Comment rédiger des spécifications de travail?
Jetez un œil à certains de ces objectifs communs qu'une bonne description de poste devrait avoir: Une description de poste couvrira les détails nécessaires de ce poste.
Que vous créiez un nouveau poste ou remplissiez un ancien, vous devrez créer une description de poste. La description de poste permettra à un demandeur d'emploi d'avoir une compréhension précise de ce que le poste exige et quelles pourraient être ses responsabilités. Vous voudrez soigneusement détailler, organiser et présenter les informations associées au poste que vous avez actuellement ouvert pour créer une description de poste idéale.
Partie 1 sur 3: création de la description de poste
- 1Rédigez une ébauche. Il peut être utile de créer une ébauche de votre description de poste avant de vous mettre à rédiger les versions finales. Cela vous permettra de collecter tous les détails du poste et de vous assurer de ne pas oublier d'inclure des points importants. Essayez de créer et d'utiliser une ébauche de description de poste pour vous aider à peaufiner la version finale que vous publiez.
- Faites une simple liste des détails impliqués dans le travail. Incluez des éléments comme le salaire, le poste, les heures régulières ou d'autres détails que vous jugez utiles.
- Décrivez certaines des principales responsabilités du poste.
- Jetez un coup d'œil à la façon dont certains des processus clés sont exécutés et incluez-les dans votre liste.
- Réfléchissez à certaines des qualifications que vous aimeriez que votre candidat ait et notez-les.
- 2Décidez du titre du poste. Vous pouvez avoir une idée approximative de ce qu'il faut appeler la position ouverte, mais l'affiner soigneusement peut avoir un impact sur le processus de candidature. Pour cette raison, vous voudrez réfléchir aux termes qui décrivent avec précision le travail. Votre titre doit être concis et illustratif, attirant immédiatement l'attention des candidats potentiels.
- Évitez les titres trop longs.
- Évitez d'utiliser des termes vagues.
- Assurez-vous que les termes que vous utilisez reflètent avec précision la position.
- Par exemple, "Directeur en chef de l'équipe des nouveaux étudiants au Benson College" serait trop long.
- «Directeur en chef» ou «directeur de programme» seraient des titres acceptables.
- 3Inclure les détails du travail. Vous n'aurez pas besoin d'écrire beaucoup sur chaque détail du travail, mais vous devrez en inclure beaucoup. Ces détails permettront au candidat de comprendre rapidement la nature générale du poste et de décider s'il lui convient. Essayez d'inclure certains des détails de description de poste courants suivants pour que votre description soit complète:
- Classement du poste
- Un salaire
- Niveau de rémunération
- département
- Emplacement
- Type d'emploi
- Gamme d'emplois
- Postes comparables
Assurez-vous d'inclure certains des détails suivants sur les facteurs du poste dans votre description de poste. - 4Créer un résumé du travail. Au-delà de la présentation des détails du travail, vous voudrez rédiger un bref résumé du travail lui-même. Ce résumé permettra aux candidats d'acquérir une compréhension contextuelle des détails de l'emploi. La plupart des résumés ne feront qu'environ un paragraphe et couvriront les tâches et les exigences de base du poste.
- 5Inclure les tâches et les responsabilités du travail. Pour donner à votre candidat une compréhension complète de ce que le poste exigera de lui, vous voudrez inclure une liste complète des tâches associées au poste. Cela permettra au candidat de juger avec précision s'il est capable de répondre aux exigences du poste. Gardez certains de ces conseils à l'esprit lorsque vous rédigez les tâches et les responsabilités du poste vacant:
- Vous pouvez essayer de diviser chaque responsabilité en trois catégories: la responsabilité principale, une phrase décrivant la responsabilité et le degré d'attention que cette responsabilité reçoit.
- La plupart des emplois auront entre trois et cinq responsabilités clés.
- Essayez de garder votre langage concis. Utilisez le format "mot d'action+sujet+activités spécifiques". Par exemple, " Équilibrer les budgets mensuels en examinant les rapports " conviendrait parfaitement.
- 6Ajoutez des facteurs d'emploi à la description. Il y a de fortes chances que vous ayez certains niveaux de qualifications qui devront être atteints par un candidat. Ces facteurs d'emploi aideront les candidats à savoir s'ils sont la bonne personne pour le poste. Assurez-vous d'inclure certains des détails suivants sur les facteurs liés au poste dans votre description de poste:
- Niveau d'études minimum
- Niveaux d'expérience minimum
- Compétences ou capacités requises
- Détails concernant le nombre d'heures de travail par semaine
Partie 2 sur 3: peaufiner la description du poste
- 1Comprenez ce qu'une bonne description de poste devrait faire. Avant de commencer à créer votre description de poste, vous voudrez en savoir plus sur les éléments qu'une bonne description devrait avoir. Savoir ce qu'une description de poste doit faire peut vous aider à en créer une qui attirera avec succès des candidats et comblera le poste vacant. Jetez un œil à certains de ces objectifs communs qu'une bonne description de poste devrait avoir:
- Une description de poste couvrira les détails nécessaires de ce poste.
