Comment gérer une association de propriétaires?
Comment savoir si j'ai le droit de créer une entreprise lorsqu'il s'agit d'une association de propriétaires?
Une association de propriétaires (HOA) est un groupe de résidents élus qui possèdent des maisons dans le même développement / communauté. Ce groupe est chargé de faire appliquer les règles et règlements convenus par les résidents, et ils exercent une certaine autorité sur la façon dont la propriété dans le développement est utilisée. Les dirigeants d'une association de propriétaires sont élus par le reste des résidents de ce développement. Apprendre à gérer une association de propriétaires ou à en créer une à partir de zéro peut vous aider, vous et d'autres résidents partageant les mêmes idées dans votre développement, à gérer votre communauté et à avoir votre mot à dire sur l'utilisation des terres autour de votre maison.
Partie 1 sur 3: Gérer votre association de propriétaires
- 1Comprenez comment fonctionne le HOA. Que vous soyez nouveau dans un conseil existant ou que vous fassiez partie d'un nouveau conseil de démarrage dans un HOA récemment formé, vous devrez apprendre comment fonctionne votre association. Chaque membre du conseil doit comprendre ses responsabilités et obligations, et l'ensemble du conseil doit être familiarisé avec le plan de gestion qui a été mis en place pour cette HOA.
- Tous les membres du conseil sont liés par les documents constitutifs de la HOA.
- Aucun membre du conseil ne peut exercer des pouvoirs qui ne sont pas explicitement décrits dans ces documents, et tous les membres du conseil doivent adhérer aux responsabilités qui y sont établies.
- 2Examinez toutes les politiques existantes avant d'essayer d'en créer de nouvelles. De nombreux nouveaux membres du conseil deviennent trop enthousiastes et désireux de faire leurs preuves. Cela aboutit souvent à un dépassement des pouvoirs ou à l'introduction de politiques défectueuses ou inutiles. Avant d'essayer de modifier une politique ou d'en introduire une entièrement nouvelle, assurez-vous de vous familiariser avec les politiques existantes sur ce sujet telles qu'elles sont actuellement rédigées.
- Même si une nouvelle politique est justifiée, assurez-vous que vous et les autres membres du conseil prenez collectivement votre temps pour examiner tous les tenants et aboutissants de la politique proposée pour vous assurer qu'elle est faisable et qu'elle sera efficace.
- Familiarisez-vous avec les tableaux précédents qui ont servi votre communauté (si votre développement a eu d'autres tableaux dans le passé). Lisez les procès-verbaux de leurs réunions et prenez le temps de comprendre l'histoire de votre communauté et ses décisions passées.
- 3Faites de la transparence une priorité. Le conseil d'une association de propriétaires doit être totalement transparent dans toutes ses décisions et procédures. La transparence est la seule chose qui donnera aux propriétaires une confiance et une confiance dans le conseil. Parlez des problèmes auxquels votre communauté est confrontée, invitez les commentaires des autres propriétaires et organisez des discussions publiques ouvertes sur les propositions HOA pour votre communauté.
Le conseil d'une association de propriétaires doit être totalement transparent dans toutes ses décisions et procédures.
Partie 2 sur 3: organiser une réunion
- 1Organisez une réunion des propriétaires. La réunion des propriétaires ouvre le conseil d'administration aux commentaires des propriétaires et des propriétaires d'unités dans ce développement. Les réunions des propriétaires portent généralement sur les élections du conseil d'administration, l'approbation / les modifications budgétaires, les modifications aux documents constitutifs de la HOA et d'autres facteurs qui impliquent les propriétaires. Selon l'endroit où vous vivez, il peut y avoir certaines exigences concernant la fréquence des réunions. Par exemple, dans le Colorado, une réunion générale des propriétaires ou des propriétaires d'unités doit avoir lieu au moins une fois par an.
- Chaque État peut avoir des exigences spécifiques sur la durée à l'avance d'une réunion des propriétaires. Tous les propriétaires doivent être informés de la réunion à venir dans ce délai.
- De nombreux HOA sont tenus d'afficher un avis physique sur les réunions à venir dans une zone communautaire visible. Le HOA peut également envoyer des notifications par courrier électronique ou des lettres de correspondance aux propriétaires du développement.
- Tous les avis et correspondances doivent inclure la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que tous les points prévus à l'ordre du jour ce jour-là.
- 2Convoquez une réunion du conseil. Les réunions du conseil doivent être ouvertes à tous les membres de l'association ou à un représentant désigné si un membre donné ne peut être présent. Tous les résidents de HOA devraient être autorisés à voir l'ordre du jour d'une réunion du conseil, et le HOA doit adhérer aux règlements administratifs de l'association qui régissent les notifications de réunion du conseil.
- Afin d'assurer une réunion du conseil productive, il est préférable de préparer un ordre du jour et de s'y tenir pendant la réunion.
