Comment organiser une conférence?

Pour organiser une conférence, vous devrez d'abord choisir un lieu et des dates. Lorsque vous réservez un lieu, choisissez quelque chose à proximité des aéroports, des transports en commun et des hôtels afin que ce soit pratique pour vos participants. Ensuite, établissez un calendrier pour votre conférence qui comprend les sessions que vous aurez et tous les invités et activités spéciaux. Ensuite, vous devez établir les prix des billets et proposer un moyen facile pour les gens de les acheter, comme via un site Web officiel pour votre conférence. Pour savoir comment faire de la publicité pour une conférence, faites défiler vers le bas!

Ferre Lecomte
Ferre Lecomte
• 15 min de lecture
Si vous avez décidé d'organiser une conférence dans votre région
Si vous avez décidé d'organiser une conférence dans votre région, vous commencez peut-être à vous rendre compte qu'une conférence bien planifiée a une liste de choses à faire d'environ un kilomètre et demi.

Une conférence est un excellent moyen pour les personnes ayant un intérêt commun de se réunir et d'échanger les idées les plus avant-gardistes dans leur domaine. Les conférences sont régulièrement organisées dans les universités, dans de nombreux domaines industriels, dans les groupes de marketing à plusieurs niveaux et dans les groupes religieux, pour n'en nommer que quelques-uns. Si vous avez décidé d'organiser une conférence dans votre région, vous commencez peut-être à vous rendre compte qu'une conférence bien planifiée a une liste de choses à faire d'environ un kilomètre et demi. Il y a le lieu de la conférence, la liste des participants, le matériel, la technologie et même des rafraîchissements pour réfléchir et planifier. Si vous commencez à regretter d'avoir planifié, ralentissez, respirez et sachez que vous avez les compétences pour organiser une conférence. La clé d'une planification de conférence réussie est d'entreprendre chaque tâche étape par étape et de conserver une liste complète de ce que vous avez fait et de ce que vous devez faire ensuite.

Partie 1 sur 4: planification de la conférence: premières étapes

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    Commencer de bonne heure. Vous devez commencer les premières étapes de la planification de la conférence au moins huit mois à l'avance, voire plus si la conférence compte de nombreux participants ou est de grande envergure.
    • N'oubliez pas que de nombreux lieux et services de restauration doivent être réservés des mois à l'avance, et de nombreux participants devront se déplacer et prendre des dispositions pour être présents.
    • De plus, vous pourriez avoir besoin de sponsors et de grandes entreprises préparent leurs budgets annuels des mois à l'avance, donc toute aide financière ou non financière doit être négociée avec eux à l'avance.
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    Former un comité. Un comité de conférence prend toutes les décisions pour la conférence, et le fait d'avoir plus d'une personne garantit que vous avez suffisamment de perspectives pour prendre des décisions sur des questions importantes et que vous avez suffisamment de personnes pour en tirer les détails.
    • Vous aurez besoin d'un coordinateur de conférence, qui sera la personne-ressource pour toutes les décisions importantes et qui finira par consacrer le plus de temps à tout mettre en place. Vous pouvez également engager un organisateur d'événements si vous avez un budget suffisant et vous épargner les maux de tête.
    • Si cette conférence est la répétition d'une qui a eu lieu auparavant, essayez d'avoir le coordinateur de l'année précédente au sein du comité. S'il ou elle ne peut pas participer, demandez au moins du matériel de l'année précédente pour aider à rationaliser la planification.
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    Écrivez vos objectifs et votre programme. Vous devrez définir clairement ce que vous espérez accomplir avec cette conférence, car cela façonnera le reste de vos décisions. Savoir ce que vous voulez transmettre et à qui avant de commencer toute autre organisation de conférence atténue le stress d'aller de l'avant.
    • Si vous n'avez jamais planifié de conférence, il est sage de vous en tenir à un petit plan relativement simple la première fois que vous l'essayez. Concrètement, cela signifie une conférence d'un ou deux jours au maximum, avec pas plus de 250 à 300 personnes.
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    Choisissez la ville et les dates. Bien que vous ne puissiez peut-être pas choisir la date et le lieu spécifiques sans plus de planification, il est important que vous ayez une bonne idée du temps dont vous disposez pour planifier.
    • Il y a probablement beaucoup de contraintes sur la date que vous choisissez en raison de votre situation particulière, mais en général, les conférences ont généralement lieu à des périodes particulières de l'année et des jours particuliers de la semaine. En Europe, par exemple, les conférences se tiennent généralement entre mars et juin ou entre septembre et novembre; à tout autre moment et les gens sont moins susceptibles de se présenter. De même, les conférences ont tendance à se tenir du jeudi au vendredi ou du lundi au mardi. Découvrez quelles sont les normes de l'industrie dans votre région avant de choisir le mois et les jours.
    • La durée d'une conférence dépend du nombre de personnes qui, selon vous, y participeront et de ce qui doit être accompli lors d'une conférence. Pour une conférence de 250 à 300 personnes, prévoyez environ deux jours complets.
    • En général, vous ne devriez tenter d'organiser une conférence que dans votre propre ville, et la ville doit avoir accès à un aéroport à proximité, à des hôtels et à un choix acceptable de lieux. Il est également préférable que la ville soit une grande zone métropolitaine que les gens voudraient visiter de toute façon; les gens qui hésitent à assister à une conférence sont plus susceptibles d'y aller si c'est dans une destination touristique.
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    Nommez la conférence. Cela vous aidera lorsque vous commencerez à faire de la publicité, mais cela vous aidera également à planifier, car vous pouvez garder votre matériel cohérent et commencer à créer une présence sur les réseaux sociaux pour la conférence.
    • Choisissez un nom qui fait allusion à l'objectif et/ou au public de la conférence elle-même. Recherchez les noms de conférences similaires pour avoir des idées, mais assurez-vous que la vôtre est originale et ne ressemble pas à un autre événement, en particulier un événement lié à votre créneau.
Pour organiser une conférence
Pour organiser une conférence, vous devrez d'abord choisir un lieu et des dates.

