Comment éviter les poursuites pour licenciement abusif?

Adaptez les contrats des employés. Avant d'offrir un contrat à un employé, vous devez examiner attentivement votre contrat et l'adapter aux exigences du poste. Ne recyclez pas simplement un ancien contrat de travail. N'utilisez pas non plus simplement un formulaire ou un modèle de contrat.

• Vous pouvez toujours demander à un avocat d'examiner le contrat et de recommander des modifications.

Examiner les manuels et les manuels. Les employeurs devraient examiner attentivement tous les manuels ou manuels qu'ils distribuent aux employés. Si ces documents créent des promesses suffisamment précises (par exemple, des vacances, la durée de l'emploi garanti, des augmentations de salaire, etc.), ils peuvent constituer la base d'un contrat avec l'employé.

• Retirez dans les manuels ou les manuels tout ce qui ressemble à une promesse ou qui s'écarte de votre contrat écrit. Les promesses verbales peuvent également constituer la base d'une réclamation pour rupture de contrat. Vous devez éviter de faire des promesses verbales d'augmentation de salaire, de promotion ou d'augmentation du temps de vacances jusqu'à ce que vous puissiez les mettre par écrit.
• Souvenez-vous également de l'engagement de votre entreprise à respecter les lois anti-discrimination dans votre manuel et expliquez le processus de dépôt d'une plainte sans crainte de représailles. L'inclusion de ces informations dans un manuel ou un manuel largement diffusé peut réduire vos chances d'être tenu pour responsable de discrimination ou de représailles.

Former les superviseurs. Vous pouvez minimiser la probabilité de poursuites judiciaires si vous formez vos superviseurs aux principes de base du harcèlement, de la discrimination, des représailles, de la sécurité et de la confidentialité des employés.

• Les employeurs ont une «responsabilité du fait d'autrui» pour tout harcèlement commis par des superviseurs. Cela signifie que l'entreprise elle-même sera également responsable du harcèlement. Il est donc important de prendre au sérieux les plaintes de harcèlement de la part des superviseurs.

Établissez des protocoles de terminaison. Une façon de vous protéger contre les réclamations de discrimination et de représailles consiste à créer un protocole de résiliation normalisé, qui s'appliquera à l'ensemble de l'entreprise. Il devrait être publié dans votre manuel de l'employé et discuté avec tous les superviseurs. Les éléments d'un protocole de terminaison efficace comprennent:

• Procédures disciplinaires progressives. Décrivez les événements qui doivent déclencher un avertissement écrit et expliquez comment ces avertissements doivent être conservés dans le dossier de l'employé. Expliquez également toute hiérarchie de discipline. Par exemple: avertissement verbal, réprimande écrite, congédiement.
• Systèmes internes de réclamation ou de règlement des différends. Les employés peuvent donner suite à une réprimande en déposant un grief. Dites aux employés la procédure appropriée pour déposer une plainte et expliquez comment la plainte sera examinée.

Créez un formulaire d'examen annuel utile. Le but d'un examen annuel est de passer en revue le rendement de l'employé et de suggérer des domaines à améliorer. En même temps, il s'agit d'un moyen essentiel de documenter des performances inférieures, ce qui peut être utile si vous devez soutenir une décision de résiliation à une date ultérieure. N'oubliez pas qu'il incombera toujours à l'employeur de justifier un licenciement. Par conséquent, les formulaires d'examen annuel devraient inclure des espaces pour juger des éléments suivants (qui sont des raisons courantes de résiliation):

• mauvaise performance
• refus de suivre les instructions
• abuser du congé de maladie
• absence excessive et retard habituel
• violation des règles de l'entreprise
• malhonnêteté
• mettre en danger la santé ou la sécurité d'autrui ou se comporter violemment au travail
• divulguer des informations confidentielles à des tiers

Exiger que les employés reconnaissent les évaluations. Lorsque vous effectuez un examen annuel, ou chaque fois que vous réprimandez un employé, assurez-vous qu'il est écrit et que l'employé signe la réprimande. Cette signature sert de preuve que vous avez informé l'employé de ses performances médiocres.

• Pensez également à un «accusé de réception écrit annuel» dans lequel l'employée signe une lettre indiquant qu'elle a reçu un manuel mis à jour, que l'emploi est «à volonté» (si c'est le cas) et qu'elle n'a pas été victime de harcèlement ou de discrimination. L'accusé de réception peut aborder tout autre problème, tel que le nombre d'heures supplémentaires ou de congés accumulés par l'employé.
• Un exemple peut être trouvé ici.
• Vous ne pouvez pas forcer les employés à le signer. Cependant, vous devez indiquer que si l'employé n'est pas d'accord avec quoi que ce soit indiqué dans la lettre, il doit le dire à son employeur. Cela protège l'employeur de deux manières. Premièrement, l'employé pourrait bien le signer. Deuxièmement, s'il refuse de signer, il doit alerter la direction de toute allégation de discrimination ou de harcèlement qu'il pourrait avoir.

Enquêter rapidement sur les plaintes internes. Si vous apprenez une mauvaise conduite d'un employé contre un autre, alors vous devriez enquêter sur la faute. Cela vous protégera de toute responsabilité légale.

• Faites également participer votre avocat au plus tôt. L'implication de l'avocat montre non seulement que vous prenez la plainte au sérieux, mais vous recevrez également des conseils juridiques judicieux sur la façon de gérer l'enquête afin de minimiser votre responsabilité.

Envisagez un examen indépendant. Plutôt que de permettre à un superviseur direct de licencier immédiatement quelqu'un, un examen indépendant permet à la direction de s'assurer que l'entreprise s'est conformée à la loi. Vous devez vous assurer:

• que le licenciement ne violerait pas les lois anti-discrimination ou d'autres lois.
• que le licenciement ne violerait pas le contrat d'un employé.
• que l'entreprise a donné à l'employé des avertissements adéquats et documentés (sauf si la conduite justifie un licenciement immédiat).
• que l'entreprise a suivi toutes les pratiques déclarées de l'entreprise.
• que l'entreprise a suivi les mêmes procédures dans des situations similaires impliquant d'autres employés.

Rassemblez de la documentation. Rassemblez toute documentation que vous pouvez qui prend en charge la raison de la résiliation et lisez-la. La documentation peut être des évaluations annuelles, des commentaires ou des citations placés dans un dossier d'employé, ainsi que des déclarations écrites d'autres employés. Soyez prêt à discuter de la qualité du travail des employés lorsque vous les licenciez.

• Vous avez besoin de documents qui seraient admissibles au tribunal. Si vous avez eu des plaintes d'employés, il est important de les rédiger par écrit avant la décision de licenciement. Si vous attendez le dépôt d'une plainte pour licenciement abusif, il semble que vous produisiez des plaintes contre l'employé simplement pour vous protéger.

Consultez un avocat. Un avocat du travail expérimenté peut vous aider à chaque étape de la relation employeur-employé. Dans l'idéal, vous auriez sollicité l'assistance d'un avocat lors de l'élaboration des procédures internes et de la rédaction des contrats de travail. Sinon, un avocat peut toujours vous aider à répondre à toutes vos questions sur le licenciement d'un employé.

• Les situations courantes dans lesquelles les employeurs demandent l'avis d'un avocat comprennent: l'employé a un contrat écrit, l'employé a récemment déposé une plainte auprès d'une agence gouvernementale (comme l'EEOC), l'employé a accès à des secrets commerciaux, ou le licenciement de l'employé serait dramatique. changer les données démographiques de votre lieu de travail.