Comment établir légalement une liste de fournisseurs préférés?

Constituez une équipe de révision. Lorsque vient le temps d'examiner les RFI complétées, mettez une équipe d'employés ensemble pour les évaluer. L'équipe que vous mettez en place doit être un échantillon représentatif de votre entreprise afin que chaque département soit représenté et que vous receviez autant de perspectives différentes que possible. Assurez-vous d'inclure des experts financiers et des avocats afin qu'ils puissent examiner chaque RFI de leur point de vue professionnel.

Écran pour un ajustement initial. Une fois votre équipe constituée, prenez le temps chaque semaine de vous asseoir ensemble et de filtrer les RFI. Le processus de sélection initial devrait simplement chercher à éliminer les fournisseurs qui ne correspondent pas à vos besoins. Par exemple, si un fournisseur soumet une demande de renseignements indiquant qu'il ne peut fournir que des ordinateurs portables, mais que votre entreprise n'a pas besoin d'ordinateurs portables, vous pouvez rapidement les rayer de la liste.

• De plus, recherchez des fournisseurs qui ne correspondent pas à votre style d'entreprise. Par exemple, si un fournisseur demande un paiement tous les 15 jours, mais que votre entreprise ne paie que par versements mensuels, vous souhaiterez peut-être les rayer de la liste.

Recherchez les drapeaux rouges dans le rfis renvoyé. Chaque RFI restante doit être examinée pour l'adéquation et la qualification. Chaque examinateur doit prendre des notes et garder une trace de tous les signaux d'alarme qui apparaissent dans des RFI particulières. Les drapeaux rouges peuvent être tout ce qui donne à un examinateur une pause sur l'utilisation de ce fournisseur particulier sur votre liste préférée. Si vous trouvez trop de drapeaux rouges dans une RFI, ce fournisseur doit être retiré de la considération. Les drapeaux rouges courants dans les RFI incluent:

• Des ressources financières insuffisantes
• Un bilan de performances médiocre
• Une réputation malhonnête
• Responsabilité civile ou pénale antérieure
• Une histoire de fraude
• Des offres qui semblent trop belles pour être vraies
• Des structures d'entreprise qui n'ont pas de sens

Mener des entretiens avec des fournisseurs potentiels. Une fois que vous avez réduit votre liste de fournisseurs potentiels, contactez chacun d'eux et effectuez un deuxième niveau d'examen. Informez chaque fournisseur qu'il a atteint le deuxième niveau d'examen. Vous devez également leur dire que vous aimeriez interroger certains employés clés avec lesquels vous travailleriez probablement s'ils figuraient sur votre liste de fournisseurs préférés. Lorsque vous menez ces entretiens, gardez les questions liées à la relation d'affaires que vous pourriez éventuellement nouer.

• Par exemple, vous pourriez demander comment l'employé gère les commandes qu'il reçoit, comment il facture et s'il a déjà eu des problèmes avec des entreprises avec lesquelles il a travaillé dans le passé.

Testez la réputation du vendeur. En plus d'interroger les employés au sein de l'entreprise du fournisseur, posez des questions à d'autres personnes du secteur du fournisseur. Lorsque vous interviewez ces personnes, renseignez-vous sur la réputation et l'intégrité du fournisseur. Ces personnes vous donneront souvent les informations les plus honnêtes qui soient. Cependant, soyez prudent lorsque vous posez des questions à la concurrence d'un fournisseur. Ces personnes seront souvent biaisées et ne vous donneront peut-être pas de réponses tout à fait honnêtes. Essayez de vous en tenir à autant d'informations objectives que possible.

Effectuer des visites de sites. En tant que dernier niveau d'examen pour tous les fournisseurs qui sont arrivés jusqu'ici, envoyez une demande d'accès à leur lieu de travail. Profitez de cette occasion pour revoir les procédures pour vous assurer que leurs installations sont en état de marche et que leurs employés sont prêts à répondre à vos besoins.

• Rencontrez les employés clés avec lesquels vous travailleriez et déterminez si le fournisseur conviendrait parfaitement à votre entreprise.

Demandez à chaque fournisseur de signer une feuille de conditions générales. Lorsque vous avez une liste de fournisseurs qui répondent à vos qualifications et qui peuvent offrir leurs produits à un prix acceptable, envoyez une lettre à chacun pour les informer que vous souhaitez les ajouter à votre liste de fournisseurs préférés. Avant d'être inclus dans votre liste de fournisseurs préférés, chaque fournisseur devrait être tenu de signer une feuille de conditions générales. Ce document exposera les termes de votre accord avec chaque fournisseur individuel. Il doit inclure, entre autres, le prix de leurs produits, la manière dont la commande doit être passée, le mode de facturation et la manière dont les litiges seront réglés.

Créez une liste de fournisseurs. Tous les fournisseurs qui signent votre feuille de conditions générales doivent ensuite être entrés dans votre liste finale de fournisseurs préférés. Vérifiez en ligne les modèles que vous pourriez utiliser. Cependant, le contenu de votre liste de fournisseurs préférés est plus important que son format.

Incluez les informations personnelles importantes du vendeur. Votre liste de fournisseurs préférés doit être classée par département, afin que chacun des départements de votre entreprise puisse facilement trouver qui contacter pour divers besoins de produits. Sous le titre de chaque département devrait être une liste de fournisseurs approuvés pour tous les divers produits que le département achète normalement. Chaque employé de votre entreprise doit pouvoir consulter la liste des fournisseurs préférés et déterminer:

• Le nom du vendeur
• Les coordonnées du vendeur
• Les produits que chaque fournisseur est autorisé à vendre
• Le prix de chaque produit

Distribuez votre liste aux employés nécessaires. Une fois votre liste terminée, distribuez-la à ceux qui ont besoin d'y accéder. Cette liste peut être accompagnée d'une note interne à l'entreprise expliquant ce qu'est la liste et comment elle doit être utilisée.

Définir une politique interne pour examen. En plus de créer une liste de fournisseurs préférés, vous devez également définir une politique de révision périodique de cette liste. Ces listes doivent être révisées en raison de la fermeture d'une entreprise, des changements de prix et des problèmes. Votre entreprise doit revoir la liste des fournisseurs préférés de temps en temps pour s'assurer qu'elle est à jour et qu'elle fonctionne pour l'entreprise.

• De nombreuses entreprises vérifient leurs listes tous les deux ou trois ans.

Évaluez les résultats de votre liste initiale. Lorsque vous créez votre liste initiale de fournisseurs préférés, vérifiez vos résultats après plusieurs mois d'utilisation. Vous voulez faire cela pour vous assurer d'économiser de l'argent et d'utiliser la liste à son plein potentiel.

Discutez des changements de prix lorsqu'ils surviennent. Les vendeurs augmenteront souvent les prix au fil du temps. Lorsque cela se produit, examinez leur place sur votre liste de fournisseurs préférés et déterminez si d'autres fournisseurs pourraient vous faire une meilleure offre. Une grande partie de la liste des fournisseurs préférés consiste à obtenir des prix préférentiels. Si le prix n'est pas juste, ne poursuivez pas la relation.

Recherchez de nouveaux joueurs. Tout comme les anciens fournisseurs de votre liste pourraient fermer leurs portes, de nouveaux fournisseurs verront le jour qui n'étaient pas là lorsque vous avez créé votre liste initiale. Examinez périodiquement le marché et recherchez de nouveaux fournisseurs. Souvent, les nouvelles entreprises proposent des offres intéressantes pour les aider à obtenir des affaires cohérentes.