Comment rédiger un bail d'habitation?

Apprendre à rédiger un bail résidentiel aidera à fournir une protection juridique à la propriété, au propriétaire et aux locataires.

Un bail d'habitation est un contrat entre un propriétaire et un locataire qui définit les attentes et les règles à suivre par les locataires lorsqu'ils résident dans la propriété du propriétaire. Il détaille clairement les attentes en matière de paiement du loyer en temps opportun, les exigences en matière d'assurance, les soins et l'entretien de la propriété et la jouissance respectueuse et paisible des locaux pendant la durée du bail. Le document juridiquement contraignant peut être utilisé par les propriétaires et les locataires si l'une ou l'autre des parties est en défaut pendant la période indiquée dans le bail. Il protège également contre la destruction du bien par les locataires. Par conséquent, il est important d'inclure un libellé précis dans un bail pour être sûr de couvrir tous les aspects de la location aux locataires. Apprendre à rédiger un bail résidentiel aidera à fournir une protection juridique à la propriété, au propriétaire et aux locataires.

Partie 1 sur 7: utiliser un formulaire de bail existant

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Renseignez-vous auprès d'un avocat. Si vous rédigez un nouveau formulaire de bail résidentiel à partir de zéro, il peut être utile de travailler avec un avocat. Certaines dispositions du bail seront requises par les lois de votre état, tandis que certaines dispositions requises dans un état peuvent être illégales dans un autre. Travailler avec un avocat immobilier expérimenté vous aidera à vous assurer que votre bail sera exécutoire dans votre état.
- En règle générale, si une disposition n'est pas légale, cette disposition ne sera pas appliquée, mais le reste du bail le sera.
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Travaillez avec une agence immobilière locale de logement. Si vous êtes dans ou à proximité d'une ville, vous pouvez probablement trouver une agence locale de logement immobilier. Ce bureau existe pour fournir une assistance aux propriétaires et aux locataires. Ils supervisent également certaines situations de location à faible revenu, afin de s'assurer que les propriétaires respectent les réglementations locales. Dans certains cas, si vous tombez sous leur juridiction, vous devrez peut-être même utiliser un formulaire de bail particulier que l'autorité chargée du logement vous fournira.
- La Housing Authority de Salt Lake City, par exemple, exige que le propriétaire fournisse un document de bail. Cependant, le propriétaire doit se conformer aux exigences de l'Office du logement.
- La St. Louis Housing Authority examinera et certifiera tous les baux pour les propriétés qui sont louées dans le cadre du programme de logement abordable.
- La Baltimore Housing Authority a un site Web complet dédié à l'information pour les propriétaires. Cela comprend des informations sur les exigences de location et les dispositions qui doivent être incluses dans votre bail.
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Téléchargez un modèle de bail résidentiel préparé. Utilisez Internet pour trouver une variété de formulaires de bail résidentiel préparés. Une simple recherche de «formulaires de bail résidentiel» donnera de nombreux échantillons. Si vous examinez les résultats, vous constaterez que certains sont désignés pour des états ou des villes particuliers. Ceux-ci comprendront déjà des dispositions qui peuvent être requises par la loi nationale ou locale. D'autres résultats seront plus généraux mais constitueront tout de même un bon point de départ pour la création d'un bail.
- L' Association du Barreau de l'État du Minnesota a préparé et publié un exemple de contrat de location conforme à la loi sur la propriété de l'État. Vous devrez remplir les détails de votre propriété et de votre locataire.
- L'Association des agents immobiliers de Chicago fournit un exemple de contrat de location à utiliser dans la ville de Chicago.
- La province de la Colombie-Britannique a publié un site Web contenant des renseignements sur les lois immobilières locales. Le site comprend un modèle de convention de location résidentielle, ainsi que d'autres formulaires qui pourraient devenir nécessaires.
- Le site Web RentalLeaseAgreement.org contient une liste des 50 États américains, qui renvoient à des contrats de location standard qui seront valables dans chaque État. Sélectionnez votre état dans la liste et vous serez redirigé vers une page qui met en évidence certaines exigences de location particulières pour votre état. Vous trouverez également un lien pour télécharger un formulaire de contrat de location.

