Comment embaucher un employé?

Pour embaucher un employé, établissez une liste d'exigences minimales pour le poste afin de pouvoir prioriser les candidats qualifiés.

Chaque jour, les employeurs cherchent à embaucher des candidats qualifiés et hautement qualifiés pour se joindre à leur équipe. Avec des millions de personnes à la recherche d'un emploi rien qu'aux États-Unis, il est nécessaire de soumettre les candidats à un processus d'embauche rigoureux pour trouver l'employé parfait pour le poste. En tant qu'employeur, vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour vous assurer non seulement de trouver les bons candidats, mais également d'évaluer minutieusement leurs capacités afin de garantir que le meilleur homme ou la meilleure femme soit sélectionné pour le poste.

Partie 1 sur 3: élaborer une description de poste

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Élaborer une description du poste disponible. Une description de poste est utilisée pour proposer des questions d'entrevue et pour évaluer dans quelle mesure un candidat correspond aux besoins du poste. Il doit décrire clairement les tâches et les responsabilités du poste, qui comprennent des informations générales sur le poste, l'objectif du poste, les fonctions essentielles du poste, les exigences minimales des candidats et les qualifications préférées des candidats.
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Inclure des informations générales sur la position. Cela inclut les titres de poste, les niveaux de rémunération, les informations sur le département, le nom du superviseur et d'autres exigences spéciales telles que la vérification des antécédents ou un permis de conduire valide.
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Proposez un objectif de poste. L'objectif de votre poste doit indiquer les fonctions fondamentales du poste, en particulier en ce qui concerne le soutien, la direction ou la gestion des activités du département ou de l'organisation. Il doit également inclure le nombre d'ouvertures (s'il y en a plusieurs) et la durée du poste (s'il s'agit d'un poste sans carrière).
- Par exemple, dans une situation financière, vous pourriez dire «le but de la situation financière est d'aider le ministère à évaluer la santé financière de l'organisation dans son ensemble».
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Développer une fonction professionnelle essentielle. Ceci est utilisé pour articuler clairement les tâches et les obligations requises d'un poste afin que les demandeurs d'emploi aient une idée claire des attentes de performance. Les fonctions essentielles doivent être classées par importance, le niveau de complexité doit être discuté et les tâches essentielles doivent être répertoriées.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Les fonctions essentielles de la planification d'événements incluent de nombreuses tâches telles que: sécuriser un lieu, interviewer les commerçants et exécuter les contrats, gérer la livraison et l'installation des repas et superviser tout le personnel de l'événement».
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Inclure les exigences minimales des candidats. Il devrait s'agir de qualifications de base que les candidats doivent posséder pour être considérés pour le poste. Ils doivent être étroitement liés aux fonctions du poste et doivent être des exigences nécessaires pour remplir les fonctions essentielles du poste.
- Les « compétences générales» telles que les compétences en communication ou les capacités de travail en équipe peuvent être incluses, mais elles sont mieux vérifiées par le biais d'entretiens que de CV.
- Les exigences doivent être objectives, non comparatives et liées aux affaires. Par exemple, au lieu de dire: «Recherche d'un candidat qui est allé dans une «bonne» école, fait partie des cinq meilleurs candidats en termes d'années d'expérience et a une expérience de bénévolat», essayez de dire: «À la recherche d'un candidat titulaire d'un baccalauréat, cinq années d'expérience et une année d'expérience en comptabilité".
- Évitez de lister trop de compétences car cela peut grandement limiter vos candidats potentiels. N'énumérez pas plus de cinq qualifications «dures» (diplôme, années d'expérience, etc.) et énumérez les compétences «douces» en fonction du niveau du poste.
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Déterminer les qualifications des candidats préférés. Les qualifications préférées sont des compétences souhaitées, mais pas nécessairement requises pour l'emploi. Ces compétences et capacités sont utilisées pour définir un niveau d'aptitude plus élevé permettant d'accomplir les fonctions essentielles.
- Par exemple, vous pouvez demander une expérience préalable avec Microsoft Excel, mais pas l'exiger.
- Les qualifications préférées sont utilisées dans l'espoir qu'une personne ayant de plus grandes aptitudes réalisera plus rapidement le plein potentiel de son poste.

Pour obtenir des conseils sur la façon de constituer un package d'offres pour un employé potentiel, lisez la suite!

