Comment organiser une conférence d'affaires réussie?
S'il s'agit de votre première conférence, n'essayez pas de planifier une conférence de plus de 300 à 400 personnes.
Organiser une conférence d'affaires importante peut être une expérience stressante! Mais cela peut aussi être énergisant et un excellent moyen de faire avancer votre carrière. La bonne nouvelle est que presque tout le monde peut apprendre à organiser une conférence réussie. Bien qu'il y ait une longue liste de détails à parcourir et de préparations à faire, la planification de la conférence est le facteur le plus important pour déterminer son succès ou son échec.
Partie 1 sur 4: faire les préparatifs initiaux
- 1Identifiez le public. Vous devez avoir une idée claire de qui vous souhaitez assister à votre conférence avant de commencer à la planifier. S'il s'agit d'un public trop restreint, vous ne trouverez pas de marché pour la conférence. S'il est trop large, vous courez le risque d'un thème fade qui ne retiendra pas l'intérêt de vos participants. Pensez aux qualités démographiques de vos participants, y compris l'âge, le niveau de revenu et l'emplacement. Les participants seront-ils de la même organisation ou de la même industrie? Seront-ils des cadres, des cadres intermédiaires, des employés ou un mélange? Vous ne pouvez pas faire de bons plans si vous ne savez pas à qui vous vous adressez ou si vous espérez attirer.
- 2Déterminez le format de votre conférence. Une fois que vous savez pour qui vous planifiez votre conférence, vous devrez déterminer comment la conférence sera organisée. S'agira-t-il principalement de présentations orales, de panels, de présentations interactives ou d'un mélange de ceux-ci? Pensez au nombre de conférenciers ou de présentateurs que vous aurez et à la durée des présentations. Ces décisions doivent être adaptées au sujet et à votre public.
- 3Considérez le thème. Le thème influencera tout le reste, vous devez donc d'abord décider de cette question. Votre thème doit refléter le but de la conférence. Cela permet aux participants de savoir exactement ce qu'ils entendront, verront et feront là-bas. Demande toi:
- Pourquoi voudraient-ils venir? Les conférences prennent du temps et sont coûteuses pour les participants comme pour les hôtes. Il doit y avoir quelque chose que vous proposez à votre conférence que personne ne peut obtenir nulle part ailleurs.
- Rendez votre thème aussi précis que possible. Le thème peut être axé sur un sujet ou destiné à une cible démographique. Par exemple, la «Conférence asiatique-européenne des agents chargés de l'application des lois» est une cible démographique, tandis que «Marketing des manuscrits auprès des éditeurs indépendants» est un thème axé sur le sujet.
- Pour un autre exemple, le thème «Awakening the Autism Entrepreneur Workshop» indique à un participant potentiel tout ce qu'il doit savoir sur la conférence.
- 4Définir la portée de la conférence. La portée de votre conférence déterminera toutes vos préoccupations logistiques, votre choix d'intervenants et même l'emplacement. Soyez réaliste quant à la portée. Vous voulez qu'il soit aussi étroit que possible tout en ayant un marché robuste.
- Pensez à l'emplacement du public cible. Si vous avez un marché potentiel de 1 000, mais qu'ils sont répartis sur trois continents, vous allez avoir du mal à attirer des participants.
- A combien voudriez-vous participer? S'il s'agit de votre première conférence, n'essayez pas de planifier une conférence de plus de 300 à 400 personnes. La courbe d'apprentissage est trop raide.
- Considérez l'emplacement géographique des participants probables. Sont-ils locaux, régionaux ou nationaux? Considérez et planifiez les types de transport possibles utilisés par les participants.
- La conférence sera-t-elle une session unique, plusieurs sessions en une seule journée ou plusieurs jours avec nuitées?
Le respect du calendrier est un bon indicateur global de la qualité de l'organisation de la conférence dans son ensemble. - 5Créer une équipe de projet. À moins que l'événement ne soit local et limité à quelques participants, la personne en changement aura besoin d'aide. Constituez une équipe de projet avec au moins un membre affecté à chaque domaine de planification de conférence. Les domaines à considérer sont l'ordre du jour, les conférenciers, la logistique, les budgets, l'hébergement, les rafraîchissements, le marketing et les relations publiques. Il peut également y avoir d'autres domaines spécifiques à votre conférence.