Partie 2 sur 7: identification des parties et des biens

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Identifiez clairement le propriétaire et les locataires. Un bail d'habitation est un contrat liant deux ou plusieurs parties. L'une des premières dispositions de votre bail devrait être l'identification du propriétaire et du locataire. Si vous utilisez un formulaire de bail préparé, vous verrez des espaces pour remplir les noms. Si vous rédigez votre propre contrat de bail, vous pouvez utiliser des phrases complètes ou simplement écrire un formulaire clair qui identifie le propriétaire et les locataires.
- Par exemple, votre premier paragraphe pourrait se lire: «Il s'agit d'un bail résidentiel entre John Smith, propriétaire, et Robert Adams, locataire.»
- Alternativement, votre bail pourrait simplement commencer par «Bailleur: John Smith. Locataire: Robert Adams.»
- Si vous avez plus d'un locataire, vous devez vous assurer d'identifier chacun clairement par son nom. Par exemple, si un couple marié va louer la propriété, le bail doit identifier les locataires comme «Robert Adams et Mary Adams» et pas simplement comme «M. et Mme Adams».
- Si deux ou plusieurs locataires indépendants louent comme colocataires, ils doivent être identifiés individuellement.
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Identifiez le gestionnaire immobilier ou toute autre personne responsable, le cas échéant. Si le propriétaire va vivre dans la propriété et sera personnellement responsable de tout entretien ou des urgences qui surviennent, le bail doit le préciser. Si, toutefois, un surintendant ou un gestionnaire immobilier distinct s'occupera des affaires courantes, alors cette personne ou société doit être mentionnée au début du bail. Le bail doit inclure des informations sur les personnes à contacter par les locataires en cas de problème et sur la manière dont ils peuvent joindre la personne ou le bureau approprié.
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Définir et décrire la propriété qui fait l'objet du bail. Le bail doit clairement identifier le bien. Vous devriez commencer par donner son adresse. S'il s'agit d'un appartement dans un immeuble à logements multiples, assurez-vous d'inclure le numéro de l'appartement. Vous devez également inclure au moins une brève description de la propriété, telle que le nombre de pièces, de salles de bains, de placards, etc.
- Si vous louez un appartement dans un complexe avec plusieurs unités similaires, il peut être judicieux d'inclure un plan d'étage de l'appartement.
- Si le bail porte sur un espace dans une maison en rangée ou une maison unifamiliale, par exemple, il se peut qu'il n'y ait pas de numéro d'appartement. Le bail peut simplement avoir une description, telle que "Appartement au deuxième étage au 276 Grove Street, avec utilisation de la salle de bain commune et de la cuisine du premier étage".
- Précisez quels électroménagers et fonctionnalités sont inclus ou non inclus. Par exemple, si le propriétaire fournit un réfrigérateur et qu'il n'y a pas de broyeur à ordures fonctionnel dans la propriété, ces éléments doivent être indiqués dans le bail.

Si vous rédigez un nouveau formulaire de bail résidentiel à partir de zéro, il peut être utile de travailler avec un avocat.

