Comment rédiger un appel à participation?

Le titre (y compris «Appel à participation à __») — Les sections communes aux appels à participation comprennent: le titre (y compris «Appel à participation à __»), le lieu et les dates de l'événement principal, et les dates limites de soumission des propositions, y compris l'heure de la journée.

Si vous faites partie d'une conférence ou d'un autre projet limité dans le temps dans lequel vous souhaitez que d'autres contribuent à leur travail, vous devez les inviter à participer, de manière claire et convaincante. Surtout pour les conférences, les subventions et les projets académiques, un «appel à participation», également appelé «appel à contributions» ou «appel à propositions» est l'un des formats les plus courants pour une invitation. Les informations les plus importantes sur l'événement et ce qui est recherché se trouvent dans la première section, suivies de détails complets sur la manière de soumettre des propositions, avec une date limite pour les soumissions.

Pas

1

Prévoyez des contributeurs externes à un programme de conférence ou à un autre projet. L'appel à la participation à bien des égards sert de modèle. Dans les conférences, l'appel ne peut pas être envoyé sans avoir un plan pour l'horaire. La planification devrait inclure des définitions claires des types de sessions qui seront offertes, pour combien de temps, sur quels jours.
2

Identifiez votre public pour les invitations. L'identification des personnes auprès desquelles vous souhaitez apporter des contributions est également fondamentale dans le processus et aide à guider le style d'écriture. Vous pouvez réfléchir à des listes de possibilités, des catégories générales (par exemple, les chercheurs en psychologie positive) aux détails (par exemple, les personnes spécifiques pour lesquelles vous avez des coordonnées).
3

Tenez compte des besoins de vos contributeurs potentiels. Faites un remue-méninges en fonction de ce que vous savez de ceux que vous invitez à contribuer. Pour les motiver à prendre le temps de soumettre une proposition, ils ont besoin de voir les avantages qu'ils pourraient en tirer. Par exemple, dans le milieu universitaire, les présentations et les publications de conférence sont importantes pour renforcer la crédibilité et souvent nécessaires dans les décisions relatives à la tenure, de sorte que de nombreuses propositions viennent avec l'espoir de pouvoir ajouter le travail effectué à un CV.

L'appel à la participation à bien des égards sert de modèle.
4
Esquissez une première ébauche. Les sections communes aux appels à participation comprennent:
- Titre (y compris «Appel à participation pour __»), lieu et dates de l'événement principal, et dates limites pour la soumission des propositions, y compris l'heure de la journée. Cela permet aux gens d'évaluer rapidement s'ils peuvent s'engager à l'événement et au temps nécessaire pour soumettre la proposition.
- Texte d'introduction - formulé pour capter l'intérêt de vos lecteurs, faisant référence aux problèmes qui leur tiennent à cœur, avec un aperçu de l'événement ou du projet - définissant les attentes pour ce à quoi ils pourraient postuler.
- Description des types de propositions recherchées - y compris le contenu et le format. Pour une conférence, cela inclurait des descriptions des formats de session et ce qui est attendu pour chacune (par exemple, des exposés, des démonstrations, des ateliers interactifs, des affiches), y compris la durée de travail attendue d'un présentateur.
- Une liste de contrôle des étapes de soumission d'une proposition, y compris une liste de base des éléments nécessaires, y compris le nombre de mots par section. Cela devrait inclure les dates limites (encore une fois), les liens connexes vers des informations plus détaillées et les formulaires de soumission en ligne.
- Critères d'acceptation - au-delà du respect des principes de base du format de la proposition, quels éléments les meilleures propositions devraient-elles inclure? Cela sert de guide ou de rubrique pour les rédacteurs de la proposition.
- Liens pertinents vers les FAQ, les événements passés et les coordonnées au cas où quelqu'un aurait des questions.
5

Faites réviser le brouillon par d'autres avant de l'envoyer. Trop souvent, les appels à la participation peuvent prêter à confusion ou être facilement mal interprétés. Demander à une personne familière avec le projet et le public de l'examiner améliorera la clarté et la qualité de ce que vous envoyez, et réduira la probabilité d'avoir à le réviser et à le renvoyer.
6

Publiez-le sur votre site Web. Juste avant d'envoyer l'appel à participation, il est bon de s'assurer qu'il est facile à trouver en ligne
7

Testez le processus de soumission. Assurez-vous que vous pouvez suivre les étapes et que tous les liens et formulaires pertinents fonctionnent comme vous l'aviez prévu.
8

Rédigez le courriel d'introduction à l'appel. Avant que les gens lisent l'appel, que ce soit dans un e-mail ou sous forme de pièce jointe, vous aurez besoin d'une bonne ligne d'objet et d'une ouverture dans l'e-mail afin d'attirer leur attention. Incluez les informations de date le plus tôt possible - cela les aide à décider plus rapidement si l'e-mail est quelque chose qu'ils souhaitent examiner de plus près. Demandez également qu'ils le transmettent aux collègues appropriés.

La planification devrait inclure des définitions claires des types de sessions qui seront offertes, pour combien de temps, sur quels jours.
9

Envoyez-le à votre public cible. Dans tout mailing de masse, vous pouvez vous attendre à des "rebonds" de la part de mauvaises adresses e-mail et de répondeurs automatiques anti-spam. Déterminez le temps que vous souhaitez consacrer à leur examen et à leur traitement.
10

Planifiez une deuxième fois pour le renvoyer, et éventuellement une troisième si les soumissions que vous recevez ne sont pas suffisantes.
11

Avoir un plan en place pour examiner les soumissions et des méthodes pour répondre à chaque auteur.

Conseils

En bloquant le temps pour différentes sessions de présentation, reconnaissez que de nombreux présentateurs expérimentés ont tendance à vouloir plus de temps pour présenter et peuvent dépasser leur temps alloué de quelques minutes. Les pauses entre les présentateurs doivent être planifiées, permettant à la salle de se dégager et permettant au présentateur suivant de s'installer et de commencer à l'heure.
Si vous avez des noms ou des affiliations notables au sein du projet, votre taux de réponse peut être plus élevé si l'invitation vient d'eux ou avec leur nom attaché.

L'identification des personnes auprès desquelles vous souhaitez apporter des contributions est également fondamentale dans le processus et aide à guider le style d'écriture.
Pour faciliter la rédaction des propositions et les soumettre, pensez à créer un modèle téléchargeable avec les sections à compléter, même si la soumission sera toutes gérée via un formulaire en ligne. Ceci est particulièrement utile pour les personnes qui collaborent à la rédaction d'une proposition et permet de faire circuler des projets avant de les soumettre.
Certaines études de marché ont montré que les courriels reçus tôt le mardi matin ont des taux de réponse supérieurs à la moyenne. Si vous disposez de suffisamment de temps, tenez compte de votre public et faites correspondre l'heure à laquelle vous envoyez l'appel à l'heure à laquelle ils sont les plus susceptibles de le lire et de l'examiner.

Exemples d'appels à participation

Wikimania 2013

Lisez aussi: Comment devenir CTO?