Comment mettre en place un système de gestion d'actifs?
Un système de gestion d'actifs est le processus qu'une entreprise utilise pour tirer le meilleur parti de ses actifs.
Un système de gestion d'actifs est le processus qu'une entreprise utilise pour tirer le meilleur parti de ses actifs. Ce système vise également à réduire les coûts d'achat et de maintenance de ces actifs, ainsi qu'à s'assurer que le client reçoit le bon produit, service ou contenu qu'il demande rapidement et efficacement. Ce système est appliqué dans toute la hiérarchie d'une entreprise et doit être cohérent dans tous les actifs. Les systèmes de gestion des actifs peuvent être mis en place physiquement ou via un logiciel spécialisé et peuvent gérer des actifs physiques, des logiciels ou des supports numériques. Suivez les étapes suivantes pour configurer votre système de gestion des actifs.
Méthode 1 sur 3: créer un système de gestion d'actifs
- 1Définissez vos actifs. Identifiez tous les actifs gérés ou détenus par votre entreprise. Les actifs sont tous les éléments, qu'ils soient physiques, numériques ou immatériels, qui ont une valeur pour votre entreprise. Les actifs peuvent être n'importe quoi, des immobilisations comme des machines, des véhicules ou des bâtiments, au contenu numérique ou aux logiciels. Définissez ces éléments tels qu'ils s'appliquent spécifiquement à votre entreprise. Quels objets produisent de la valeur pour vous?
- Vos actifs sont appelés collectivement votre portefeuille d'actifs.
- 2Faites l'inventaire de vos biens. Pour obtenir une bonne image de votre portefeuille d'actifs actuel et des coûts futurs des actifs, vous devrez compter, organiser et évaluer les actifs que vous possédez actuellement. Vous devez également prendre soin d'évaluer l'état de vos actifs et de prendre note de leur emplacement physique.
- La valeur de l'actif doit être évaluée en utilisant le calcul de la juste valeur marchande. Ce montant représente la valeur de vente potentielle de l'actif, plutôt que sa valeur relative, économique ou comptable. Ce n'est pas la même chose que la base d'amortissement de votre entreprise pour les actifs que vous utilisez pour les impôts et les états financiers.
- 3Déterminez la demande d'actifs. Le but ici est de déterminer combien de valeur doit être créée par vos actifs. Cela combine la demande de création de valeur des actionnaires, la demande de produits des clients et les exigences réglementaires. Ces informations vous aideront à déterminer un niveau de service, qui fait ici référence à combien, à quelle fréquence ou combien de fois vous devrez utiliser chaque actif pour créer de la valeur.
Méthode 1 sur 3: création d'un système de gestion d'actifs. - 4Déterminez le coût total de chaque actif sur sa durée de vie. Après avoir déterminé le niveau de service de l'actif, vous devrez déterminer le coût de maintenance, d'entretien ou de réparation des actifs pour les maintenir à ce niveau de service. Les coûts de réparation combineront le coût réel de la réparation avec la probabilité que l'actif nécessitera une réparation au cours de sa durée de vie.
- 5Réduire le risque. Mesurez le risque des actifs comme moyen d'identifier et de minimiser votre exposition au risque. Le risque lié aux actifs comprend la possibilité que vos actifs tombent en panne ou ne parviennent pas à fournir une valeur adéquate et le coût de cette défaillance. En analysant ces informations, vous êtes en mesure d'évaluer les coûts potentiels de vos actifs au fil du temps et de trouver des moyens de minimiser ce risque. Par exemple, vous pouvez concevoir des processus pour remplacer les actifs risqués ou utiliser temporairement des actifs alternatifs à leur place. Cela réduirait le coût de l'actif défaillant.
- Vous pouvez utiliser une table de probabilité pour vous aider dans cette évaluation.
- 6Minimiser le coût. Recherchez des moyens d'optimiser l'efficacité de l'acquisition, de la gestion, de la maintenance, du déplacement ou de l'utilisation de vos actifs. Cela dépendra principalement de la nature des actifs de votre entreprise. Calculez le coût de maintenance des actifs sur une longue période et décidez s'il serait plus rentable de simplement les remplacer. Alternativement, vous pouvez trouver des méthodes plus efficaces pour déplacer vos actifs selon vos besoins. Consultez votre équipe de direction pour réfléchir à des idées de réduction des coûts.
Méthode 2 sur 3: utiliser la gestion des actifs logiciels
- 1Déterminez vos besoins en matière de gestion d'actifs. Avant de choisir le bon logiciel de gestion d'actifs pour votre entreprise, vous devez vérifier le type d'actifs que vous souhaitez gérer. Vous devriez également considérer quels sont vos objectifs dans la mise en œuvre de ce système. Qu'essayez-vous d'accomplir ou de résoudre en effectuant ce changement? Existe-t-il des structures organisationnelles ou managériales dans lesquelles ce système devra s'intégrer? Réfléchir à ces questions peut vous aider à choisir le bon logiciel de gestion d'actifs.