Partie 2 sur 4: organisation de la conférence

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    Développez votre budget. Il n'y a aucun moyen de faire autre chose sans savoir combien d'argent vous devez dépenser dans l'ensemble, puis le ventiler en allocations telles que le lieu de la conférence, le matériel et les honoraires des conférenciers. Respectez votre budget et si vous déléguez des responsabilités, assurez-vous que vos assistants respectent également leurs limites monétaires.
    • Le budget peut être influencé par le fait que vous souhaitiez ou non essayer de recruter des sponsors pour votre événement. Les sponsors paient des frais pour soutenir la conférence, mais ont également leur mot à dire sur le contenu de la conférence elle-même, notamment en organisant des présentations ou des panels avec leurs propres conférenciers et en marquant le matériel de la conférence avec leurs logos. Du côté positif, un sponsor vous paie d'avance, ce qui vous donne plus d'argent pour travailler avec vous pendant que vous planifiez. Les sponsors peuvent inclure des leaders de l'industrie locale ou des philanthropes, selon votre sujet.
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    Établir le prix des billets et la méthode de vente. Certaines conférences sont gratuites pour les participants, et d'autres facturent des frais exorbitants. Il y a plusieurs facteurs à considérer lors de la fixation du prix du billet et de la détermination de la façon de commencer à vendre des billets:
    • Quels sont les frais associés à la planification d'une conférence? S'il s'agit d'une petite conférence locale avec peu ou pas de frais, il peut être judicieux de ne pas facturer les participants. Une autre option consiste à permettre aux personnes présentes d'assister gratuitement, tandis que d'autres paient une somme modique pour couvrir les frais de la conférence.
    • Les conférences de plusieurs jours ou celles qui servent des repas facturent généralement des frais d'inscription, qui peuvent varier de 22€ à plusieurs centaines en Europe.
    • De nombreuses conférences utilisent une échelle salariale mobile pour les personnes à différents stades de leur carrière. Par exemple, les conférences universitaires facturent généralement des frais moins élevés pour les étudiants que pour les professeurs, et facturent également des frais inférieurs pour les membres de l'association parrainante que pour le grand public.
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    Choisissez votre lieu de conférence. Lorsque vous recherchez des emplacements, gardez à l'esprit le nombre de participants, la commodité de l'emplacement, le stationnement et la proximité des transports en commun, des aéroports et des hôtels. Votre objectif en trouvant un endroit pour tenir la conférence devrait être de faciliter autant que possible la participation des participants.
    • Vérifiez si votre ville dispose d'un centre de congrès ou d'un hôtel avec des salles de congrès. Pour les petites conférences, vous pouvez souvent louer une église locale ou un centre communautaire.
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    Demandez l'aide du personnel du site. Si vous avez choisi un lieu connu pour organiser des conférences, puisez dans cette ressource inestimable. C'est ce que le personnel fait tous les jours et devrait être en mesure de répondre à toute question ou préoccupation et de fournir des conseils en cas de besoin.
    • Certains sites ont même un organisateur d'événements dans leur personnel qui peut gérer de nombreux détails restants de votre conférence. Même si le planificateur facture des frais, cela peut valoir la peine d'éviter que cela ne devienne votre propre travail à temps plein au cours des prochaines semaines.
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    Décidez d'un menu. Lorsque vous organisez une conférence, vous devez vous rappeler que les participants ne voudront pas rester assis toute la journée sans manger un repas décent, et beaucoup ne sauront pas ce qui est disponible dans la région. Déterminez si vous embaucherez un service de restauration pour apporter le petit-déjeuner, le déjeuner et les collations ou si le lieu de la conférence que vous avez choisi fournira un service de restauration.
    • Gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ont des restrictions alimentaires, des allergies et des préférences qui peuvent rendre la planification des repas assez difficile. Si vous choisissez un traiteur expérimenté, il peut créer des options pour les repas végétariens, sans noix, sans gluten, casher ou autres.
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    Insistez pour une visite. Une fois que vous avez terminé l'essentiel de l'organisation de votre conférence, ne laissez rien au hasard en marchant avec le reste des participants lorsque la conférence doit commencer.
    • Rendez-vous sur le lieu de la conférence et rencontrez le personnel la veille pour vous assurer que tout est en place et pour régler les détails de dernière minute.
La durée d'une conférence dépend du nombre de personnes qui
La durée d'une conférence dépend du nombre de personnes qui, selon vous, y participeront et de ce qui doit être accompli lors d'une conférence.

