Comment organiser une réunion virtuelle efficace?
L'organisation d'une réunion virtuelle efficace est essentielle lorsque les clients, les travailleurs ou le personnel ne peuvent pas être présents lors d'une réunion régulière en personne.
L'organisation d'une réunion virtuelle efficace est essentielle lorsque les clients, les travailleurs ou le personnel ne peuvent pas être présents lors d'une réunion régulière en personne. Motivez les participants et rendez les réunions attrayantes en vous assurant que les participants hors site ont la même expérience que les personnes présentes dans la salle de réunion physique. Réalisez ceci grâce à une planification minutieuse quelques jours avant la réunion.
Méthode 1 sur 4: faire un ordre du jour
- 1Déterminez combien de temps durera la réunion. Préparez un aperçu de ce qui doit être couvert pendant la réunion.
- 2Faites une chronologie. Indiquez le temps qui sera consacré à chaque section. Écrivez ce temps à côté de chaque sujet qui sera discuté lors de la réunion.
- 3Recueillez des informations qui doivent être discutées. Recherchez des informations utiles en ligne ou fournies par l'entreprise.
- 4Faites des copies du matériel souhaité qui sera discuté lors de la réunion. Faites toujours quelques copies supplémentaires de documents pour les invités ou les visiteurs inattendus.
Méthode 2 sur 4: envoyer des documents à l'avance
- 1Avertissez le personnel qu'il y aura une réunion. Vous pouvez envoyer un mémo par e-mail au personnel. Pour vous assurer que tout le monde est au courant de la réunion, demandez-leur de vous envoyer un e-mail de confirmation.
- 2Distribuez tout matériel informatif ou document qui sera discuté à l'avance. Cela permet aux personnes participant à la réunion de consulter les documents requis et de se familiariser avec les sujets discutés. Cela leur permettra de se préparer et de poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir pendant la réunion.
- 3Donnez aux personnes assistant à la réunion tous les documents requis qui doivent être remplis ou mis à jour un jour avant la réunion. Informez les travailleurs qu'ils doivent apporter ces formulaires remplis avec eux à la conférence.
Une planification minutieuse est nécessaire pour produire une réunion virtuelle productive.
Méthode 3 sur 4: vérifier l'équipement électronique
- 1Assurez-vous que tous les appareils électroniques utilisés pendant la réunion virtuelle sont en bon état de fonctionnement. Faites-le au moins une semaine à l'avance. Vérifiez le fonctionnement de tout équipement audio, tel que téléphones, caméras vidéo et autres équipements de bureau.
- 2Faites un petit test sur chacun. Vous pouvez également effectuer une analyse d'échantillon sur chaque pièce d'équipement pour vous assurer que vous savez comment utiliser chaque pièce d'équipement.
- 3Résolvez les problèmes rencontrés avec l'équipement électronique ou envoyez l'article à un atelier de réparation. Si l'entreprise a besoin d'une version mise à jour ou d'un nouvel équipement électronique, voyez si l'entreprise a l'argent pour le payer.
Méthode 4 sur 4: pendant la réunion virtuelle
- 1Présentez-vous. Indiquez votre nom et votre titre. Parlez d'une voix claire et concise.
- 2Expliquez tout en détail. Il est important de fournir à l'auditeur à distance des détails explicites pour s'assurer qu'il comprend tout ce qui est discuté.
- 3Engagez l'auditeur en demandant des commentaires et motivez les participants à participer à la discussion. Étant donné que les auditeurs ne reçoivent pas d'indices visuels, il peut être difficile de les garder intéressés et engagés dans la discussion. Une façon de s'assurer que la personne reçoit et comprend l'information est de poser des questions toutes les quelques minutes.
- 4S'abstenir de mettre la personne en sourdine. Pour qu'ils se sentent comme s'ils étaient dans la salle de réunion avec d'autres participants, permettez-leur d'entendre ce que les autres entendent.
- Assurez-vous de garder une trace des fuseaux horaires. Ce qui peut être un moment approprié pour une réunion dans une partie du monde peut ne pas être le meilleur moment pour quelqu'un dans une autre partie du pays.
- Une planification minutieuse est nécessaire pour produire une réunion virtuelle productive. Ne pas vérifier l'équipement peut entraîner un dysfonctionnement ou l'annulation de la réunion.
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