Comment déterminer un budget de fonctionnement?
Pour déterminer votre budget de fonctionnement, vous devez détailler les dépenses de votre entreprise et prévoir avec précision le revenu annuel et les flux de trésorerie.
Bien que ce ne soit peut-être pas la chose la plus excitante que vous faites, un budget de fonctionnement annuel est essentiel pour chaque entreprise, que ce soit une entreprise à but lucratif, une organisation à but non lucratif ou un partenariat professionnel. Votre budget de fonctionnement est un outil précieux qui peut aider votre entreprise à réussir en vous donnant une compréhension approfondie de la destination de votre argent et de vos possibilités de croissance. Pour déterminer votre budget de fonctionnement, vous devez détailler les dépenses de votre entreprise et prévoir avec précision le revenu annuel et les flux de trésorerie.
Partie 1 sur 3: ventilation des dépenses
- 1Rassemblez vos factures mensuelles. Votre première étape dans la détermination d'un budget de fonctionnement consiste à calculer le montant des paiements réguliers que votre entreprise effectue pour le loyer, les services publics et d'autres dépenses similaires qui sont nécessaires chaque mois, quel que soit le revenu de votre entreprise.
- Ce sont des coûts fixes que votre entreprise encourra quel que soit votre profit. Pensez à des factures similaires que vous avez dans votre vie personnelle, comme le paiement de votre logement, l'électricité et le téléphone.
- N'oubliez pas les frais mensuels que vous payez pour les services téléphoniques ou Internet, ainsi que les frais d'hébergement du site Web de votre entreprise ou les frais professionnels d'un comptable ou d'un fiscaliste.
- Vous voudrez peut-être hiérarchiser ces dépenses, en particulier si votre entreprise est une start-up ou si vos performances n'ont pas été testées.
- Pensez aux choses dont votre entreprise pourrait se passer si les finances étaient serrées. Tous les frais supplémentaires pour rompre un contrat doivent être pris en compte dans ces calculs.
- En même temps, vous voulez vous assurer d'avoir suffisamment d'espace dans votre budget pour faire face aux fluctuations de ces dépenses. Par exemple, vos factures de services publics peuvent être plus élevées que la moyenne pendant les mois d'été si votre entreprise est située dans un climat chaud.
- Gardez à l'esprit qu'en règle générale, un budget solide surestimera les dépenses et sous-estimera les bénéfices.
- 2Calculez votre masse salariale. Votre masse salariale est également une dépense non discrétionnaire qui comprend non seulement les montants que vous payez à chaque employé, mais également les paiements pour les indemnités d'accident du travail, le chômage, les impôts et autres avantages.
- Si vous faites appel à un comptable ou à un fiscaliste, vous devrez peut-être travailler avec eux pour vous assurer que vous calculez avec précision le coût des charges sociales et autres dépenses.
- Assurez-vous d'inclure les augmentations de salaire si vous avez créé un système régulier d'évaluation des performances, ainsi que les éventuels paiements de primes.
- Cette partie de votre budget devrait se concentrer exclusivement sur les employés sur votre liste de paie - et non sur les entrepreneurs indépendants que vous pouvez embaucher pour des emplois temporaires ou pour effectuer des tâches distinctes.
- Assurez-vous de laisser suffisamment de place dans votre budget de paie pour augmenter tout au long de l'année si nécessaire. Par exemple, si vous possédez un magasin de vente au détail et que vous savez que vous devrez probablement embaucher quelques vendeurs supplémentaires pendant la période des fêtes, leur salaire doit être inclus.
Si vous avez une entreprise en démarrage et que votre budget est principalement basé sur des suppositions, révisez votre budget plus fréquemment. - 3Incluez les taxes, les primes d'assurance et les frais de licence. Les taxes, les primes d'assurance et les frais de licence sont essentiels pour que votre entreprise fonctionne légalement et doivent donc être inclus comme dépenses régulières dans votre budget.
- Ces montants varient généralement en fonction du type d'entreprise que vous exploitez et de son emplacement.
- En règle générale, vous aurez des primes d'assurance responsabilité civile, ainsi qu'une assurance automobile pour tous les véhicules utilisés dans votre entreprise pour des livraisons ou à d'autres fins.
- Les entreprises professionnelles doivent généralement payer des primes d'assurance contre la faute professionnelle.
- Si vous venez de démarrer votre entreprise, votre plan d'affaires devrait inclure une section qui détaille les licences et les inspections dont vous avez besoin pour ouvrir vos portes pour la première fois. Ces montants doivent être inclus dans votre budget.
