Comment accepter une lettre de démission?

Avoir une politique de séparation structurée en place à l'avance vous aidera à savoir comment accepter une lettre de démission.

L'un des aspects les plus difficiles de la gestion des employés est de faire face au départ d'un employé. Avoir une politique de séparation structurée en place à l'avance vous aidera à savoir comment accepter une lettre de démission. En utilisant certaines compétences de base en gestion d'entreprise, vous pouvez apprendre à gérer de manière appropriée la décision d'un employé de démissionner de votre entreprise à l'amiable.

Partie 1 sur 3: prendre soin des affaires (détails administratifs)

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Développer un système logique de traitement des lettres de démission. Vous semblerez peu professionnel si vous n'avez pas une manière claire et concise de traiter avec les employés sortants.
- Il peut être avantageux d'avoir des trousses génériques d'information sur la séparation à remettre aux employés démissionnaires. S'ils viennent vous voir avec leur démission, ils voudront probablement vous parler des étapes nécessaires pour que la transition de votre entreprise se passe le mieux possible. Offrez-leur des conseils professionnels et maintenez un plan structuré pour des éléments tels que les indemnités de départ, les exigences en matière de préavis de congé, la fourniture d'une adresse de réexpédition pour le dernier salaire et les dernières dates d'emploi.
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Déterminez quand les contre-offres seront faites. Chaque démission est différente et implique différents scénarios factuels. En tant qu'employeur, vous devez déterminer quand les contre-offres sont acceptables et quand vous laisserez simplement l'employé partir. Certains employeurs ont pour politique de ne jamais essayer de retenir un employé qui, apparemment, ne veut pas être là. Cependant, une politique qui permet une certaine négociation peut être avantageuse, en particulier lorsque l'employé est précieux pour votre équipe.
- Par exemple, si la personne qui envoie une lettre de démission est un cadre supérieur ou un cadre supérieur de votre entreprise, vous voudrez peut-être comprendre ses préoccupations et les corriger afin que l'employé reste.
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Rédiger une lettre de réponse. Une lettre de réponse devrait être incluse dans votre système standard d'acceptation de démission. La lettre doit indiquer que vous regrettez la perte de l'employé, mais que vous respectez et comprenez sa décision. Informez-les de la date à laquelle vous avez reçu la lettre et de la date de leur dernier jour de travail. Soyez cordial et souhaitez le meilleur à votre employé sortant.
- Un exemple de lettre de réponse pourrait se lire:
  «Cher [nom de l'employé],
  j'ai reçu avec regret votre avis de démission le [date de l'envoi de l'avis de démission]. Votre démission a été approuvée et votre dernier jour de travail sera le [date du dernier jour de travail]. Il a été un plaisir de travailler avec vous et au nom de toute l'entreprise, je tiens à vous souhaiter bonne chance dans tous vos projets futurs. Veuillez adresser toutes vos questions à ce bureau. Merci pour vos nombreuses années de service.
  Cordialement, [votre nom]."
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Protégez les informations commerciales confidentielles. Si votre entreprise a donné un accès individuel à des cartes de crédit d'entreprise, à des comptes bancaires, à des automobiles, à des ordinateurs portables ou à d'autres équipements électroniques, assurez-vous qu'ils sont retournés. Après leur départ, supprimez l'accès de l'employé au bureau via des cartes de sécurité et modifiez les informations de connexion au système. La protection de votre entreprise et de ses biens doit figurer en tête de votre liste de priorités lorsque vous réfléchissez à la manière d'accepter une lettre de démission.