- Une description de poste doit couvrir les fonctions du poste.
- Les descriptions de poste doivent décrire comment un travail est effectué.
- Une bonne description de poste permettra au candidat d'évaluer le poste et de savoir s'il est qualifié.
- Quiconque lit la description doit sentir qu'il comprend clairement la nature du poste.
Au-delà de la présentation des détails du travail, vous voudrez rédiger un bref résumé du travail lui-même. - 2Pensez aux spécifications du poste du point de vue du demandeur d'emploi. Lorsque vous créez votre description de poste, c'est une bonne idée d'y penser du point de vue des demandeurs d'emploi. Il y a de fortes chances que vous en sachiez déjà beaucoup sur le poste et que vous omettez des détails qui vous semblent évidents. Imaginez toujours que vous êtes quelqu'un qui lise le poste pour la première fois lors de la rédaction de votre description.
- Évitez d'utiliser le jargon de l'entreprise.
- Incluez les détails qu'un demandeur d'emploi voudrait voir.
- Rendre clair la nature du poste peut aider à augmenter le nombre de candidats qualifiés qui postulent.
- 3Organisez votre description de poste. Une description de poste bien organisée permettra aux candidats potentiels de comprendre quels rôles et responsabilités sont essentiels. Les candidats seront également en mesure de savoir si leurs compétences et leurs capacités correspondent bien au poste. Gardez certains de ces conseils à l'esprit lorsque vous organisez votre description de poste.
- Généralement, les tâches les plus importantes ou les plus courantes seront répertoriées en premier.
- Vous voudrez écrire les qualifications nécessaires avant les facultatives.
- Placez la vue d'ensemble et les détails avant des discussions plus approfondies sur le poste.
- 4Utilisez le bon type de langage. Les descriptions de poste ont un certain ton et un certain style d'écriture que vous voudrez utiliser. Ce style d'écriture aidera les candidats à comprendre rapidement si le poste leur convient. Vous utiliserez un langage clair et précis tout au long du document pour le rendre facile à lire et à comprendre. Utilisez certaines de ces techniques pour vous aider à garder votre description de poste claire:
- Écrivez votre description de poste au présent.
- Découpez les articles inutiles comme «un», «un» ou «le».
- N'incluez que les détails nécessaires dans vos descriptions.
- Essayez d'éviter d'utiliser des pronoms de genre.
- Évitez d'utiliser des termes subjectifs pour décrire le poste. Par exemple, vous souhaitez exclure des mots tels que "compliqué", "souvent", "fréquemment" ou "plusieurs".
Partie 3 sur 3: éviter les erreurs courantes
- 1N'utilisez pas de jargon professionnel ou interne. Même si vous et votre équipe de recrutement connaissez peut-être les conditions uniques de votre entreprise, un candidat ne le sera pas. Lorsque vous créez votre description de poste, vous voudrez toujours éviter d'utiliser une terminologie technique ou interne. Cela aidera à clarifier la nature du poste pour toute personne qui postule.
Lorsque vous créez votre description de poste, c'est une bonne idée d'y penser du point de vue des demandeurs d'emploi. - 2Évitez d'être irréaliste. Lorsque vous embauchez pour un poste, vous voudrez embaucher la meilleure personne disponible. Cependant, vous voudrez également être réaliste dans vos attentes. Le fait d'avoir des exigences trop élevées ou impossibles à satisfaire rendra difficile le pourvoi du poste vacant. Assurez-vous toujours que les exigences que vous incluez dans votre description de poste sont réalistes et nécessaires.
- 3Ne négligez pas la mise à jour de la description de poste. Même après avoir créé la description de poste, votre travail n'est pas terminé. Il est important que vous teniez à jour les descriptions de poste, en faisant correspondre leur contenu aux besoins actuels du poste. Révisez périodiquement vos descriptions de poste pour vous assurer qu'elles reflètent les changements que votre entreprise ou le poste ont subis.
- Par exemple, les exigences minimales en matière d'éducation peuvent avoir augmenté.
- Les échelles salariales peuvent avoir changé depuis que vous avez créé la description de poste originale.
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