Comment rédiger une facture de paiement?
Une facture de paiement, ou une facture, doit détailler les services rendus et demander le paiement de ceux-ci. Lors de la rédaction de votre facture, incluez un en-tête avec votre nom ou le nom de votre entreprise, votre adresse et votre numéro de téléphone. Incluez également le logo de votre entreprise et un système de numérotation qui vous permet d'organiser facilement vos dossiers. Une autre option consiste à récupérer un livre de factures dans un magasin de fournitures de bureau et à remplir les blancs. Quel que soit le type de formulaire que vous utilisez, assurez-vous de noter la date et les informations du client, comme son nom et son adresse. Incluez tous les travaux, services ou produits que vous avez fournis au client et le coût de chaque service. Calculez le total dû et incluez toute information sur la date de paiement prévue. Pour plus d'informations de notre co-auteur comptable, y compris comment rédiger une description de votre politique de retour, continuez à lire!
Une facture de paiement, ou une facture, doit détailler les services rendus et demander le paiement de ceux-ci.
Une facture de paiement, également appelée facture, est un document remis à quelqu'un qui effectue un achat, détaillant le service effectué et demandant le paiement. Par exemple, si vous êtes paysagiste et que vous avez ajouté des arbustes ou des plantes à la pelouse d'un client, vous donneriez à votre client une facture pour votre service afin de recevoir le paiement.
Partie 1 sur 3: choisir un format
- 1Créez une facture professionnelle. Si vous rédigez souvent des factures de paiement, vous souhaiterez peut-être créer un modèle de facture que vous pourrez modifier chaque fois que vous en envoyez une nouvelle à un client. Ceci est particulièrement utile pour les entrepreneurs ou d'autres personnes qui effectuent des services continus. Vous pouvez créer un modèle de facture à l'aide de votre logiciel de traitement de texte préféré ou en recherchant un modèle en ligne.
- Une facture comprend un en-tête avec votre nom (ou le nom de votre entreprise), votre adresse et votre numéro de téléphone et le logo de votre entreprise, en plus d'un compte rendu détaillé des services rendus, du paiement dû et des instructions de paiement.
- Les factures sont généralement créées électroniquement, numérotées et enregistrées sur un ordinateur. De cette façon, vous avez toujours une copie de la facture et vous n'avez pas à vous soucier de perdre un morceau de papier. Assurez-vous toutefois de sauvegarder également vos fichiers à l'aide d'un service de stockage de fichiers, tel que Google Drive ou Dropbox. De cette façon, si le disque dur de votre ordinateur tombe en panne, vous avez toujours des copies de sauvegarde de vos factures.
- Choisissez un système de numérotation qui vous permet d'organiser facilement vos dossiers. Une option consiste à utiliser la date du jour, donc "INV123116" est la facture que vous avez préparée le 31 décembre 2016. Si vous préparez plus d'une facture le même jour, vous pouvez ajouter les initiales du fournisseur.
- 2Procurez-vous un livre de factures. Les carnets de factures sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Ils contiennent des formulaires avec des espaces pour les services rendus et les informations de paiement. Chaque fois que vous devez rédiger une facture de paiement, vous remplissez les blancs.
- Les carnets de factures sont utiles pour les personnes qui rédigent des factures pour des articles qu'elles ont vendus. Par exemple, si vous vendez des gâteaux faits maison, il peut être plus facile d'écrire une facture pour le paiement au lieu de créer une facture sur l'ordinateur chaque fois que vous effectuez une vente.
- Choisissez un livre de factures avec une couche de papier idem sous chaque facture vierge afin que vous et le client en obteniez tous deux une copie.
- Cependant, vous voudrez toujours un stockage sûr. Assurez-vous de conserver votre copie des factures dans une boîte à l'épreuve du feu.
- 3Utilisez un système de paiement en ligne. Paypal ou Square vous permettent tous deux d'envoyer des factures. Ce service est payant (2,9% + 30 par facture en janvier 2017), mais la facilité de paiement électronique peut conduire à des paiements plus fiables.
- Depuis votre compte PayPal, sélectionnez l'option de menu "Envoyer et demander" en haut. Ensuite, sélectionnez "Créer et gérer des factures". Enfin, cliquez sur le bouton "Créer" pour créer une nouvelle facture.
- Vous aurez besoin de connaître l'adresse e-mail de votre client pour la section «Bill To:» de la facture. PayPal ou Square enverra la facture au compte avec cette adresse e-mail.