- Bien que certains éléments puissent être combinés, une équipe de planification se compose généralement de trois à cinq personnes avec du personnel supplémentaire selon les besoins de la portée de la conférence.
- 6Élaborer un budget. Élaborez un budget et respectez-le. Décidez si l'objectif est d'atteindre le seuil de rentabilité ou de générer un profit, puis s'il existe un objectif de revenu spécifique. Incluez des éléments de coûts et de revenus (ventes de présence, garanties de souscription, etc.) avec une personne spécifique de votre équipe de projet étant responsable des achats et des contrats pour éviter toute confusion. Vous devrez tenir compte de plusieurs facteurs, notamment:
- Les fournisseurs, tels que les fournisseurs audiovisuels, les hôtels/centres de congrès, les traiteurs, les bureaux de congrès, les fournisseurs de transport et les agences de voyages. Obtenez des devis des fournisseurs par écrit.
- Coûts des conférenciers, y compris les honoraires et les dépenses.
- Frais de marketing et de développement de sites Web.
- Frais pour les organisateurs d'événements.
Partie 2 sur 4: préparation de l'événement
- 1Confirmez la responsabilité et l'autorité des membres de l'équipe. Les membres de votre équipe de projet devraient être responsables de domaines spécifiques des préparatifs de votre conférence. Se réunir pour clarifier exactement ce dont chaque membre est responsable et les pouvoirs dont il dispose (dépenses, prise de décision, etc.). Assurez-vous d'aborder tout chevauchement de responsabilités afin que vous puissiez laisser votre équipe de projet à ses préparatifs. Donnez-leur un moyen facile de vous contacter pour obtenir des éclaircissements sur tout autre problème qu'ils rencontrent.
- 2Élaborer un plan de projet. Votre plan de projet décrit les préparatifs, l'exécution et le suivi de la conférence. Incluez des horaires pour les réunions et des directives pour la communication entre les membres de l'équipe de projet, à la fois pendant les préparatifs et après. Ensuite, fixez des échéances pour la préparation de la conférence, comme le moment de verrouiller des sponsors ou des conférenciers. Enfin, établissez un calendrier préliminaire pour l'événement lui-même avec des dates et des événements programmés.
- L'étendue de votre plan dépendra de la portée de votre conférence. Un petit événement d'entreprise de courte durée et un événement commercial de plusieurs réunions et de plusieurs jours nécessiteront une planification différente.
- 3Préparez un ordre du jour de la conférence. La dernière partie de votre plan de projet est l'ordre du jour de la conférence. C'est effectivement le menu de l'événement, y compris le qui, quoi et où pour chaque aspect de la conférence. Lors de sa création, vous devrez tenir compte de chaque segment de conférence, de la durée des discours, des périodes de repos entre eux, des sessions en petits groupes et de la possibilité de plusieurs sessions simultanées. Cela devrait également inclure les rafraîchissements ou les repas servis aux participants et quand ils seront servis.
- 4Solliciter des commanditaires d'événements. Si vous pouvez trouver un sponsor pour votre conférence, vous pouvez vous permettre de fixer le prix des billets à un niveau qui vous permet juste d'atteindre le seuil de rentabilité. De cette façon, vous pouvez tirer profit du parrainage.
- Recherchez des sponsors pertinents pour votre conférence. Recherchez dans le même secteur ou une entreprise qui dessert le public qui assistera à votre conférence.
- Approchez plusieurs sponsors. De nombreux sponsors sont prêts à payer pour faire passer leur message devant un public ciblé, et toutes les conférences ciblent des segments spécifiques de la population.
- Rédigez un prospectus de parrainage qui comprend des informations sur la fréquentation prévue et les ventes de billets, les données démographiques des participants et les références de votre entreprise. Emballez ces détails de manière attrayante, avec des graphiques, des tableaux et des photographies codés par couleur.