- Assurez-vous également que vous prévoyez des imprévus. Si votre entreprise échoue à une inspection, votre budget n'inclut pas nécessairement les coûts de remplacement ou de réparation d'articles qui n'étaient pas conformes aux normes, mais il devrait inclure tous les frais supplémentaires que vous pourriez devoir payer.
- Incluez dans cette partie de votre budget les cotisations ou les frais d'inscription exigés par votre État, en fonction de l'organisation de votre entreprise.
- 4Envisagez de budgétiser les achats ponctuels. En particulier, si votre entreprise est une start-up, vous devez comptabiliser les dépenses d'équipement et de fournitures qui ne sont pas nécessairement des dépenses courantes, mais qui doivent être achetées pour que votre entreprise fonctionne efficacement.
- Bien que ce ne soit pas nécessairement une dépense ponctuelle, vous devez également tenir compte de toutes les dépenses liées à la constitution et au maintien de l'inventaire.
- Si vous venez de démarrer votre entreprise, vous devrez peut-être dépenser plus au départ pour un inventaire de démarrage que vous n'en dépenseriez pour maintenir un inventaire fonctionnel suffisant pour les opérations normales.
- Si vous travaillez avec un fiscaliste, demandez-lui si certaines dépenses ponctuelles peuvent être déduites des impôts de votre entreprise en une seule fois ou doivent être amorties au fil du temps. Les dépenses et l'amortissement déductibles d'impôt doivent être pris en compte dans votre budget.
Partie 2 sur 3: prédire le revenu
- 1Passez en revue les rapports de revenus antérieurs. Si votre entreprise est déjà en activité depuis un an ou plus, il vous est plus facile de prévoir les revenus futurs, car vous pouvez compter sur les revenus que vous avez enregistrés les années précédentes.
- Faites attention à tout changement survenu dans votre entreprise depuis la publication du rapport et tenez compte de ces changements de manière prudente.
- Par exemple, si le rapport sur les revenus de l'année dernière couvrait deux emplacements et que vous en avez depuis ouvert deux autres, cela ne signifie pas nécessairement que vous devez prévoir que vos revenus doubleront.
- Si vous vous êtes agrandi en ouvrant de nouveaux emplacements, vous devez plutôt prédire les revenus de ces nouveaux emplacements en fonction des revenus que vos emplacements établis ont rapportés au cours de leur première année.
- Tenez compte de la croissance, mais veillez à ne pas surestimer ou à ne pas être trop optimiste. Tout comme vous avez prévu des sommes d'argent plus importantes pour vos dépenses que ce que votre expérience passée pourrait vous imposer, vous devez également être très prudent quant à vos prévisions de revenus.
- Essayez de vous concentrer autant que possible sur un revenu presque garanti. Par exemple, si vous avez des clients sous contrat, vous pouvez compter avec prudence sur les revenus garantis par ces contrats.
Examinez votre budget sur une base mensuelle pour déterminer quand vos factures sont dues et quand vous pouvez vous attendre à recevoir un revenu. - 2Faites des recherches sur votre industrie et votre marché cible. Si vous démarrez une nouvelle entreprise, il peut être plus difficile de prévoir le revenu. Vous devez effectuer des recherches approfondies sur votre secteur, y compris les principaux concurrents, et votre clientèle cible.
- Les propriétaires de start-up doivent effectivement créer un budget à partir de rien, sans pouvoir s'appuyer sur l'expérience passée. Vous voudrez peut-être parler aux propriétaires d'entreprise ayant des activités similaires pour avoir des idées sur ce à quoi vous attendre.
- Vous avez probablement déjà créé un plan d'affaires avec des projections et des estimations, en particulier si vous recherchiez des investisseurs. Ce plan d'affaires et les recherches que vous avez effectuées pour le mener à bien peuvent servir de guide.
- Vous souhaitez également consulter les données de référence et les statistiques du secteur pour déterminer le niveau de revenu que vous pouvez prédire en toute sécurité pour votre entreprise.
- Gardez à l'esprit que vos prévisions de revenus varieront en fonction du type de concurrence que vous rencontrez dans votre région. S'il y a beaucoup de concurrents directs à proximité, vous pourriez avoir du mal à atteindre la rentabilité au cours des premières années.
- 3Créez un budget de trésorerie. Aucun revenu n'est suffisant s'il ne fournit pas à votre entreprise suffisamment de liquidités pour payer vos factures à temps. L'estimation des flux de trésorerie nécessite non seulement une compréhension du revenu que vous produirez, mais aussi du moment où ce revenu sera réalisé.
- Examinez votre budget sur une base mensuelle pour déterminer quand vos factures sont dues et quand vous pouvez vous attendre à recevoir un revenu.
