Comment comptabiliser les biens donnés?
Lors de l'évaluation des actifs de votre entreprise ou organisation, vous devrez tenir compte des actifs donnés, c'est-à-dire des dons faits à votre organisation. La valeur de vos actifs donnés sera le prix auquel ils se vendraient sur le marché actuel. Pour calculer cela, recherchez pour quels actifs identiques ou similaires ont récemment été vendus. Par exemple, si quelqu'un vous a fait don de 100 chaises, recherchez le prix de gros de 100 chaises similaires. Gardez à l'esprit que les services donnés ne comptent pas comme des actifs. Pour enregistrer vos actifs donnés, débitez votre compte d'actifs de sa valeur et créditez l'actif en tant que contribution. Si l'actif a été donné en échange de quelque chose, débitez l'équivalent en espèces de tout ce qu'ils ont reçu en retour. Pour plus de conseils de notre co-auteur financier, y compris comment enregistrer les actifs qui sont donnés par une organisation intermédiaire, lisez la suite!
Pour enregistrer vos actifs donnés, débitez votre compte d'actifs de sa valeur et créditez l'actif en tant que contribution.
Lorsque des dons sont versés à une organisation, généralement une entité à but non lucratif, ces dons ont une «valeur» et doivent être comptés comme un actif pour cette entreprise. La valeur des actifs qui ont été donnés est normalement basée sur ce que ces actifs coûteraient s'ils étaient achetés, ou leur «valeur marchande». Il est important que les organisations sachent comment enregistrer ces contributions dans leurs livres financiers, car les actifs des organisations à but non lucratif sont plus surveillés par l'Internal Revenue Service que les autres organisations. Vous pouvez facilement enregistrer la réception des articles donnés en suivant quelques règles comptables simples et en sachant déterminer les valeurs spécifiques des articles.
Partie 1 sur 3: détermination de la juste valeur marchande
- 1Comprendre la définition de la juste valeur marchande. Dans le cas d'actifs donnés, la juste valeur marchande est définie comme «le prix qui serait reçu pour vendre un actif ou payé pour transférer un passif dans une transaction ordonnée entre les acteurs du marché à la date d'évaluation», selon les principes comptables généralement reconnus. (PCGR). Fondamentalement, cela signifie que vous devez enregistrer tous les actifs donnés pour la valeur qu'ils rapporteraient si vous les vendiez immédiatement. C'est ce qu'on appelle aussi le «prix de sortie».
- 2Faites des recherches sur le marché pour déterminer le «prix de sortie». Dans le passé, les organisations à but non lucratif dépendaient du donateur pour spécifier une valeur pour l'actif donné. Cependant, les normes comptables modernes exigent désormais que l'organisation détermine une valeur pour l'actif sur la base des prix d'actifs identiques ou similaires. Cela signifie que vous devrez rechercher les prix du marché d'articles identiques ou très similaires à ceux qui ont été donnés à votre organisation.
- Les études de marché sur les prix doivent être basées sur où et à qui vous pourriez réellement vendre les articles. Par exemple, si un donateur fait don d'une chaise, vous devez évaluer cette chaise à son prix du marché dans un magasin de meubles. Cependant, si un donateur fait don de 100 chaises, vous devez les évaluer à leur prix de gros. Il en va de même pour tous les articles reçus en vrac.
Comment puis-je comptabiliser les actifs donnés dans une organisation basée sur les espèces? - 3Estimez une juste valeur marchande. Si vous ne trouvez pas sur le marché un article identique à votre actif donné, vous pouvez estimer sa valeur sur la base d'articles similaires. Ceci est principalement utile pour les grands actifs comme les terrains ou les bâtiments. Faites des recherches sur le marché pour trouver plusieurs actifs similaires et utilisez ces valeurs pour estimer la valeur de votre actif. Ceci est autorisé par les PCGR mais n'est pas aussi fortement préféré que de trouver un actif identique auquel se comparer.
- Par exemple, si un donateur fait don d'un immeuble à votre organisation, il est peu probable que vous soyez en mesure de trouver un immeuble identique sur lequel établir le prix. Dans ce cas, recherchez le prix au m2 d'immeubles similaires à proximité ou dans des endroits similaires et appliquez cette valeur à votre immeuble pour estimer un prix.