Partie 2 sur 3: recruter des employés

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Déterminez le support de publication et publiez une annonce. Lorsque vous déterminez votre méthode de publication de votre offre d'emploi, vous devez déterminer quel support est susceptible d'atteindre les employés les meilleurs et les plus brillants pour le poste. Considérez les fonctions essentielles, ainsi que les compétences et qualifications nécessaires afin de déterminer quels supports sont les meilleurs pour le recrutement.
- Les divers moyens d'afficher des offres d'emploi incluent les sites Web de carrière en ligne, les conseils d'emploi des collèges, les journaux, les médias sociaux, les cartes de recrutement, les salons de l'emploi et les recommandations d'employés.
- Les annonces doivent être publiées pendant un minimum de dix jours pour les postes de personnel de soutien et un minimum de quinze jours pour les postes de gestion. «Ouvert jusqu'à ce que le poste soit pourvu» est l'option recommandée, qui permet de garder l'affichage visible jusqu'à ce que le poste soit pourvu.
- Utiliser autant de supports que nécessaire pour assurer un bassin de candidats qualifiés.
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Examiner les candidats. Le responsable des ressources humaines ou le comité de recherche doit consulter toutes les candidatures et les documents supplémentaires, tels que les lettres de motivation, les curriculum vitae, les relevés de notes, etc. Lors de l'évaluation d'un candidat, vous devez garder à l'esprit ce que vous recherchez chez un candidat, comme l'expérience, l'éducation, et les compétences qui ont été énumérées dans la description de poste.
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Élaborer une courte liste. Une liste restreinte est une liste de candidats qui ont été déterminés à posséder les compétences et les qualifications nécessaires pour fonctionner efficacement dans le poste. Les listes restreintes peuvent également être utilisées pour déterminer si le bassin de candidats est suffisamment diversifié. La liste restreinte contient généralement de trois à cinq candidats potentiels pour un entretien.
- Il est courant de présélectionner les candidats par téléphone pour aider à affiner le champ des candidats. Soyez prêt en ayant une liste de questions de présélection potentielles pour aider à déterminer si le candidat a du potentiel.
- Les questions téléphoniques doivent être ouvertes, telles que «Pourquoi êtes-vous intéressé par ce poste?» et «Quelles compétences spécifiques apporteriez-vous à notre équipe?»
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Mener une entrevue. L'entretien est considéré comme l'étape la plus importante du processus de recrutement car il permet aux deux parties d'en apprendre davantage l'une sur l'autre. Avant l'entretien, les employeurs doivent se préparer en déterminant le format de l'entretien, les questions à poser au candidat et la date de début souhaitée pour le poste.
- Déterminez le format que vous utiliserez pour votre entretien et qui sera présent. Les entretiens peuvent être menés de plusieurs manières, notamment un entretien en face à face, un entretien avec un panel ou un entretien virtuel. De plus, l'entretien peut être mené par une seule personne ou par un comité de personnes.
- Les questions de comportement et les questions de compétence doivent chercher à obtenir plus d'informations sur les capacités et les caractéristiques d'un candidat en cours d'emploi. Par exemple, essayez une question telle que «décrivez vos expériences antérieures de rédaction de demandes de subvention».
- Utilisez un ensemble de dix à douze questions cohérentes afin de mieux comparer les réponses des candidats.
- Informez toujours les candidats du moment où vous finaliserez votre décision et de la manière dont vous les informerez.
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Limitez-le à un seul candidat final. Une fois tous les entretiens terminés, votre comité de recherche ou votre responsable du recrutement évaluera dans quelle mesure chaque candidat a répondu aux critères de sélection décrits dans la description de poste. Assurez-vous de documenter votre décision et assurez-vous que le candidat a été choisi uniquement sur la base de ses qualifications afin d'éviter d'enfreindre les lois fédérales employées par la commission américaine pour l'égalité des chances dans l'emploi.
- L'EOCC déclare qu'il est illégal de discriminer un candidat en fonction de sa race, sa couleur, sa religion, son sexe, son identité de genre, son orientation sexuelle, sa grossesse, sa nation d'origine, son âge, son handicap ou ses informations génétiques.
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Effectuer diverses vérifications des ressources humaines. Vous pouvez effectuer une vérification des antécédents pour révéler tout problème potentiel, notamment les casiers judiciaires, les dossiers de licence d'État, les dossiers militaires, etc. En outre, des vérifications de l'emploi peuvent être effectuées pour déterminer comment un employé s'est comporté et s'est comporté dans ses précédents lieux de travail.
- Les candidats sont tenus de signer des formulaires de consentement pour autoriser un employeur potentiel à effectuer des vérifications d'emploi et des antécédents.
- Pour la vérification de l'emploi, décrivez le poste, puis demandez à l'ancien employeur: «Compte tenu des exigences discutées, quelle est votre évaluation des qualifications de la personne pour ce poste?» Posez des questions de suivi pour obtenir des réponses plus précises sur le rendement et les capacités au travail.
- Des vérifications des antécédents et des références doivent être effectuées avant qu'une offre officielle ne soit faite au candidat. Cela contribuera à garantir qu'il n'y aura pas de problèmes qui entravent l'achèvement du processus d'embauche.