- Si vous facturez des clients, tenez compte du temps qu'ils doivent payer après avoir reçu une facture. Si vous donnez aux clients 30 jours à compter de la date de réception pour payer leur facture, ce revenu ne devrait pas être inclus dans votre budget de trésorerie avant le 30e jour.
- Si vous avez une entreprise de vente au détail, vous voudrez peut-être estimer vos ventes quotidiennes ou hebdomadaires et créer des objectifs de vente pour votre équipe qui vous permettront d'établir un budget et de couvrir les dépenses de l'entreprise.
- Pour faciliter la budgétisation, envisagez de lier les bonus au pourcentage selon lequel les ventes réelles dépassent vos objectifs de vente.
Partie 3 sur 3: jouer avec des variables
- 1Branchez plusieurs alternatives. Étant donné que de nombreux événements ou situations pourraient avoir une incidence sur les revenus et les dépenses de votre entreprise, vous voulez que votre budget puisse compenser les changements que vous pourriez avoir à faire au cours de l'année.
- Pensez à des scénarios susceptibles de se produire ou qui sont courants dans votre secteur. Par exemple, si vous avez un magasin de détail, vous voulez tenir compte d'une baisse significative des ventes dans les mois d'hiver suivant le boom des vacances.
- Si votre entreprise est dans un secteur saisonnier tel que la construction, vous pouvez utiliser différentes alternatives pour vous aider à budgétiser vos revenus pour les mois maigres et vous assurer de pouvoir répondre à la paie lorsque de nouveaux projets démarrent afin que votre entreprise puisse accepter plus de clients.
- Les alternatives peuvent illustrer la flexibilité de votre budget pour gérer différents scénarios sans mettre en danger les finances de votre entreprise.
- Ces évaluations peuvent également mettre en évidence des vulnérabilités dans lesquelles vous devez prévoir plus d'argent pour compenser les risques potentiels.
L'évaluation de votre budget dans un certain nombre de situations «et si» qui reflètent les risques potentiels dans votre industrie peut tester la résilience et la flexibilité du budget, vous permettant ainsi de produire un budget de fonctionnement plus solide. - 2Créez des hypothèses. L'évaluation de votre budget dans un certain nombre de situations «et si» qui reflètent les risques potentiels dans votre industrie peut tester la résilience et la flexibilité du budget, vous permettant ainsi de produire un budget de fonctionnement plus solide.
- Vous voulez voir comment votre budget se comporte face aux calamités courantes dans votre industrie, mais vous voudrez peut-être aussi évaluer des scénarios moins probables.
- Si votre entreprise ne parvient pas à se rétablir rapidement après une catastrophe, vous voudrez peut-être envisager d'avoir plus d'argent en réserve que vous pouvez exploiter en cas d'urgence.
- 3Tenez compte des différents taux de croissance. Essayez d'utiliser au moins trois taux de croissance - un optimiste, un conservateur ou réaliste et un pessimiste - pour examiner vos prévisions de revenus et évaluer les performances de votre budget.
- Votre meilleur scénario vous permet de réfléchir à d'autres projets ou améliorations que vous pouvez entreprendre si votre entreprise dépasse les attentes.
- Gardez à l'esprit que vous voulez que votre profit fonctionne pour vous, pas simplement vous asseoir sur un compte bancaire et ramasser la poussière. Votre entreprise sera plus saine sur le plan financier si vous avez la capacité de réinvestir rapidement dans des installations et des opérations lorsque vos performances sont bonnes.
- L'évaluation de la santé financière de l'entreprise dans le pire des cas vous permet de créer des plans proactifs pour garder votre entreprise sur la bonne voie en cas de catastrophe. En fin de compte, cette préparation peut réduire le stress lié à la possession et à l'exploitation d'une petite entreprise.
- 4Révisez souvent votre budget. Une fois que vous avez terminé votre budget, vous devez le comparer aux revenus et dépenses réels de votre entreprise au moins une fois par trimestre et faire des ajustements si nécessaire. Cela garantit que votre budget reflète fidèlement et réaliste la situation financière de votre entreprise.
- Si vous avez une entreprise en démarrage et que votre budget est principalement basé sur des suppositions, révisez votre budget plus fréquemment.
- Passer en revue les chiffres une fois par mois vous permettra de savoir comment votre entreprise se porte réellement et d'avoir la possibilité d'ajuster rapidement vos prévisions de dépenses ou de revenus si nécessaire afin que votre budget continue d'être utile.
- Pour une entreprise plus établie, vous constaterez peut-être que vous n'avez pas besoin de dépasser le budget plus d'une fois par trimestre. Quoi qu'il en soit, ajuster votre budget pour qu'il corresponde aux faits sur le terrain peut en faire un outil puissant et efficace pour tracer la croissance de votre entreprise.
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