Comment enregistrer des miles professionnels?

Si vous utilisez une application pour téléphone intelligent pour enregistrer vos miles professionnels, conservez-les ailleurs, par exemple dans une feuille de calcul sur votre ordinateur.

Si vous êtes travailleur indépendant ou si vous possédez votre propre entreprise, de nombreux gouvernements, y compris le gouvernement fédéral américain, vous permettent de déduire les frais de transport liés à votre entreprise en tant que dépense d'entreprise sur vos impôts. Pour prendre cette déduction, calculez correctement le kilométrage et conservez des journaux précis. Ces enregistrements vous protégeront en cas d'audit. Plutôt que de prendre une déduction de kilométrage standard, vous pourrez peut-être déduire vos dépenses réelles. Bien que cela nécessite une tenue de registres supplémentaire, cela peut vous permettre de prendre une déduction plus importante.

Méthode 1 sur 3: calcul du kilométrage

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Enregistrez vos lectures d'odomètre. Le moyen le plus simple d'enregistrer les miles professionnels, et celui que préfère l'IRS, consiste à noter les lectures du compteur kilométrique de votre voiture lorsque vous commencez et terminez le voyage. La différence est votre kilométrage.
- Cela vous permettra d'obtenir le kilométrage le plus exact pour votre voyage. Bien que noter la lecture de votre compteur kilométrique au début et à la fin de chaque trajet demande des efforts, cela deviendra finalement une habitude.
- Si vous voyagez beaucoup, vous constaterez peut-être que vous obtenez plus d'avantages en utilisant les lectures d'odomètre réelles. De cette façon, vous obtenez un crédit pour le temps que vous avez dû faire le tour du pâté de maisons 3 fois en attendant l'arrivée d'un client ou pour avoir traversé un parking bondé à la recherche d'une place.
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Utilisez le GPS pour trouver le kilométrage après coup. Si vous n'enregistrez pas les lectures du compteur kilométrique de votre voiture au début et à la fin du trajet, branchez votre adresse de début et de fin dans un GPS ou une application de cartographie et utilisez le kilométrage fourni.
- Vérifiez à nouveau l'itinéraire sélectionné par l'application que vous utilisez et assurez-vous qu'il s'agit du même itinéraire que vous avez emprunté. Lorsque vous utilisez cette méthode, vous souhaiterez peut-être imprimer une copie papier de l'itinéraire et du kilométrage à conserver avec vos journaux de kilométrage pour vos dossiers.
- Avec cette méthode de calcul, vous ne pouvez pas ajouter un mile ou deux à la distance que vous avez parcourue à la recherche d'une place de parking ou à vous arrêter pour aller chercher de la nourriture. Vous ne pouvez déduire que le kilométrage que vous pouvez justifier.
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Gardez une trace de votre kilométrage avec une application pour téléphone intelligent. Il existe un certain nombre d'applications pour téléphones intelligents, telles que MileIQ et Hurdlr, qui peuvent vous aider à enregistrer plus facilement vos miles professionnels. Et comme les enregistrements de compte sont généralement conservés dans le cloud, vous pouvez y accéder n'importe où.
- Si vous utilisez une application pour téléphone intelligent pour enregistrer vos miles professionnels, conservez-les ailleurs, par exemple dans une feuille de calcul sur votre ordinateur. Ayez au moins une copie de vos journaux de kilométrage sous votre contrôle au cas où un jour vous ne pourriez plus accéder à votre compte sur l'application.

Calculez le kilométrage de votre entreprise à partir des journaux de kilométrage de votre entreprise.

