Comment comptabiliser les dépenses payées d'avance?

Les entrées ci-dessus ajouteraient essentiellement 8960€ aux actifs — Étant donné que l'assurance prépayée est un compte d'actif, les entrées ci-dessus ajouteraient essentiellement 8960€ aux actifs et soustraire 8960€ de la trésorerie.

Lors de la gestion d'une entreprise, il est très courant que plusieurs dépenses - loyer et assurance, par exemple - soient payées à l'avance. Ces dépenses payées d'avance sont appelées dépenses payées d'avance. Savoir comptabiliser les dépenses payées d'avance passe d'abord par une compréhension de quelques principes comptables clés, suivi de l'enregistrement de quelques écritures comptables simples.

Méthode 1 sur 2: comprendre les dépenses payées d'avance

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Familiarisez-vous avec la comptabilité d'exercice. Afin de comprendre la comptabilisation des dépenses payées d'avance, il est important de comprendre le principe de base de la comptabilité d'exercice. Tout simplement, dans la comptabilité d'exercice, les revenus sont déclarés dans le compte de résultat lorsqu'ils sont gagnés, et non lorsque l'argent est reçu.
- Par exemple, si vous fournissez un service d'une valeur de 750€ en juin et que vous ne recevez pas l'argent pour le service avant août, le revenu sera déclaré sur le compte de résultat comme 750€ de revenus en juin. En août, le compte de résultat ne montrerait aucun revenu (en supposant qu'il n'y ait pas d'autres revenus de l'entreprise). C'est parce que vous avez gagné les revenus en juin.
- Cela diffère de la comptabilité de caisse, selon laquelle les revenus sont enregistrés lorsque l'argent lui-même est fourni, et non lorsque les revenus sont gagnés.
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Apprenez la définition des dépenses payées d'avance. Une dépense payée d'avance est simplement une dépense future qui est payée à l'avance. En règle générale, il s'agit d'une dépense au cours d'une période comptable, suivie de la consommation de l'objet du prépaiement, sur plusieurs périodes. Des exemples courants de dépenses payées d' avance comprennent les primes d'assurance, le loyer et tous les contrats commerciaux qui exigent un paiement à l'avance.
- Par exemple, avec l'assurance, vous pouvez payer votre prime six mois à l'avance (ce qui est courant). Ensuite, sur une période de six mois, cette prime sera "utilisée".
Ces dépenses payées d'avance sont appelées dépenses payées d'avance.
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Familiarisez-vous avec le lien entre la comptabilité d'exercice et les dépenses payées d'avance. La comptabilité d'exercice exige que les revenus soient comptabilisés dans la période pour laquelle ils sont gagnés (et non lorsque les espèces sont reçues), et le même principe s'applique aux dépenses. Les charges, de la même manière, ne sont pas comptabilisées lorsque l'argent est payé (ou lorsque la charge payée d'avance est payée), et sont plutôt comptabilisées au fil du temps au fur et à mesure que la chose qui a été payée d'avance est utilisée.
- Par exemple, si vous payez le loyer six mois à l'avance, la dépense payée d'avance ne sera pas enregistrée dans le mois où vous envoyez le chèque au propriétaire. Au contraire, la dépense serait enregistrée sur la période de six mois au fur et à mesure que la dépense est «épuisée». Dans ce cas, chaque mois pendant la période de six mois, un sixième du montant total du loyer apparaîtra sur le compte de résultat.
- Ce qu'on appelle le principe d'appariement est ce qui régit le traitement des dépenses payées d'avance. Ce principe dicte que les dépenses doivent être enregistrées lorsque les biens ou services associés ont été utilisés, et non lorsqu'ils sont payés, afin que la dépense corresponde aux revenus qu'elle a contribué à générer.