Partie 3 sur 4: planifier le contenu de la conférence

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    Planifiez le calendrier. Vous connaissez déjà le titre de la conférence et avez une idée générale des sujets. Mais maintenant, vous devez décider comment cela se déroulera réellement. Les conférences sont de plusieurs types et différentes industries adoptent des approches différentes. Si vous ne savez pas comment procéder, envisagez d'opter pour un format de conférence commun:
    • Commencez par un discours ou un discours d'ouverture. Il s'agit généralement d'un discours ou d'une présentation donnée par un grand nom de l'industrie ou du domaine - quel que soit l'orateur le plus connu que vous puissiez convaincre de venir. La keynote peut avoir lieu le soir, puis se terminer par un dîner, ou elle peut avoir lieu tôt le matin le premier jour de la conférence.
    • Le ou les jours restants de la conférence doivent être divisés en sessions plus courtes. Le contenu réel des sessions est généralement déterminé par qui prévoit d'y assister (les participants soumettront des propositions), mais vous pouvez également planifier des ateliers, des projections de films ou d'autres formats que vous souhaitez inclure. Selon le nombre de personnes présentes, vous pouvez organiser une session à la fois (appelée «plénière») ou vous pouvez organiser plusieurs sessions simultanément (appelées «groupes de discussion») afin que les participants aient le choix de ce à quoi ils doivent assister.
    • Terminez la conférence sur une note positive, avec un conférencier motivateur ou un défi au public.
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    Décidez du type de sessions à avoir. Ceux-ci varieront en fonction des normes de l'industrie, mais vous pouvez envisager des conférences, des présentations de travaux en cours, des ateliers, des mises à jour de politiques ou des discours sur l'état du terrain, des sessions interactives ou des présentations d'affiches en public.
    • Le type de sessions que vous prévoyez d'avoir influencera la façon dont vous ferez la publicité de la conférence, alors décidez tôt quel type de contenu sera le plus significatif pour votre public cible.
    • Les sessions peuvent aller de 45 minutes à trois heures chacune, selon le nombre de présentations et le contenu.
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    Prévoyez si vous devez inclure d'autres activités. Déterminer comment intégrer d'autres événements importants dans votre programme de conférence est essentiel pour un événement réussi.
    • Vous pouvez également planifier du temps pour des affaires d'organisation telles que des réunions d'affaires ou des récompenses.
    • Vous pouvez inclure des repas avec traiteur ou demander aux participants d'apporter un repas de poche (généralement, ne choisissez la dernière option que si vous ne facturez pas de frais de participation; sinon, les gens s'attendront à ce que leurs frais d'inscription couvrent au moins un repas). Vous pouvez également faire une pause et laisser les participants déjeuner dans des établissements à proximité, si votre lieu est en ville.
    • Décidez si vos participants sont susceptibles de vouloir n'importe quel type de divertissement, comme des visites de la région, une soirée dans un club de comédie, ou un film ou une représentation théâtrale. Dans certaines villes et certaines industries, ces derniers sont attendus, mais dans d'autres, ils peuvent sembler déplacés.
Vous devez commencer les premières étapes de la planification de la conférence au moins huit mois à l'avance
Vous devez commencer les premières étapes de la planification de la conférence au moins huit mois à l'avance, voire plus si la conférence compte de nombreux participants ou est de grande envergure.

