Comment embaucher un stagiaire?

Vous ne pouvez pas embaucher un stagiaire non rémunéré alors que ce que vous devez vraiment faire, c'est embaucher du personnel.

Un stage est une excellente occasion pour les étudiants d'en apprendre davantage sur votre industrie et pour vous de faire connaître votre entreprise auprès d'employés potentiels. Lorsqu'ils sont correctement structurés, le stagiaire et votre entreprise seront gagnants. Cependant, vous devez bien planifier votre stage. En règle générale, vous devez également payer des stagiaires si vous êtes une entreprise à but lucratif. Si vous souhaitez mettre en place un stage non rémunéré, vous devrez alors structurer le stage d'une certaine manière afin de ne pas enfreindre les lois fédérales du travail.

Partie 1 sur 3: mise en place de votre programme de stage

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Décidez quand vous aurez besoin du stagiaire. Il faut des semaines et peut-être des mois pour examiner les CV, interviewer et embaucher des stagiaires. Identifiez quand vous aurez besoin du stagiaire pour travailler et planifiez en conséquence.
- Si vous envisagez d'embaucher des étudiants actuels pour effectuer un stage, vous devez connaître les horaires des vacances d'été. Vous voudrez peut-être synchroniser votre stage aux vacances d'été. Vous pouvez certainement avoir un étudiant stagiaire pendant l'année scolaire, même si vous pouvez avoir moins de candidats.
- Examinez également les besoins de votre entreprise. Il peut y avoir un moment particulier de l'année où vous avez besoin d'une aide supplémentaire.
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Vérifiez les exigences légales. Avant d'embaucher quelqu'un, vous devez comprendre vos obligations légales concernant le stagiaire. Dans certains États, vous devez inclure le stagiaire dans votre assurance contre les accidents du travail.
- Vous devrez peut-être également verser des prestations, en fonction des politiques de votre entreprise et de vos lois nationales et locales.
- Si vous êtes une entreprise à but lucratif et que vous souhaitez créer un stage non rémunéré, vous devriez également obtenir des conseils juridiques avant de mettre en place le programme.
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Rédigez une description de poste. Vous devez publier une description de poste qui contient une liste de tâches. C'est un excellent exercice car il vous fera réfléchir exactement à ce que vous devez faire pour votre stagiaire. Demandez à la personne qui supervisera immédiatement le stagiaire de vous aider sur la description du poste.
- N'oubliez pas d'inclure un taux de rémunération. Actuellement, les stagiaires gagnent environ 12€ de l'heure pour des stages de niveau licence. Si vous n'avez pas les moyens de payer, vous pouvez développer un stage non rémunéré, mais vous devez suivre des étapes précises.
- Réfléchissez bien aux heures de travail du stagiaire. S'ils travaillent moins de 30 heures par semaine, vous pouvez les classer parmi les employés à temps partiel.
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Identifier les critères de sélection. Lorsque vous rédigez votre description de poste, pensez également aux références ou aux compétences que vous souhaitez que vos stagiaires possèdent. Par exemple, considérez ce qui suit:
- Majeure académique particulière. Par exemple, un cabinet comptable peut souhaiter qu'un étudiant se spécialise en comptabilité.
- Performance académique. Demandez-vous si vous voulez une étoile académique au sommet de sa classe ou si vous êtes d'accord avec n'importe quel niveau de performance.