Chaque fois que vous devez rédiger une facture de paiement, vous remplissez les blancs. - 4Obtenez une application de facturation dédiée. Les applications de facturation telles que Invoice2go vous permettent d'envoyer et de suivre des factures depuis votre téléphone et de configurer des rappels de paiement automatiques. Les clients peuvent vous payer en ligne à l'aide d'une carte de débit ou de crédit.
- 5Créez une facture avec votre logiciel de comptabilité. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer votre entreprise, il peut inclure un système de facturation. QuickBooks, par exemple, dispose d'un bouton «Facture» convivial sur le tableau de bord qui vous guide tout au long du processus. Vos clients n'auront pas d'option de paiement instantané, mais vous pouvez facilement suivre l'état de vos factures avec le reste de vos dossiers commerciaux.
Partie 2 sur 3: y compris les informations de base
- 1Incluez les informations de votre entreprise. Que vous fassiez une facture sur ordinateur ou que vous utilisiez un livre de factures, écrivez le nom de votre entreprise en haut. Incluez les informations suivantes sur votre entreprise juste en dessous du nom de l'entreprise:
- L'adresse complète
- Le numéro de téléphone
- Le courriel ou toute autre information de contact pertinente
- 2Fournir la date. Il est toujours important pour vous et vos clients de connaître la date de la facture. En effet, le paiement est généralement dû dans un certain nombre de jours à compter de la date de la facture.
Si vous prévoyez que la facture sera payée à une certaine date, incluez cette information. - 3Numérotez la facture, si nécessaire. Vous numéroterez la facture de manière séquentielle en fonction du nombre de transactions que vous avez eues avec le client. Par exemple, si vous avez vendu des gâteaux au même client à trois occasions différentes, la facture de la troisième vente devrait être #3.
- Si vous utilisez des bordereaux de facture que vous avez achetés dans un magasin de fournitures de bureau, les factures seront déjà numérotées.
- Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou PayPal, la facture sera également numérotée automatiquement.
- 4Écrivez les informations du client. Incluez le nom du client ou du client ou le nom de l'entreprise. Si vous avez effectué des services pour le client en tant qu'entrepreneur, vous devez également inclure l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise.
Partie 3 sur 3: écrire les détails
- 1Rédigez une description des services rendus. Incluez tous les travaux, services ou produits que vous avez fournis au client. Si vous avez fourni plus d'un service, créez une liste détaillée. Incluez les informations suivantes sur chaque élément de la liste:
- Le service rendu ou le produit vendu. Par exemple, «1 grande feuille de gâteau avec des accents floraux».
- La date à laquelle le service a été effectué.
- Le coût de la prestation.
- Une fois que chaque élément a été répertorié, calculez le total et incluez le montant final dû.
Une facture de paiement, également appelée facture, est un document remis à quelqu'un qui effectue un achat, détaillant le service effectué et demandant le paiement. - 2Précisez les conditions de paiement. Si vous prévoyez que la facture sera payée à une certaine date, incluez cette information. Détaillez le type de paiement que vous êtes prêt à recevoir, que ce soit en espèces, par chèque ou par carte de crédit.
- Calculez les taxes qui seront ajoutées au coût. Recherchez la taxe de vente dans votre région afin de pouvoir calculer avec précision le montant dû.
- 3Fournissez des informations supplémentaires. Au bas de la facture, écrivez une description de votre politique de retour. Vous pouvez également profiter de l'occasion pour remercier le client pour son entreprise et lister les autres produits ou services que vous proposez.
- Inclure d'autres conditions de paiement; par exemple, informer le client qu'un montant X d'intérêts sera facturé après 30 jours de non-paiement.
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Questions et réponses
- Combien de temps après les travaux pouvez-vous prendre pour facturer le client?À proprement parler, vous pouvez prendre autant de temps que vous le souhaitez, mais il est dans votre intérêt de facturer immédiatement. Si le travail est frais dans votre esprit et celui de votre client, il sera plus facile de régler les différends et vous aurez plus de chances de recevoir un paiement rapide. La facturation et le recouvrement en temps opportun sont également importants pour la santé financière de votre entreprise.
- Comment rédiger une facture pour la réparation d'un trou dans un mur?Ce type de réparation bricoleur est généralement facturé en temps et en matériaux. Indiquez le coût des matériaux que vous avez achetés pour effectuer la réparation, plus une légère majoration. Calculez également le temps passé à vous rendre sur le chantier, à effectuer les réparations et à nettoyer par la suite. Notez-le et multipliez-le par le taux horaire que vous et le client avez convenu. Additionnez le coût des matériaux et le coût de la main-d'œuvre pour obtenir le total de la facture.
Questions sans réponse
- Comment puis-je créer une facture pour le paiement mensuel du loyer?
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