Comment se préparer à un audit d'indemnisation des accidents du travail?
Vous pouvez vous préparer à cet audit en rassemblant les enregistrements nécessaires et en désignant quelqu'un pour répondre à toutes les questions de l'auditeur.
Lorsque vous souscrivez une police d'assurance contre les accidents du travail, votre assureur estime votre exposition aux accidents du travail. Vos primes seront fixées en fonction de cette estimation. Cependant, après l'expiration de votre police, votre assureur vérifiera vos dossiers pour l'année afin de déterminer vos primes réelles. Si nécessaire, vous devrez peut-être payer plus pour combler la différence. Vous pouvez vous préparer à cet audit en rassemblant les enregistrements nécessaires et en désignant quelqu'un pour répondre à toutes les questions de l'auditeur. Après l'audit, examinez les feuilles de travail de l'auditeur à la recherche d'erreurs.
Partie 1 sur 3: collecte des enregistrements requis
- 1Demandez ce que vous devez fournir. Vous ne devez pas fournir plus d'informations que ce qui est demandé. Pour cette raison, vous devriez demander quels documents l'auditeur doit voir, puis rassembler ces documents à l'avance.
- 2Recueillir les fiches de paie. L'auditeur demandera probablement les registres de paie, alors mettez-les en ordre. En règle générale, vous devez fournir des copies des éléments suivants:
- journal de paie et résumé (la masse salariale comprend les salaires, les salaires, les commissions, les heures supplémentaires et les primes)
- rapports d'état sur le chômage
- enregistrements de revenus individuels
- déclarations fiscales fédérales (941 déclarations)
- votre chéquier
- tous les paiements d'heures supplémentaires (ventilés par employé)
- 3Rassemblez vos dossiers d'employés. Vous devrez probablement également fournir des dossiers détaillés sur les employés, que vous devrez rassembler avant l'arrivée de l'auditeur. Trouvez les éléments suivants:
- nombre d'employés
- heures, jours et semaines travaillés au cours de l'année
- explication détaillée des tâches de chaque employé
- ventilation basée sur les montants en dollars si un employé travaille dans plus d'un code de classification
Vous pouvez avoir l'un des deux types d'audits: un audit physique ou un audit volontaire. - 4Trouvez vos décaissements en espèces. Vous devrez présenter ces informations à l'auditeur, alors trouvez-les à l'avance. Vérifiez deux fois pour vous assurer que tous les chiffres sont exacts:
- paiements à tous les sous-traitants et entrepreneurs indépendants
- matériaux
- travail occasionnel
- 5Rassemblez vos attestations d'assurance. Selon votre état, des primes d'indemnisation des accidents du travail peuvent vous être facturées pour les entrepreneurs indépendants et les sous-traitants. Vous voudrez des certificats d'assurance à jour pour chaque sous-traitant que vous avez utilisé au cours de la période d'assurance.
- Les certificats devraient indiquer que l'assurance contre les accidents du travail est fournie. Certains entrepreneurs n'ont qu'une assurance responsabilité civile générale sans indemnisation des accidents du travail.
- Dans certains États, les propriétaires uniques et les partenaires peuvent se retirer de l'exigence d'indemnisation des travailleurs.
Partie 2 sur 3: mise en place de l'audit
- 1Déterminez votre type d'audit. Vous pouvez avoir l'un des deux types d'audits: un audit physique ou un audit volontaire. Vous devez savoir à l'avance ce que vous aurez:
- Un audit physique implique qu'un auditeur vous contacte par téléphone ou par courrier et fixe un rendez-vous. Ils doivent vous contacter dans les 60 jours suivant l'expiration de votre police. Vous fournirez à l'auditeur des documents. L'auditeur travaille sur une date-limite-habituellement trente jours une fois assignée votre audit.
- Un audit volontaire implique que vous receviez un formulaire par la poste de votre compagnie d'assurance. Vous devez remplir le formulaire et le remettre à votre assureur. Bien que les formulaires soient basiques, vous devriez appeler l'assureur si vous avez des questions.
- 2Identifiez un contact principal. L'audit se déroulera plus facilement si votre entreprise désigne un contact principal pour travailler avec l'assureur. Assurez-vous de choisir quelqu'un qui connaît l'ensemble de l'entreprise. Cette personne doit également être familiarisée avec les registres de paie.
- Ce contact principal doit être familiarisé avec les audits antérieurs. Ils devraient examiner les feuilles de travail de l'auditeur et les politiques antérieures afin d'être conscients des problèmes qui peuvent survenir.
- 3Dégagez un espace pour l'auditeur. L'auditeur peut travailler hors des locaux. Cependant, s'ils travaillent dans votre bureau, créez un espace confortable pour qu'ils puissent travailler. Il doit être bien éclairé et silencieux.
- Essayez de faire travailler l'auditeur dans vos locaux. Cela facilite le partage d'informations et vous permet de fournir autant d'informations détaillées que possible. Il peut être difficile de partager des informations lorsque les auditeurs travaillent hors site.
