Comment rédiger une lettre de résiliation?

Pour rédiger une lettre de résiliation, commencez par indiquer si l'employé est licencié ou licencié, ainsi que quand la résiliation est effective.

Prendre la décision de licencier un employé est difficile. Cependant, si vous déterminez qu'un employé ne convient pas à votre entreprise ou que vous vous rendez compte que vous devez réduire vos effectifs, vous devez écrire une lettre pour informer officiellement l'employé de son licenciement. La rédaction d'une lettre efficace nécessite que vous identifiiez le motif de la résiliation, que vous appuyiez cette décision avec de la documentation, puis que vous rédigiez une lettre de résiliation conforme à la loi.

Partie 1 sur 2: se préparer à écrire la lettre

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Identifiez la relation de travail. La plupart des salariés en Europe sont considérés «à volonté». Cela signifie qu'ils peuvent être renvoyés pour n'importe quelle raison. Hormis les lois étatiques et fédérales qui protègent contre les représailles ou la discrimination (sur la race, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, la religion, etc.), un employé «à volonté» n'a aucune protection légale contre le licenciement.
- Pour comprendre la loi fédérale anti-discrimination, vous pouvez lire les résumés fournis par la Commission fédérale pour l'égalité des chances dans l'emploi.
- Votre état ou votre municipalité peut également avoir des lois anti-discrimination. Vous devriez essayer de les trouver en cherchant en ligne ou en rencontrant un avocat.
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Revoir le contrat. Une exception importante à la doctrine «à volonté» est un employé qui travaille en vertu d'un contrat. Les contrats comprennent souvent des dispositions stipulant qu'un employé peut être licencié pour «bonne cause» ou «juste cause». Une liste d'exemples ou de circonstances envisagées peut également être incluse. Vous devriez revoir le contrat pour voir dans quelles circonstances la résiliation est autorisée.
- Votre employé peut également être couvert par une convention collective. Si c'est le cas, recherchez une copie de l'accord et examinez les dispositions de résiliation. En règle générale, une convention collective définit un processus en plusieurs étapes que vous devez suivre lors de la cessation d'emploi.
- Parfois, un employé peut prétendre qu'un « contrat implicite» a été créé au cours de la relation de travail. S'il en existe un, vous pourrez peut-être mettre fin à votre emploi uniquement pour un «motif valable». Un tribunal examinera divers facteurs pour déterminer s'il existe un contrat implicite:
  - durée d'emploi
  - promotions d'emploi
  - manuels de l'employé, lettres, manuels de politiques ou autres documents contenant un langage créant une promesse de maintien dans l'emploi
  - l'assurance d'un employeur de continuer à travailler
  - pratiques de l'industrie
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Rassemblez les preuves des motifs de la résiliation. Même si vous avez un employé «à volonté», vous voudrez toujours vous assurer que vous disposez d'une trace écrite à l'appui de votre décision de licencier au cas où l'employé invoquerait une discrimination illégale.
- Regardez vos commentaires passés. Voyez si vous avez mentionné dans les évaluations de performance précédentes le problème qui est la raison de la résiliation. Si vous n'avez donné que des critiques élogieuses et que la raison de la résiliation n'est pas une nécessité de réduire les effectifs, vous voudrez peut-être attendre de les résilier jusqu'à ce que vous puissiez donner plus de signaux que les performances sont inférieures à la normale.
- Faites votre propre enquête sur le rendement de l'employé. Si vous avez un superviseur qui insiste pour que l'employé soit licencié, vous ne devriez pas vous contenter de le croire sur parole. Examinez le dossier de l'employé et notez les éloges, les réprimandes, les évaluations de rendement ou les commentaires.
- Identifiez votre raison valable pour le licenciement. Vous devriez être capable de décrire avec des mots pourquoi vous licenciez l'employé. Si vous «sentez» simplement que l'employé est mal adapté, essayez de trouver des exemples précis de la façon dont l'employé ne correspond pas et pourquoi vous pensez que l'employé nuit à l'entreprise. En étant en mesure d'articuler les motifs de licenciement, vous pouvez vous mettre à l'abri d'une réclamation pour licenciement abusif.
Cet avis est assez court et n'équivaut pas à une lettre de résiliation complète.
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Demander l'avis d'un avocat. La loi de l'État prévoit de nombreuses exigences que vous devez respecter lors du licenciement d'un employé. Certains États, par exemple, ont impliqué un engagement de bonne foi et de traitement équitable dans chaque contrat. Pour vous assurer que vous respectez toutes les lois applicables, vous pouvez demander l'avis d'un avocat spécialisé en droit du travail.
- Pour satisfaire à l'engagement de bonne foi et de loyauté, les parties doivent s'abstenir de faire quoi que ce soit qui empêche l'autre partie de remplir ses obligations. De plus, chaque partie doit faire tout ce qui est raisonnable pour remplir ses propres obligations. Le concept est suffisamment élastique pour que vous deviez obtenir un avis juridique indiquant que vous vous y conformez.
- Pour trouver un avocat qualifié, visitez l'association du barreau de votre état, qui devrait exécuter un programme de référence.
- Une fois que vous avez trouvé un avocat, vérifiez ses qualifications en visitant son site Web. Recherchez un avocat qui a de l'expérience dans le conseil aux clients en matière d'emploi.
- Certains États accordent également une certification en droit du travail. Cette certification n'est pas accessible à tous les avocats. Au lieu de cela, un avocat doit avoir consacré un pourcentage important de sa pratique au droit du travail, avoir suivi des cours spéciaux de formation juridique continue et avoir reçu des recommandations de pairs ou de juges. Souvent, l'avocat doit également réussir un examen.