- Utilisez la publication IRS 561 (Determining the Value of Donated Property) comme ligne directrice pour faire vos estimations. Vous pouvez trouver la publication ici: https://irs.gov/uac/about-publication-561
- 4Évaluez l'actif à l'aide d'un prix fourni par le donateur. Si vous ne parvenez pas à trouver des actifs identiques ou similaires ou à évaluer le don de toute autre manière raisonnable, il est acceptable d'utiliser la juste valeur donnée par le donateur. Le donateur aura enregistré le don dans ses propres livres en utilisant une certaine valeur, alors demandez-lui simplement ce montant. Cette méthode est la moins préférée des trois méthodes d'évaluation fournies par les PCGR, mais il n'y a parfois aucun moyen de la contourner.
- Il est également conseillé de faire expertiser ce type d'objet par un expert professionnel s'il dépasse 3730€ de valeur.
Partie 2 sur 3: déterminer comment enregistrer la transaction
- 1Déterminez si la transaction est un apport ou un échange. Les principes comptables traitent les contributions et les échanges comme des transactions différentes et les enregistrent différemment, même si nous pouvons considérer les deux comme des dons. Une contribution ici est définie comme «inconditionnelle», ce qui signifie que le donateur ne reçoit rien en échange de son don. Un échange est une situation dans laquelle un donateur recevrait un cadeau en échange de son don. Le type défini ici sera important plus tard dans l'enregistrement de la transaction.
- Par exemple, imaginez qu'un donateur fasse un don de 750€ à un concert caritatif. S'ils ne reçoivent rien en retour, les 750€ sont comptabilisés en contribution. Cependant, s'ils reçoivent un certain nombre de billets pour le concert ou d'autres avantages, tout ou partie du don doit être enregistré comme un échange.
- Dans ce cas, imaginez que le donateur reçoive 50 tickets pour son don, chacun avec une juste valeur marchande de 15€ Parce que la valeur des bénéfices (50 tickets x 15€) est égale au don, cela serait enregistré entièrement comme un échange. Si toutefois le donateur recevait 25 billets, la moitié du don serait comptabilisée en échange et l'autre moitié en contribution.
La valeur des actifs qui ont été donnés est normalement basée sur ce que ces actifs coûteraient s'ils étaient achetés, ou leur «valeur marchande». - 2Enregistrez correctement la transaction si plusieurs organisations sont impliquées. Dans de nombreux cas, les articles donnés à un organisme de bienfaisance peuvent passer par d'autres organismes de bienfaisance ou organisations en route vers leur destination finale. En théorie, il est logique que chaque intermédiaire signale les éléments transférés par son intermédiaire. Cependant, seuls le destinataire initial de l'article et «l'utilisateur final» (l'organisme de bienfaisance qui utilise l'article ou le donne à ceux qui en ont besoin) doivent enregistrer la transaction de l'article. Si vous ne faites que transmettre des actifs à une autre organisation, vous ne devez enregistrer que vos dépenses, et non la valeur des actifs eux-mêmes.
- L'exception à cette règle est si une organisation «intermédiaire» apporte une amélioration ou un changement significatif à l'actif. Cela peut aller de l'organisation et du reconditionnement d'articles en gros à la restauration de meubles ou d'autres actifs volumineux. Dans ce cas, l'organisation qui procède à l'amélioration peut reconnaître la juste valeur marchande des actifs.
- 3Déterminez s'il faut ou non enregistrer les services offerts. En règle générale, les services donnés ne sont pas enregistrés comme des actifs donnés. Cela signifie que même si vous devez enregistrer les dons d'articles comme les jouets et les vêtements, vous n'enregistrerez pas nécessairement les services donnés ou toute utilisation donnée des installations. Toutefois, si les prestations remplissent certaines conditions, elles doivent être enregistrées. Plus précisément, ces exigences sont que les services donnés soit:
- Créer ou améliorer des actifs non financiers (comme des services de construction), ou
- Nécessitent des compétences spécialisées et doivent généralement être achetés s'ils n'ont pas été donnés (comme un conseiller juridique, des services comptables ou des services médicaux).
- Ces types de services seront enregistrés de la même manière que les biens donnés.
