Comment annuler une réunion?
Pour minimiser les désagréments et être poli, il est important d'annuler dès qu'il est clair que vous ne pourrez pas assister à la réunion.
La vie est imprévisible et il suffit parfois d'annuler une réunion. Pour minimiser les désagréments et être poli, il est important d'annuler dès qu'il est clair que vous ne pourrez pas assister à la réunion. Prévenez 24 heures à l'avance, si possible. Soyez poli et respectueux et proposez de contourner les calendriers des autres pour reprogrammer. Ou, s'il y a plusieurs personnes configurées pour assister à une réunion, déterminez si vous pouvez appeler ou envoyer quelqu'un à votre place afin que vous n'ayez pas besoin de trouver un autre horaire qui convienne à tout le monde.
Méthode 1 sur 2: annuler poliment une réunion
- 1Envoyez vos excuses par e-mail pour annuler une réunion à l'avance. Si vous annulez 24 heures ou plus à l'avance, un e-mail fonctionne bien. Donnez autant d'avertissement que vous le pouvez. De cette façon, l'autre personne peut modifier son horaire. S'ils sont très occupés, un préavis peut faire une énorme différence.
- Un e-mail est souvent plus efficace qu'un appel téléphonique puisque le destinataire peut le parcourir rapidement en une minute ou moins, mais vous ne pouvez pas être sûr que quelqu'un verra votre message si vous l'envoyez à la dernière minute.
- Si l'autre personne est venue de l'extérieur de la ville pour votre réunion, faites de votre mieux pour la reprogrammer avant qu'elle ne rentre chez elle. S'ils ne sont pas encore arrivés en ville, essayez de donner un préavis d'au moins 2 jours afin qu'ils puissent annuler leurs projets de voyage si nécessaire.
- 2Appelez pour une annulation de dernière minute, si vous le pouvez. Si vous annulez une réunion qui doit avoir lieu dans la journée, appelez l'autre personne. Sinon, ils risquent de ne pas voir l'e-mail avant la réunion et peuvent perdre du temps à vous attendre.
- Dites quelque chose comme: «Je sais que nous devions nous rencontrer aujourd'hui, mais j'ai dû aller chercher mon enfant qui est tombé malade à l'école.
- Si vous ne pouvez pas vous rendre au téléphone, envoyez un e-mail dès que vous le pouvez.
La vie est imprévisible et il suffit parfois d'annuler une réunion. - 3Donnez brièvement la raison de votre annulation. L'annulation d'un rendez-vous entraîne souvent des difficultés pour les autres qui vous attendaient. Il est poli de leur faire savoir pourquoi vous ne pouvez pas le faire sans entrer dans trop de détails. Sinon, ils pourraient supposer que vous n'aviez tout simplement pas envie de vous présenter.
- Par exemple, dire que vous êtes malade est une raison suffisante pour manquer une réunion sans entrer dans les détails de votre maladie.
- Si une autre réunion ou un autre rendez-vous est survenu que vous ne pouvez pas manquer, dites simplement que vous avez eu un conflit d'horaire imprévu. Abandonner une réunion pour une autre peut sembler impoli, il est donc normal de garder les détails vagues.
- 4Évitez d'inventer des excuses. Si vous avez une raison valable de manquer une réunion, vous pouvez en parler un peu. Cependant, si vous n'avez pas de raison, n'en invente pas. Les gens seront en mesure de dire que vous inventez quelque chose et cela semblera impoli.
- Si vous ne vous sentez tout simplement pas à la hauteur d'une réunion, restez général. Par exemple: «Quelque chose de personnel est arrivé et je dois reprogrammer la réunion d'aujourd'hui».
- N'utilisez pas trop souvent d'excuses génériques. Si "quelque chose de personnel" revient une fois par mois ou plus, vos collègues commenceront à vous considérer comme un flocon.
- 5Présentez des excuses sincères. L'annulation d'une réunion se passera beaucoup mieux si vous présentez des excuses sincères. Liez-le à la raison pour laquelle vous annulez et proposez de compenser la gêne occasionnée.
- Essayez de dire quelque chose comme: «Je sais à quel point votre temps est précieux et je tiens à m'excuser pour le conflit d'horaire. Je joins mes notes pour que vous puissiez les consulter afin que nous puissions rationaliser notre réunion de suivi.»
Si vous savez à l'avance que vous ne pourrez pas faire de réunion, informez-en immédiatement la personne qui l'organise. - 6Soyez respectueux du temps des autres participants. Si plusieurs autres personnes sont prévues pour y assister, sachez que l'annulation complète de la réunion peut entraîner des désagréments pour plusieurs personnes. Si possible, évitez d'annuler et proposez une autre solution à la place.
- Par exemple, vous pouvez appeler, envoyer un autre membre de votre service pour remplir, ou envoyer toute information pertinente que vous avez été configuré pour contribuer par e-mail.
Méthode 2 sur 2: replanifier une réunion
- 1Faites des plans pour reprogrammer le plus rapidement possible. Il y a de fortes chances que la réunion ait été programmée en premier lieu pour passer en revue des informations urgentes. Trouvez un moment opportun pour reprogrammer dans un jour ou deux pour minimiser les inconvénients.
- 2Travaillez en fonction de l'horaire de l'autre personne autant que vous le pouvez. Puisque vous causez un inconvénient potentiel, il est poli de contourner l'horaire de l'autre personne. Cependant, ne proposez de vous rencontrer que lorsque vous êtes réellement disponible. Vous ne voulez pas avoir à reprogrammer à nouveau.
- Demandez: «À quelle heure vous conviendrait-il de reprogrammer? Je ne suis pas disponible le jeudi après-midi, mais je peux prendre du temps pour vous le matin ou un autre jour.»
Si vous annulez une réunion qui doit avoir lieu dans la journée, appelez l'autre personne. - 3Bloquez du temps sur votre calendrier lorsque vous n'êtes pas disponible. Pour éviter les maux de tête lorsque vous reprogrammez votre réunion, bloquez tout le temps où vous ne serez pas disponible. Ensuite, vous pouvez clairement partager les temps possibles de reporter sans courir en plus de conflits.
- Si vous constatez que vous avez besoin d'un peu de temps d'arrêt pendant la journée entre les réunions, bloquez-le sur votre calendrier afin que les gens ne vous voient pas comme disponible pendant cette fenêtre.
- 4Proposez de transformer la réunion en appel téléphonique. Si la raison pour laquelle vous ne pouvez pas assister à la réunion est la circulation, la météo ou un facteur qui vous empêche de vous y rendre physiquement, proposez plutôt d'organiser la réunion par téléphone. Excusez-vous de ne pas pouvoir vous rendre à la réunion. Prenez le temps de faire un suivi en personne si nécessaire.
- Par exemple, dites quelque chose comme: «Je suis vraiment désolé de ne pas pouvoir me rendre au bureau. Il y a eu un accident sur l'autoroute et je suis à l'arrêt. Je sais à quel point c'est important pour nous pour parler de vos préoccupations concernant la production. Pouvons-nous gérer cela par téléphone?»
- Si vous savez à l'avance que vous ne pourrez pas faire de réunion, informez-en immédiatement la personne qui l'organise. Si vous utilisez un calendrier comme Outlook, refusez la réunion et donnez une explication.
Lisez aussi: Comment vendre aux PDG et autres décideurs?
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
