Comment rédiger une lettre d'avertissement à un locataire?

Comment rédiger une lettre d'avertissement indiquant aux locataires que je ne peux pas supporter les arriérés accumulés de loyers dus et émettre une note de dernier avertissement?

Le propriétaire d'une propriété est tenu de s'assurer que ses locataires sont au courant de toute violation du bail ou activité interdite qui se produit sur la propriété louée. La notification de telles violations ou activités doit se faire par le biais d'une lettre officielle. En rédigeant cette lettre, un propriétaire doit s'assurer qu'elle a le poids approprié et communique les bonnes idées au locataire. Si vous êtes confronté à la situation de devoir rédiger une telle lettre, il est préférable de profiter de certaines étapes couramment établies pour clarifier et simplifier le processus.

Partie 1 sur 3: commencer votre recherche de fond

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Commencez par relire le bail. Cela fait peut-être un certain temps que vous n'avez pas lu le bail de vos locataires, c'est donc le premier endroit pour commencer. Assurez-vous que la violation dont vous avertissez votre locataire est mentionnée dans le bail lui-même. De cette façon, vous pouvez référencer le bail qui a été signé par le locataire lorsque vous rédigez la lettre.
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Recherchez toutes les lois locales, étatiques et fédérales pertinentes pour votre défense. Il existe différents ensembles de lois pour différentes communautés. Vous devez être absolument sûr que votre lettre d'avertissement sera conforme à ces lois. Une lettre qui va à l'encontre de ces lois peut vous attirer des ennuis juridiques. Commencez votre recherche des lois pertinentes dans les bureaux de votre ville ou gouvernement municipal. Les bureaux du maire, du procureur de la ville ou du service du logement peuvent également être utiles.
- Si l'avertissement concerne une violation du bruit par exemple, vous voudrez rechercher les ordonnances locales relatives aux règles de bruit des municipalités.
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Sachez quelle protection juridique les locataires peuvent avoir. Tout comme vous devez vérifier les ordonnances locales pour voir si vos réclamations sont justifiées, vous devez également voir quelle protection le locataire peut avoir. Par exemple, un locataire a le droit d'avoir une maison habitable, des animaux d'assistance et d'être à l'abri du harcèlement. Vérifiez auprès de votre gouvernement local pour tous les droits des locataires qui peuvent affecter votre situation.

Comment écrire une lettre d'avertissement à un locataire en cas de non-respect des règles?

Partie 2 sur 3: rédaction de la lettre

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Prenez le temps de rendre la lettre officielle. Une lettre d'apparence officielle ajoutera au poids du contenu de la lettre. Cela aidera à faire comprendre la gravité de la situation à vos locataires. Si les locataires comprennent la gravité de la situation, ils sont plus susceptibles de s'y conformer sans opposer davantage de résistance.
- Incluez un papier à en-tête d'entreprise ou personnel. Si vous n'avez pas d'en- tête, créez-en un qui comprend votre nom, votre adresse et vos coordonnées telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
- Incluez la date dans le coin supérieur gauche.
- Incluez le nom et l'adresse du locataire sous la date.
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Établissez une intention pour votre lettre d'avertissement en haut. Sous la date et l'adresse du locataire, en caractères gras et soulignés, indiquez la raison de la rédaction de la lettre. Cela doit rester court et clair. Certaines lettres d'avertissement sont écrites afin d'amener le locataire à faire quelque chose, appelée lettre de conformité. L'autre type de lettre est une lettre d'infraction qui avertit les locataires qu'ils enfreignent le bail et courent le risque de résilier le bail.
- Par exemple, un titre de conformité pourrait indiquer: «Conformité avec notre politique antitabac»
- Une lettre de violation pourrait se lire: «Avis de payer ou de quitter».
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Commencez par faire référence au bail et à la façon dont il a été violé. Il est important que votre lettre mentionne immédiatement les conditions du bail que votre locataire viole. Ciblez autant que possible votre lettre sur les questions en litige, en expliquant clairement pourquoi le locataire a reçu la lettre et ce que le locataire doit faire à propos de la situation.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «En vertu d'un bail écrit daté du 2 novembre 2015, vous vous êtes engagé à ne pas fumer dans les aires communes à proximité de vos locaux»
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Informez votre locataire de la façon dont il peut rectifier la situation. Dans une lettre d'avertissement, vous devez indiquer au locataire comment il peut résoudre le problème après l'avoir informé de la violation. La solution peut être de payer de l'argent ou d'arrêter une action spécifique.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Vous êtes tenu d'arrêter de fumer dans les parties communes à proximité de vos locaux»
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Établissez des conditions et des conséquences claires si le locataire continue sa violation. En établissant ce qui se passera si une violation se poursuit, vous préparerez le terrain pour toute mesure corrective future que vous pourriez avoir à prendre contre le locataire.
- Par exemple, écrivez «Si vous ne parvenez pas à corriger cette violation, la location sera annulée d'ici le 1er décembre 2015».
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Conclure la lettre et faire le suivi avec le locataire. Conclure la lettre par un simple «Sincèrement» suivi de votre signature fonctionnera dans la plupart des cas. Il est important que vous effectuiez un suivi auprès du locataire plusieurs jours après avoir reçu la lettre. Vous voudrez vous assurer que le locataire a compris la lettre et prévoit d'apporter les changements nécessaires à son comportement.