- Assurez-vous également de définir les conditions de ce que le sponsor fournira, ce qui peut inclure le financement, la souscription ou la sollicitation de participants pour la conférence.
- 5Déterminer les frais de participation. Vous voulez que le prix de votre billet soit suffisamment élevé pour gagner de l'argent (ou au moins le seuil de rentabilité), mais suffisamment bas pour inciter les gens à venir. Tenez compte des frais de rafraîchissement lors de la définition des frais de participation. Vous devriez également penser à définir des tarifs pour les lève-tôt et les arrivées tardives.
- Les frais doivent correspondre à l'objectif et aux participants probables. Une conférence interne n'a généralement pas de frais, car les dépenses sont payées par l'entreprise.
- Un événement caritatif peut comporter des frais importants pour les déductions fiscales ou des frais minimes pour augmenter la fréquentation et diffuser le message.
- Si vous commencez tout juste une petite conférence, vous ne pouvez pas compter sur les employeurs pour payer les coûts, alors tenez-en compte.
- Recherchez les normes de l'industrie pour en savoir plus sur le coût de conférences similaires.
- Élaborer une politique d'annulation juste mais stricte peut garantir que les clients qui se sont engagés à se présenter donnent suite.
- Rendre une partie du prix du billet non remboursable. Que vous appeliez cela un acompte ou des frais d'annulation, cela aide à faire en sorte que les personnes qui disent qu'elles participeront réellement y assistent. Assurez-vous simplement de donner un avis très visible - vous ne voulez pas qu'un annuleur en colère vous donne un mauvais bouche à oreille.
Une fois que vous savez pour qui vous planifiez votre conférence, vous devrez déterminer comment la conférence sera organisée. - 6Trouvez des haut-parleurs. Les conférenciers lors d'une conférence sont, avec l'emplacement, le plus gros tirage. En termes de participation, ils peuvent faire ou défaire le succès de la conférence. Les gens ne viennent pas pour la restauration, après tout. Lors du choix des conférenciers, tenez compte du nombre de conférenciers, de membres du panel ou d'hôtes nécessaires pour la conférence. Réfléchissez au type d'informations d'identification que vous recherchez, et demandez-vous si vous souhaitez qu'elles soient internes ou externes à votre entreprise ou secteur.
- Il existe des dizaines, voire des centaines de services qui trouveront des conférenciers moyennant des frais, et même quelques-uns qui trouveront des conférenciers sans frais pour le conférencier. Speakermatch est l'un des services gratuits, et il fonctionne comme un croisement entre un service de jumelage et cars.com. Vous pouvez effectuer une recherche par prix, localité ou sujet. Les conférenciers fixent leurs propres tarifs, et certains parleront même gratuitement.
- Il existe plusieurs autres façons de trouver des haut-parleurs. Consultez des vidéos youtube.com ou des sites de questions et réponses comme Quora sur le sujet que vous recherchez, organisez des auditions, créez un comité consultatif ou regardez simplement des conférenciers lors d'événements dans votre secteur.
- Établissez un contrat avec le conférencier, rien de ses exigences de paiement des frais (le cas échéant), un dépôt, des conditions d'annulation et une limite sur les dépenses remboursées.
- Si vous ne pouvez pas vous permettre de payer des haut-parleurs (mais que vous voulez un haut-parleur qui exige un paiement), alors proposez un accord de partage des revenus. Si vous faites un profit, ils en reçoivent une partie.
- Pensez à la logistique des conférenciers, y compris le transport, l'hôtel, les repas, les arrangements audiovisuels et la participation à l'événement en plus de leur discours, ainsi que leur participation potentielle à la promotion de l'événement.
- 7Trouvez un emplacement. À côté de l'orateur, c'est l'aspect le plus important du dessin des participants. Beaucoup de gens essaient d'aller à des conférences simplement parce qu'ils se trouvent dans un endroit amusant ou intéressant. Pensez d'abord aux ressources de l'entreprise, en particulier pour les événements spécifiques à l'entreprise. L'emplacement choisi doit être pratique pour la plupart des participants en fonction du mode de déplacement probable.