Méthode 2 sur 2: comptabilisation des dépenses payées d'avance

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Comprendre le processus comptable de base pour les dépenses payées d'avance. Le processus de base de la comptabilisation des dépenses payées d'avance consiste à placer les dépenses payées d'avance sur le bilan en tant qu'actif lorsque les dépenses sont payées, puis à les imputer progressivement en tant que dépenses sur la période où elles sont utilisées.
- Cela signifie que si vous prépayez 8960€ de loyer pour 1 an au 1er janvier, il sera d'abord inscrit au bilan en tant qu'actif. Puis, au cours de l'année, il serait progressivement imputé en charge, réduisant le solde de l'actif au fil du temps.
- A fin janvier par exemple, le compte d'actif diminuerait de 750€ (soit le 12ème de l'acompte annuel utilisé), et le compte de charges du compte de résultat augmenterait de 750€
- Pourquoi les charges payées d'avance sont-elles initialement inscrites au bilan en tant qu'actif? En effet, l'entreprise a désormais le droit de percevoir le bien ou le service, en l'occurrence le loyer. Parce que la dépense payée d'avance a une valeur (8960€), elle est considérée comme un atout.
Pour ce faire, ouvrez le logiciel de comptabilité que vous utilisez et sélectionnez (ou créez) le compte d'assurance prépayé.
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Enregistrez l'écriture de journal pour effectuer le paiement des dépenses prépayées. La première étape commence lorsque vous payez l'argent pour la dépense prépayée. Il doit y avoir une entrée dans le journal général pour refléter cette activité. Prenons l'exemple d'une entreprise qui paie 8960€ pour une année de couverture d'assurance le 1er janvier.
- Pour ce faire, ouvrez le logiciel de comptabilité que vous utilisez et sélectionnez (ou créez) le compte d'assurance prépayé. Vous pouvez alors débiter ce compte de 8960€, et créditer le compte espèces de 8960€
- Étant donné que l'assurance prépayée est un compte d'actif, les entrées ci-dessus ajouteraient essentiellement 8960€ aux actifs et soustraire 8960€ de la trésorerie.
- Le solde de l'actif n'est pas affecté en tant que transaction initiale si d'un compte d'actif à un autre.
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Enregistrez l'écriture de journal pour passer en charges l'actif payé d'avance. À la fin de chaque période comptable, la partie de l'actif payé d'avance qui a été utilisée doit être comptabilisée en charges dans le compte de résultat. Dans l'exemple ci-dessus, supposons que la société publie des états financiers trimestriels.
- Le 31 mars, fin du premier trimestre, un quart de l'assurance prépayée doit être passé en charges. Pour enregistrer l'écriture au journal, débiter les frais d'assurance de 2240€ et créditer l'assurance prépayée de 2240€
- L'entrée ci-dessus réduit le solde du compte de l'assurance prépayée et déplace ce solde dans le compte de résultat en tant que dépense. En effet, 3 mois de couverture d'assurance sont désormais fournis par l'assureur et peuvent être comptabilisés en charges.
Le processus de base de la comptabilisation des dépenses payées d'avance consiste à placer les dépenses payées d'avance sur le bilan en tant qu'actif lorsque les dépenses sont payées, puis à les imputer progressivement en tant que dépenses sur la période où elles sont utilisées.
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Dépensez l'actif payé d'avance jusqu'à la fin de sa durée de vie. Faites l'écriture de journal ci-dessus à la fin de chaque période comptable jusqu'à ce que le solde du compte de l'assurance prépayée soit de 0. Si l'entreprise utilise l'année comme période comptable, une seule écriture de journal sera nécessaire pour enregistrer la dépense, qui doit être enregistrée sur Le 31 décembre.
- Par exemple, si la période comptable est trimestrielle, pour le prépaiement de 8960€, chaque trimestre verra 2240€ passer du compte d'actif d'assurance prépayée au compte de dépenses d'assurance. Après le premier trimestre, le compte d'assurance prépayée aurait une valeur de 6720€, et à la fin du quatrième trimestre, le compte d'assurance prépayée aurait un solde de 0.
- Ceci conclut le processus de comptabilisation d'une charge payée d'avance, puisque la charge a été progressivement utilisée au cours de l'année.