Comment comptabiliser les dépenses payées d'avance?
Les dépenses payées d'avance sont celles payées d'avance, comme l'assurance ou le loyer. Pour les comptabiliser dans votre entreprise, enregistrez le paiement dans votre logiciel de comptabilité en tant qu'actif lorsqu'il est payé. Ensuite, facturez progressivement l'actif en tant que dépense sur la période d'utilisation, en réduisant l'actif en conséquence. Par exemple, si vous payez 8960€ d'avance pour le loyer, vous réduisez l'actif de 750€ chaque mois et augmentez le compte de dépenses du même montant jusqu'à la fin de sa durée de vie. Pour plus de conseils de notre co-auteur financier, y compris comment comprendre la comptabilité d'exercice, lisez la suite!
Étant donné que l'assurance prépayée est un compte d'actif, les entrées ci-dessus ajouteraient essentiellement 8960€ aux actifs et soustraire 8960€ de la trésorerie.
Lors de la gestion d'une entreprise, il est très courant que plusieurs dépenses - loyer et assurance, par exemple - soient payées à l'avance. Ces dépenses payées d'avance sont appelées dépenses payées d'avance. Savoir comptabiliser les dépenses payées d'avance passe d'abord par une compréhension de quelques principes comptables clés, suivi de l'enregistrement de quelques écritures comptables simples.
Méthode 1 sur 2: comprendre les dépenses payées d'avance
- 1Familiarisez-vous avec la comptabilité d'exercice. Afin de comprendre la comptabilisation des dépenses payées d'avance, il est important de comprendre le principe de base de la comptabilité d'exercice. Tout simplement, dans la comptabilité d'exercice, les revenus sont déclarés dans le compte de résultat lorsqu'ils sont gagnés, et non lorsque l'argent est reçu.
- Par exemple, si vous fournissez un service d'une valeur de 750€ en juin et que vous ne recevez pas l'argent pour le service avant août, le revenu sera déclaré sur le compte de résultat comme 750€ de revenus en juin. En août, le compte de résultat ne montrerait aucun revenu (en supposant qu'il n'y ait pas d'autres revenus de l'entreprise). C'est parce que vous avez gagné les revenus en juin.
- Cela diffère de la comptabilité de caisse, selon laquelle les revenus sont enregistrés lorsque l'argent lui-même est fourni, et non lorsque les revenus sont gagnés.
- 2Apprenez la définition des dépenses payées d'avance. Une dépense payée d'avance est simplement une dépense future qui est payée à l'avance. En règle générale, il s'agit d'une dépense au cours d'une période comptable, suivie de la consommation de l'objet du prépaiement, sur plusieurs périodes. Des exemples courants de dépenses payées d' avance comprennent les primes d'assurance, le loyer et tous les contrats commerciaux qui exigent un paiement à l'avance.
- Par exemple, avec l'assurance, vous pouvez payer votre prime six mois à l'avance (ce qui est courant). Ensuite, sur une période de six mois, cette prime sera "utilisée".
Ces dépenses payées d'avance sont appelées dépenses payées d'avance. - 3Familiarisez-vous avec le lien entre la comptabilité d'exercice et les dépenses payées d'avance. La comptabilité d'exercice exige que les revenus soient comptabilisés dans la période pour laquelle ils sont gagnés (et non lorsque les espèces sont reçues), et le même principe s'applique aux dépenses. Les charges, de la même manière, ne sont pas comptabilisées lorsque l'argent est payé (ou lorsque la charge payée d'avance est payée), et sont plutôt comptabilisées au fil du temps au fur et à mesure que la chose qui a été payée d'avance est utilisée.
- Par exemple, si vous payez le loyer six mois à l'avance, la dépense payée d'avance ne sera pas enregistrée dans le mois où vous envoyez le chèque au propriétaire. Au contraire, la dépense serait enregistrée sur la période de six mois au fur et à mesure que la dépense est «épuisée». Dans ce cas, chaque mois pendant la période de six mois, un sixième du montant total du loyer apparaîtra sur le compte de résultat.
- Ce qu'on appelle le principe d'appariement est ce qui régit le traitement des dépenses payées d'avance. Ce principe dicte que les dépenses doivent être enregistrées lorsque les biens ou services associés ont été utilisés, et non lorsqu'ils sont payés, afin que la dépense corresponde aux revenus qu'elle a contribué à générer.