- Découvrez la ville dès le départ. Tenez compte de votre public cible et de la portée de la conférence. Une conférence avec un tirage national ou avec un public plus riche peut se permettre des endroits plus exotiques. Les conférences régionales devraient choisir des emplacements plus modestes.
- Trouvez un lieu spécifique après avoir établi un budget et trouvé de bons conférenciers. Les installations elles-mêmes sont probablement le facteur le plus important dans le choix d'un lieu. Vous allez vouloir quelque chose d'assez grand pour contenir le public, avec suffisamment de salles pour gérer les petits groupes. Les hôtels, les centres de congrès, les installations universitaires et les salles de réception sont les suspects les plus probables. Une salle de réception indépendante dans un endroit distinct peut vraiment démarquer votre conférence.
- Gardez à l'esprit la commodité et le temps de déplacement lors de la sélection d'un lieu. Vous ne voulez pas que le lieu soit trop éloigné de l'aéroport ou dans une partie de la ville difficile à parcourir à pied, car de nombreux participants ne voudront pas louer de voiture.
- Envisagez le stationnement et les événements auxiliaires, surtout si les participants voyagent pour la nuit depuis l'extérieur de la ville.
- En plus du lieu de l'événement, vous devez trouver un bon bar à proximité (ou trois) où les gens peuvent se défouler, de bons restaurants où vous pourrez recevoir des invités importants, et un logement où vous installerez les haut-parleurs.
- 8Élaborer un plan de commercialisation. Cela devrait inclure tous les efforts pour attirer des participants, y compris des invitations formelles et en ligne, des pages Web, des publicités dans les journaux et à la radio, et des interviews d'invités. Incluez un plan de médias sociaux qui couvre les publications Facebook, LinkedIn et Twitter, ainsi que les blogs invités.
- Essayez de réserver les fournisseurs au moins un mois avant la conférence elle-même.
- S'il s'agit de votre première conférence, commencez votre campagne de marketing tôt. Une campagne de marketing passionnante peut créer un buzz certain autour de la conférence, augmentant ainsi la fréquentation.
- Commercialisez auprès de groupes similaires lors de conférences similaires. Tout comme les sponsors paient pour faire passer leur message devant des publics cibles, envisagez de consacrer une partie de votre budget à la publicité lors d'autres conférences.
- Pour en savoir plus, voyez comment promouvoir une conférence.
- 9Établir les procédures d'enregistrement. Vos procédures d'inscription doivent clairement indiquer comment et quand les participants potentiels peuvent s'inscrire et payer pour assister à la conférence. Si vous proposez une inscription en ligne, créez un site Web pour recevoir les inscrits et leurs jetons de présence. Si l'inscription se fait par d'autres moyens, assurez-vous de décrire le processus de réception et de traitement.
- Vous pouvez également autoriser la perception des frais lors de la conférence.
- Élaborez un plan pour envoyer des rappels de présence aux participants par courrier ou par e-mail.
- Demandez aux personnes inscrites comment elles ont appris l'existence de la conférence. La réponse à cette question vous aidera à déterminer où dépenser votre budget marketing à l'avenir.
- 10Créer du matériel de soutien. Les documents d'assistance sont des détails apparemment mineurs qui sont, en réalité, essentiels au bon déroulement de votre conférence. Ceux-ci inclus:
- Formulaires d'inscription et de commentaires, qui sont facilement créés dans un programme de traitement de texte.
- Lanières et badges, qui peuvent être achetés dans les magasins de fournitures de bureau, les imprimeries et les sérigraphes.
- Toutes les exigences relatives aux conférenciers telles que décrites dans vos contrats avec eux.
- Plans de salle pour les places réservées.
- Des documents, des cartes et des guides du visiteur, qui peuvent être créés en interne ou par un graphiste, et imprimés dans un magasin de fournitures de bureau ou une imprimerie locale.
- La signalétique, qui peut être conçue en interne ou par l'intermédiaire d'un graphiste, et peut être imprimée dans des imprimeries d'enseignes.
- Articles du sponsor, qui peuvent être obtenus auprès des sponsors.