Partie 3 sur 3: enregistrement de la transaction
- 1Connaître le processus d'enregistrement de base. Lors de l'enregistrement de cette transaction, utilisez la valeur marchande obtenue plus tôt dans ce processus. Comme toute transaction, l'enregistrement d'un bien donné nécessite d'effectuer deux saisies. Pour une opération de donation généralisée d'actifs, utilisez les entrées suivantes:
- Débiter un compte d'actif (caisse, inventaire, immeubles, terrain, etc.)
- Créditer «revenus de contribution» (pour une entreprise à but lucratif) ou «contributions» (pour une entreprise à but non lucratif).
Lors de l'évaluation des actifs de votre entreprise ou organisation, vous devrez tenir compte des actifs donnés, c'est-à-dire des dons faits à votre organisation. - 2Enregistrement d'un échange. Si un don est en tout ou en partie un échange, comme dans l'exemple ci-dessus avec les billets de concert, le montant qui est une contribution est toujours enregistré de la manière standard. Cependant, le montant qui est un échange doit être enregistré différemment, selon le type d'échange. Généralement, il serait enregistré de la même manière qu'une vente de tout ce que le donateur obtient en retour.
- Dans l' exemple des billets de concert, le transfert de 750€ de billets pour le don en espèces de 750€ serait simplement enregistré comme un débit sur le compte de trésorerie et un crédit sur les revenus.
- 3Enregistrez une transaction si les actifs sont transmis à une autre organisation. Si vous êtes simplement une organisation «intermédiaire» qui ne reçoit pas de dons directement des donateurs ou ne distribue pas les actifs à leurs destinataires, vous devez enregistrer la transaction différemment. Dans ce cas, vous enregistreriez les dépenses engagées pour le transport des biens et les apports comme suit:
- Débitez le montant de la valeur marchande sous "Dépenses".
- Créditez le montant de la valeur marchande sous «Contributions non restreintes».
- A noter que les immobilisations données (bâtiments, terrains, véhicules) doivent être amorties au même titre que les immobilisations non données. Consultez votre comptable pour déterminer la meilleure méthode d'amortissement à utiliser.
Questions et réponses
- Comment le comptabiliser si le véhicule est reçu et immédiatement vendu?À chaque étape, vous aurez une transaction - lorsque vous recevrez l'actif et ensuite, lorsque vous disposerez de l'actif.
- Quelles sont les écritures de journal pour les repas du personnel qu'une entreprise fournit à ses employés?Lorsqu'un repas est acheté: Repas ou bien-être du personnel a/c dr. Espèces ou banque a/c cr. Ces dépenses peuvent être imputées au fonds de base. Si un donateur les fournit, imputez au code donateur.
- Comment les écritures comptables sont-elles effectuées pour les équipements partiellement amortis donnés à un organisme de bienfaisance?J'ai débité l'actif d'équipement de la valeur d'origine totale par donateur et crédité les dons non monétaires. Ensuite, j'ai débité les dons non monétaires de la partie amortie et crédité le compte de contre-actif d'amortissement cumulé. Ensuite, j'ai estimé la durée de vie utile restante, calculé un montant mensuel pour la valeur comptable restante et mis à jour les montants sur l'écriture de journal d'amortissement récurrente mensuelle pour inclure l'équipement supplémentaire.
Questions sans réponse
- Si notre organisation à but non lucratif vend un actif donné (un bien immobilier) dans les 3 ans suivant le don pour un montant inférieur à la valeur estimée du don, comment comptabilisons-nous la différence par rapport au montant du don enregistré par le donateur?
- Comment puis-je montrer comment les fonds que j'ai donnés ont été utilisés? Les dépenses doivent-elles être comptabilisées au crédit ou au débit?
- Comment puis-je comptabiliser les actifs donnés dans une organisation basée sur les espèces?
Les commentaires (4)
- Cet article est très utile car il m'aide à mieux comprendre la comptabilité.
- En tant que comptable pour une église qui utilise QB, je perds l'habitude de penser en termes comptables. Je suis appelé à annuler un don important, bien que les fonds aient été déposés en décembre. En janvier, un chèque de remboursement a été rédigé. J'avais besoin de savoir comment construire mon écriture de journal de correction. Merci.
- J'avais juste besoin de savoir sur quel compte mettre un don. Cela m'a dit, merci!
- J'ai obtenu de l'aide/de la clarté et j'ai acquis des connaissances sur les différentes façons de déterminer le prix des actifs donnés afin d'être enregistrés dans les états financiers.
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