Méthode 2 sur 3: création de journaux de kilométrage

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Enregistrez les voyages pour les voyages d'affaires. Vous pouvez acheter des journaux de kilométrage pré-imprimés dans de nombreux magasins à rabais ou de fournitures de bureau. Vous pouvez également créer le vôtre en utilisant n'importe quel tableur de base. Utilisez ce journal pour saisir le kilométrage de chaque voyage d'affaires que vous effectuez tout au long de l'année.
- Le kilométrage pour les voyages que vous effectuez à des fins professionnelles, comme voyager dans une autre ville pour une réunion ou visiter des clients ou des clients, est potentiellement déductible d'impôt. Les frais de déplacement, comme la conduite de votre domicile à votre lieu de travail, ne le sont généralement pas.
- Les dépenses non déductibles comprennent les déplacements supplémentaires effectués après les heures d'ouverture, si vous vous rendez à votre lieu de travail habituel.
- Vous pouvez toutefois déduire les trajets domicile-travail vers les lieux de travail temporaires. Cela entrerait en jeu si, par exemple, vous êtes un entrepreneur qui travaille chez divers clients.
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Incluez la date et la destination de chaque voyage. Ayez une colonne sur votre feuille de calcul du journal kilométrique pour la date du voyage et une autre pour l'endroit où vous êtes allé. Soyez aussi précis que possible pour que le voyage soit identifiable plus tard.
- Vous voudrez peut-être également une colonne pour enregistrer d'où vous avez voyagé. Si vous voyagez toujours du même endroit (comme votre domicile ou votre bureau), cette colonne ne serait pas nécessaire. Cependant, si vous vous déplacez fréquemment entre les sites clients ou les sites de travail temporaires, votre emplacement de départ peut être une information importante.
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Énoncez clairement le but du voyage. Il se peut que vous ne puissiez pas identifier le voyage uniquement à partir de la destination longtemps après le fait. Fournir de l'espace pour une description du but du voyage peut vous aider à vous en souvenir plus tard.
- Cela peut également aider à distinguer des voyages similaires. Par exemple, si vous faites régulièrement des voyages dans la capitale de votre état pour affaires, vous voudrez connaître le but de chaque voyage.
- Incluez des notes de tous les documents supplémentaires dont vous disposez, tels que les factures de vente, qui justifieraient le but du voyage.
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Écrivez les lectures d'odomètre ou le kilométrage total. Si vous calculez vos miles professionnels à l'aide de vos lectures d'odomètre, vous aurez besoin de 3 colonnes: deux pour votre kilométrage de début et de fin, puis une autre pour la différence entre les deux.
- Si vous avez utilisé une application GPS ou une autre méthode pour calculer le kilométrage, vous voudrez peut-être simplement une colonne pour le kilométrage.
- Additionnez la colonne de kilométrage au bas de votre feuille de calcul afin que vous ayez ce nombre pour vos déclarations de revenus sans avoir à additionner vous-même toute la colonne.
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Mettez à jour vos journaux en temps opportun. L'IRS n'exige pas nécessairement que vous fassiez des entrées de kilométrage tous les jours. Cependant, vous devez mettre à jour vos journaux de kilométrage au moins une fois par semaine, même si vous ne faites pas de fréquents déplacements professionnels.
- Si vous avez plusieurs voyages pour une journée, chacun de ces voyages doit être une entrée distincte. Beaucoup de détails seraient différents. Une entrée générique avec des miles pour une journée entière ne réussirait probablement pas si votre retour était vérifié.
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Conservez vos journaux pendant 3 ans après avoir produit votre déclaration. Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, conservez vos journaux de kilométrage avec tous vos autres fichiers commerciaux liés à vos taxes pour cette année. Si l'IRS vérifie votre déclaration de revenus, vous devrez produire ces enregistrements.
- L'IRS ne vous permet pas d'estimer les dépenses professionnelles, y compris les frais de kilométrage, aux fins d'une déduction. Cela s'applique que vous utilisiez le taux de kilométrage standard ou les dépenses réelles. Si vous ne pouvez pas produire la preuve que la dépense a été engagée et que c'était à des fins commerciales, la déduction sera refusée et vous pourriez finir par devoir de l'argent à l' IRS.

Qui peuvent vous aider à enregistrer plus facilement vos miles professionnels — Il existe un certain nombre d'applications pour téléphones intelligents, telles que MileIQ et Hurdlr, qui peuvent vous aider à enregistrer plus facilement vos miles professionnels.