Partie 3 sur 4: organiser l'événement
- 1Développer un personnel. Un bon personnel est essentiel à l'exécution d'une conférence réussie. Vous aurez besoin de personnes pour remplir plusieurs rôles, notamment:
- Un responsable d'étage. C'est votre bras droit, la personne qui s'assure que tous les événements sont exécutés à temps. Lorsque l'inattendu survient, vous devez avoir confiance en votre responsable d'étage pour prendre de bonnes décisions impromptues sans surveillance étroite.
- Un gestionnaire Wi-Fi. C'est juste ce que cela ressemble. Peu de choses mettront en colère les participants à la conférence et les orateurs plus rapidement qu'une situation Wi-Fi inégale. À moins que votre conférence ne compte moins de 100 personnes, le gestionnaire Wi-Fi ne doit rien faire d'autre.
- Une personne des médias sociaux, qui maintient un flux de tweets, de mises à jour de statut et de messages pendant toute la durée de la conférence.
- Un portier. Il peut s'agir de la même personne qui s'occupe de l'inscription à une conférence plus petite. Lors d'une conférence plus importante, ce devrait probablement être la personne désignée qui supervise les registraires.
- Coureurs et MC. En règle générale, un coureur pour 100 sièges et un MC par salle.
- Que ce soit le jour de la conférence ou la veille de la conférence, nommez un responsable bénévole doté de bonnes compétences organisationnelles et humaines pour vous aider en cas de problème inattendu.
- 2Confirmez la responsabilité et les communications des membres de l'équipe. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d'onde et préparés pour la conférence. Passez en revue les responsabilités individuelles des membres de l'équipe. Vérifiez que les canaux de communication sont prêts et fonctionnent. Cette réunion doit avoir lieu lors d'une réunion la veille ou le matin précédant l'événement.
- Attendez-vous à rester occupé. Assurez-vous de garder votre téléphone portable allumé et chargé, car vous êtes susceptible d'être le destinataire d'appels, de SMS et d'e-mails fréquents. Au minimum, vous travaillerez de 10 à 12 heures par jour pendant la durée de la conférence.
La portée de votre conférence déterminera toutes vos préoccupations logistiques, votre choix d'intervenants et même l'emplacement. - 3Aménager les chambres et les sièges. Considérez la disposition des sièges appropriée pour le type d'événement. Par exemple, vous pouvez avoir des sièges de style public, un plan de sièges en forme de U ou une foule debout, selon le type d'événement. Aménagez des salles de pause et des salles à manger aux fins prévues. Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace dans et entre les pièces pour que votre foule de participants puisse se déplacer.
- 4Testez votre équipement audiovisuel. Assurez-vous que tout fonctionne en vérifiant les présentations sur l'équipement. Résolvez tous les problèmes que vous rencontrez ou demandez à quelqu'un de plus féru de technologie de le faire pour vous. Lorsque vous l'avez fait, créez un plan de secours en cas de panne de l'équipement.
- 5Coordonner les activités du traiteur. Travaillez avec votre ou vos traiteurs pour organiser leur horaire et leurs responsabilités. Ceux-ci peuvent inclure la mise en place de zones de restauration et de rafraîchissement ainsi que le nettoyage, en particulier s'il y a un conférencier présent pendant le repas.
- 6Organiser la sécurité. Travaillez avec votre équipe de sécurité pour vous assurer que votre espace est correctement protégé et préparé pour les urgences. Assurez-vous que la protection est en place pour les biens, les participants et les espèces (si les frais sont prélevés à la porte). Considérez les manifestants ou les manifestations potentiels et faites des plans pour assurer la sécurité des participants. Ayez du personnel médical à votre disposition en cas d'urgence médicale.
- 7Promenez-vous dans le lieu. Juste avant le début de la conférence, effectuez une visite guidée du lieu, en vous assurant que tous les accessoires et équipements promis sont en état de fonctionnement.
- Emmenez votre personnel à la procédure pas à pas. Ils vont être essentiels à la réussite de l'exécution du plan.
- 8Faites plaisir à vos haut-parleurs. Des présentateurs heureux et bien reposés font de bonnes présentations qui donnent à vos invités l'impression d'en avoir pour leur argent. Ils sont les vedettes de ce spectacle. Faites en sorte qu'ils se sentent spéciaux, parce qu'ils le sont.