- Si les employés sont tenus de signer un accord de non-concurrence dans le cadre du processus d'embauche, examinez ce document avec l'employé au moment où vous acceptez sa démission. Cela garantira qu'ils sont pleinement conscients de leurs limites en matière de divulgation d'informations sur l'entreprise et de contact avec les clients ou associés de l'entreprise.
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Enveloppez les choses. Si l'employé démissionnaire est au milieu d'un projet ou d'un accord, demandez-lui de le terminer. S'il leur est impossible de terminer leur charge de travail actuelle avant leur départ, demandez-leur de rédiger un rapport décrivant ce qui a été fait et ce qui n'a pas été fait. Faites-leur savoir ce que l'on attend d'eux avant de quitter l'entreprise.
- Demandez à l'employé de fournir une liste d'adresses électroniques, de numéros de téléphone et de fichiers informatiques importants pour son remplacement.
- Demandez à l'employé de fournir une adresse de réexpédition pour ses déclarations fiscales et son dernier chèque de paie.
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Fixez une date de fin. Habituellement, les lignes directrices en matière de ressources humaines exigent que l'employé donne un préavis d'au moins deux semaines avant de démissionner. A la fin des deux semaines, le salarié est libre de partir. En fonction de ce que vous savez de la charge de travail actuelle de l'employé, vous pouvez ou non demander une prolongation de ce délai. Les dates de fin peuvent varier en fonction du poste de l'employé au sein de l'entreprise; les personnes ayant plus de responsabilités devront généralement attendre plus longtemps avant de quitter officiellement l'entreprise que les employés subalternes.
- Différents États ont des lois différentes concernant l'avis. Par exemple, au Kansas, un employé n'a pas besoin de donner de préavis lorsqu'il démissionne. Cependant, certains États peuvent exiger un préavis. Assurez-vous de vérifier vos lois locales pour vous assurer que la date de fin établie est valide.
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Travail sur l'embauche d'un remplaçant. Le cheminement vers le remplacement de l'employé qui part par un autre employé doit commencer immédiatement. Recherchez dans la liste de votre entreprise un candidat acceptable. Demandez à l'employé sortant des suggestions quant à qui, selon lui, serait un bon candidat pour le poste. Si aucun employé qualifié n'existe au sein de votre entreprise, ouvrez le processus d'embauche à des candidats externes. Localiser et former le remplaçant de l'employé sortant de manière rapide et opportune garantira que l'interruption du flux de travail est minimisée.
- Si vous pouvez embaucher le remplaçant de l'employé qui quitte avant qu'il ne parte, permettez-lui de suivre la formation de l'employé sortant. Cela garantira une transition en douceur.
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Mener un entretien de sortie. Un entretien de départ donne à l'employé qui quitte l'entreprise l'occasion de parler de son expérience avec vous et d'exprimer ce qu'il pense avoir travaillé dans son département spécifique ou dans l'entreprise en général. Encouragez votre employé qui part à être honnête dans son évaluation de l'entreprise, de ses collègues et de la direction lors de l'entretien de sortie. Écoutez attentivement et utilisez leurs idées comme une opportunité d'apprendre comment vous pouvez identifier au mieux leur remplaçant et ajuster les attentes de la personne occupant le poste.
- N'oubliez pas d'en savoir plus sur les raisons pour lesquelles l'employé souhaite partir lors de l'entretien de départ. Il y aura généralement une raison fournie dans la lettre de démission, mais c'est une bonne idée d'approfondir ce qui pourrait être fait pour que l'employé reste.