- Le conseil doit s'en tenir aux points qui sont déjà à l'ordre du jour et ne peut pas introduire de nouveaux points sans examen préalable.
- L'ordre du jour doit ratifier le procès-verbal de la dernière réunion du conseil, discuter des questions non résolues («anciennes») et discuter des nouveaux points à discuter ou à voter.
- Les conseils peuvent également souhaiter avoir un forum ouvert pour les propriétaires au cours de la réunion pour s'assurer que les résidents ont leur mot à dire dans le gouvernement de leur HOA.
- Assurez-vous que tous les membres du conseil suivent un code de conduite convenu. Cela peut inclure le suivi des délibérations parlementaires pendant la réunion, la possibilité pour les propriétaires de regarder les affaires du conseil d'administration et d'autres procédures pour assurer une réunion fluide et productive.
- 3Appelez une réunion spéciale. Des réunions spéciales peuvent être convoquées pour traiter des situations d’urgence et d’autres questions urgentes. Une réunion spéciale des propriétaires ou des propriétaires d'unité peut être convoquée par le président de la HOA, une majorité du conseil exécutif de la HOA, ou par les propriétaires de maison / unité avec un certain pourcentage (indiqué dans les statuts) des votes de l'association.
La réunion des propriétaires ouvre le conseil d'administration aux commentaires des propriétaires et des propriétaires d'unités dans ce développement.
Partie 3 sur 3: organiser une association de propriétaires à partir de zéro
- 1Composez vos statuts HOA. Les statuts de la HOA sont un ensemble fonctionnel de règles pour la gestion quotidienne de l'association. Il devrait inclure des informations sur les différents types de réunions qui auront lieu, ainsi que sur les procédures d'élection et de révocation des membres du conseil d'administration nouveaux ou sortants.
- Les exigences pour les statuts d'une HOA varieront d'un État à l'autre, bien que certaines choses doivent rester uniformes dans tous les statuts de HOA.
- Les règlements administratifs devraient exiger que la HOA puisse racheter les actions / intérêts des membres des propriétaires qui ne sont pas des résidents permanents de la communauté.
- Tout intérêt d'actions / d'adhésion racheté par la HOA doit être vendu aux nouveaux membres au même prix.
- Les deux tiers des propriétaires / actionnaires résidents doivent voter en faveur d'un amendement pour que les statuts ou les statuts de la HOA soient révisés.
- 2Rédigez les statuts. Les statuts de constitution énoncent le nom de votre HOA, l'adresse du bureau principal et le nom / adresse de l'agent enregistré pour votre HOA. Ce document établit le but de votre HOA, ainsi que ses pouvoirs de gouvernance. Dans de nombreux États, les articles doivent être déposés auprès du secrétaire d'État pour que la HOA soit constituée en tant qu'entité à but non lucratif.
- Les articles doivent établir par écrit que l'association des propriétaires est organisée à des fins non lucratives et qu'aucune personne associée à la HOA (en tant que société) ne verra un gain privé.
- Afin de se qualifier en tant qu'organisation à but non lucratif, la HOA doit également citer le code fiscal de l'État d'origine qui régit les organisations à but non lucratif.
- Les articles devraient également inclure une clause de limitation, qui stipule que la HOA n'utilisera pas de pouvoirs qui ne sont pas déclarés dans les documents constitutifs.
- Le HOA peut choisir d'incorporer les caractéristiques des statuts d'incorporation dans les statuts, ou le HOA peut créer et adopter les articles en tant que nouveau document indépendant.
- 3Rédigez la déclaration d'alliances, conditions et restrictions de votre hoa. Une déclaration HOA est un document distinct qui détaille l'apparence obligatoire de toutes les propriétés régies, les restrictions sur l'utilisation de la propriété et les obligations d'entretien de la propriété de tous les résidents. La déclaration peut également établir toutes les exigences nécessaires concernant les évaluations de dépenses communes pour les résidents et doit être déposée auprès du bureau du greffier du comté.
- En règle générale, toute propriété privée qui affecte la structure ou l'apparence générale d'une maison (y compris la cour, le toit et les murs extérieurs d'une maison) est considérée comme une propriété d'association. A ce titre, il est soumis aux mandats de la déclaration en matière d'apparence et d'entretien.
- 4Passez les règles et règlements de votre hoa. Les règles et règlements définissent ce qu'est l'autorité d'un membre du conseil dans le cadre de ce développement et devraient également indiquer les conséquences potentielles d'une infraction donnée aux règles. Par exemple, si un membre du conseil a le pouvoir de donner un avis et d'inspecter ensuite la propriété d'un propriétaire pour vérifier les infractions aux règles (comme les animaux de compagnie, les besoins d'entretien, etc.), ces pouvoirs doivent être clairement énoncés dans les règles.