Partie 4 sur 4: faire connaître la conférence

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    Déterminez qui participera. Il existe de nombreux types de conférences, y compris académiques, religieuses et industrielles, et chacun de ces types diffère selon les types de participants. Vous devez vous assurer que le segment que vous ciblez suscite suffisamment d'intérêt avant de procéder à la planification.
    • Si vous ne ciblez qu'un petit groupe, comme les employés de votre entreprise ou les membres de votre église, vous n'avez pas à faire autant de démarches pour faire connaître la conférence. Un simple e-mail ou deux, accompagné d'une mention dans la newsletter et/ou lors des réunions administratives devraient suffire à faire connaître la conférence.
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    Trouvez des leaders de l'industrie pour participer. Vous avez besoin d'une grande vedette ou d'un conférencier principal pour aider à convaincre d'autres personnes dans l'industrie.
    • Une fois que vous avez la confirmation que de grands noms du domaine participeront, vous pouvez inclure ces informations dans vos documents de conférence, tels que vos appels à participants.
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    Créer un site Web de conférence. De nos jours, il est presque obligatoire d'avoir une présence numérique pour une conférence réussie. Trouvez une URL disponible qui inclut le nom de la conférence ou un dérivé logique de celui-ci, afin qu'elle soit facile à trouver. Incluez toutes les informations importantes sur la conférence sur le site Web et assurez-vous d'indiquer l'URL sur tous les documents imprimés et les publicités liés à la conférence.
    • Sur le site Web, assurez-vous d'inclure la date, l'heure et l'adresse du lieu de la conférence, ainsi que les noms de tout orateur éminent. Vous pouvez également inclure des informations sur le transport, l'hébergement, les attractions de la région et vous pouvez joindre le programme de la conférence lorsqu'il est disponible, si vous le souhaitez.
    • Vous pouvez également mettre à jour le site Web avec un lien pour vous inscrire lorsque vous êtes prêt à ouvrir l'inscription.
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    Afficher. Commencez tôt (jusqu'à un an à l'avance) afin que les présentateurs puissent commencer à soumettre des propositions d'idées de session. Selon la taille de votre conférence et votre public cible, votre approche sera différente. Gardez à l'esprit où les membres de votre public cible obtiennent leurs informations sur cette industrie ou ce groupe. Ceux-ci peuvent inclure:
    • Les médias sociaux, tels que la page Facebook et le fil Twitter de l' organisation parrainante
    • Listservs et listes de contacts de courrier électronique
    • Blogs commerciaux, magazines, newsletters ou revues
    • Affiches, dépliants ou autres annonces envoyées aux groupes, organisations ou entreprises concernés
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    Solliciter des propositions. Dans votre matériel publicitaire, vous devez également inclure un «appel à participants» ou un «appel à propositions» demandant aux individus ou aux groupes de soumettre des propositions de communication, de panel ou d'atelier.
    • Selon votre secteur d'activité, vous pouvez demander une longueur spécifique de la proposition. Dans le milieu universitaire, les petites conférences demandent généralement un résumé de quelques centaines de mots; les grandes conférences demandent des manuscrits entiers.
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    Commencez à accepter les inscriptions. C'est une bonne idée d'avoir un moyen pour les participants de s'inscrire avant la conférence, même des mois à l'avance, pour vous donner une idée du nombre de personnes qui se présenteront.
    • Mettre en place un site Web d'inscription qui est lié au site Web de la conférence. Il existe plusieurs façons de le faire en utilisant les services existants si vous n'avez pas les compétences techniques pour créer les vôtres. Par exemple, vous pouvez payer des frais pour utiliser les services de RegOnline, une société qui héberge les inscriptions en ligne pour les événements, les compile et vous les envoie de manière conviviale.
    • Vous pouvez également permettre aux participants d'appeler ou de faxer leurs inscriptions si vous disposez d'un moyen de traiter le paiement par carte de crédit.
    • Si vous ne souhaitez pas faire de méthode en ligne ou par téléphone, créez un formulaire d'inscription et téléchargez-le sur votre site Web au format PDF, puis demandez aux participants de l'imprimer et de le remplir et de le poster, accompagné d'un chèque, à votre adresse professionnelle.
    • Pour encourager les inscriptions anticipées, offrez un tarif réduit pour ceux qui s'inscrivent un mois ou plus à l'avance, des frais légèrement plus élevés pour attendre l'inscription le mois précédant la conférence et des frais légèrement plus élevés pour les inscriptions sur place.
Comment mettre en place un système d'inscription pour une conférence
Comment mettre en place un système d'inscription pour une conférence?