Cependant, après l'expiration de votre police, votre assureur vérifiera vos dossiers pour l'année afin de déterminer vos primes réelles. - 4Passez en revue la politique d'origine. Cette politique était basée sur une estimation. Cependant, vous devriez revoir la police pour découvrir ce qui a été utilisé pour calculer vos primes de police initiales. Considérer ce qui suit:
- Paie. Les taux d'indemnisation des travailleurs sont généralement liés à votre masse salariale. Pour chaque centaine de dollars, un tarif vous est facturé.
- Taux. Le tarif sera basé sur le type de travail effectué. Ce travail sera classé en fonction d'un système de classification utilisé pour déterminer la rémunération des travailleurs.
- Codes de classement. Tous les travaux ne comportent pas le même risque de blessure. L'auditeur déterminera quelle est la classification dominante qui génère le plus de masse salariale. Cependant, certains travailleurs ont leur propre classification, comme les employés de bureau et les vendeurs externes.
- Facteur de modification de l'expérience. Après avoir déterminé la classification, le vérificateur multiplie le taux par votre masse salariale. Cependant, le vérificateur peut ajuster ce montant en fonction de vos antécédents d'indemnisation des accidents du travail.
- 5Analysez les informations publiques sur votre entreprise. Consultez votre site Web et voyez s'il contient des informations erronées. Votre auditeur examinera toutes les informations accessibles au public sur votre entreprise. Vous devez corriger tout ce qui est inexact.
Partie 3 sur 3: gestion de l'audit
- 1Maintenir une relation professionnelle avec l'auditeur. L'audit peut être stressant car l'assureur peut augmenter considérablement vos primes. Vous pouvez rendre le processus plus fluide en étant toujours amical et serviable avec l'auditeur.
- En fonction de votre politique, le vérificateur peut probablement demander n'importe quel document financier, comme des déclarations de revenus. Vous devez le fournir rapidement et sans désaccord.
- Vous préférez que l'auditeur travaille avec des informations exactes plutôt que de deviner. Lorsque les auditeurs devinent, ils fournissent des informations sur le «pire des cas», ce qui gonfle probablement vos primes.
- Vous pouvez généralement vous attendre à payer 25% de plus si vous ne vous conformez pas à l'auditeur.
- 2Passez en revue les feuilles de travail de l'auditeur. Parfois, les auditeurs commettent des erreurs qui profitent à la compagnie d'assurance (et vous nuisent). Vous devriez examiner attentivement le travail de l'auditeur une fois qu'il est terminé. Vous devrez demander à l'assureur des copies des feuilles de travail du vérificateur.
- Un assureur n'offre généralement pas ces feuilles de travail à moins que vous ne le demandiez.
- Évitez de signer un audit incomplet.
- 3Comparez l'audit à la politique d'origine. Parfois, les primes vérifiées seront plus élevées que l'estimation que vous avez reçue lorsque vous avez acheté la police. Vous voulez vous assurer que toute augmentation est légitime. Recherchez les éléments suivants:
- Si le facteur de modification de l'expérience est plus élevé sur l'audit que sur la politique d'origine. Cela ne devrait pas être.
- S'il y a des codes de classification plus chers sur l'audit que dans la politique d'origine. Parfois, vos opérations commerciales changent, donc ces classifications changent. Cependant, ils ne devraient généralement pas manquer un changement majeur dans vos opérations.
- Si l'échéancier de crédit ou de débit a changé. Si tel est le cas, vous pourrez peut-être contester le montant.
Lorsque vous souscrivez une police d'assurance contre les accidents du travail, votre assureur estime votre exposition aux accidents du travail. - 4Rencontrez un avocat en assurance. Si vous avez des questions, planifiez une consultation avec un avocat. Montrez-leur les feuilles de travail du vérificateur et votre politique originale. Votre avocat peut décider si vous avez des motifs de contester l'audit.
- Vous pouvez trouver un avocat d'assurance en contactant votre barreau d'État ou local et en demandant une référence.
- Appelez et planifiez une consultation. Assurez-vous de demander combien cela coûtera.
- 5Contester la vérification. Votre assureur doit vous indiquer comment contester la décision de l'audit. Par exemple, vous devrez peut-être soumettre des dossiers à l'assureur dans un certain laps de temps. Si vous attendez trop longtemps, l'assureur supposera probablement que vous êtes d'accord avec l'audit.
- Ne tardez pas. Appelez votre assureur et signalez que vous n'êtes pas d'accord avec l'audit. Demandez ce que vous devez fournir et la date limite.
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Questions et réponses
- Devrions-nous inclure les paiements pour un compte d'épargne-santé dans les revenus de travail?Cela dépendra de la loi de votre état. Dans de nombreux États, les cotisations HSA peuvent être déduites. Vous devriez contacter votre comptable si vous avez des questions.
- Un plombier que mon entreprise a appelé pour réparer les toilettes du bureau est-il considéré comme un entrepreneur indépendant pour l'audit de mes travailleurs?Non, c'est une dépense d'entreprise.
Questions sans réponse
- Comment déterminer ce dont un sous-traitant aura besoin pour fournir des informations d'assurance avec l'indemnisation des accidents du travail?
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