- Capacité d'écriture démontrée. Si votre stage est intensif en rédaction, vous voudrez peut-être voir un échantillon de rédaction. Par exemple, un journal peut demander aux stagiaires des exemples de clips.
- Compétences mathématiques démontrées. Vous pouvez éventuellement faire passer un test de mathématiques ou exiger qu'un stagiaire ait suivi des cours de mathématiques spécifiques.
- Compétences informatiques. De nombreux emplois sont basés sur le Web et nécessitent que les étudiants naviguent sur Internet, par courrier électronique, etc.
- Compétences spécialisées. Par exemple, si votre entreprise fait des affaires à l'international, vous voudrez peut-être un stagiaire qui parle une langue étrangère.
Par exemple, la société ABC souhaite embaucher un stagiaire pour son service marketing.
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Analysez comment votre programme profitera au stagiaire. Les stagiaires ne sont pas des employés réguliers et vous ne devriez pas les considérer comme une main-d'œuvre bon marché. Prenez le temps de réfléchir à la façon dont votre stagiaire bénéficiera du stage sur le plan éducatif.
- En particulier, les stages sont des occasions pour les étudiants d'apprendre. Identifiez qui sera le mentor de l'étudiant et quelle forme prendra ce mentorat.
- Vous voudrez peut-être parler à d'autres entreprises de leurs programmes. Découvrez comment d'autres entreprises structurent leurs programmes de stages. Ils peuvent avoir de la documentation sur le stage que vous pouvez lire. Posez également toutes les questions que vous pourriez avoir.
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Développer des projets pour le stagiaire. Rendez les projets spécifiques. Cependant, recherchez des projets qu'un stagiaire peut gérer du début à la fin. Ne laissez pas un stagiaire participer à un énorme projet où il commencera quelque part au milieu et partira avant qu'il ne soit terminé. Vous voulez que le stagiaire acquière un sentiment d'accomplissement en réalisant des projets entiers, alors choisissez des choses petites.
- Évitez de confier à un stagiaire uniquement du travail chargé, comme le classement ou la saisie de documents de base. Ce type de travail n'aide pas le stagiaire et vous ne pouvez pas évaluer correctement les capacités du stagiaire à effectuer d'autres tâches.
- Idéalement, vos stagiaires rémunérés travailleront en équipe. S'il y a plusieurs équipes, vous devriez penser à les faire tourner afin qu'elles puissent voir comment chaque équipe se connecte à l'organisation plus large.
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Choisissez un superviseur avec soin. Les stagiaires en savent très peu sur votre secteur d'activité et encore moins sur les subtilités du lieu de travail moderne. Par conséquent, le superviseur peut devoir passer beaucoup de temps à coacher le stagiaire et à lui enseigner des compétences de base telles que la rédaction d'un e-mail professionnel. Choisissez un superviseur direct avec soin.
- Certaines entreprises aiment embaucher des stagiaires car cela donne aux employés juniors une chance d'agir en tant que gestionnaires. Cependant, vous devez bien réfléchir avant d'attribuer cette tâche à un employé relativement inexpérimenté.
- Le superviseur direct n'a pas besoin d'être le mentor. En fait, il pourrait être plus facile de diviser les rôles.
- Discutez avec n'importe quel superviseur avant de lui affecter un stagiaire. Demandez-leur s'ils sont prêts à servir.
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Annoncez le stage. Envoyez la description de poste aux universités voisines. Regardez en ligne pour trouver les coordonnées de leurs centres de carrière. Vous devrez peut-être passer par un processus d'inscription. Appelez à l'avance et demandez.

