Comment choisir un hôtel pour votre conférence?

Utilisez le site Web de l'hôtel pour voir s'ils ont les bons logements. La plupart des hôtels placeront des informations telles que la disponibilité des chambres, les salles de conférence et l'équipement, et s'ils ont déjà organisé des conférences sur leur site Web. Utilisez cette page pour décider immédiatement si vous souhaitez ou non poursuivre vos recherches sur un hôtel.

Assurez-vous que l'hôtel soit accessible aux participants à la conférence. L'hôtel devra être situé à proximité d'un aéroport ou d'une gare, si les participants viennent de loin pour se rendre à la conférence. Si vous vous attendez à ce que beaucoup de participants se rendent à l'hôtel en voiture, il devrait y avoir un parking suffisamment grand pour accueillir leurs voitures.

• Vous devriez également vérifier s'il y a des restaurants, des bars et d'autres attractions à proximité de l'hôtel, afin que les participants à la conférence puissent avoir quelque chose de divertissant à faire le soir.

Renseignez-vous sur le nombre et la taille des salles de conférence disponibles. De nombreuses conférences nécessitent plusieurs salles de conférence ou de réunion qui offrent un espace pour les rassemblements de petits groupes et de grands groupes au cours de la conférence. Assurez-vous également de vous renseigner sur la disponibilité des branchements électriques et sans fil dans chacune des pièces.

• Si des personnes font des présentations dans la salle de conférence, l'espace devra disposer d'équipements et de capacités audiovisuels que les présentateurs pourront utiliser.

Appelez pour vous renseigner sur la restauration des repas et la planification des menus, si nécessaire. Cela n'est nécessaire que si vous souhaitez que l'hôtel accueille votre conférence ou si vous souhaitez que l'hôtel accueille une entreprise de restauration. Discutez des dispositions possibles pour la restauration des repas et la planification des menus, ainsi que des rafraîchissements et des amuse-gueules pour les pauses entre les sessions, afin de vous assurer que les participants à la conférence auront accès à de la nourriture et des boissons pendant l'événement.

• Idéalement, l'hôtel que vous choisissez peut préparer un menu suffisamment varié pour gérer les différentes exigences alimentaires dont vos participants auront besoin.

Consultez le personnel au sujet de la capacité de recevoir et de stocker l'équipement d'exposition. Demandez à un responsable ou à un membre du personnel si l'hôtel peut accueillir les expositions des participants à l'avance ou les stocker dans une salle de conférence avant que les présentations n'aient réellement lieu. Si l'hôtel ne dispose pas de ce type d'espace, les participants devront conserver leurs expositions dans leur chambre tout au long de la conférence, ce qui peut être inconfortable.

• Demandez également quelle aide l'hôtel peut fournir pour l'expédition de l'équipement et des expositions une fois l'événement terminé.

Contactez d'autres entreprises qui ont utilisé cet hôtel pour obtenir leurs commentaires. Si vous connaissez d'autres organisations qui ont utilisé l'hôtel pour organiser une conférence dans le passé, elles peuvent vous dire comment s'est passée leur expérience. Demandez spécifiquement s'ils pensent que l'hôtel est un bon choix pour leur conférence et s'ils choisiraient le même hôtel pour les futures conférences.

• Vous pouvez également trouver ce type d'informations en recherchant des avis sur l'hôtel en ligne.

Discutez avec un gestionnaire des coûts et des frais que vous pourriez également avoir à payer. En plus des frais initiaux pour les salles et l'équipement de présentation, découvrez s'il existe d'autres frais auxquels vous ne pensez peut-être pas tout de suite. S'ils vous disent qu'il n'y en a pas, vous voudrez peut-être obtenir un deuxième avis de quelqu'un qui a organisé une conférence là-bas dans le passé, si vous le pouvez.

Découvrez si chaque hôtel a des disponibilités pendant les dates de votre événement. Une fois que vous savez quels hôtels vous intéressent et qui correspondent à vos besoins, vous devez savoir s'ils sont réellement libres d'accueillir votre conférence lorsque vous prévoyez de la tenir. Rayez de votre liste les hôtels qui n'ont pas de disponibilité, à moins que vous n'ayez une marge de manœuvre pour réorganiser les dates de votre conférence.

Obtenez un devis de chaque hôtel qui vous intéresse et comparez-les. Appelez la réception pour expliquer tout ce qui sera nécessaire pour votre conférence et demandez ce que l'hôtel facturerait à votre organisation. Assurez-vous de considérer les critiques de l'hôtel ainsi que le prix. Un prix bas peut être attractif, mais si l'hôtel a la réputation d'être de moindre qualité en matière d'hébergement et de services aux clients, il peut être préférable de dépenser un peu plus et de choisir un hôtel mieux noté.

• Demandez si l'hôtel offrira des incitations à votre organisation pour les choisir. S'ils savent que vous comparez plusieurs hôtels, ils peuvent vous offrir des avantages afin de sécuriser votre entreprise.

Assurez-vous que chaque hôtel répond à vos besoins. Visitez l'hôtel si vous ne l'avez pas déjà fait et faites un tour des lieux. Vérifiez s'il offre tous les aménagements que vous considérez absolument nécessaires au succès de votre conférence.

• Par exemple, si votre lieu de conférence doit absolument avoir au moins une salle de conférence, vérifiez chaque hôtel qui vous intéresse pour confirmer qu'il dispose d'une salle de conférence assez grande que vous pouvez utiliser pour votre conférence.