le cas échéant.

Partie 3 sur 3: examen du modèle

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Distribuez une ébauche de votre modèle aux gestionnaires et aux superviseurs. Toute personne qui aura besoin d'utiliser le modèle pour créer des descriptions de poste devrait avoir la possibilité de revoir le modèle, de faire part de ses commentaires et de travailler ensemble pour y apporter des améliorations.
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Utilisez le modèle pour saisir quelques descriptions de poste déjà rédigées. Cela vous aidera à déterminer si vous avez oublié quelque chose ou si vous avez besoin d'élargir le modèle. Si vous n'avez pas encore rédigé de description de poste, utilisez le modèle pour vous entraîner à en rédiger une, puis examinez-la avec les responsables concernés.

Vous pouvez utiliser le modèle de description de poste que vous utilisez pour chaque poste que vous publiez en remplissant le modèle avec les informations pertinentes pour ce poste.
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Enregistrez le modèle. Conservez le modèle dans un endroit facilement accessible. Si de nombreuses personnes différentes doivent accéder au modèle pour rédiger des descriptions de poste, il doit être facilement accessible.
- Par exemple, placez le modèle final sur un intranet d'entreprise, si vous en avez un. Sinon, enregistrez-le dans un dossier partagé ou dans un stockage cloud.
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Examinez et mettez à jour régulièrement le modèle de description de poste. Au fur et à mesure qu'une entreprise ou une organisation change et grandit, ses descriptions de poste évolueront également. Faites de la révision périodique (annuelle, biennale, etc.) du modèle un élément du calendrier de vos réunions de gestion des ressources humaines et de gestion.

Mises en garde

N'incluez aucune information susceptible de discriminer une personne en fonction de son âge, de son sexe, de sa sexualité, de sa race, de son handicap, de sa nationalité, etc.

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Pas

Partie 1 sur 3: collecte d'informations

Partie 2 sur 3: création du modèle

Partie 3 sur 3: examen du modèle

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