Méthode 3 sur 3: comparaison des dépenses réelles

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Confirmez que vous pouvez utiliser les dépenses réelles. La déduction des dépenses réelles nécessite beaucoup plus de travail que la simple utilisation du taux de kilométrage standard. Avant de vous lancer dans tous ces efforts, vérifiez les règles de l'IRS pour vous assurer que cette méthode est à votre disposition.
- Si vous possédez la voiture que vous utilisez à des fins professionnelles, utilisez le taux de kilométrage standard la première année où la voiture est disponible pour votre entreprise. Cela préserve le choix. Après cette première année, vous pouvez utiliser les dépenses réelles ou le taux de kilométrage standard, selon ce qui vous convient le mieux. Cependant, si vous n'avez pas utilisé le taux de kilométrage standard cette première année, vous êtes coincé avec les dépenses réelles tant que vous possédez cette voiture.
- Si vous louez la voiture, vous ne pouvez pas déduire les dépenses réelles. Vous devez utiliser le taux de kilométrage standard pour la durée du bail.
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Enregistrez le kilométrage total de votre voiture au début et à la fin de l'année. Si vous utilisez votre voiture à la fois pour des dépenses professionnelles et personnelles, vous devez déterminer quelle partie de votre utilisation est destinée aux affaires. Le moyen le plus simple de le faire est en pourcentage du kilométrage.
- Soustrayez votre kilométrage au début de l'année de votre kilométrage à la fin de l'année. Cela vous donne votre kilométrage pour l'année.
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Déterminez la part de l'utilisation globale qui était destinée aux entreprises. Calculez le kilométrage de votre entreprise à partir des journaux de kilométrage de votre entreprise. Divisez ce nombre par votre kilométrage total pour l'année pour obtenir le pourcentage d'utilisation globale de votre voiture qui était une utilisation professionnelle.
- Par exemple, supposons que vous soyez un entrepreneur qui a conduit votre voiture sur 20000 miles au cours de l'année. Sur ce kilométrage total, 12000 miles étaient des miles professionnels. Vous pouvez déduire 60% de vos dépenses réelles de vos impôts.
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Rassemblez les reçus et autres enregistrements pour les dépenses de voiture. Les dépenses admissibles comprennent l'essence, l'huile, les pneus, les réparations et l'entretien, les assurances, les frais d'étiquetage et d'enregistrement, ainsi que l'amortissement de votre véhicule. Pour calculer votre amortissement, vous utiliserez le tableau d'amortissement IRS approprié.
- Les reçus ne sont pas requis pour certaines dépenses, mais vous devez toujours avoir une preuve de la dépense. Par exemple, si votre assurance automobile est au même montant chaque mois, vous pouvez simplement multiplier votre mensualité par 12 et utiliser ce chiffre. Cependant, en cas de vérification, vous devrez fournir une preuve de la dépense, par exemple en obtenant vos relevés de paiement auprès de votre compagnie d'assurance.
- Si vous n'avez pas de reçu pour une dépense, ne le déduisez pas. Dans le cas d'un audit, vous n'avez droit qu'aux déductions que vous pouvez étayer par un reçu ou d'autres preuves.
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Calculez la partie commerciale de vos dépenses totales. Une fois que vous avez un chiffre pour vos dépenses totales, multipliez-le par le pourcentage alloué à l'utilisation professionnelle pour déterminer le montant que vous pouvez déduire de vos impôts.
- Toutes vos dépenses réelles ne sont déductibles que si vous n'utilisez jamais la voiture en question pour des raisons personnelles.
- Si vous oubliez d'enregistrer vos lectures d'odomètre au début et à la fin de l'année, vous devrez diviser vos dépenses en fonction de ce que vous avez réellement utilisé pour les affaires. Sans les lectures du compteur kilométrique, vous ne seriez généralement pas en mesure de saisir les dépenses telles que l'assurance et l'immatriculation, à moins que votre voiture ne soit utilisée uniquement à des fins professionnelles.
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Vérifiez les dépenses réelles par rapport au taux de kilométrage. Une fois que vous avez déterminé le montant que vous pouvez déduire des dépenses réelles, multipliez vos miles professionnels par le taux de kilométrage standard et voyez quelle déduction est la plus élevée.
- À condition que vous puissiez choisir entre les deux méthodes, vous êtes libre de choisir la déduction la plus élevée.

Conseils

Un voyage entier est une dépense professionnelle déductible si vous n'aviez pas de contrôle substantiel sur l'organisation de ce voyage - même si vous vous livriez à des activités personnelles ou de plaisir pendant votre séjour.
Les autres frais de voiture, tels que le stationnement ou les péages, sont déductibles séparément. Ils ne sont inclus ni dans le taux de kilométrage standard ni dans les dépenses réelles.
Si vous pensez que vous souhaitez utiliser les dépenses réelles, avoir une carte de crédit dédiée que vous utilisez uniquement pour les dépenses automobiles est un bon moyen de tenir des registres. À la fin de l'année, vous pouvez simplement utiliser les relevés de carte de crédit.

Multipliez vos miles professionnels par le taux de kilométrage standard — Une fois que vous avez déterminé le montant que vous pouvez déduire des dépenses réelles, multipliez vos miles professionnels par le taux de kilométrage standard et voyez quelle déduction est la plus élevée.

Mises en garde

Cet article couvre principalement les règles de l'IRS pour l'enregistrement des miles professionnels aux fins de l'impôt fédéral américain. Si vous habitez dans un autre pays, faites un suivi avec un avocat ou un fiscaliste agréé près de chez vous.
Si votre voyage était principalement pour des raisons personnelles, le voyage lui-même n'est pas considéré comme une dépense professionnelle déductible. Cependant, vous pouvez déduire les dépenses professionnelles que vous avez engagées pendant le voyage.
Soyez très prudent si vous revendiquez votre véhicule à 100% pour un usage professionnel, en particulier si vous travaillez avec une société de covoiturage comme Uber ou Lyft. Il s'agit d'un drapeau rouge d'audit, et vous devrez produire des enregistrements qui incluent la date, le kilométrage et le but de chaque voyage jamais effectué dans la voiture.
Vous ne pouvez pas déduire à la fois le kilométrage et les dépenses réelles pour l'utilisation de votre véhicule. Bien que vous soyez libre de choisir la déduction la plus élevée, vous devez en choisir une. Quel que soit votre choix, assurez-vous de disposer des registres pour étayer la déduction que vous avez demandée en cas de vérification.

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