Partie 2 sur 2: rédaction de la lettre de résiliation

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Utilisez le papier à en-tête de l'entreprise. Espacez deux lignes et insérez la date. Ensuite, espacez deux lignes et ajoutez les mots «Personnel et Confidentiel» sous la date en caractères gras. Espacez vers le bas et entrez l'adresse de l'employé, alignée sur la gauche.
- Si votre adresse professionnelle ne fait pas partie de l'en-tête, insérez votre adresse en haut de la page, deux lignes au-dessus de la date. Alignez-le au ras de la marge de gauche, comme vous l'avez fait pour l'adresse de l'employé.
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Expliquez le changement dans la relation de travail. Vous devez commencer la lettre en indiquant explicitement si l'employé est licencié ou licencié. Vous devez également indiquer la date à laquelle la résiliation ou la mise à pied est effective.
- L'exemple de langage pourrait être: «J'ai le regret de vous informer que votre emploi chez [insérer le nom de l'entreprise] est résilié à compter du [insérer la date].» Ou "J'ai le regret de vous informer que vous serez licencié à compter du...."
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Incluez les raisons du changement. Dans le deuxième paragraphe, vous devez expliquer la raison du changement. Par exemple, si l'entreprise connaît des difficultés financières, vous pourriez vouloir licencier l'employé pour économiser de l'argent. Alternativement, si l'employé est peu performant, vous voudrez également le noter.
- Vous voudrez peut-être déclarer: «Malheureusement, votre performance n'a pas été satisfaisante».
- Si la mise à pied est motivée par des raisons économiques, vous pouvez déclarer: «L' environnement économique actuel nous a obligés à prendre des décisions difficiles en matière de réduction des effectifs».
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Corrigez les performances insatisfaisantes avec des détails. Vous pouvez donner des détails supplémentaires sur la façon dont les performances de l'employé ont été insatisfaisantes. Indiquez les détails, tels que la date des évaluations du rendement et les lacunes constatées. Vous pouvez également joindre des copies de tout ce qui vous soutient, comme des évaluations de performances antérieures, des réprimandes écrites ou des plaintes de clients.
- Si l'employé est licencié pour un rendement insuffisant, vous pouvez écrire: «Votre emploi est résilié en raison d'un manquement répété à l'exécution des tâches de votre travail. Lorsque vous avez été embauché, vous avez reçu une description de vos tâches. Depuis lors, vous ont reçu une rétroaction et une formation périodiques. Cependant, il y a eu des lacunes persistantes dans votre performance et un manquement à suivre les directives. Cela a été discuté avec vous à plusieurs reprises: le [insérer les dates]. Aucune amélioration n'a eu lieu de votre part.»
- Si l'employé est licencié pour manque d'assiduité, vous pouvez écrire: «Votre emploi est résilié en raison de vos retards et absences répétés. Cela a été discuté avec vous à plusieurs reprises le [insérer les dates]. À ces dates, je vous ai à nouveau rappelé nos politiques concernant la fréquentation."
- Si l'employé est mis à pied pour des raisons économiques, n'hésitez pas à déclarer que vous êtes reconnaissant pour le bon travail effectué par l'employé.
Pour plus d'informations sur la façon de se séparer à l'amiable d'un employé, consultez le guide Comment éviter les poursuites pour licenciement abusif.
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Inclure des informations sur le dernier chèque de paie. Si vous offrez une indemnité de départ à l'employé, vous devez également indiquer les détails ici.
- Par exemple, si l'employé a un dernier chèque de paie à venir, écrivez: «Votre dernier chèque comprendra le paiement de toutes les heures de congé annuel accumulées et non utilisées jusqu'à concurrence de [indiquer le maximum].» Ensuite, fournissez les informations de contact si l'employé a besoin de parler de la rémunération.
- Vous souhaiterez peut-être verser une indemnité de départ, soit parce qu'elle est contractuellement requise, soit parce que vous êtes prêt à la verser en échange d'une décharge de responsabilité. Si vous souhaitez verser une indemnité de départ en échange d'une libération, vous devez contacter votre avocat. Les décharges doivent être rédigées avec soin, et vous aurez besoin d'un avocat pour vous aider à décrire l'indemnité de départ et toutes les obligations au nom de l'employé afin de se qualifier.