- Vous devez également déterminer si le coût de mise en œuvre de ce type de système serait supérieur à la valeur qu'il apportera à l'entreprise. Peut-être que la peine de tout changer pour ce système vous fera reculer plus que le système ne fera avancer votre entreprise.
- 2Choisissez un logiciel qui s'adaptera aux différents types d'actifs. Il peut s'agir de composants informatiques, non informatiques et autres, selon vos besoins. Votre choix de logiciel dépendra également de la taille et de la complexité de votre portefeuille de logiciels. Réfléchissez à vos objectifs dans la mise en œuvre de ce type de système et assurez-vous qu'ils sont atteints avec le logiciel que vous avez sélectionné.
- Par exemple, certains programmes de gestion d'actifs réputés à considérer incluent: mHelpDesk, Microsoft Dynamics CRM, Spiceworks, NetSuite et Samanage.
Suivez les étapes suivantes pour configurer votre système de gestion des actifs. - 3Commencez par un essai gratuit. Cela vous aidera à vous familiariser avec les fonctionnalités du programme. Ensuite, vous pouvez choisir parmi les différentes versions fournies par le fournisseur du logiciel. Examinez chaque variété du programme et évaluez sa facilité d'utilisation et son intégration dans le reste de votre organisation.
- 4Vérifiez l'efficacité de ce logiciel de gestion d'actifs particulier. Par exemple, vérifiez s'il inclut ou non l'audit complet du PC et la découverte du matériel, la découverte et l'utilisation des logiciels, la découverte automatique d'autres actifs dans un format convivial pour un accès facile.
- Assurez-vous que votre logiciel assure la gestion et la conformité des licences logicielles et contribue à l'audit des logiciels.
- 5Configurez votre logiciel de gestion d'actifs. Achetez le logiciel et exécutez la configuration sur votre système comme indiqué. Le logiciel vous demandera probablement d'effectuer un inventaire de vos éléments logiciels et système.
Méthode 3 sur 3: mise en place de la gestion des actifs numériques
- 1Déterminez vos besoins de stockage. La gestion des actifs numériques (DAM) fait référence à un système qui gère le contenu et les informations des médias numériques, notamment des photos, des fichiers audio, des informations sur le marché, des vidéos et des informations sur les clients, entre autres. Ce contenu peut être facilement géré à l'aide du logiciel DAM. Pour déterminer le type de système DAM à utiliser, vous devez d'abord évaluer vos actifs. Par example:
- Quel est le volume de vos données et contenus? Déterminer une mesure en téraoctets ou gigaoctets.
- Comment les données/contenus sont-ils formatés? Quels types de fichiers utilisez-vous?
- 2Déterminez vos besoins d'accès aux ressources. Un autre facteur important pour déterminer le type de logiciel DAM à utiliser est de savoir qui a besoin d'accéder au contenu et quand il en a besoin. Pensez également à l'endroit où le contenu sera conservé. Le contenu sera-t-il stocké sur votre serveur et accessible par le DAM ou stocké dans le cloud? De plus, déterminez si des tiers, comme des clients ou des fournisseurs, auront besoin d'accéder au système. Cela peut être plus facile avec certains progiciels DAM que d'autres.
La gestion des actifs numériques (DAM) fait référence à un système qui gère le contenu et les informations des médias numériques, notamment des photos, des fichiers audio, des informations sur le marché, des vidéos et des informations sur les clients. - 3Trouvez un système DAM à utiliser. Il existe un vaste marché pour les logiciels DAM avec de nombreux concurrents différents offrant tous des options légèrement différentes. Certaines de ces options sont basées sur le Web et d'autres sont installées sur votre système. Ils offrent une vaste gamme de services différents et peuvent gérer divers volumes de données. Certains des systèmes les plus populaires incluent:
- Chant.
- Célum.
- Nuxéo.
- EntrezMédias.
- Élargir.
- 4Lancez votre système DAM. Comparez les différentes options de DAM et choisissez-en une qui correspond aux besoins que vous avez identifiés précédemment. À partir de là, vous pouvez essayer un essai gratuit si le fournisseur de logiciel en propose un. Sinon, vous pouvez simplement acheter le logiciel et commencer à charger vos données. Le processus exact variera selon les fournisseurs et les plates-formes logicielles, mais attendez-vous à travailler avec le logiciel pour télécharger l'étendue de votre contenu, puis configurer votre distribution et votre stockage selon vos besoins.
Les commentaires (2)
- Excellent examen de la façon de créer un DAM. Plein d'infos et plein de bons conseils. Les 3 méthodes fonctionneraient, il suffit de trouver la bonne méthode pour vous.
- C'est vraiment utile dans mes entretiens et dans la mise en place de mon modèle de gestion des actifs de l'entreprise.
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