Comment écrire une lettre d'avertissement à un locataire concernant la résiliation d'un bail?

Partie 3 sur 3: résoudre les problèmes courants avec les locataires

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Résolvez les problèmes de loyer en retard ou impayé avec un rappel ou une lettre de demande de paiement. Les retards de paiement, et même les loyers impayés, sont quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels un propriétaire devra faire face. En règle générale, un propriétaire devrait fournir une fenêtre de 3 à 5 jours après la date d'échéance du loyer avant que le loyer ne soit considéré comme en retard. Ainsi, si le loyer est prévu le premier de chaque mois, le locataire devrait avoir jusqu'au troisième ou au cinquième du mois pour payer. En tant que propriétaire, il est essentiel que vous informiez le locataire de la date d'échéance du loyer et qu'il soit considéré en retard dans son paiement.
- Si votre locataire est en retard dans le paiement de son loyer, vous pouvez lui adresser une lettre de rappel ou une lettre de mise en demeure. Ces lettres peuvent être remises en personne, par la poste ou par courriel. Assurez-vous de conserver une copie de la lettre.
- Une lettre de rappel doit être généralement d'un ton aimable, rappelant au locataire qu'il est en retard de paiement. Il devrait inclure une liste exacte de ce qu'ils doivent et quand. La lettre doit se conclure sévèrement, informant le locataire qu'une action en justice sera intentée si le loyer n'est pas payé à une date précise.
- Une lettre de demande de paiement doit être plus menaçante. Il devrait préciser le loyer qui est dû, y compris les frais de retard. Il doit également informer le locataire que vous entamerez une procédure d'expulsion si le loyer n'est pas payé immédiatement. À partir de là, vous pouvez contacter un avocat spécialisé dans l'expulsion pour entamer la procédure.
- N'oubliez pas qu'il est illégal de verrouiller un locataire ou de fermer les services publics. Il est également illégal de menacer, d'humilier ou de renvoyer physiquement le locataire.
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Traiter le bruit et les comportements désordonnés en documentant et en enregistrant les incidents. Les violations du bruit, les fêtes bruyantes et autres comportements désordonnés sont des plaintes courantes que les propriétaires ont avec leurs locataires. Dans certains États, des infractions répétées de conduite désordonnée peuvent être des motifs d'expulsion. Dans ces circonstances, la chose la plus importante à faire pour un propriétaire est de documenter les cas de conduite désordonnée, en notant à la fois l'heure et la nature exacte de l'infraction (bruit fort, fête, etc.).
- Vous pouvez commencer à régler la situation en rappelant au locataire en personne ou par lettre le contrat de location, qui doit mentionner quelque chose au sujet de la violation des lois ou des perturbations. Fournissez au locataire une autre copie du bail avec la lettre, en soulignant les règles qu'il a enfreintes.
- Si la situation persiste, vous avez le droit de menacer d'expulsion par lettre officielle. Cette lettre doit inclure les dates, heures et incidents spécifiques qui ont eu lieu.
- Si vous recevez une plainte d'un locataire concernant la conduite désordonnée d'un autre locataire, il vous incombe légalement de discuter du problème avec le locataire bruyant.
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Corrigez les locataires qui enfreignent continuellement les règles avec des rappels du bail. Alors que certaines règles énoncées peuvent être insignifiantes et que la violation peut ne pas mettre en danger les personnes ou les biens, d'autres règles sont censées être prises au sérieux. Il est de la responsabilité du propriétaire de décrire les règles de la propriété dans le bail. Si l'une de ces règles est violée, une lettre doit être envoyée immédiatement au locataire contrevenant. Encore une fois, mettez en évidence les règles qui ont été enfreintes et ordonnez au locataire de cesser l'activité ou de risquer l'expulsion.
- Envisagez d'ajouter les exigences ou règles suivantes à votre bail; une liste de tous les locataires, les limites d'occupation, les conditions de location (au mois ou à l'année), le montant du loyer, les dépôts et les frais, les réparations, les restrictions sur les activités illégales et les animaux de compagnie.
- En tant que propriétaire, vous devez être proactif et être à l'affût d'éventuelles violations graves.

Comment écrire une lettre à un locataire et à ses visiteurs pour garder les portes fermées pour des raisons de sécurité?

Conseils

Soyez toujours civilisé.
Sélectionnez soigneusement le contenu de votre lettre. Bien que votre état puisse ne pas avoir d'exigences pour les formes légales de lettres d'avertissement, les lettres qui ne traitent pas correctement le problème ou qui contiennent des informations erronées pourraient être utilisées contre vous devant les tribunaux.
Si votre lettre inclut le sujet de l'expulsion, assurez-vous d'inclure des citations de la loi applicable pour montrer que vous avez fait vos recherches.
En cas d'expulsion pour non-paiement, assurez-vous de ventiler les sommes dues, le but des sommes dues et la façon dont les frais sont calculés. Par example:
- xxx $ - Loyer arrière, pour juillet, dû le 1er juillet, en retard le 5 juillet
- xxx $ - Frais de retard de 3,70€/jour, pour location de juillet, à partir du 6 juillet
- xxx $ - Montant total dû et payable immédiatement.

Lisez aussi: Comment trouver un bon propriétaire?

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Pas

Partie 1 sur 3: commencer votre recherche de fond

Partie 2 sur 3: rédaction de la lettre

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