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Demandez la restitution des biens de l'entreprise. Si nécessaire, vous devez également expliquer quand et comment l'employé peut rendre les biens de l'entreprise - clés de bureau, ordinateurs portables, téléphones, téléavertisseurs, etc. Vous pouvez demander à l'employé de vous contacter pour fixer un moment pour rendre tous les biens de l'entreprise.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Vous pouvez me contacter à [insérer le numéro de téléphone] pour convenir d'un rendez-vous pour rendre votre [liste d'équipement] et récupérer tous les objets personnels laissés dans votre espace de travail."
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Rappelez à l'employé les accords de non-divulgation ou de non-concurrence. Comme condition d'emploi, l'employé peut avoir signé un accord de non-divulgation (NDA) ou de non-concurrence. Revoir le contrat de travail.
- Si l'employé a accepté l'un ou l'autre, vous devez copier et coller les termes de la NDA ou de l'accord de non-concurrence. Faites précéder ces informations en déclarant: «Par le contrat de travail signé [insérer la date], vous avez accepté ce qui suit:»
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Offre de fournir des recommandations. Si vous vous séparez en bons termes, vous voudrez peut-être conclure la lettre en proposant de fournir une recommandation positive à l'employé. Vous pouvez également proposer de fournir une aide au placement, si vous le souhaitez.
- Tapez: «Merci pour votre travail acharné. Je suis heureux de fournir une référence positive pour les futurs emplois. Demandez aux employeurs potentiels de me contacter à [inclure les informations de contact]. Je suis également prêt à fournir une référence écrite si cela est préféré.»
- Alternativement, vous pouvez simplement indiquer que si vous êtes contacté au sujet d'une référence, vous ne fournirez que les dates d'emploi et le titre du poste.
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Ajoutez un espace pour signer. Vous signerez la lettre, mais idéalement, vous demanderez à l'employé de signer également une copie. En conséquence, vous devez insérer une ligne pour votre signature. Incluez également une ligne pour que l'employé accuse réception de la lettre.
- Au-dessus de la ligne de signature de l'employé, vous pourriez écrire: «Par ma signature ci-dessous, je reconnais avoir reçu une copie de cet avis. Ma signature n'indique pas nécessairement un accord avec le contenu.
La rédaction d'une lettre efficace nécessite que vous identifiiez le motif de la résiliation, que vous appuyiez cette décision avec de la documentation, puis que vous rédigiez une lettre de résiliation conforme à la loi.
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Inclure les pièces jointes nécessaires. La loi nationale ou fédérale dicte souvent que des informations supplémentaires soient fournies avec la lettre, souvent sous la forme de documents. Par exemple, certains États, comme la Californie, exigent que les employeurs fournissent une brochure «Pour votre bénéfice» à tous les employés licenciés ou licenciés.
- Certains États exigent qu'un employeur fournisse un avis immédiatement en cas de changement de statut d'emploi. Cet avis est assez court et n'équivaut pas à une lettre de résiliation complète. Un exemple d'avis de Californie est ici.
- Fournir des informations sur les droits COBRA. De plus, vous devez informer les employés licenciés de toutes les options de couverture de continuation, de prolongation d'invalidité et de conversion dans le cadre de toute couverture parrainée par l'employeur à laquelle ils pourraient être admissibles.
- Incluez tout autre élément recommandé par votre avocat afin de vous conformer à la loi fédérale ou de l'État.
- Enfin, incluez tout ce qui est mentionné dans la lettre elle-même, comme des copies des évaluations de rendement ou des réprimandes écrites.

Conseils

Pour plus d'informations sur la façon de se séparer à l'amiable d'un employé, consultez le guide Comment prévenir les poursuites pour licenciement abusif.
Appuyez pour que l'employé signe une décharge. Une décharge vous dégagera de toute responsabilité pour un futur procès. Vous devriez probablement essayer d'obtenir une libération si l'employé est une minorité raciale, une femme ou a plus de 40 ans. Demandez à votre avocat de la rédiger.

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