Comment planifier une conférence Web?

Enregistrez la conférence ou gardez un procès-verbal pour ceux qui ne peuvent pas assister à la conférence Web.

Vous ne pouvez pas attendre la dernière minute pour planifier, vous devrez commencer tôt. Bien que chaque conférence Web varie, voici quelques étapes pour vous aider à planifier la vôtre.

Pas

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Décidez de ce que vous voulez accomplir. Limitez-vous à ce qui peut être couvert dans la conférence Web dans un certain laps de temps.
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Contactez une société d'hébergement. Si vous en utilisez un, pour fixer une date et une heure pour la conférence Web, pour couvrir les détails de base et pour obtenir des liens et des codes d'accès à envoyer aux participants. Pensez à prévoir une demi-heure supplémentaire au cas où la conférence durerait longtemps.
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Décidez qui doit y assister. Utilisez le logiciel de conférence pour les inviter. Incluez le lien et le code d'accès dont ils auront besoin pour participer.
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Créez un agenda chronométré. Rassemblez du contenu pour la réunion, notamment des feuilles de calcul, des présentations et des documents. Créez ou affectez quelqu'un pour préparer le matériel à utiliser par le logiciel de conférence, puis pré-testez ce matériel.
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Rendez-le intéressant. Le simple fait de regarder quelqu'un parler ne gardera pas l'intérêt des participants. Gardez-le vivant! Utilisez la technologie disponible pour varier l'activité avec des vidéos ou des diapositives, des sondages interactifs, le partage d'applications ou un tableau blanc.
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Créez une diapositive qui apparaîtra lorsque les participants se connecteront. Cela leur permettra d'être à la bonne conférence Web.
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Déterminer les attentes des participants. Informez-les sur la façon dont ils doivent se préparer. Envoyez-leur tout le matériel nécessaire à l'avance. Inclure un rappel du lien et du code d'accès.
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Préparez un sondage en ligne que vous pouvez demander aux participants de remplir après la conférence pour obtenir des commentaires.

Bien que chaque conférence Web varie, voici quelques étapes pour vous aider à planifier la vôtre.
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Entraine toi. Entraînez-vous suffisamment pour savoir comment utiliser les outils du modérateur pour répondre aux questions ou pour permettre aux participants de montrer leur matériel au groupe.
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Exécutez une répétition générale de la conférence Web. Assurez-vous que vos présentations fonctionnent toutes correctement. Faites-le au moins une semaine à l'avance et apportez les modifications nécessaires.
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Demandez à quelqu'un d'autre de votre entreprise d'agir en tant que support technique sur site pendant la conférence Web afin que vous puissiez vous concentrer sur son hébergement.
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Ouvrez le logiciel de conférence au moins une demi-heure avant le début de la réunion. Assurez-vous que les connexions et le contenu fonctionnent correctement.
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Enregistrez la conférence ou gardez un procès-verbal pour ceux qui ne peuvent pas assister à la conférence Web.
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Une fois la conférence terminée, envoyez un e-mail de remerciement aux participants pour leur demander de répondre au sondage. Utilisez les résultats de l'enquête pour améliorer les futures conférences Web.

Conseils

La sécurité est une considération importante dans la planification d'une conférence Web. Vous voulez vous assurer que seuls les invités y participent et vous voulez savoir que la sécurité du système est stricte. Si vous utilisez des services hébergés, vérifiez comment l'entreprise assure la sécurité de la conférence et assurez-vous qu'elle répond à vos besoins. Les entreprises fournissent généralement des informations détaillées sur leurs sites Web et peuvent répondre à vos questions.

Choses dont vous aurez besoin

Ordinateur connecté à Internet.
webcam

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