La façon dont vous répondez à la démission d'un employé a un impact direct sur la façon dont le reste de vos employés vous voit et traite l'employé sortant.

Partie 2 sur 3: faire une contre-offre

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Décidez si vous voulez accepter la démission de l'employé. Négocier avec un employé pour qu'il reste est généralement une bonne idée si vous pouvez vous le permettre, surtout s'il a de nombreuses années dans l'entreprise, de nombreuses connaissances institutionnelles et des contacts précieux qui peuvent le suivre dans son nouveau poste.
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Renseignez-vous le plus possible sur les raisons pour lesquelles l'employé a quitté l'entreprise. Utilisez cette explication pour décider si l'employé peut être négocié. Si votre employé part parce qu'il déteste son travail, n'essayez pas de le garder. Cependant, s'ils partent pour chercher un meilleur travail - avec plus de liberté, un meilleur salaire ou plus de prestige - vous pourriez envisager de les en dissuader en faisant une contre-offre.
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Ne retardez pas l'inévitable. Souvent, une contre-offre pour retenir un employé ne le gardera pas dans votre entreprise à long terme. Il peut y avoir des raisons autres que celles qu'ils ont admises et qui les poussent à vouloir quitter votre entreprise. Cela ne veut pas dire que votre employé ment, mais il peut en fait croire que son poste actuel vaut la peine d'être conservé pour de l'argent uniquement. En règle générale, les employés ne partent pas uniquement en raison de la taille de leur salaire. Les garder autour est une solution temporaire qu'il vaut mieux éviter.
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Considérez le message que vous envoyez. Si d'autres employés ont vent du fait que vous avez fait une contre-offre à votre employé démissionnaire afin de le faire rester, les autres peuvent vous considérer comme désespéré pour empêcher les gens de quitter le navire. En outre, ils peuvent penser qu'ils devraient également chercher d'autres opportunités de travail et menacer de partir afin d'obtenir une augmentation ou une promotion.
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Ne faites pas pression sur l'employé pour qu'il reste. Si leur décision est prise, vous ne gagnerez rien à vous appuyer sur eux pour rester. Ne dénigrez pas et ne soulevez pas de doutes sur la qualité de l'entreprise que votre employé sortant rejoint. Si l'employé est moins sûr de sa décision de démissionner, le faire se sentir stupide, coupable ou égoïste en démissionnant n'est pas seulement non professionnel et manipulateur, mais n'est pas dans votre meilleur intérêt. Ce comportement sournois est indigne d'un leader.
- Faire pression sur l'employé pour qu'il reste est mauvais pour lui et pour vous. Sans résoudre les raisons sous-jacentes de l'insatisfaction de l'employé, vous créez une recette pour une déception ultérieure lorsqu'il décide de partir.
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Être honnête. Ne promettez pas à un employé démissionnaire de nouvelles responsabilités ou un changement dans la culture du bureau si vous ne pouvez pas vous en acquitter. Un tel mensonge irritera inutilement votre employé sortant et lui laissera un mauvais goût dans la bouche lorsqu'il se rendra enfin compte que rien ne changera.
- Même si vous êtes bien intentionné, prenez du recul et demandez ce qui est possible et ce qui ne l'est pas sur votre lieu de travail. Par exemple, si votre employé veut un poste déjà occupé par quelqu'un d'autre et qu'il serait redondant de créer un poste identique, soyez honnête et faites savoir à l'employé que vous ne pouvez pas lui donner ce qu'il veut.

De ses biens doit figurer en tête de votre liste de priorités lorsque vous réfléchissez à la manière — La protection de votre entreprise et de ses biens doit figurer en tête de votre liste de priorités lorsque vous réfléchissez à la manière d'accepter une lettre de démission.

