Comment se préparer à une réunion des membres dans une association communautaire?

En l'absence d'une telle directive, les statuts de l'État aideront également à noter et à organiser la réunion. Les motifs des assemblées des membres sont généralement les suivants: assemblées annuelles des membres, assemblées d'élection, réunions d'amendement, réunions pour renoncer aux réserves, réunions pour renoncer aux exigences de vérification, certaines réunions d'évaluation spéciale, rappel d'administrateurs, certaines réunions qui nécessitent des dépenses spéciales et pour tout autre but pour lequel les membres sont tenus de voter ou de ratifier une décision prise par le conseil d'administration. Dans de nombreux cas, bon nombre des objectifs mentionnés ci-dessus d'une réunion des membres peuvent être incorporés dans une seule réunion. L'exigence de réunions séparées n'est pas nécessaire.

En règle générale, une majorité du total des droits de vote est requise pour constituer un quorum à une assemblée des membres. Dans une association de propriétaires, l'exigence de quorum a été abaissée par la loi à 30% du total des droits de vote, à moins que les statuts n'autorisent un montant inférieur. Ceci a été institué afin d'augmenter la possibilité d'atteindre un quorum lors d'une assemblée des membres. Dans les associations de condominiums et de coopératives, la majorité des droits de vote totaux est requise pour avoir un quorum.

Toutes les associations sont tenues de tenir au moins une réunion des membres par an. Cette réunion est généralement la réunion annuelle de l'association. Les membres éliront les administrateurs pour l'année à venir et traiteront de toute autre question pouvant être examinée lors de cette réunion. L'assemblée annuelle est généralement une réunion au cours de laquelle les membres entendront parler des réalisations de l'association au cours de l'année écoulée et des défis et projets prévus pour l'année à venir par le biais des rapports des dirigeants et des comités. C'est un moment et un lieu où les membres pourront poser des questions et participer à la réunion. En plus de l'élection des dirigeants, les membres peuvent également envisager des modifications aux documents et d'autres questions qui nécessitent l'approbation des membres.

Les statuts de certaines associations exigent la tenue d'assemblées supplémentaires des membres tout au long de l'année. Ce sont généralement des réunions trimestrielles ou semestrielles, qui sont généralement utilisées pour tenir les membres informés des opérations et de la gestion de l'association. Les autres assemblées des membres qui pourraient être convoquées de temps à autre seraient: une assemblée spéciale des membres pour examiner une cotisation spéciale, une modification aux documents, pour dépenser des fonds au-delà d'un certain montant tel que requis par les documents, ou tel que prescrit par les documents et par les statues de l'État. Les statuts indiqueront qui peut convoquer l'assemblée extraordinaire. Dans certains cas, les membres peuvent être en mesure de convoquer une assemblée spéciale des membres en soumettant une pétition aux membres, puis en présentant la pétition au conseil d'administration. Le conseil d'administration devra alors tenir la réunion. L'assemblée spéciale des membres peut avoir pour but de réexaminer un budget,une modification des documents, un rappel d'un membre du Conseil ou pour toute autre question pouvant être abordée dans les documents. Les documents peuvent contenir des procédures spéciales pour la réunion spéciale. Les statuts de la copropriété et de la coopérative prévoient certaines procédures à suivre pour que l'assemblée extraordinaire soit valide. Dans tous les cas, la réunion spéciale des membres permet aux membres d'être impliqués dans les discussions et le processus de prise de décision (vote).la réunion spéciale des membres permet aux membres d'être impliqués dans les discussions et le processus de prise de décision (vote).la réunion spéciale des membres permet aux membres d'être impliqués dans les discussions et le processus de prise de décision (vote).

Ces réunions spéciales des membres ont généralement des ordres du jour limités, car leur seul objectif est énoncé et annoncé dans l'objet de la réunion. Aussi, l'avis de convocation, l'ordre du jour et le formulaire de procuration auront tous le même objet. Tout autre objet, affaire ou motion soumis aux membres ne serait pas valide, car ils n'étaient pas destinés à l'objet déclaré de cette assemblée extraordinaire. Voici une suggestion de liste de matériel et de fournitures qui seraient nécessaires pour une assemblée annuelle des membres:

Avis, ordre du jour et preuve de l'avis

Procurations, bulletins de vote, enveloppes

Feuille de connexion Alpha

Compte rendu de la dernière réunion

Copie de documents

Copie du dernier état financier

Procédures législatives sur les élections

Urne électorale

Signature & corp. Carte de résolution

Rapport des dirigeants et comités

Documents pour les minutes et les connexions

Crayons, piles et rubans supplémentaires

En prévision d'une réunion des membres, vérifiez les statuts de votre association, passez en revue les statuts de l'État concernant les réunions des membres. De plus, rencontrez l'avocat de votre association pour revoir votre ordre du jour, vos avis et vos procédures de réunion.

Tout comité qui participera et/ou aidera à diriger la réunion devrait être formé et/ou informé de ses fonctions spécifiques. Commencez dès maintenant à recruter des bénévoles pour vous aider à organiser la réunion.