- Dans le cadre des règles et règlements, les propriétaires doivent être informés du moment et de la manière de contester une règle donnée. Il doit également y avoir un processus équitable pour argumenter contre une citation d'infraction, le propriétaire ayant la possibilité de raconter sa version de l'histoire.
- 5Établissez un budget et un calendrier de paiement des cotisations. Au fur et à mesure que votre association de propriétaires se développe, vous devrez établir combien les propriétaires doivent payer chaque mois en cotisations à la HOA. Les autres obligations budgétaires des propriétaires peuvent inclure des évaluations pour l'entretien, des réparations importantes, des améliorations de propriétés et des améliorations structurelles. Cependant, le budget de la HOA doit adhérer à la loi de l'État lorsqu'il évalue et cite les obligations financières de ses propriétaires.
- Parlez à un avocat spécialisé en droit immobilier de votre communauté pour déterminer ce qui est juste et légal de facturer les propriétaires dans votre développement.
- Vous pouvez trouver des avocats spécialisés en immobilier dans votre région en effectuant une recherche en ligne ou dans un annuaire téléphonique local.
- 6Dossier auprès du service des recettes internes (IRS). De nombreux HOA déposent auprès de l'IRS pour recevoir des avantages fiscaux, tels que l'exclusion des revenus de fonction exonérés du revenu brut déclaré de la HOA. Afin de recevoir ces avantages, le HOA doit remplir et déposer le formulaire 1120-H auprès de l'IRS. Ce formulaire doit généralement être produit avant la date d'échéance de la déclaration de revenus.
- Le formulaire 1120-H peut être téléchargé et imprimé à partir du site Web de l'IRS. Vous pouvez également passer une commande en ligne sur le site Web de l'IRS pour que les formulaires nécessaires soient envoyés à votre HOA.
- Les demandes de formulaires commandés par courrier doivent être remplies par l'IRS et reçues par le HOA dans les 10 jours ouvrables.
Une association de propriétaires (HOA) est un groupe de résidents élus qui possèdent des maisons dans le même développement / communauté.
- N'oubliez pas qu'une association de propriétaires peut être un bon outil de marketing et de vente pour les acheteurs potentiels de votre communauté. Proposez d'aider les agents et promoteurs immobiliers lors des journées portes ouvertes et soyez disponible pour répondre à toutes leurs questions.
- Soyez accueillant envers les nouveaux propriétaires. Le HOA peut jouer un rôle en faisant en sorte que les nouveaux voisins se sentent les bienvenus dans la communauté. Annoncez leur arrivée dans des newsletters ou des e-mails et présentez-vous à ces voisins après leur emménagement.
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Questions et réponses
- En quoi un POA diffère-t-il d'un HOA?Un POA est une association de propriétaires fonciers et constitue un pas en avant par rapport à un HOA. Dans de nombreux cas, une POA peut être exécutée de manière très similaire à une HOA, mais d'autres fois, elles peuvent être davantage composées de personnes telles que les propriétaires d'entreprises locales et les gestionnaires immobiliers. Ils offrent souvent également de nombreuses opportunités éducatives ou de réseautage.
- Comment mettre en place une nouvelle direction d'une HOA qui est maintenant dirigée par une société de gestion rémunérée?Organisez une réunion spéciale de la HOA et informez les propriétaires qu'ils voteront pour les nouveaux membres du conseil - président, vice-président, trésorier et secrétaire. Trouvez des «types de prise en charge» ou voyez qui aimerait faire du bénévolat. Alors votez. Lisez vos statuts pour comprendre les devoirs de chaque poste élu et comment ils fonctionnent ensemble.
- Pouvez-vous me donner des suggestions pour organiser une élection à venir pour une association de propriétaires?Envoyez vos formulaires de procuration par la poste avec une lettre de présentation indiquant qui sont les candidats. Au cours de la réunion, demandez aux candidats de parler un peu d'eux-mêmes et de tout ensemble de compétences particulières qui seraient utiles en tant que membre du conseil. Distribuez des morceaux de papier et demandez aux participants d'écrire le nom de leur choix, puis comptez les votes.
- Que dois-je faire si quelqu'un établit des règles dans la HOA pour lui-même?Cela va à l'encontre de la politique. La politique doit être acceptée par le CA, puis par le HOA.
- Quel programme informatique est recommandé pour faciliter le travail d'un trésorier?Vous pouvez essayer Quicken à coup sûr - c'est comme Excel, mais il a plus de formats pour la comptabilité et la gestion de l'argent. Sinon, Excel serait probablement votre meilleur pari.
- Les autres règles seront-elles annulées si la HOA permet à un propriétaire d'enfreindre une règle?La HOA ne peut pas faire cela légalement. S'il le faisait, il pourrait avoir des ennuis de la part de la ville ou de l'État.
Questions sans réponse
- Comment savoir si j'ai le droit de créer une entreprise lorsqu'il s'agit d'une association de propriétaires?
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