Partie 3 sur 3: dire au revoir et montrer son appréciation

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Gardez votre sang-froid. Gérer la démission avec professionnalisme. Ceci est particulièrement important lorsque vous recevez la lettre de démission en personne et que vous recevez le premier avis de départ de l'employé. Ne réagissez pas émotionnellement. Si vous répondez négativement, l'employé peut devenir offensé et s'en prendre à vous ou à ses collègues.
- Un employé aigri peut faire des quelques semaines qu'il reste dans l'entreprise un cauchemar.
- Répondre avec tristesse, choc ou chagrin, bien que compréhensible, pourrait rendre la situation encore plus stressante et difficile pour l'employé démissionnaire.
- N'ajoutez pas au stress et à l'inconfort de l'employé en lui demandant de rester (à moins que vous n'offriez également un salaire et des avantages sociaux améliorés).
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Offrez à l'employé une lettre de recommandation. Ceux-ci devraient décrire avec précision quelles étaient les responsabilités de l'employé. Travaillez avec eux s'ils souhaitent des détails dans leur lettre sur le travail qu'ils ont fait pour votre entreprise, mais soyez honnête et sincère. Gardez vos lettres de recommandation brèves et précises. Si l'entreprise qui reçoit la lettre a des questions, elle vous contactera.
- Les lettres de recommandation peuvent varier, mais un formulaire standard consiste en une salutation ("cher un tel"); une description de la façon dont vous connaissez la personne démissionnaire dans laquelle vous décrivez votre expérience de travail avec lui; et une litanie de qualités qui rendent l'employé attrayant pour vous et, vraisemblablement, pour un autre employeur. Déclarez que l'employé continuera à exceller dans la profession qu'il a choisie. Fournissez vos coordonnées au bas de la lettre et suggérez que si l'employeur potentiel est intéressé, vous êtes disponible pour parler davantage de l'employé en question.
- Fournissez des exemples concrets pour étayer chaque éloge que vous faites. Par exemple, vous pourriez écrire: «John a constamment fait preuve de créativité dans la résolution de problèmes de conception. Ensuite, vous devriez citer trois ou quatre exemples dans lesquels John a résolu de manière créative les problèmes de conception susmentionnés.
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Informez le gang. Envoyez une note ou un e-mail aux collègues de l'employé démissionnaire annonçant la démission. Faites-leur savoir avec regret que l'employé en question quitte, et au nom de l'entreprise, vous leur souhaitez bonne chance dans leurs projets futurs.
- Un e-mail d'annonce peut indiquer quelque chose comme: «C'est avec un profond regret que je dois vous informer que [nom de l'employé] changera de poste. Son dernier jour sera [le dernier jour de l'employé]. Veuillez vous joindre à moi pour lui souhaiter bien dans tous les projets futurs."
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Célébrez la décision de l'employé. Même si vous êtes déçu de voir partir un bon travailleur (et peut-être même un bon ami), il est important qu'il sache que son travail et ses contributions ont été appréciés. Organisez une fête de travail à la fin de leur dernier jour pour le leur faire savoir. Si vous ne voulez pas prendre le temps de travailler loin de tout le monde, organisez un rendez-vous pour un verre après la fin de la dernière journée de travail de l'employé. Si vous pensez qu'un départ plus intime est approprié, organisez un déjeuner en petite équipe le dernier jour de l'employé.
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Laisse la porte ouverte. Donnez à l'employé la possibilité de revenir s'il constate que son nouvel employeur ne fonctionne pas. Faites-leur savoir qu'ils auront toujours une maison dans votre entreprise.
- Cultiver de bonnes relations avec les employés sortants est une bonne affaire. Lorsque les employés sortants sentent que leur travail a été apprécié et qu'ils ont été valorisés, ils agiront en tant qu'ambassadeurs de bonne volonté pour votre entreprise et recommanderont votre entreprise à d'autres employés potentiels et à des entreprises ou agences partenaires. Les relations que votre employé acquiert dans son prochain poste pourraient également vous être bénéfiques, et ils pourraient vous envoyer des clients ou d'autres employés potentiels.

Ceci est particulièrement important lorsque vous recevez la lettre de démission en personne et que vous recevez le premier avis de départ de l'employé.

Conseils

La façon dont vous répondez à la démission d'un employé a un impact direct sur la façon dont le reste de vos employés vous voit et traite l'employé sortant. Si vous répondez avec rancœur, frustration, ressentiment et déception, vos employés peuvent mal traiter l'employé sortant. Que vous soyez déçu ou ravi de son départ, acceptez la décision de l'employé de démissionner avec une attitude positive.
Toujours exiger des employés qu'ils soumettent un avis écrit de démission. Les démissions verbales ("Je démissionne!") peuvent plus tard conduire à des réclamations de licenciement abusif par les employés.

Mises en garde

Brûler des ponts n'est jamais une bonne idée, surtout lorsqu'il s'agit d'un employé qui a joué un rôle essentiel dans le succès de votre entreprise.
Chaque État a des lois différentes sur les relations de travail. Assurez-vous de comprendre et de respecter toutes les lois nationales et locales où vous travaillez.

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