Conseils

  • Demandez aux conférenciers à l'avance s'ils auront besoin d'équipements supplémentaires pour leurs présentations, comme un podium, des téléviseurs, des écrans géants ou des ordinateurs.
  • Découvrez si l'un de vos participants à la conférence a des exigences alimentaires particulières lors de la préparation du menu.
  • Tenez compte de l'objectif de la conférence lors de l'aménagement de la salle et fournissez des sièges de type auditorium ou des sièges avec des tables pour prendre des notes.
  • Lorsque vous comparez les prix des sites, renseignez-vous également sur le prix de la nourriture, de l'eau, des boissons, etc. Ceux-ci peuvent être très coûteux.

Lisez aussi: Comment apprendre les règles d'ordre de Robert?

Questions et réponses

  • Comment mettre en place un système d'inscription pour une conférence?
    Essayez d'utiliser des sites populaires comme ShowClix ou EventBrite. S'il s'agit d'une grande conférence, utilisez cette dernière; il offre beaucoup plus de statistiques.
  • Quelles sont les tâches d'un agent de protocole lors d'une conférence?
    Vous devez vous assurer du timing, surtout s'il y a une personne importante qui entre. Vous vous occupez également de la remise des prix, notamment de la partie accompagnement, et en charge de l'organisation des places en fonction de leurs positions respectées.

Les commentaires (14)

  • maryse68
    J'ai déjà organisé des événements, mais ce guide étape par étape avec des images m'a non seulement rafraîchi la mémoire, mais a également présenté les choses et il sera très utile pour rassembler tous ceux qui souhaitent s'impliquer. Ce guide offre d'excellentes informations.
  • dfortin
    Des conseils exceptionnels, de haut en bas!
  • cookthomas
    Cela a fait de ma conférence un succès.
  • dierckxseppe
    Commencé sur une bonne note.
  • charlotte25
    C'était vraiment utile de savoir comment planifier et organiser une conférence avec les étapes détaillées qui l'accompagnent.
  • patrick26
    Cela a été un défi pour moi depuis que j'ai commencé à organiser des conférences, mais ces étapes sont si simples et semblent fonctionner. Merci!
  • schmittrobert
    Cela m'a aidé à produire un modèle étape par étape pour l'organisation d'un symposium à partager avec les membres de l'équipe pour discussion et développement d'un plan directeur pour l'événement en cours de planification.
  • achauveau
    Cet article m'a beaucoup aidé.
  • gauthierarianne
    Cela m'a aidé à savoir ce que je veux faire.
  • andreeguillou
    C'est du matériel très impressionnant!
  • coltondooley
    On m'a confié une tâche urgente d'organiser une conférence dont je n'avais aucune idée, mais lorsque je suis arrivé sur ce site, j'ai été soulagé après avoir parcouru. J'ai gagné en confiance pour continuer cette tâche. Merci.
  • alexhughes
    C'est excellent! Contenu très ingénieux et pédagogique.
  • glabbe
    Cela m'a beaucoup aidé.
  • kkutch
    Cela m'a aidé à trouver la solution noble pour tenir la conférence. Très appréciée!

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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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