Les autres comportements que vous voudriez que votre employé occupant ce poste incarne — Pendant l'entretien, concentrez-vous sur le langage corporel, l'engagement et les autres comportements que vous voudriez que votre employé occupant ce poste incarne.

Partie 3 sur 3: finaliser le recrutement

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Mettre en place un package d'offre. Déterminez les informations importantes telles que le salaire de départ, les avantages sociaux, la date de début et la formation nécessaire. Dans les grandes entreprises, ce processus est généralement géré par le service RH et nécessite une approbation finale. Dans les petites entreprises, cela peut être fait par un responsable des ressources humaines, un superviseur ou même directement par le propriétaire.
- Assurez-vous d'abord de faire une offre juste et raisonnable. Non seulement il fait preuve d'équité et de bonne foi envers le candidat, mais il laisse aussi une marge de négociation.
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Aviser le demandeur de l'offre. Une fois l'offre finalisée, appelez le candidat pour l'informer que vous prolongez une offre d'emploi et pour déterminer s'il est toujours intéressé. Discutez pleinement de l'offre, y compris le salaire, les avantages sociaux et les congés payés, et démontrez votre enthousiasme à l'idée que le candidat rejoigne votre équipe.
- Une relation contractuelle est créée une fois qu'il y a eu une offre verbale d'emploi et une acceptation verbale par le candidat. Par conséquent, il est important de vous assurer que vous avez vraiment l'intention d'embaucher le candidat pour le poste. Dans le cas contraire, le candidat peut avoir une réclamation pour rupture de contrat.
- Si le candidat refuse le poste, vous pouvez toujours choisir un autre candidat dans la liste restreinte. Assurez-vous simplement qu'ils sont toujours intéressés et que vous suivez toujours toutes les vérifications du personnel requises avant d'offrir un poste.
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Préparez-vous à une contre-offre. À l'occasion, un candidat peut refuser le poste en fonction du salaire offert. Discutez des besoins du demandeur et des raisons pour lesquelles il refuse l'offre. Certaines entreprises peuvent autoriser les contre-offres, alors discutez-en avec votre service RH ou votre responsable du recrutement. Pour les grandes entreprises, les contre-offres doivent respecter les directives établies pour ce rôle particulier et doivent être examinées par les RH.
- Les contre-offres se produisent, mais les entreprises restreignent généralement soigneusement ce que l'offre comprend.
- Négocier efficacement signifie trouver plus de conditions à négocier, telles que les congés payés, la date de début et les avantages sociaux. Il est important de rester flexible et de considérer ce qui est important pour les deux parties afin de parvenir à un accord mutuellement avantageux.
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Finaliser l'offre. L'acceptation d'une offre peut être à la fois formelle et informelle en fonction de l'entreprise. Pour certaines entreprises, une acceptation verbale et une date de début suffisent. Les finalisations plus formelles incluent l'envoi d'une lettre d'offre (ou e-mail), l'obtention d'une acceptation écrite de l'offre, la conservation des documents de recrutement et la clôture de l'offre d'emploi.
- Une fois qu'une offre est finalisée, assurez-vous de contacter les candidats qui ont été interviewés (et non sélectionnés) par téléphone ou par lettre.

Divers moyens d'afficher des offres d'emploi comprennent des sites Web de carrière en ligne, des conseils de carrière universitaire, des journaux, des médias sociaux, des cartes de recrutement, des salons de l'emploi et des recommandations d'employés.

Conseils

Assurez-vous de vraiment vous concentrer sur les comportements et les traits de personnalité lors de la rédaction de la description de poste. Vous pouvez toujours former des compétences et des connaissances, mais vous ne pouvez pas former leur personnalité.
Pendant l'entretien, concentrez-vous sur le langage corporel, l'engagement et les autres comportements que vous voudriez que votre employé occupant ce poste incarne.
Incluez d'autres membres de l'équipe dans le processus afin qu'ils puissent s'investir dans la réussite de l'employé.

Mises en garde

Lorsque vous faites une offre, assurez-vous absolument que le candidat a répondu à toutes vos exigences et possède les compétences nécessaires pour devenir un excellent membre de l'équipe. Ne vous contentez pas de sélectionner celui qui a réussi à franchir le pas.

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