Partie 2 sur 3: créer un stage non rémunéré en tant qu'entreprise à but lucratif

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Faire le stage au profit du stagiaire. Le but du stage doit être de permettre au stagiaire de se familiariser avec votre entreprise. Si le principal avantage est que votre entreprise bénéficie d'un soutien supplémentaire pendant un mois, pensez à payer le stagiaire ou à embaucher du personnel à temps partiel.
- Votre avantage en tant qu'entreprise devrait être accessoire.
- Essayez d'identifier pourquoi vous acceptez un stage non rémunéré en tant qu'entreprise à but lucratif. Par exemple, vous pouvez rendre service à un employé en offrant un stage à son enfant. Ou vous pouvez considérer comme une obligation professionnelle d'aider à former la prochaine génération dans votre domaine.
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Fournir une formation suffisante. La formation que vous offrez doit être similaire à la formation que quelqu'un recevrait dans un environnement éducatif. En particulier, il sera utile qu'une université ou un collège supervise le stage et que l'étudiant obtienne des crédits d'études.
- Concentrez-vous sur l'enseignement des compétences internes qui peuvent être utilisées dans une variété de lieux de travail, pas simplement le vôtre.
- Par exemple, la société ABC souhaite embaucher un stagiaire pour son service marketing. ABC devrait enseigner à Jane les bases d'un marketing efficace au lieu de la faire travailler sur une campagne de marketing en cours qu'ABC fait pour un client.
Si vous embauchez un stagiaire non rémunéré, créez un processus de sélection de stagiaire unique.
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Évitez d'utiliser le stagiaire comme un employé. Vous ne pouvez pas embaucher un stagiaire non rémunéré alors que vous devez vraiment embaucher du personnel. Votre stagiaire ne doit pas remplacer ou augmenter votre personnel actuel. Au lieu de cela, le stagiaire doit travailler en étroite collaboration sous leur supervision.
- Par exemple, Smith Accountants souhaite embaucher quelqu'un pour l'aider pendant la période des impôts, lorsque les choses deviennent folles au bureau. Smith Accountants devrait embaucher un employé à temps partiel, et non un stagiaire non rémunéré.
- Si Smith comptable embauche un stagiaire non rémunéré, ils devraient attendre le stagiaire à la plupart du temps travail ombre d' un employé. En fait, les stagiaires non rémunérés ne devraient effectuer aucune tâche qui contribue aux opérations de l'entreprise, comme répondre au téléphone, répondre aux e-mails ou documenter l'inventaire.
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Évitez d'obtenir un quelconque avantage. Un test clé est de savoir si vous bénéficiez du stage. Afin d'offrir un stage non rémunéré, vous ne devez obtenir aucun avantage financier. En fait, vos opérations commerciales devraient probablement être interrompues à l'occasion.
- Par exemple, ABC marketing embauche Jane en tant que stagiaire. Elle observe principalement le personnel, mais réalise également des projets individuels pour son propre bénéfice éducatif. ABC Marketing n'utilise pas ses projets pour des clients. Il s'agit d'un stage valide non rémunéré.
- ABC Marketing devra peut-être également rappeler certaines des affaires qu'ils entreprennent en raison du temps passé à former Jane. C'est tout à fait normal lorsque vous avez un stagiaire non rémunéré.
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Dites au stagiaire que vous ne payez pas de salaire. Enfin, vous ne pouvez pas tromper un stagiaire en lui faisant croire qu'il sera payé. Au lieu de cela, indiquez clairement qu'ils n'ont droit à aucun salaire pour leur expérience dans le stage.
- Le stagiaire ne doit pas avoir l'impression que le stage est une «période d'essai» non rémunérée au cours de laquelle vous pouvez sentir l'étudiant avant de lui faire une offre à temps plein.
- Le stage doit également être d'une durée déterminée. Plus un stage dure longtemps, plus la relation ressemble à une relation de travail.
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Payez au moins le salaire minimum si vous ne réussissez pas le test. Vous devez satisfaire à chacun des facteurs de cette section pour qu'un stagiaire non rémunéré ne soit pas considéré comme un employé en vertu de la Fair Labor Standards Act. Si vous ne pouvez pas tous les satisfaire, payez au stagiaire au moins le salaire minimum en vigueur.
- La loi sur les stages non rémunérés évolue également. Certains tribunaux ont adopté leurs propres critères, qui ne sont pas identiques aux facteurs examinés dans cette section. Consultez un avocat si vous envisagez d'embaucher un stagiaire non rémunéré.