Méthode 2 sur 2: comptabilisation des dépenses payées d'avance
- 1Comprendre le processus comptable de base pour les dépenses payées d'avance. Le processus de base de la comptabilisation des dépenses payées d'avance consiste à placer les dépenses payées d'avance sur le bilan en tant qu'actif lorsque les dépenses sont payées, puis à les imputer progressivement en tant que dépenses sur la période où elles sont utilisées.
- Cela signifie que si vous prépayez 8960€ de loyer pour 1 an au 1er janvier, il sera d'abord inscrit au bilan en tant qu'actif. Puis, au cours de l'année, il serait progressivement imputé en charge, réduisant le solde de l'actif au fil du temps.
- A fin janvier par exemple, le compte d'actif diminuerait de 750€ (soit le 12ème de l'acompte annuel utilisé), et le compte de charges du compte de résultat augmenterait de 750€
- Pourquoi les charges payées d'avance sont-elles initialement inscrites au bilan en tant qu'actif? En effet, l'entreprise a désormais le droit de percevoir le bien ou le service, en l'occurrence le loyer. Parce que la dépense payée d'avance a une valeur (8960€), elle est considérée comme un atout.
Pour ce faire, ouvrez le logiciel de comptabilité que vous utilisez et sélectionnez (ou créez) le compte d'assurance prépayé. - 2Enregistrez l'écriture de journal pour effectuer le paiement des dépenses prépayées. La première étape commence lorsque vous payez l'argent pour la dépense prépayée. Il doit y avoir une entrée dans le journal général pour refléter cette activité. Prenons l'exemple d'une entreprise qui paie 8960€ pour une année de couverture d'assurance le 1er janvier.
- Pour ce faire, ouvrez le logiciel de comptabilité que vous utilisez et sélectionnez (ou créez) le compte d'assurance prépayé. Vous pouvez alors débiter ce compte de 8960€, et créditer le compte espèces de 8960€
- Étant donné que l'assurance prépayée est un compte d'actif, les entrées ci-dessus ajouteraient essentiellement 8960€ aux actifs et soustraire 8960€ de la trésorerie.
- Le solde de l'actif n'est pas affecté en tant que transaction initiale si d'un compte d'actif à un autre.
- 3Enregistrez l'écriture de journal pour passer en charges l'actif payé d'avance. À la fin de chaque période comptable, la partie de l'actif payé d'avance qui a été utilisée doit être comptabilisée en charges dans le compte de résultat. Dans l'exemple ci-dessus, supposons que la société publie des états financiers trimestriels.
- Le 31 mars, fin du premier trimestre, un quart de l'assurance prépayée doit être passé en charges. Pour enregistrer l'écriture au journal, débiter les frais d'assurance de 2240€ et créditer l'assurance prépayée de 2240€
- L'entrée ci-dessus réduit le solde du compte de l'assurance prépayée et déplace ce solde dans le compte de résultat en tant que dépense. En effet, 3 mois de couverture d'assurance sont désormais fournis par l'assureur et peuvent être comptabilisés en charges.
Le processus de base de la comptabilisation des dépenses payées d'avance consiste à placer les dépenses payées d'avance sur le bilan en tant qu'actif lorsque les dépenses sont payées, puis à les imputer progressivement en tant que dépenses sur la période où elles sont utilisées. - 4Dépensez l'actif payé d'avance jusqu'à la fin de sa durée de vie. Faites l'écriture de journal ci-dessus à la fin de chaque période comptable jusqu'à ce que le solde du compte de l'assurance prépayée soit de 0. Si l'entreprise utilise l'année comme période comptable, une seule écriture de journal sera nécessaire pour enregistrer la dépense, qui doit être enregistrée sur Le 31 décembre.
- Par exemple, si la période comptable est trimestrielle, pour le prépaiement de 8960€, chaque trimestre verra 2240€ passer du compte d'actif d'assurance prépayée au compte de dépenses d'assurance. Après le premier trimestre, le compte d'assurance prépayée aurait une valeur de 6720€, et à la fin du quatrième trimestre, le compte d'assurance prépayée aurait un solde de 0.
- Ceci conclut le processus de comptabilisation d'une charge payée d'avance, puisque la charge a été progressivement utilisée au cours de l'année.
- Les exemples de calcul ci-dessus s'appliqueront également lorsqu'ils sont exprimés dans d'autres devises.
