Comment mettre à niveau votre solution ERP existante?

Le décideur d'achat doit s'assurer que les exigences de l'utilisateur, de l'entreprise, fonctionnelles et financières sont examinées.

Lorsque vient le temps de changer une solution de gestion financière ou commerciale existante, les entreprises peuvent souvent se retrouver intimidées par la perspective d'une entreprise d'une telle envergure. Voici quelques questions que les entreprises doivent se poser avant de commencer:

Êtes-vous sûr d'avoir vraiment besoin de changer votre système existant?
L'avez-vous vraiment dépassé ou l'utilisez-vous simplement?

Pas

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Développer la portée et comprendre l'impact et les délais de mise en œuvre.
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Construire une équipe (un groupe de pilotage) de représentants clés pour aider à la planification, au développement et à la mise en œuvre du projet. La population d'utilisateurs doit agir en tant que groupe de pilotage, en veillant à ce que les exigences fonctionnelles, les processus existants, les défis actuels et les fonctionnalités dont ils bénéficieraient dans un futur système soient pris en compte dans la sélection d'un système.
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Le décideur d'achat doit s'assurer que les exigences de l'utilisateur, de l'entreprise, fonctionnelles et financières sont examinées.
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Établir une spécification des exigences clés, y compris: la stratégie commerciale, la compilation des exigences, toutes les exigences clés qui peuvent être non standard

N'ayez pas peur de poser les questions à votre gestionnaire de compte partenaire d'assistance, à votre équipe d'assistance et sur leurs forums en ligne.
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Déterminez les éléments qui font le bon fournisseur/partenaire et assurez-vous de prendre en compte: Le réseautage avec des contemporains dans des industries similaires pour apprendre de leurs expériences peut être très instructif.
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Rédigez une demande d'informations (RFI) à présenter/envoyer aux fournisseurs potentiels, détaillez les sujets suivants lors de la structuration de votre RFI: Informations générales sur l'organisation acheteur, Résumé du besoin de l'application, Exigences matérielles, Évolutivité (volume de données/utilisateurs), Compétences d'intégration, Échéanciers du projet et jalons sélectionnés, Calendrier des coûts estimés
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Travailler avec l'équipe de projet pour évaluer la réponse des fournisseurs potentiels et les solutions qu'ils présentent; s'assurer que les aspects suivants sont pris en compte: Compétences en gestion de projet et en conseil aux entreprises, Expertise du marché vertical, Service de haute qualité et support local, Liens étroits avec l'auteur du logiciel, Base d'utilisateurs nationale/internationale, Niveaux égaux d'expertise en conseil en cas d'absence d'un PM pour toute période pendant laquelle le projet doit être remis, Compétences en intégration, Développer des améliorations à valeur ajoutée pour le logiciel, Processus de mise en œuvre, Modules complémentaires spécialisés, Connaissance de l'industrie.
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Évaluer les réponses, dans le cadre de cette évaluation; présélectionner jusqu'à trois fournisseurs, demander des démonstrations détaillées et de haut niveau (dans leurs bureaux pour rencontrer les équipes impliquées), se faire une idée de la taille et de l'échelle de leur opération, travailler à travers la RFI avec les fournisseurs lors de ces réunions pour s'assurer qu'ils comprennent parfaitement vos besoins et prendre des références téléphoniques.
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Demander des évaluations/démonstrations départementales détaillées et des visites de sites de référence au fournisseur préféré. Ces visites sont l'occasion de comprendre le processus de mise en œuvre et l'accompagnement offert par le fournisseur potentiel, mais ne coupez pas les ponts avec les autres fournisseurs, au cas où.
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Préparer le plan de projet avec le fournisseur; examiner les contrats, finaliser les coûts et passer un contrat.

Conseils

Voici quelques-unes des principales raisons d'un changement de système: l'entreprise a besoin d'une solution capable de répondre aux changements de processus et de procédures métier; il y a un besoin d'une plus grande intégration avec d'autres systèmes; la solution existante ne répond plus aux besoins de l'entreprise.

Construire une équipe (un groupe de pilotage) de représentants clés pour aider à la planification, au développement et à la mise en œuvre du projet.
Un élément à prendre en compte concernant le prochain système que vous choisirez est l'importance d'une mise à niveau régulière pour éviter les temps d'arrêt, la perte de données et l'augmentation des coûts. Les anciennes versions sont souvent incompatibles avec les nouvelles, il est donc important de rester à jour.
En tant que client qui paie son support et sa maintenance annuels, vous avez généralement droit aux dernières versions du logiciel dans le cadre de ce contrat. La mise à niveau de votre solution vous permettra également de profiter généralement de la dernière version de MS Windows, MS Office, MS SQL et d'autres plates-formes commerciales couramment utilisées. Ceux-ci peuvent améliorer considérablement la sécurité des données, l'accessibilité contrôlée et la vitesse.
Si vous n'effectuez pas de mise à niveau lorsque de nouvelles versions complètes sortent, ou si vous avez un nombre important de correctifs en retard, vous pourriez vous priver des avantages commerciaux que vous payez déjà avec vos renouvellements de maintenance.
N'ayez pas peur de poser les questions à votre responsable de compte partenaire d'assistance, à l'équipe d'assistance et sur leurs forums en ligne. C'est également une bonne idée de consulter les sites Web des auteurs et les portails clients pour les révisions des nouvelles versions publiées par d'autres utilisateurs et de dialoguer avec les équipes des auteurs et des partenaires lors des événements et groupes d'utilisateurs réguliers.

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