Partie 3 sur 3: examen des demandes

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Désigner un coordonnateur de stage. Quelqu'un devrait examiner les candidatures et travailler avec le centre de carrière de l'université (si vous êtes en partenariat avec une université). Cela peut prendre beaucoup de temps, alors ne le laissez pas tomber sur les genoux de quelqu'un qui est déjà surchargé.
- Si vous embauchez un stagiaire non rémunéré, créez un processus de sélection de stagiaire unique. La façon dont vous évaluez et embauchez les candidats ne doit pas être identique à la façon dont vous embauchez des employés réguliers. S'ils sont identiques, il semble que vous embauchiez un employé et non un stagiaire.
- Par exemple, vous ne devez pas accorder de poids à l'analyse de la durée probable de séjour d'un employé, car les stages sont de courte durée.
- Vous ne devriez pas non plus faire venir le stagiaire par avion pour vous rendre visite si vous payez des employés réguliers pour le faire.
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Suivez les lois anti-discrimination. Les décisions d'embauche sont couvertes par les lois nationales, fédérales et certaines lois anti-discrimination locales. Vous devriez toujours les suivre dans votre processus d'embauche. Rencontrez un avocat qui pourra vous expliquer la loi anti-discrimination. En règle générale, les lois vous limiteront des manières suivantes:
- Vous ne pouvez pas prendre de décision d'embauche sur la base de stéréotypes impliquant le handicap, la race, la couleur, l'origine nationale, le sexe, la religion ou l'âge d'une personne.
- Vous ne pouvez utiliser aucun test pour éliminer les candidats qui peuvent avoir un impact disparate sur les groupes protégés. Par exemple, ne demandez pas aux candidats s'ils peuvent soulever 23 kg à moins que ce ne soit une exigence liée à l'emploi.
Si Smith Accounting embauche un stagiaire non rémunéré, il doit s'attendre à ce que le stagiaire observe principalement un employé.
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Mener des entretiens. Vous pouvez interviewer d'éventuels stagiaires de la même manière que vous interviewez des employés potentiels: posez des questions sur les forces, les faiblesses, pourquoi ils veulent faire un stage avec vous, etc. Cependant, vous voudrez peut-être aussi faire preuve de créativité.
- Par exemple, vous pouvez poser des questions bizarres, telles que quelle est la dernière blague propre qu'ils ont entendue ou quel état ils seraient éjectés de l'Union. Il est important de se concentrer davantage sur la réponse du demandeur à la question que sur la réponse.
- Par exemple, le stagiaire aime-t-il relever le défi? Rire? Essayer de répondre de bonne foi? Ces réponses montrent que le stagiaire est flexible.
- Si vous êtes partenaire d'un collège ou d'une université, vous devriez demander si vous pouvez interviewer des candidats sur le campus. Cela pourrait être pratique. Les étudiants auront plus de facilité à se rendre à l'entretien et ils se sentiront peut-être plus à l'aise de mener l'entretien dans un environnement familier.
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Prolongez une offre. Appelez le candidat que vous avez sélectionné et faites une offre. Vous devez également rédiger une lettre d'offre de stage. Il existe des exemples de lettres en ligne que vous pouvez utiliser comme modèle lors de la rédaction de la vôtre.
- Votre lettre d'offre doit indiquer que l'emploi est à court terme. Expliquez également si le stagiaire sera admissible aux avantages sociaux de l'entreprise.
- Vous devez probablement aussi informer l'école de l'étudiant si le stagiaire obtient des crédits universitaires.
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Créer un espace de travail pour le stagiaire. Si possible, configurez-les avec leur propre poste de travail, y compris un téléphone, un compte de messagerie et une boîte aux lettres. Vous pouvez leur faire partager une secrétaire avec d'autres employés.
- Vous devrez peut-être répondre à des questions sur le logement si vos stagiaires viennent de l'extérieur de la ville. Bien que vous n'ayez pas besoin de fournir un logement, vous devriez avoir des ressources à partager avec le stagiaire pour trouver un logement.
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Demandez au stagiaire de remplir les documents requis. Si vous rémunérez le stagiaire, vous devez l'ajouter à votre paie. Demandez à l'étudiant de remplir un formulaire W4 et tout autre formulaire de paie. Idéalement, ils devraient remplir ces documents dès leur premier jour.
- Il est plus facile de classer les stagiaires comme des employés réguliers. Ils sont rarement qualifiés d'entrepreneurs indépendants.
- Vous aurez peut-être besoin de stagiaires, y compris de stagiaires non rémunérés, pour remplir d'autres formulaires. Renseignez-vous auprès des ressources humaines.

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Pas

Partie 1 sur 3: mise en place de votre programme de stage

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Partie 3 sur 3: examen des demandes

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