Questions et réponses
- Comment faites-vous des écritures lorsque vous payez la compagnie d'assurance en supposant que vous payez par chèque dont ils sont mes créanciers?La potion de paiement de ce processus serait similaire à avoir un compte à payer à la compagnie d'assurance qui est réduit à chaque fois que vous effectuez un paiement. Le processus de prépaiement comprend deux parties: la première, l'enregistrement des dépenses payées d'avance pour le coût de l'assurance, la seconde, le paiement de la prime à la compagnie d'assurance. Ces deux processus peuvent se dérouler sur des périodes différentes.
- Les dépenses payées d'avance sont-elles inscrites au compte de résultat?Les charges payées d'avance enregistrées selon la méthode de la comptabilité d'exercice ne seraient incluses dans le compte de résultat que dans la mesure où le paiement anticipé profite à la période de déclaration en cours. Par exemple, une année complète de loyer est payée à l'avance le 1er janvier. Le compte de résultat de janvier indiquerait 12% de cette dépense.
- Si nous recevons une facture de 13400€ de la compagnie d'assurance et que nous payons 6720€ comme assurance prépayée, comment pouvons-nous enregistrer les écritures de journal?Il y a aussi un passif ici si la prime est de 13400€ et que seulement 6720€ ont été payés. Par conséquent, l'entrée pour enregistrer la transaction serait de débiter l'assurance prépayée de 13400€, de créditer les espèces de 6720€ et de créditer les comptes créditeurs (ou un compte similaire) de 6720€ Les dépenses prépayées seraient alors ajustées pour les périodes appropriées, comme indiqué. dans l'article.
- Quelle est l'écriture de régularisation pour l'assurance prépayée?Au fur et à mesure que la couverture d'assurance qui a été payée d'avance est consommée ou «épuisée», une écriture est effectuée au débit de la charge d'assurance et au crédit de l'assurance payée d'avance pour le montant à constater dans le compte de résultat.
- Nous avons une dépense prépayée pour l'assurance. Nous avons utilisé une assurance prépayée pour couvrir à l'avance la facture de janvier. Cependant, lorsque nous avons reçu la facture, c'était pour 1490€ de moins. Comment pouvons-nous enregistrer cette transaction?Ajustez votre assurance prépayée et votre compte à payer pour la différence. En d'autres termes, reformulez les montants à ce qu'ils auraient dû être.
- Comment les charges payées d'avance sont-elles enregistrées dans les états financiers?Une charge payée d'avance est enregistrée dans la section des actifs courants du bilan.
- Je regarde le prépayé dans le bilan comme suit: si l'entreprise devait se retirer aujourd'hui, l'entreprise aurait droit au remboursement du montant prépayé.correct?Il y a aussi un passif ici si la prime est de 13400€ et que seulement 6720€ ont été payés. Par conséquent, l'entrée pour enregistrer la transaction serait de débiter l'assurance prépayée de 13400€, de créditer les espèces de 6720€ et de créditer les comptes créditeurs (ou un compte similaire) de 6720€ Les dépenses prépayées seraient alors ajustées pour les périodes appropriées, comme indiqué. dans l'article.
- Il existe un solde créditeur de 370000€ auprès de la compagnie d'assurances depuis le 30 juin 2016. La prime est de 6000€ pour l'année 2013,5018 payée le 30 juin 2016. Quel montant doit aller sur le compte de prépaiement au cours de l'année 2016?6000€. Parce que la couverture que vous avez payée sera «épuisée» dans une période future. Le coût total de la prime doit être prépayé sur le bilan puis passé en charges pendant la période de couverture.
- Comment calculer les frais d'assurance qui ne prennent pas effet le 1er du mois?Notez-les comme des retraits dans votre registre de chèques à la date à laquelle ils se produisent.
Questions sans réponse
- Si la publicité prépayée est achetée en décembre pour être utilisée en janvier, dois-je procéder à un ajustement?
Les commentaires (5)
- Grande répartition des comptes de dépenses prépayés. C'est le premier site qui m'a permis de comprendre ce type d'ajustement de fin de mois.
- Explication claire et détaillée. Facile à comprendre.
- J'ai un entretien d'embauche demain et un examen comptable est prévu. Je travaille dans la paie et j'ai rarement affaire au G/L. Je voulais rafraîchir mes connaissances de base en comptabilité. J'ai pris des notes pour étudier avant l'entretien. Merci d'être ici!
- C'est un nouveau pour moi, très sympa.
- L'explication avec des exemples m'a aidé à comprendre la logique. Merci!
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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