Partie 3 sur 7: définir les paiements de loyer

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Indiquez clairement les paiements de loyer qui sont dus. Le bail doit indiquer le montant qui est dû. Vous devez inclure une déclaration qui définit quel mode de paiement sera acceptable, comme l'argent comptant, le chèque, le crédit ou le mandat. Le bail doit également indiquer où le paiement doit être effectué.
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Définir le calendrier et la date d'échéance pour les paiements de loyer. Le bail doit informer le locataire de la date d'exigibilité des paiements. Les paiements sont traditionnellement dus le premier du mois, bien que le bail puisse spécifier n'importe quel jour que vous souhaitez. Certains baux fixent le dernier jour du mois ou fixent une date au milieu.
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Incluez un délai de grâce pour les paiements en retard, si vous souhaitez en inclure un. De nombreux baux prévoient cinq à dix jours après la date d'échéance pour que les paiements soient reçus sans pénalité. C'est ce qu'on appelle un délai de grâce. Si vous souhaitez autoriser une telle disposition, assurez-vous qu'elle est inscrite dans le bail.
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Précisez les modalités de pénalités en cas de retard de paiement. Dans la même disposition concernant les paiements de loyer, un bail devrait inclure toutes les conditions de pénalité pour les paiements en retard. Si cette disposition n'est pas inscrite dans le bail, le bailleur ne pourra plus percevoir d'amende par la suite. La pénalité en cas de retard de paiement peut aller d'un petit supplément à une éventuelle expulsion, en fonction du degré et de la répétition du retard.
- De nombreuses lois d'État réglementent le montant d'argent qu'un propriétaire peut facturer en tant que pénalité de retard. Vérifiez auprès d'un avocat immobilier ou d'une commission locale du logement pour vous assurer que votre disposition tardive est conforme à la loi de l'État.
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Identifiez les conditions qui peuvent déclencher une augmentation de loyer. Le bail doit énoncer toutes les modifications prévues pour le loyer et doit définir quand et dans quelle mesure le propriétaire peut augmenter le loyer. Par exemple, dans un bail pluriannuel, le propriétaire peut vouloir avoir le droit d'augmenter le loyer à la fin de chaque année. Cela doit être identifié dans le bail, ou le propriétaire peut ne pas avoir le droit de le faire.
- Certaines lois d'État comprennent des sections qui limitent les augmentations de loyer autorisées. Vous devez vous familiariser avec vos exigences locales.

Partie 4 sur 7: description de la durée du bail

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Indiquez clairement les dates de début et de fin du bail. Le bail doit clairement identifier quand il débute et combien de temps il va durer. Vous ne pouvez pas simplement supposer quoi que ce soit. Habituellement, la durée d'un bail sera planifiée pour commencer le premier jour d'un mois et se terminer le dernier d'un mois. Cependant, il s'agit simplement d'une question de convention conçue pour rendre les dates plus faciles à retenir, mais les parties au bail peuvent convenir de n'importe quelles dates.
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Inclure une clause définissant la durée du bail. Les baux résidentiels durent généralement un an. Certains baux, plus souvent pour des appartements que pour des maisons, peuvent avoir une durée au mois. Certains peuvent également être des baux pluriannuels. Au fur et à mesure que vous rédigez ou négociez le bail, vous voudrez considérer les avantages et les inconvénients de chaque période et choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.
- Un bail annuel dure un an. À la fin de la première année, les parties auront la possibilité de négocier de nouvelles conditions de bail. Un bail d'un an offre une sécurité aux deux parties pendant un an, mais peut être renégocié ou résilié à la fin de cette période si l'une des parties le souhaite.
- Un bail pluriannuel est généralement écrit pour deux ou trois ans. Certains baux résidentiels peuvent être rédigés encore plus longtemps. Dans certains complexes d'appartements haut de gamme, il peut être plus courant d'utiliser des baux pluriannuels, car les résidents y sont généralement plus stables.
- Les baux au mois offrent un niveau élevé de flexibilité pour les deux parties, mais ils limitent la certitude. Un locataire peut donner un préavis de déménagement à presque n'importe quel moment, avec un préavis d'un mois seulement. De même, le propriétaire d'un bail au mois a le droit de résilier le contrat avec un court préavis et de se débarrasser des locataires indésirables. Un accord au mois offre également au propriétaire plus de possibilités d'augmenter le loyer.
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Inclure une provision pour le renouvellement du bail. Vous devriez considérer ce que vous voulez qu'il se passe lorsque la durée initiale du bail expire. Il est courant que de nombreux baux annuels reviennent à un bail au mois, si aucune mesure n'est prise. Le bail doit inclure une clause d'avis qui décrit combien de temps est nécessaire avant la date d'expiration initiale du bail. Cette période de préavis est destinée à donner aux deux parties le temps de négocier de nouvelles conditions pour un bail révisé.
- À titre d'exemple, vous pouvez inclure un paragraphe qui dit: «Ce bail se poursuivra pendant un an du 1er septembre 2016 au 31 août 2017. Si le locataire souhaite renouveler le bail au-delà de la date d'expiration, le locataire doit demande écrite, 30 jours avant la date d'expiration. Si aucun renouvellement n'est effectué, le bail deviendra une location au mois après la date d'expiration.
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Inclure une clause de résiliation anticipée. Chaque bail doit contenir des dispositions concernant la résiliation anticipée. Cette clause s'appliquera également aux deux parties. La clause de résiliation anticipée devrait expliquer combien de préavis le locataire doit fournir pour quitter la propriété plus tôt. Il devrait également préciser quel avis le propriétaire doit donner avant de résilier le bail de façon anticipée. La résiliation anticipée par le propriétaire peut ne pas être autorisée dans de nombreux cas autres que pour un motif valable, comme des dommages extrêmes à la propriété ou le non-paiement du loyer.
- Le bail doit préciser qu'un avis de résiliation anticipée doit être fourni par écrit.