- Sortez les conférenciers pour des repas séparés, engagez-les à un niveau personnel. Par exemple, vous pourriez dire: «J'ai vraiment apprécié votre exposé cet après-midi. Comment trouvez-vous ces excellentes activités interactives que vous avez incluses?»
- Assurez-vous que vos haut-parleurs sont entièrement satisfaits de leur logement.
- Vous et votre responsable devriez être les personnes de référence pour les orateurs. S'ils ont le moindre problème pendant leur séjour, veillez personnellement à ce que ces problèmes soient résolus.
Partie 4 sur 4: suivi de la conférence
- 1Obtenez les commentaires des participants. Rassemblez les cartes de commentaires et passez en revue les réactions et les impressions des invités. Faites particulièrement attention à leurs opinions sur le contenu de la conférence, notamment:
- Ont-ils appris des informations précieuses? En fin de compte, c'est ainsi que les participants justifieront les dépenses de la conférence, et cela jouera un grand rôle pour déterminer s'ils reviennent.
- Ont-ils apprécié les haut-parleurs? Les haut-parleurs peuvent être une grosse dépense. Vous voulez savoir ce que les invités pensent des conférenciers, car vous devez déterminer s'il faut les inviter à nouveau.
- A-t-il répondu aux attentes? Cela permet d'obtenir leur impression globale de la conférence et leur permet de suggérer des améliorations à apporter.
- Les logements étaient-ils satisfaisants? Il vous aide à apprendre sur quoi mettre l'accent dans un lieu la prochaine fois - commodités, emplacement, commodité - ce qui vous aide à faire des ajustements pour l'avenir.
La bonne nouvelle est que presque tout le monde peut apprendre à organiser une conférence réussie. - 2Obtenez les commentaires des conférenciers et des sponsors. Ce type de rétroaction peut être moins structuré, car vous avez, espérons-le, développé une bonne relation de travail et développé un rapport avec les conférenciers.
- Commencez avec une carte de remerciement. J'espère que vous avez déjà eu une idée de leurs sentiments sur les logements et autres, mais obtenez leurs commentaires sur le public; s'ils pensaient qu'ils étaient bien adaptés à cela, ce qu'ils aimaient et n'aimaient pas, comment ils pourraient changer leurs présentations et leurs pitchs sur toute la ligne, et ce que vous pouvez faire pour les rendre plus efficaces.
- Assurez-vous de faire un suivi verbal si un problème est survenu pendant la présentation ou l'événement du conférencier.
- 3Obtenez les commentaires du personnel. Votre personnel peut vous donner certains des commentaires les plus précieux en ce qui concerne les fonctions exécutives. Portez une attention particulière à l'opinion du personnel sur l'adéquation des plans et l'efficacité avec laquelle ils ont été exécutés.
- Demandez au personnel de donner son avis sur les domaines qui devaient être planifiés plus en détail. Cela peut inclure à la fois des plans logistiques et des plans de formation.
- Quels aspects de la planification étaient satisfaisants?
- La chronologie a-t-elle été bien respectée? Votre chronologie aide à donner à chacun une idée non seulement de ce qui doit se produire et quand, mais aussi des éléments qui sont des prérequis pour les éléments ultérieurs. Le respect du calendrier est un bon indicateur global de la qualité de l'organisation de la conférence dans son ensemble.
- Quels changements faut-il apporter à l'avenir? Cela touche à la planification, à l'exécution et à l'infrastructure physique.
- 4Analysez les retours. Une fois que vous avez obtenu les contributions de toutes les parties prenantes impliquées dans la conférence, vous pouvez synthétiser les informations. Utilisez la synthèse pour rendre votre prochaine conférence plus réussie. Combinez ces informations avec votre propre documentation et vos commentaires sur le processus de planification et d'exécution de la conférence.
Lisez aussi: Comment planifier une conférence Web?
Les commentaires (1)
- J'ai lu ceci pour m'aider à organiser un événement TEDx. Cela m'a donné des informations utiles pour organiser l'événement.
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