Inclure un paragraphe dans le contrat de location qui vérifie que le bail représente l'intégralité de l'accord entre les parties.

Partie 5 sur 7: définition des services inclus

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Précisez qui est responsable du paiement des services publics. Les services publics sont une partie importante de tout bail de propriété résidentielle. Le bail doit tenir compte de tous les services publics qui sont connectés à la propriété et doit définir si le propriétaire ou le locataire est responsable du paiement.
- Par exemple, ce paragraphe pourrait se lire: «Le locataire accepte d'être responsable de tous les services publics de la propriété, sauf ___». Le propriétaire peut alors indiquer les services publics qu'il paiera.
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Définir les responsabilités de maintenance. Les deux parties au bail doivent comprendre et convenir des tâches d'entretien qui appartiennent au locataire et de celles qui seront gérées par le propriétaire. Très souvent, un bail confiera au locataire les petites réparations au sein de la résidence, le propriétaire se chargeant des travaux plus importants (plomberie et chauffage par exemple).
- Par exemple, si le propriétaire fournit une laveuse et une sécheuse dans la propriété mais n'effectuera aucune réparation ou remplacement des machines, cela devrait être mentionné dans le bail.
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Décrivez tous les services supplémentaires qui sont inclus avec la propriété. Si le bien locatif comporte des éléments supplémentaires et inhabituels, ces services particuliers doivent être définis dans le bail. Quelques exemples pourraient être une laverie disponible, l'utilisation d'une piscine commune ou l'enlèvement des ordures sur place.

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Partie 6 sur 7: expliquer le dépôt de garantie

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Définissez le montant du dépôt de garantie. Une partie standard de tout contrat de location est le dépôt de garantie. Dans la majorité des baux, le dépôt de garantie sera souvent fixé à un mois de loyer, bien que des montants différents puissent être négociés. Le dépôt de garantie est un montant que le locataire doit payer au propriétaire, que le propriétaire conservera jusqu'au départ du locataire.
- Le bail doit contenir les exigences relatives à la gestion du dépôt de garantie par le propriétaire. Habituellement, cet argent doit être détenu dans un compte sécurisé et ne doit pas être mélangé avec les paiements de loyer du locataire, à moins qu'il ne soit conservé dans un compte en fiducie désigné. Cette disposition du bail devrait également expliquer quand le propriétaire doit le restituer au locataire.
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Expliquez les conditions qui constitueraient la confiscation du dépôt de garantie. Le bail doit préciser quand le propriétaire est autorisé à conserver le dépôt de garantie. L'argent du dépôt de garantie appartient légalement au locataire, jusqu'à ce qu'un cas de déchéance se produise. De tels événements vont généralement être des dommages à l'appartement ou le non-paiement du loyer.
- Le bail doit définir quel avis est requis du propriétaire au locataire si le propriétaire a l'intention de conserver une partie du dépôt de garantie. Cet avis doit également contenir une explication détaillée du motif.
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Fournissez les détails pour le retour du dépôt de garantie. Le bail doit expliquer comment et quand le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie, sauf confiscation. Habituellement, ce sera quelque temps après que le locataire quitte la propriété. Le propriétaire devrait disposer d'un délai raisonnable pour inspecter la propriété après le départ du locataire et déterminer s'il y a eu des dommages.

Si vous rédigez votre propre contrat de bail, vous pouvez utiliser des phrases complètes ou simplement écrire un formulaire clair qui identifie le propriétaire et les locataires.

Partie 7 sur 7: terminer le bail

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Joindre des addenda écrits pour tous les accords parallèles. S'il existe des accords entre le propriétaire et le locataire qui ne sont pas inclus dans le bail principal, ils doivent être écrits sur des pages distinctes appelées «addenda». Ceux-ci doivent ensuite être ajoutés au dos du bail. Le propriétaire et les locataires doivent signer chaque addenda séparément. Certains sujets courants pour les addenda sont:
- Additif pour animaux de compagnie
- Addenda de sous-location
- Addendum au règlement intérieur
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Notez que le contrat de location représente l'intégralité de l'accord. Inclure un paragraphe dans le contrat de location qui vérifie que le bail représente l'intégralité de l'accord entre les parties. Un paragraphe comme celui-ci empêchera le propriétaire ou le locataire d'essayer à l'avenir de modifier une disposition du bail en disant: «Mais le propriétaire m'a dit...».
- Ce paragraphe peut être une simple phrase qui dit: «Cet accord constitue l'intégralité de l'accord entre le propriétaire et le locataire. Aucun accord verbal n'a été conclu et toute modification à ce bail doit être faite par écrit.»
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Signez le bail. Un bail est un contrat, et en tant que tel doit avoir les signatures de toutes les parties ou de leurs représentants légaux. À la fin du bail, il devrait y avoir un espace pour «Signature du propriétaire: ______» et «Signature du locataire: ______». Des lignes de signature similaires doivent également apparaître au bas de chaque page d'addenda.
- Initialisez toute modification du bail. Tout au long du document de location, s'il existe une raison de modifier l'une des dispositions dactylographiées du bail, les modifications doivent être apportées à l'encre et les deux parties doivent parapher la modification de la marge.
- Tous les locataires doivent signer individuellement. À l'exception des enfants mineurs qui peuvent vivre dans la propriété, chaque locataire doit signer séparément. Cela s'applique également aux couples mari et femme, aux couples non mariés ou aux personnes qui partageront le bail.
- Assurez-vous que toutes les parties signent chaque page et les addenda inclus et qu'elles comprennent clairement tout ce qu'elles signent.
- Prévoyez environ une heure avec les locataires pour examiner et signer le bail.
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Faites des copies du contrat de location rempli. Une fois que toutes les parties ont signé le bail, des photocopies doivent être fournies à chaque locataire. Le propriétaire doit conserver l'original dans un endroit sûr. En cas de litige en cours de location, chaque partie doit pouvoir se référer aux exemplaires signés.

Publié un exemple de contrat de location conforme à la loi sur la propriété de l'État — L'Association du Barreau de l'État du Minnesota a préparé et publié un exemple de contrat de location conforme à la loi sur la propriété de l'État.

Conseils

Vous devriez consulter un avocat spécialisé dans l'immobilier lors de la rédaction d'un bail résidentiel, en particulier si vous rédigez un nouveau bail et n'utilisez pas de modèle préparé.
Assurez-vous d'avoir tous les formulaires de divulgation d'État nécessaires selon les lois en vigueur. Le formulaire de divulgation de peinture à base de plomb est requis pour tous les États pour toute propriété construite avant 1978 ainsi que la brochure de peinture à base de plomb.

Mises en garde

Le contrat écrit va régir les relations entre les parties pendant toute la durée du bail. Tout ce qui semble important doit être écrit et inclus dans le contrat.